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title: "Flexibel & komfortabel: E-Mail-Versand mit orgaMAX Online"
description: ✅ Versand über den orgaMAX-Mailserver ✅ E-Mail aus Kundensicht ✅ Textbausteine anpassen ✅ Versand über eigene Mailserver ... Jetzt informieren!
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# Flexibel & komfortabel: E-Mail-Versand mit orgaMAX Online
7. Mär. 2023
9 MIN
Mit orgaMAX Online übermitteln Sie auf Knopfdruck Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen blitzschnell per E-Mail an Ihre Kunden und Interessenten. Dabei lässt Ihnen die Software die Wahl, ob Ihre elektronischen Nachrichten ...
- über den orgaMAX-Mailserver oder
- einen anderen Mailserver Ihrer Wahl
... übertragen werden. Ganz gleich für welche Variante Sie sich entscheiden: Die Empfänger Ihrer E-Mails können direkt an eine E-Mail-Adresse Ihrer Wahl antworten. Einfach flexibel und komfortabel.
## 1. Versand über den orgaMAX-Mailserver: Einfach, sicher & schnell!
Der E-Mail-Versand von Geschäftsbriefen ist einfach, kostengünstig und mittlerweile selbst in konservativen Branchen selbstverständlich. orgaMAX Online stellt Ihnen daher eine Menge praktischer E-Mail-Funktionen zur Verfügung. Nach dem *„Speichern“* von Angeboten und Aufträgen sowie dem *„Abschließen“* von Rechnungen genügt ein Mausklick auf das Briefumschlag-Symbol am oberen Seitenrand, um den E-Mail-Versand zu starten:
Daraufhin öffnet sich ein übersichtlicher E-Mail-Dialog mit fünf Eingabefeldern:
- Da die Nachricht standardmäßig über den orgaMAX-Mailserver verschickt wird, erscheint dort im Feld **(1) „Absender“** die Versandadresse *„noreply@orgamax.de“*. Bei Bedarf übermittelt die Software jedoch zusätzlich Ihre persönliche E-Mail-Adresse: Die hinterlegen Sie unter *„Einstellungen > Mein Konto“* im Abschnitt *„E-Mailversand“* als *„Absendername“* und *„Antwortadresse“* (*„Speichern“* nicht vergessen!):
- In der **(2) „Betreff“**-Zeile finden Sie die Vorgangsbezeichnung und die Vorgangsnummer. Bei Bedarf lässt sich der Inhalt gezielt ändern oder ergänzen.
- Das Feld **(3)** **„E-Mail-Adresse“** ist mit der Mailadresse des Kunden vorbelegt, die Sie unter *„Stammdaten > Kunden“* im Abschnitt *„Kommunikation“* im Feld *„E-Mail“* eingetragen haben. Falls dort noch keine E-Mail-Adresse vorhanden ist oder ein Vorgang im Einzelfall an einen anderen Empfänger verschickt werden soll, können Sie die *„E-Mail-Adresse“* an dieser Stelle aber auch von Hand eintragen.
- Bei der **(4) „Nachricht an den Kunden“** haben Sie inhaltlich und auch gestalterisch freie Hand.
- Im **(5) Dateiauswahl-Feld** fügen Sie beliebige Dateianhänge hinzu (z. B. Preislisten, Imagebroschüren oder AGB).
| **Bitte beachten Sie:** Ihre Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen übermittelt orgaMAX Online standardmäßig als Download-Link im E-Mail-Begleittext. Falls Sie Wert darauf legen, dass Angebote und Rechnungen obligatorisch als PDF-Dokumente verschickt werden, können Sie das unter *„Einstellungen > Mein Konto“* im Abschnitt *„E-Mail-Versand“* festlegen. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt „Zu-ga-be!: Noch mehr E-Mail-Komfort“. |
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- Am unteren rechten Seitenrand schließlich legen Sie fest, ob die Nachricht in **(6) „Kopie an mich“** verschickt werden soll und per Mausklick auf den Button *„E-Mail senden“* starten Sie den Versand:
Das war’s auch schon: Um die eigentliche Datenübertragung kümmert sich orgaMAX Online.
## E-Mail aus Kundensicht
Die im Posteingang des Kunden landenden Nachrichten weisen folgende Besonderheiten auf:
- Im **(1) Absender-Feld** erscheint als Antwortadresse Ihre eigene E-Mailadresse (die Sie unter „Einstellungen > Mein Konto“ im Abschnitt „E-Mail-Versand“ hinterlegt haben – und zwar zusätzlich zum tatsächlichen Absender (*„noreply@deltra.de“*). Ausführlichere Informationen zur Personalisierung des E-Mail-Versands finden Sie weiter unten.
