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title: "Individuelle Felder: Datenbank-Feintuning für orgaMAX Buchhaltung"
description: ✅ Stammdaten-Standards ✅ Eigene Zusatzfelder definieren ✅ Vielfältige Feldtypen-Auswahl ✅ Zusatzfelder sichtbar machen ... Jetzt informieren!
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orgaMAX Buchhaltung Tipps-Blog
# Individuelle Felder: Datenbank-Feintuning für orgaMAX Buchhaltung
8. Mai. 2024
11 MIN
Schon gesehen? Im Arbeitsbereich „Einstellungen“ von orgaMAX Buchhaltung gibt es neuerdings den Abschnitt „Individuelle Felder“.
Mit deren Hilfe können Sie die Vorgangs-Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen gezielt anpassen und sowohl die Kunden- als auch die Artikelverwaltung um personalisierte Datenbankfelder erweitern. Dadurch können beispielsweise ...
- Online-Händler ihren Artikeln bestimmte Maße, Qualitäten, Zertifikate, Wartungsintervalle und andere Merkmale zuordnen,
- Produzenten und Handwerker die Produktionsverfahren und Lagerorte ihrer Produkte oder Bezugsquellen von Rohstoffen und Material verwalten,
- Coaches und Berater besondere Qualifikationen, Interessen und andere persönliche Zusatzinformationen Ihrer Kunden und Klienten hinterlegen und
- Vertriebler das Auftragsvolumen, Zahlungsverhalten und Ausfallrisiken gezielt erfassen.
Solche Informationen lassen sich in gewissem Umfang zwar auch im standardmäßig bereitgestellten „Anmerkungen“-Feld der Stammdaten-Verwaltung eintragen. Wenn Sie betriebliche Informationen jedoch **systematisch** erheben möchten, stößt die informelle Datenerfassung aber ganz schnell an ihre Grenzen.
Doch der Reihe nach:
## Stammdaten-Standards: Alles Wichtige im Zugriff!
Von Hause aus stellt Ihnen orgaMAX Buchhaltung bereits für alle wichtigen betrieblichen Einsatzzwecke passende Datenbank-Felder zur Verfügung. Im Arbeitsbereich **„Stammdaten > Kunden“** hinterlegen Sie ...
- Adress-, Personen-, Kontakt- und Bankdaten Ihrer Geschäftspartner,
- allgemeine Kundeninformationen (wie Kunden- und Steuernummern) sowie
- Abrechnungskonditionen (wie Zahlungs- und Lieferbedingungen, Rabatte oder auch spezielle Stundensätze).
Die entsprechenden Informationen über Ihre Zulieferer und Dienstleister tragen Sie im Arbeitsbereich **„Stammdaten > Lieferanten“** ein.
Unter **„Stammdaten > Artikel“** schließlich erfassen Sie die Spezifikationen Ihrer Waren und Dienstleistungen, darunter ...
- Bezeichnungen, Beschreibungen, Abbildungen, Einheiten und Kategorien Ihrer Artikel,
- Preis-Informationen getrennt nach Einkauf und Verkauf,
- Steuer- und Buchhaltungs-Vorgaben oder auch
- Lagerbestände.
Für Informationen, die in keines der genannten Standardfelder passen, gibt es in den orgaMAX-Datenbanken zudem frei editierbare „Anmerkungen“-Felder:
Hier können Sie beliebige Zusatzinformationen, Notizen und Hinweise hinterlegen.
Nachteil: Freestyle-Datenerhebungen sind umständlich, zeitaufwändig und im Ergebnis oft sehr uneinheitlich.
## Individuelle Felder: Informationserfassung à la carte!
Die gute Nachricht: Mit den **„Individuellen Feldern“** bietet Ihnen orgaMAX Buchhaltung nun auch die Möglichkeit, ihre Kunden- und Artikeldaten um betriebs-, branchen- und berufsspezifische Informationen aller Art zu erweitern.
Dank präzisem **Datenbank-Finetuning** lassen sich festgelegte Feldformate und vordefinierte Feldinhalte nutzen, um eine strukturierte, vollständige und vor allem einheitliche Datenerfassung zu ermöglichen.
- Festgelegte **Feldformate** und vordefinierte **Feldinhalte** ermöglichen die strukturierte, vollständige und vor allem einheitliche Datenerfassung.
- Mithilfe komfortabler **Drop-Down-Menüs** wird die Datenerhebung in den Stammdaten-Dialogen obendrein spürbar erleichtert und beschleunigt.
Das Hinterlegen zusätzlicher Felder ist denkbar einfach:
## Eigene Zusatzfelder definieren
Im Arbeitsbereich „Einstellungen > Individuelle Felder“ legen Sie per Mausklick auf **„Feld hinzufügen“** (oder auf den Button **„Los geht’s“**) Ihr erstes selbst-definiertes Datenbankfeld an:
Daraufhin öffnet sich am rechten Seitenrand ein Dialogfenster, in dem Sie die folgenden Angaben machen:
- Unter **(1) „Feldname“** tragen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein (z. B. „Seriennummer“).
- Mit dem **(2) „Feldtyp“** wählen Sie das Datenformat aus, das zur betreffenden Information passt (mehr dazu weiter unten).
