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title: Benutzer- und Rechteverwaltung in orgaMAX Buchhaltung
description: ✅ Von der Einzelplatz-Version zum Multiuser-Account ✅ Benutzer einladen ✅ Benutzerkonto registrieren und freischalten ... Jetzt informieren!
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[orgaMAX Blog | Tipps rund um orgaMAX Buchhaltung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog)

# [Benutzer- und Rechteverwaltung in orgaMAX Buchhaltung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/benutzer-und-rechteverwaltung-von-orgamax-buchhaltung)

 Geschrieben von [orgaMAX Redaktionsteam](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/author/orgamax-redaktionsteam) | 26.01.2024 07:25:00

[orgaMAX Buchhaltung](https://www.deltra.com/orgamax-online/) ist die perfekte Auftrags- und Rechnungsverwaltung für ...

- Kleinunternehmer,
- Freelancer,
- Solo-Selbstständige und
- Neben-Gewerbler.

Mit anderen Worten: für Einzelkämpfer. Standardmäßig handelt es sich bei den orgaMAX-Versionen **„Basic“** und **„Smart“** daher um **Einzelplatz**-Lösungen. Viele Freiberufler und Kleingewerbetreibende bauen aber nach und nach auch kleine Teams um sich herum auf. Nicht immer gleich Form von Vollzeit-Arbeitskräften. Doch auch Praktikanten, Aushilfen, Saisonkräfte und geringfügig Beschäftigte brauchen früher oder später Zugriff auf orgaMAX Buchhaltung.

orgaMAX sorgt mit einer flexiblen **Benutzer- und Rechteverwaltung** für klare Verhältnisse: Sie legen fest, wer welche Funktionen nutzen darf – ganz nach den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens.

 

## Von der Einzelplatz-Version zum Multiuser-Account

Damit Mitarbeiter und externe Dienstleister mit separaten Zugangsdaten auf sie zugeschnittene orgaMAX-Datenbestände nutzen können, enthält die App in den **Versionen „Business“** und **„Select“** eine differenzierte Benutzer- und Rechteverwaltung.

Zum Basis-Funktionsumfang der beiden großen Ausbaustufen gehören jeweils insgesamt drei Arbeitsplätze (1 orgaMAX-Besitzer plus 2 Nutzer). Bei Bedarf lässt sich die Zahl der Mitarbeiter aber auch weiter erhöhen: Bei beiden Varianten sind „Nutzer zubuchbar“.

| **Lektüretipp:** Einen Überblick über den Funktionsumfang und Konditionen der verschiedenen Versionen finden Sie auf der [orgaMAX-Website](https://www.deltra.com/orgamax-online/preise/). |
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## Unterschiedliche Rollen: Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser

Eine professionelle Benutzer- und Rechteverwaltung schützt Ihre wertvollen Datenbestände nicht nur vor unbefugten Zugriffen:

- Sie vergeben von vornherein unterschiedliche Lese- und Schreibrechte. So braucht etwa ein Vertriebs-Mitarbeiter zwar Zugriff auf Stammdaten und Verkaufsvorgänge. Zahlungs-Transaktionen oder sogar Steuerdaten muss er aber nicht kennen.
- Sie wissen immer, welcher Benutzer welchen Vorgang bearbeitet und zu verantworten hat.

 

Keine Sorge: Um passende Lese- und Schreibrechte zu definieren, müssen Sie keineswegs jeden einzelnen Arbeits- und Funktionsbereich durchforsten und selektiv freischalten. Bei den Lese- und Schreibrechten unterscheidet orgaMAX Buchhaltung zwischen vier verschiedenen Benutzer-„Rollen“. Die Rolle ....

- **... „Administrator“** hat Zugriff auf alle orgaMAX-Bereiche. Administratoren sind neben dem Kontoinhaber (= „Besitzer“) die einzigen Personen, die zusätzliche Benutzer einladen und Änderungen an zuvor festgelegten Rollen-Zuweisungen vornehmen dürfen.
- **... „Vertrieb“** hat Lese- und Schreibrechte für die Stammdaten-Bereiche (Kunden, Lieferanten, Artikel und den Datenimport). Außerdem können Vertriebler auf Verkaufsvorgänge wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Projekte, Abos, Abschläge und die Zeiterfassung zugreifen.
- **... „Finanzen“** hat Lese- und Schreibrechte in den Finanz-Bereichen Bank / Kasse, Ausgaben und Einnahmen sowie sämtliche Auswertungen und Steuer-Funktionen.
- **... „Steuerberater“** ist für externe Dienstleister gedacht (z. B. Buchführungshelfer oder Steuerberater). Diese Benutzer-Rolle hat nur Lese-Rechte für die „Finanzen“ und darf sich im Bereich „Verkauf“ alle Ausgangsrechnungen anschauen.

