Erfolgreiche Angebote: Verträge blitzschnell per Browser abschließen

Mit orgaMAX Online schreiben Sie im Handumdrehen kaufmännisch einwandfreie, optisch ansprechende und vor allem erfolgreiche Angebote. Rechtlich dienen Angebote der Vertragsanbahnung: Im Mittelpunkt steht der möglichst zeitnahe Vertragsabschluss – zum Beispiel über Warenlieferungen, Dienstleistungen oder auch Vermietungen.

Um die Vertragshürden zu senken, Erfolgsaussichten zu erhöhen, das Handling für alle Beteiligten zu vereinfachen und damit Aufträge möglichst schnell an Land zu ziehen, enthält die Bürosoftware smarte Express-Funktionen.

Vorweg:

• Worauf es bei professionellen Angeboten ankommt, können Sie im orgaMAX-Blogbeitrag zum Thema Vertragsrecht nachlesen: „Von Einladungen, Anträgen und Angeboten“.
• Mit der betrieblichen Angebotspraxis beschäftigt sich der Grundlagenbeitrag „Was Sie über Angebotsschreiben wissen sollten“. Dort finden Sie bei Bedarf auch vorbereitete Angebotsvorlagen.

Verschickt – geklickt: Fixer Vertrags-Vierkampf

Um die Auftragsvergabe auf Grundlage Ihrer Angebote zu vereinfachen und zu beschleunigen, bietet orgaMAX Online eine komfortable Angebots-Annahmefunktion. Mit deren Hilfe ermöglichen Sie Ihren Kunden die Auftragserteilung per Mausklick. Im günstigsten Fall dauert der weitgehend automatisierte Gesamtvorgang nur wenige Sekunden:

• Ausgehend vom Angebots-Versand
• über die rechtskräftige Annahme durch den Kunden
• bis hin zur anschließenden Auftragsbestätigung und
• der fertigen Rechnung (oder ersten Abschlagsrechnung):

Niedriger können die Angebotshürden kaum liegen!

Blitzschnelle Online-Annahme von orgaMAX-Angeboten

Und so funktioniert der Angebots- und Annahme-Express:

• Sie starten orgaMAX Online und loggen sich ein,
• wechseln in den Arbeitsbereich „Verkauf > Angebote“
• erstellen per Mausklick auf die Schaltfläche „+ Neu“ wie üblich Ihr Angebot,
• übernehmen die angefragten Waren und / oder Dienstleistungen aus dem Artikelstamm,

• speichern den Vorgang und
• öffnen per Mausklick auf den Aktions-Button „Per E-Mail versenden“ die E-Mail-Versandzentrale:
  
  

• Unter der Überschrift „Zeit für einen neuen Auftrag“ sind dort die Absender- und Kontaktdaten, die Betreffzeile sowie ein Standard-Textbaustein bereits vorbelegt:
  
  

• Sämtliche Angaben lassen sich bei Bedarf noch manuell anpassen.

Anschließend klicken Sie am unteren Seitenrand auf den Button „E-Mail senden“ und schicken so das fertige Angebot auf elektronischem Weg an Ihren Kunden oder Interessenten.

E-Mail-Versand mit interaktiver Zusatzfunktion

In der E-Mail findet der Empfänger Ihr Angebot wie üblich als PDF-Dateianhang. Zusätzlich enthält die Nachricht aber noch einen von orgaMAX Online automatisch erzeugten Link („Angebot ansehen“):

Per Mausklick auf den blauen Button kann sich Ihr Geschäftspartner die Online-Version Ihres Angebots sofort im Browser anzeigen lassen, es ausdrucken und / oder herunterladen:

Viel wichtiger: Ist Ihr Kunde oder Interessent mit Ihren Konditionen einverstanden, stimmt er Ihrem Angebot direkt im Browser per Mausklick auf den Button „Angebot annehmen“ zu.

Das war’s auch schon: Sowohl auf Kundenseite ...

... als auch in Ihrer Angebotsliste in orgaMAX Online wird der Vorgang daraufhin umgehend als „Angenommen“ gekennzeichnet:

Außerdem bekommt Ihr Kunde eine E-Mail-Bestätigung. Auch Sie selbst werden postwendend per E-Mail darüber informiert, dass ein neuer Auftrag eingegangen ist:

Tipp: Per Mausklick auf den blauen Button „Angenommenes Angebot anzeigen“ können Sie sich direkt aus Ihrem E-Mail-Programm heraus die Auftragsdetails anschauen:

Dort haben Sie die Wahl...

• den Vorgang über den Button (1) „In Rechnung umwandeln“ sofort abzurechnen oder
• zuvor per Mausklick auf das (2) Drei-Punkte-Icon die praktischen Funktionen „Auftrag erstellen“ oder „Abschlagsrechnung erstellen“ zu nutzen.

Praxistipps:

• Sobald der dazugehörige Auftrag erstellt ist, können Sie Ihrem Kunden bei Bedarf die förmliche Auftragsbestätigung zuschicken. Das fertige Schreiben finden Sie im Arbeitsbereich „Verkauf > Aufträge“.
• Falls Sie mit Ihrem Geschäftspartner Abschlags- oder Teilzahlungen vereinbart und die Funktion „Abschlagsrechnung erstellen“ genutzt haben, erscheint der Vorgang im Arbeitsbereich „Verkauf > Abschläge“:
  
  

• Hier können Sie das „Projekt bearbeiten“, die vereinbarten Abschlagsrechnungen erzeugen und den Vorgang abschließend „Speichern“.

Automatisierter Annahmeprozess: Einstellungen prüfen!

Bitte beachten Sie: Damit der Angebots-Express richtig funktioniert, überprüfen Sie am besten vorab die E-Mail-Voreinstellungen. Sofern das noch nicht geschehen ist, können Sie bei der Gelegenheit auch gleich die Benachrichtigungsfunktionen aktivieren.

Dazu...

• wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Einstellungen > Mein Konto“ und
• aktivieren im Abschnitt „Nutzerdaten“ die Benachrichtigungen („Per E-Mail“ und / oder „Per Smartphone“ (= SMS):
  
  

• Falls Sie für den Versand Ihrer Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und sonstiger Mails eine andere als die unter „Kontaktadresse“ genannte E-Mail-Adresse verwenden möchten, wechseln Sie im selben Arbeitsbereich zum Abschnitt „E-Mail-Versand“. Dort können Sie einen „Absendernamen“ und eine „Antwortadresse“ Ihrer Wahl festlegen:
  
  

Praxistipp: Standardmäßig werden Ihre Mails über den orgaMAX-Server verschickt. Falls Sie es vorziehen, Ihre Mails über Ihren eigenen E-Mail-Server zu senden, können Sie das an dieser Stelle festlegen. In dem Fall sind „Weitere Einstellungen“ erforderlich (darunter E-Mail-Adresse, IMAP- oder SMTP-Serveradresse und Ports Ihres E-Mail-Servers).