- Ihre Ausgangs-Mails enthalten standardmäßig keinen Dateianhang. Per Mausklick auf den Button **(2) „Angebot ansehen“** (bzw. *„Auftrag ansehen“* oder *„Rechnung ansehen“)* haben Ihre Kunden und Interessenten die Möglichkeit, sich den Dokumenten-Inhalt (per Mausklick auf den Abwärtspfeil am oberen rechten Seitenrand) anzuschauen und bei Bedarf herunterzuladen. Mehr noch: Angebote können Ihre Kunden auf der Website sofort annehmen – Knopfdruck auf den Button *„Annehmen“* (am rechten unteren Seitenrand) genügt:
| **Zusatztipp:** Sofern Sie im orgaMAX-Arbeitsbereich „Einstellungen“ das interaktive „Kundencenter“ freigeschaltet und die Schnittstelle zu einem oder mehreren „Zahlungsdienstanbietern“ aktiviert haben, ist bei Rechnungen sogar die Online-Bezahlung auf Knopfdruck möglich! Ausführliche Informationen zum neuen Kundencenter mit Zahlungs-Turbo finden Sie auf der [orgaMAX-Website](https://www.deltra.com/orgamax-online/funktionen/kunden-center/). |
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## Ein für alle Mal: Textbausteine anpassen
Die standardmäßigen Inhalte von Betreffzeile und E-Mail-Begleittexten passen Sie bei Bedarf im Arbeitsbereich *„Einstellungen > Kleinstammdaten“* unter *„Textbausteine“* an Ihren betrieblichen Bedarf an. Bei der Individualisierung der Textbausteine unterscheidet orgaMAX Online dort zwischen ...
- den verschiedenen Vorgangsarten sowie
- dem Post- und E-Mail-Versand.
Hier können Sie auch angeben, ob beim E-Mail-Versand standardmäßig eine Kopie an Sie selbst geschickt werden soll. So ersparen Sie sich im Alltag wiederholte Mausklicks zum Aktivieren dieser Funktion.
## 2. Versand über eigene Mailserver: Flexibilität pur
Zurück zum eigentlichen E-Mail-Versand: Die Datenübertragung erfolgt standardmäßig über den orgaMAX-Mailserver. Das erspart Ihnen die eigenhändige Serverkonfiguration. Es geht aber auch anders: Falls Sie Wert auf volle E-Mail-Kontrolle legen, aktivieren Sie im orgaMAX-Arbeitsbereich *„Einstellungen > Mein Konto“* im Abschnitt *„E-Mail-Versand“* die Option *„Versand über eigenes E-Mail-Konto“*:
Ihre E-Mails können dabei sowohl über Ihren eigenen Unternehmens-Mailserver übermittelt werden als auch über einen anderen E-Mail-Provider. Im einfachsten Fall genügt an dieser Stelle bereits ...
- die Eingabe der *„E-Mail-Adresse“*,
- die Angabe des dazugehörigen *„Passworts“* sowie
- ein Mausklick auf „Verbinden“.
Gelingt es nicht, Ihr E-Mail-Konto bereits mithilfe dieser Angaben anzubinden, erscheint eine Fehlermeldung mit weiterführenden Informationen:
In dem Fall reicht es unter Umständen bereits, dass Sie beim E-Mail-Provider ausdrücklich den *„Zugriff erlauben“* und es anschließend *„Erneut versuchen“*. Sollte es auch damit nicht getan sein, klicken Sie im Hinweisfenster auf den Button *„Manuell einrichten“* (oder im vorhergehenden Dialogfenster direkt auf den Link *„Erweiterte Einstellungen“*).
In den „Erweiterten Einstellungen“ sind dann die folgenden Eingaben erforderlich:
- Der **(1) „Absendername“**, unter dem Kunden und Interessenten Ihre Nachrichten erhalten sollen,
- Ihre **(2) E-Mail-Adresse** und das dazugehörige **Passwort**,
- der **(3) „Benutzername Posteingangs-Server“**,
- die **(4) „IMAP-Server-Adresse“** und die **„Port“**-Nummer Ihres Posteingangs-Servers,
- der **(5) „Benutzername Postausgangs-Server“** sowie
- die **(6) „SMTP-Server-Adresse“** und die **„Port“-**Nummer Ihres Postausgangs-Servers.
| **Bitte beachten Sie:** Falls Ihnen die erforderlichen Server- und Port-Angaben nicht bekannt sind, wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Provider oder den IT-Administrator Ihres betrieblichen E-Mailservers. |
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Per Mausklick auf den Button **(7) „Verbinden“** sorgen Sie schließlich dafür, dass Ihre E-Mail-Adresse mit Ihrem orgaMAX-Konto verknüpft wird.
## „Zu-ga-be!“: Noch mehr E-Mail-Komfort
Und gleich noch ein paar Tipps hinterher: Im orgaMAX-Arbeitsbereich *„Einstellungen > Mein Konto“* finden Sie im Abschnitt *„E-Mail-Versand“* einige praktische Zusatzfunktionen, die Ihre E-Mail-Kommunikation mit Geschäftspartnern weiter vereinfachen und transparenter machen:
- Wenn Sie die Option **(1) „E-Mail-Verlauf** **in orgaMAX Online bei Ihren Kunden ablegen“** aktivieren, finden Sie ausgehende E-Mails auch beim Versand über eigene Mailserver in der Kommunikations- und Dokumenten-Übersicht Ihrer Kunden-Stammdaten wieder:
- Beim Versand über den orgaMAX-Mailserver archiviert die Software Ihre ausgehenden Nachrichten automatisch in den Kunden-Stammdaten.
