Erfolgreiche Angebote: Verträge blitzschnell per Browser abschließen

Mit orgaMAX Online schreiben Sie im Handumdrehen kaufmännisch einwandfreie, optisch ansprechende und vor allem erfolgreiche Angebote. Rechtlich dienen Angebote der Vertragsanbahnung: Im Mittelpunkt steht der möglichst zeitnahe Vertragsabschluss – zum Beispiel über Warenlieferungen, Dienstleistungen oder auch Vermietungen.

Um die Auftragsvergabe auf Grundlage Ihrer Angebote zu vereinfachen und zu beschleunigen, bietet orgaMAX Online eine komfortable Angebots-Annahmefunktion. So schließen Sie Verträge schneller ab und reduzieren den Verwaltungsaufwand – vom ersten Angebot bis zur fertigen Rechnung oder Abschlagszahlung.

Vorweg:

• Worauf es bei professionellen Angeboten ankommt, können Sie im orgaMAX-Blogbeitrag zum Thema Vertragsrecht nachlesen: „Von Einladungen, Anträgen und Angeboten“.
• Mit der betrieblichen Angebotspraxis beschäftigt sich der Grundlagenbeitrag „Was Sie über Angebotsschreiben wissen sollten“. Dort finden Sie bei Bedarf auch vorbereitete Angebotsvorlagen.

Verschickt – geklickt: Fixer Vertrags-Vierkampf

Um die Auftragsvergabe auf Grundlage Ihrer Angebote zu vereinfachen und zu beschleunigen, bietet orgaMAX Online eine komfortable Angebots-Annahmefunktion. Mit deren Hilfe ermöglichen Sie Ihren Kunden die Auftragserteilung per Mausklick. Im günstigsten Fall dauert der weitgehend automatisierte Gesamtvorgang nur wenige Sekunden:

• Ausgehend vom Angebots-Versand
• über die rechtskräftige Annahme durch den Kunden
• bis hin zur anschließenden Auftragsbestätigung und
• der fertigen Rechnung (oder ersten Abschlagsrechnung):

Niedriger können die Angebotshürden kaum liegen!

Blitzschnelle Online-Annahme von orgaMAX-Angeboten

Und so funktioniert der Angebots- und Annahme-Express:

• Sie starten orgaMAX Online und loggen sich ein,
• wechseln in den Arbeitsbereich „Verkauf > Angebote“
• erstellen per Mausklick auf die Schaltfläche „+ Neu“ wie üblich Ihr Angebot,
• übernehmen die angefragten Waren und / oder Dienstleistungen aus dem Artikelstamm,

• speichern den Vorgang und
• öffnen per Mausklick auf den Aktions-Button „Per E-Mail versenden“ die E-Mail-Versandzentrale:
  
  

• Unter der Überschrift „Zeit für einen neuen Auftrag“ sind dort die Absender- und Kontaktdaten, die Betreffzeile sowie ein Standard-Textbaustein bereits vorbelegt:
  
  

• Sämtliche Angaben lassen sich bei Bedarf noch manuell anpassen.

Anschließend klicken Sie am unteren Seitenrand auf den Button „E-Mail senden“ und schicken so das fertige Angebot auf elektronischem Weg an Ihren Kunden oder Interessenten.

E-Mail-Versand mit interaktiver Zusatzfunktion

In der E-Mail findet der Empfänger Ihr Angebot wie üblich als PDF-Dateianhang. Zusätzlich enthält die Nachricht aber noch einen von orgaMAX Online automatisch erzeugten Link („Angebot ansehen“):

Per Mausklick auf den blauen Button kann sich Ihr Geschäftspartner die Online-Version Ihres Angebots sofort im Browser anzeigen lassen, es ausdrucken und / oder herunterladen:

Viel wichtiger: Ist Ihr Kunde oder Interessent mit Ihren Konditionen einverstanden, stimmt er Ihrem Angebot direkt im Browser per Mausklick auf den Button „Angebot annehmen“ zu.

Das war’s auch schon: Sowohl auf Kundenseite ...

... als auch in Ihrer Angebotsliste in orgaMAX Online wird der Vorgang daraufhin umgehend als „Angenommen“ gekennzeichnet:

Außerdem bekommt Ihr Kunde eine E-Mail-Bestätigung. Auch Sie selbst werden postwendend per E-Mail darüber informiert, dass ein neuer Auftrag eingegangen ist:

Tipp: Per Mausklick auf den blauen Button „Angenommenes Angebot anzeigen“ können Sie sich direkt aus Ihrem E-Mail-Programm heraus die Auftragsdetails anschauen:

Dort haben Sie die Wahl...

• den Vorgang über den Button (1) „In Rechnung umwandeln“ sofort abzurechnen oder
• zuvor per Mausklick auf das (2) Drei-Punkte-Icon die praktischen Funktionen „Auftrag erstellen“ oder „Abschlagsrechnung erstellen“ zu nutzen.

Praxistipps:

• Sobald der dazugehörige Auftrag erstellt ist, können Sie Ihrem Kunden bei Bedarf die förmliche Auftragsbestätigung zuschicken. Das fertige Schreiben finden Sie im Arbeitsbereich „Verkauf > Aufträge“.
• Falls Sie mit Ihrem Geschäftspartner Abschlags- oder Teilzahlungen vereinbart und die Funktion „Abschlagsrechnung erstellen“ genutzt haben, erscheint der Vorgang im Arbeitsbereich „Verkauf > Abschläge“:
  
  

• Hier können Sie das „Projekt bearbeiten“, die vereinbarten Abschlagsrechnungen erzeugen und den Vorgang abschließend „Speichern“.

Automatisierter Annahmeprozess: Einstellungen prüfen!

Bitte beachten Sie: Damit der Angebots-Express richtig funktioniert, überprüfen Sie am besten vorab die E-Mail-Voreinstellungen. Sofern das noch nicht geschehen ist, können Sie bei der Gelegenheit auch gleich die Benachrichtigungsfunktionen aktivieren.

Dazu...

• wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Einstellungen > Mein Konto“ und
• aktivieren im Abschnitt „Nutzerdaten“ die Benachrichtigungen („Per E-Mail“ und / oder „Per Smartphone“ (= SMS):
  
  

• Falls Sie für den Versand Ihrer Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und sonstiger Mails eine andere als die unter „Kontaktadresse“ genannte E-Mail-Adresse verwenden möchten, wechseln Sie im selben Arbeitsbereich zum Abschnitt „E-Mail-Versand“. Dort können Sie einen „Absendernamen“ und eine „Antwortadresse“ Ihrer Wahl festlegen:
  
  

Praxistipp: Standardmäßig werden Ihre Mails über den orgaMAX-Server verschickt. Falls Sie es vorziehen, Ihre Mails über Ihren eigenen E-Mail-Server zu senden, können Sie das an dieser Stelle festlegen. In dem Fall sind „Weitere Einstellungen“ erforderlich (darunter E-Mail-Adresse, IMAP- oder SMTP-Serveradresse und Ports Ihres E-Mail-Servers).