 

Wichtig: Die unterschiedlichen Lese- und Schreibrechte sind miteinander kombinierbar. So hat ein Mitarbeiter mit den Rollen „Finanzen“ und „Vertrieb“ sämtliche Rechte dieser Bereiche. Änderungen am orgaMAX-Account, der Benutzer- und Rechteverwaltung und anderen Grundeinstellungen sind in der Rollen-Kombination jedoch nicht möglich: Diese Funktionen sind dem Besitzer oder den Administrator(en) vorbehalten.

 

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Die Zuordnung passender Benutzer-Rechte erledigen Sie gleich beim Einrichten eines neuen Mitarbeiter-Zugangs. Einmal zugewiesenen Schreib- und Lese-Rechte lassen sich im Nachhinein aber jederzeit problemlos ändern.

 

## Benutzer einladen: Herzlich willkommen!

Um einen zusätzlichen Mitarbeiter-Account einzurichten ...

- loggen Sie sich als „Besitzer“ oder „Administrator“ ein,
- wechseln in den orgaMAX-Arbeitsbereich „Einstellungen > Benutzer“ und
- klicken am oberen rechten Seitenrand auf den blauen Button „Einladen“:

 

Daraufhin öffnet sich ein separates Dialogfenster, in dem Sie …

- im Abschnitt **(1) „Benutzer einladen“** die E-Mail-Adresse (Pflichtfeld) und Benutzer-Namen eintragen,
- im Bereich **(2) „Rechte definieren“** die gewünschte(n) Rolle(n) des neuen Benutzers auswählen und schließlich
- auf den Button **(3) „Senden“** klicken:

## Benutzerkonto registrieren und freischalten

Der neue Benutzer erhält daraufhin postwendend eine E-Mail mit dem Einladungs-Link:

 

Dort ...

- klickt der Empfänger auf den Button „Jetzt beitreten“,
- legt auf der folgenden Webseite ein sicheres persönliches Passwort fest und
- schließt den Anmeldeprozess per Mausklick auf den „Bestätigen“-Button ab:

 

Das war’s auch schon: Der neue Benutzer ist damit sowohl registriert als auch bereits eingeloggt. Und hat ab sofort Zugriff auf alle freigeschalteten Funktionen. Arbeitsbereiche und Einzelfunktionen, die nicht verfügbar sind, sind ausgeblendet oder lassen sich nicht öffnen.

 

**Bitte beachten Sie:** Falls sich der neue Benutzer im Unternehmen an einem gemeinsam genutzten Computer-Arbeitsplatz registriert und erstmals einloggt, sollte sich der dort angemeldete „Administrator“ (oder „Besitzer“) zuvor abmelden. Den **Abmelde-Button** finden Sie im Arbeitsbereich „Einstellungen“ am unteren Ende der Navigationsleiste:

 

 

| **Bitte beachten Sie:** Die bei Einladung eines neuen Benutzers vergebenen Lese- und/oder Schreibrechte können Sie nachträglich problemlos an veränderte betriebliche Gegebenheiten anpassen. |
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## Rollentausch: So ändern Sie Benutzer-Rechte

Um Änderungen vorzunehmen, wechseln Sie in den orgaMAX-Arbeitsbereich „Einstellungen > Benutzer“. Dort klicken Sie auf den betreffenden Benutzer. Daraufhin öffnet sich der Multi-Benutzer-Dialog „Benutzer bearbeiten“:

 

Am rechten Seitenrand legen Sie im Bereich „Rechte definieren“ nun die neue(n) Rolle(n) fest. Per Mausklick auf den „Fertig“-Button speichern Sie Ihre Änderungen. orgaMAX Buchhaltung übernimmt Ihre Anpassungen daraufhin umgehend in die Benutzerverwaltung.

 

**Bitte beachten Sie:** Mehrere separate Benutzer mit unterschiedlichen „Rollen“ sorgen nicht nur für mehr Transparenz, Verantwortungsbewusstsein und Datenschutz. Sie ermöglichen unter anderem auch die Delegation von Aufgaben an „Verantwortliche“:

 

Sie finden die Aufgabenverwaltung im Arbeitsbereich „Start > Aufgaben“. In einem der nächsten Praxistipps werden wir die praktischen orgaMAX-To-dos einmal etwas genauer vorstellen. Bleiben Sie dran – es lohnt sich!