- **(2) „Konto hinzufügen“:** Falls Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen von unterschiedlichen Personen über verschiedene E-Mail-Adressen verschickt werden sollen, können Sie problemlos mehrere E-Mail-Konten anlegen. Das Verfahren ist dasselbe wie beim Einbinden der ersten eigenen E-Mail-Adresse.
- Wenn Sie Ihre Kontakt- und Adressdaten als **(3) „E-Mailsignatur“** hinterlegen, hängt orgaMAX Online die Informationen automatisch jeder ausgehenden E-Mail an.
- Falls Angebote und / oder Rechnungenbeim E-Mail-Versand nicht nur als Download-Links, sondern zusätzlich im E-Mail-Anhang als PDF-Dokumente übermittelt werden sollen, aktivieren Sie die betreffende Option unter **(4) „Anhänge“**.
- Mit einem **(5) „Logo für E-Mail-Versand“** erhöhen Sie bei Bedarf zudem die Wiedererkennbarkeit und Individualisierung Ihrer Ausgangs-Mails.
Ganz gleich, auf welchem Weg und in welcher Form Sie Ihre geschäftlichen E-Mails auf den Weg zu Kunden und Interessenten bringen wollen: orgaMAX Online stellt alle dafür erforderlichen Funktionen zur Verfügung!
| ## Lektüretipps Noch mehr Tipps und Tricks rund um die Nutzung Ihrer Online-Bürosoftware bieten die Praxistipp-Rubriken zu [orgaMAX-Online](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog): - orgaMAX Online: [Business per Browser – jederzeit & überall](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/orgamax-online) - Smartes Kundenmanagement mit orgaMAX Online: [Vernetzte Stamm- und Vorgangsdaten auf einen Blick](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/smartes-kundenmanagement-mit-orgamax-online-stamm-und-vorgangsdaten) - Rechnungskorrekturen, Stornorechnung, Gutschrift und Zahlungserstattung: [So ändern Sie fehlerhafte Rechnungen](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/rechnungskorrekturen-stornorechnung-gutschrift-und-zahlungserstattung) - Komfortable Versand-Schnittstelle: [So zünden Sie den Liefer-Turbo!](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/komfortable-versand-schnittstelle-so-z%C3%BCnden-sie-den-liefer-turbo) - Salto rückwärts: [Rechnungs-Storno, manuelle Gutschrift und Zahlungserstattung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/rechnungskorrekturen-stornorechnung-gutschrift-und-zahlungserstattung) - Immer komplett und korrekt: [Aktuelle Kundenkartei durch flexible Im- und Exportfunktionen](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/aktuelle-kundenkartei-durch-flexible-im-und-exportfunktionen) - Rechnungs-"Abos" einrichten: [Wiederkehrende Rechnungen einmalig konfigurieren und automatisch verschicken](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/rechnungs-abos-wiederkehrende-rechnungen-automatisch-verschicken) - Praxistipp: [Mahnwesen optimieren und automatisieren](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/praxistipp-mahnwesen-optimieren-und-automatisieren) - Erfolgreiche Angebote: [Verträge blitzschnell per Browser abschließen](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/erfolgreiche-angebote-vertr%C3%A4ge-blitzschnell-per-browser-abschlie%C3%9Fen) - Echt easy: [So bezahlen Kunden Ihre Rechnungen direkt im Browser](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/echt-easy-so-bezahlen-kunden-ihre-rechnungen-direkt-im-browser) - Mandanten-Fähigkeit: [Mit orgaMAX Online mehrere Firmen, Filialen oder Freiberufler-Büros verwalten](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/mandanten-f%C3%A4higkeit-mit-orgamax-online-mehrere-firmen-filialen-oder-freiberufler-b%C3%BCros-verwalten) - Praxistipp: [Mobile Belegerfassung und automatische OCR-Texterkennung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/mobile-belegerfassung-mit-ocr-texterkennung) - „FinHelper“: [So füllen Sie Ihre orgaMAX Online Dokumentenablage per E-Mail & Druck](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/so-f%C3%BCllen-sie-ihre-dokumentenablage-per-e-mail-druck-mit-finhelper) - Perfekte Kollekte: [Automatisiertes Belegmanagement mit orgaMAX Online](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/automatisiertes-beleg-management-mit-orgamax-online) - Effizienter arbeiten: [Deshalb lohnt sich eine Kassenverknüpfung zu Ihrer Bürosoftware](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/effizienter-arbeiten) - Smartes Newsletter-Marketing: [orgaMAX Online goes CleverReach](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/orgamax-online-goes-cleverreach) - Innovative Zeiterfassungs-Kombi: [So verbinden Sie orgaMAX Online mit mite.](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/smarte-zeiterfassungs-kombi) |
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