Corporate Wording: Textbausteine für Ihre Unternehmenskommunikation

Durchdachte Dokumenten-Vorlagen für die unterschiedlichen Vorgangsarten sowie fertige Textbausteine für die wichtigsten Kundenanliegen haben eine Menge Vorteile. Denken Sie nur an ...

• rapide sinkenden Zeitaufwand bei wiederkehrenden Aufgaben,
• weniger Flüchtigkeitsfehler und vor allem
• professionellere Außenwirkung durch sprachliche und fachliche Vereinheitlichung des Schriftverkehrs.

Anfangs- und Pflegeaufwand lohnt sich

Sicher: Das Formulieren passender Floskeln und Textpassagen und deren Integration in den betrieblichen Kommunikations-Workflow erfordert ein wenig Vorbereitung. Am besten sammeln Sie und Ihre Mitarbeitenden in einer ruhigen Minute einmal die am häufigsten genutzten Schreibanlässe, vorbildliche Postings, bewährte Floskeln und bereits vorhandene Textbausteine.

Nachdem die Inhalte fachlich geprüft und sprachlich optimiert sind, pflegen Sie die Textbausteine in Ihre Rechnungs- und Bürosoftware ein. Bei orgaMAX Buchhaltung finden Sie die passenden Stellen im Arbeitsbereich „Einstellungen“ in den folgenden Abschnitten:

• „Kleinstammdaten“ (unter „Textbausteine“ und „Mahnwesen“),
• „Briefpapier“ sowie
• „Kopf-, Absender-, und Fußzeile“

Baustein 1: Die Kleinstammdaten

Dreh- und Angelpunkt der Textbaustein-Verwaltung von orgaMAX Buchhaltung ist der Arbeitsbereich „Einstellungen > Kleinstammdaten“. Dort können Sie die standardmäßigen Vorlagen und Formulierungen der folgenden Vorgangsarten an Ihren betrieblichen Bedarf anpassen:

• Abo-Rechnung,
• Angebot,
• Auftrag,
• Gutschrift,
• Lieferschein,
• Rechnung und
• Stornorechnung:
  
  

Um einen vorhandenen Textbaustein zu bearbeiten, zeigen Sie mit der Maus auf die betreffende Zeile und klicken dann auf das Stiftsymbol:

Daraufhin öffnet sich am rechten Seitenrand ein Textbaustein-Editor:

Bei jedem Textbaustein einer Vorgangsart lassen sich die folgende Felder mit eigenen Formulierungen füllen:

• „Vorgangstitel“ (= Überschrift des Schreibens),
• „Einleitungstext“,
• „Schlusstext“,
• „E-Mail-Betreff“ sowie
• „E-Mail-Versand“ (= Fließtext ausgehender E-Mails)

Auf diese Weise decken Sie sowohl die klassische Briefpost ab als auch den elektronischen Nachrichtenversand.

Und gleich noch ein Hinweis hinterher:

Flexible Vorlagen-Vielfalt

Standardmäßig ist pro Vorgangsart nur ein „System“-Textbaustein vorgesehen. Sie können aber problemlos mehrere verschiedene Vorlagen pro Vorgangsart vorbereiten. Damit haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, je nach Zielgruppe, Produkt oder Dienstleistung unterschiedliche Angebots-Vorlagen einzurichten.

Um zusätzliche Vorgangs-Textbausteine anzulegen ...

• scrollen Sie ans untere Ende der „Textbaustein“-Liste und
• klicken auf den Button „Textbaustein erstellen“:
  
  

Daraufhin öffnet sich am rechten Seitenrand das Bearbeitungsfenster „Neuer Textbaustein“. Dort ...

• geben Sie der zusätzlichen Vorlage einen aussagekräftigen „Namen“ (z. B. „Angebot Privatkunden“),
• wählen aus, ob Sie den neuen Textbaustein „Als Standard festlegen“ möchten (pro Vorgangsart gibt es immer einen Standard-Textbaustein) und
• wählen die dazugehörige „Vorgangsart“ (hier: „Angebote“):
  
  

Anschließend machen Sie in den übrigen Feldern wie zuvor beschrieben die Angaben Ihrer Wahl (insbesondere Einleitungs- und Schlusstext sowie E-Mail-Betreff und -Versandtext) und sichern Ihre Eingaben per Mausklick auf den „Speichern“-Button.

Textbausteine in Vorgängen wechseln

Falls Sie für bestimmte Vorgangsarten mehrere Textbausteine eingerichtet haben, können Sie die Standardvorlagen auf Vorgangsebene ganz einfach austauschen. Bei Angeboten sieht das zum Beispiel so aus: Sie ...