| ## Lektüretipps Noch mehr Tipps und Tricks rund um die Nutzung der browserbasierten Rechnungs-Software bieten die Praxistipp-Rubriken zu [orgaMAX Buchhaltung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog): - Neues Online-Kundencenter: [„shareHUB“ mit E-Signatur](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/neues-online-kundencenter-sharehub-mit-e-signatur) - orgaMAX-Kontextmenüs 2.0: [Ein Hoch auf den Rechtsklick!](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/orgamax-kontextmen%C3%BCs-2.0-ein-hoch-auf-den-rechtsklick) - Ready4AT: [orgaMAX Online unterstützt österreichische Umsatzsteuersätze](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/ready4at-orgamax-online-unterst%C3%BCtzt-%C3%B6sterreichische-umsatzsteuers%C3%A4tze) - Jetzt neu: orgaMAX [Online unterstützt Differenzbesteuerung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/differenzbesteuerung-orgamax-online-unterst%C3%BCtzt-secondhandbeschaffung) - Lagerbestands-Überwachung: [Lieferengpässe waren gestern!](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/lagerbestands-%C3%BCberwachung-lieferengp%C3%A4sse-waren-gestern) - Brutto- oder Netto-Preise? [Wie Sie mit orgaMAX Online die passende Preisart festlegen](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/brutto-oder-netto-preise-mit-orgamax-online-die-preisart-festlegen) - Geht doch: [E-Mail-Versand mit orgaMAX Online](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/flexibel-komfortabel-e-mailversand-mit-orgamax-online) - Neue Flexibilität und Vielfalt: [So binden Sie eigene Briefbögen in orgaMAX Online ein](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/so-binden-sie-eigene-briefb%C3%B6gen-in-orgamax-online-ein) - Runderneuerte Rechnungen, Angebote und Aufträge: [orgaMAX Online zündet den Eingabe-Turbo!](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/runderneuerte-rechnungen-orgamax-online-z%C3%BCndet-den-eingabe-turbo) - orgaMAX Online: [Business per Browser – jederzeit & überall](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/orgamax-online) - Smartes Kundenmanagement mit orgaMAX Online: [Vernetzte Stamm- und Vorgangsdaten auf einen Blick](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/smartes-kundenmanagement-mit-orgamax-online-stamm-und-vorgangsdaten) - Rechnungskorrekturen, Stornorechnung, Gutschrift und Zahlungserstattung: [So ändern Sie fehlerhafte Rechnungen](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/rechnungskorrekturen-stornorechnung-gutschrift-und-zahlungserstattung) - Komfortable Versand-Schnittstelle: [So zünden Sie den Liefer-Turbo!](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/komfortable-versand-schnittstelle-so-z%C3%BCnden-sie-den-liefer-turbo) - Salto rückwärts: [Rechnungs-Storno, manuelle Gutschrift und Zahlungserstattung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/rechnungskorrekturen-stornorechnung-gutschrift-und-zahlungserstattung) - Immer komplett und korrekt: [Aktuelle Kundenkartei durch flexible Im- und Exportfunktionen](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/aktuelle-kundenkartei-durch-flexible-im-und-exportfunktionen) - Rechnungs-"Abos" einrichten: [Wiederkehrende Rechnungen einmalig konfigurieren und automatisch verschicken](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/rechnungs-abos-wiederkehrende-rechnungen-automatisch-verschicken) - Praxistipp: [Mahnwesen optimieren und automatisieren](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/praxistipp-mahnwesen-optimieren-und-automatisieren) - Erfolgreiche Angebote: [Verträge blitzschnell per Browser abschließen](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/erfolgreiche-angebote-vertr%C3%A4ge-blitzschnell-per-browser-abschlie%C3%9Fen) - Echt easy: [So bezahlen Kunden Ihre Rechnungen direkt im Browser](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/echt-easy-so-bezahlen-kunden-ihre-rechnungen-direkt-im-browser) - Mandanten-Fähigkeit: [Mit orgaMAX Online mehrere Firmen, Filialen oder Freiberufler-Büros verwalten](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/mandanten-f%C3%A4higkeit-mit-orgamax-online-mehrere-firmen-filialen-oder-freiberufler-b%C3%BCros-verwalten) - Praxistipp: [Mobile Belegerfassung und automatische OCR-Texterkennung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/mobile-belegerfassung-mit-ocr-texterkennung) - „FinHelper“: [So füllen Sie Ihre orgaMAX Online Dokumentenablage per E-Mail & Druck](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/so-f%C3%BCllen-sie-ihre-dokumentenablage-per-e-mail-druck-mit-finhelper) - Perfekte Kollekte: [Automatisiertes Belegmanagement mit orgaMAX Online](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/automatisiertes-beleg-management-mit-orgamax-online) - Effizienter arbeiten: [Deshalb lohnt sich eine Kassenverknüpfung zu Ihrer Bürosoftware](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/effizienter-arbeiten) - Smartes Newsletter-Marketing: [orgaMAX Online goes CleverReach](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/orgamax-online-goes-cleverreach) - Innovative Zeiterfassungs-Kombi: [So verbinden Sie orgaMAX Online mit mite.](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/smarte-zeiterfassungs-kombi) |
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