• wechseln in den Arbeitsbereich „Verkauf > Angebote“,
• legen ein neues Angebot an (oder öffnen ein bereits vorhandenes),
• öffnen per Mausklick auf das Zahnrad-Symbol neben dem „Einleitungstext“ am rechten Rand das Detailfenster „Textbausteine“,
• klicken in der Zeile des gewünschten Textbausteins auf den Rechtspfeil und „Übernehmen“ so den Alternativ-Textbaustein in den Vorgang:
  
  

Das war’s dann auch schon.

Baustein 2: Gestaffeltes Mahnwesen

Die Mahnungen von orgaMAX Buchhaltung lassen sich mithilfe spezieller Textbausteine rechtssicher formulieren und an die Gepflogenheiten Ihrer Branche bzw. Ihres Unternehmens anpassen. Im Arbeitsbereich „Einstellungen > Kleinstammdaten > Mahnwesen“ unterscheidet orgaMAX zwischen folgenden vier Mahnstufen:

• „Zahlungserinnerung“,
• „1. Mahnung“,
• „2. Mahnung“ und
• „Letzte Mahnung“
  
  

Per Mausklick auf den Link „Textbausteine einblenden“ öffnen Sie bei Bedarf die Eingabefelder ...

• „Einleitungstext“,
• „Schlusstext“ und
• „E-Mail-Versand“:
  
  

Lektüretipps: Ausführlichere Informationen zu den orgaMAX-Mahnungen bietet der „Praxistipp: Mahnwesen optimieren und automatisieren“. Mit den rechtlichen Aspekten des Themas Forderungsmanagement befasst sich der orgaMAX-Grundlagenbeitrag „Was Sie über Mahnschreiben wissen sollten“.

Baustein 3: Briefpapier und Fußzeilen

Viele oft wiederkehrende Informationen für Geschäftspartner lassen sich von vornherein auf Geschäftspapieren unterbringen. Die erforderlichen Standard-Angaben machen Sie im Arbeitsbereich „Einstellungen > Briefpapier“ sowie „Einstellungen > Kopf-, Absender-, und Fußzeile“:

Im Bereich „Briefpapier“ lässt Ihnen orgaMAX Buchhaltung die Wahl, ob Sie ...

• Ihr eigenes Briefpapier mit allen Adress-, Kontakt-, Bank-, Steuernummer- und sonstigen Unternehmensangaben komplett einbinden oder
• die Daten aus der Software nach Ihren Vorstellungen auf Ihrer Korrespondenz positionieren wollen.

Besonders geeignet für regelmäßig aktualisierbare Inhalte sind die „Fußzeilen“-Felder im Bereich „Einstellungen > Briefpapier > Kopf-, Absender-, und Fußzeile“:

Die standardmäßig dreispaltige Fußzeilen-Ansicht wird üblicherweise genutzt, um Kontaktdaten sowie rechtliche und steuerliche Pflichtangaben zu übermitteln.

Sofern diese Informationen an anderer Stelle erscheinen (oder entbehrlich sind), können Sie die Fußzeilen Ihrer Geschäftspost aber ebenso gut für Werbe- und Marketingzwecke nutzen. Niemand hindert Sie zum Beispiel daran, am unteren Seitenrand Ihrer Ausgangspost ...

• Zusatzangebote zu machen,
• auf Sonderangebote oder Event-Highlights hinzuweisen oder auch
• aktiv bespielte Social-Media-Accounts zu verlinken.

Ganz gleich, für welche Zwecke Sie die oft vernachlässigten Fußzeilen nutzen wollen: Mithilfe des HTML-/RTF-Editors können Sie die Inhalte hier wieder gezielt optisch hervorheben.

Aktualisierung nicht vergessen!

Die vielseitig nutzbare Textbaustein-Verwaltung von orgaMAX Buchhaltung erleichtert und beschleunigt die alltägliche Kommunikation mit Kunden und Interessenten spürbar. Mit wenig Aufwand lassen sich die standardmäßig bereitgestellten Begleittexte individualisieren und personalisieren.

Denken Sie aber bitte auch daran, sowohl Ihre eigenen Textbausteine als auch die darin verlinkten Online-Inhalte regelmäßig zu überprüfen und aktualisieren. Es lohnt sich: So ersparen Sie Ihren Kunden Missverständnisse und Ihren Mitarbeitenden zeitaufwendige Nachfragen und Beschwerden.