- Im Abschnitt **(3) „Wo soll das Feld verwendet werden“** legen Sie fest, in welcher Stammdatenbank das neue Feld erscheinen soll. Individuelle Felder können wahlweise der Artikel- oder Kunden-Datenbank oder auch beiden gleichzeitig zugeordnet werden.
Per Mausklick auf den Button **(4) „Feld hinzufügen“** schließen Sie die Feld-Definition ab und wiederholen den Vorgang anschließend für weitere individuelle Felder Ihrer Wahl.
## Vielfältige Feldtypen-Auswahl
Zurück zu den Feldtypen: Mithilfe passender Datenformate sorgen Sie dafür, dass im betrieblichen Alltag mit minimalem Aufwand eindeutige, vollständige und leicht auffindbare Feldinhalte erfasst werden können. Folgende Feldtypen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Ein **„Freies Eingabefeld“** kann alphanumerische Inhalte aller Art enthalten (d.h. Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen), also zum Beispiel Seriennummern im Format „11X-13QR#T“.
- In einem **„Nummernfeld“** lassen sich ausschließlich Ziffern speichern.
- Der Feldtyp **„Datum“** ermöglicht die Eingabe von Datumsangaben im Format „TT.MM.JJJJ“ („13.12.2012“).
- Der Feldtyp **„Einfache Auswahlbox“** bietet die Möglichkeit, Felder mit vordefinierten Inhalten zu versehen, die später im Stammdaten-Dialog per Dropdown ausgewählt werden können. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass jedem Datensatz nur ein einziger Feldinhalt zugeordnet werden kann.
Beispiel: Entweder ein Kunde ist bereits ISO-9000 zertifiziert oder nicht
- Beim Feldtyp **„Mehrfache Auswahlbox“** lassen sich mehrere unterschiedliche Feldinhalte vorbelegen, die später im Stammdaten-Dialog per Dropdown ausgewählt werden können. Anders als bei der einfachen Auswahlbox kann das Feld gleichzeitig mehrere verschiedene Inhalte haben.
Beispiel: Ein Produkts kann aus mehreren Materialarten bestehen (Metall, Holz und Kunststoff)
- In einem **„Währungsfeld“** erfassen Sie Werte mit zwei Nachkommastellen und einem Währungskennzeichen (wie zum Beispiel „123,45 €“).
Eine Übersicht mit allen neu angelegten Datenbankfeldern finden Sie später im Arbeitsbereich „Einstellungen > Individuelle Felder“:
| **Praxistipp:** Wenn Sie im Alltag weitere Zusatzfelder anlegen oder bereits vorhandene Felder ändern oder ergänzen möchten, können Sie auch direkt aus der Artikel- oder Kundendatenbank in den Einstellungen-Dialog wechseln. Dazu klicken Sie am oberen rechten Rand der Kunden- oder Artikeldatenbank auf das graublaue **Zahnkranz-Icon** (*„Individuelle Felder bearbeiten“*):  Daraufhin öffnet sich die Übersicht Ihrer bereits vorhandenen Zusatzfelder, in der Sie ... - neue Felder mit einem Mausklick auf *„Feld hinzufügen“* anlegen und / oder - vorhandene Felder per Doppelklick öffnen und ändern können. |
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## Empfehlenswert: Konservative Individualfeld-Politik
Apropos Feld-Änderung: orgaMAX Buchhaltung lässt Ihnen bei nachträglichen Anpassungen Ihrer individuellen Felder zwar völlig freie Hand. Im Interesse einheitlicher Datenbestände empfiehlt es sich jedoch, zurückhaltend mit Änderungen umzugehen.
Wenn Sie beispielsweise die Inhalte von einfachen oder mehrfachen Auswahlboxen (= Inhalte von Drop-down-Menüs) nachträglich bearbeiten, sind die Zuordnungen bereits vorhandener Datensätze und neuer Datensätze unter Umständen uneinheitlich. Ob und in welchem Umfang nachträgliche Anpassungen eher nützlich oder schädlich sind, hängt selbstverständlich vom konkreten betrieblichen Anwendungsfall ab.
## Individuelle Felder mit Inhalt füllen
Mit den eigentlichen Inhalten gefüllt werden Ihre persönlichen Zusatzfelder in der Kunden- oder Artikeldatenbank. Im „Bearbeiten“-Modus bereits vorhandener und neuer Datensätze finden Sie im Abschnitt „Individuelle Felder“ die von Ihnen zuvor definierten Eingabemöglichkeiten:
Per Mausklick auf „Speichern“ schließen Sie Ihre Eingabe wie üblich ab.
## „Ta-daaa!“: Zusatzfelder sichtbar machen
Den Inhalt individueller Felder finden Sie zunächst ebenfalls nur im Bearbeiten-Modus der Kunden- bzw. Artikel-Datenbank wieder. Bei häufiger benötigten Informationen ist das natürlich unpraktisch. Daher bietet Ihnen orgaMAX Buchhaltung die Möglichkeit, die gewünschten Informationen in den Kunden- bzw. Artikel-Übersichten auf den ersten Blick sichtbar zu machen. Dazu ...
- klicken Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten“ auf „Kunden“ oder „Artikel“ und dann
- auf das schwarz-weiße Zahnrad-Icon in der Symbolleiste am oberen Seitenrand:
Daraufhin öffnet sich der „Spalten anpassen“-Dialog für die betreffenden Tabellenansicht:
- Hier aktivieren Sie im Abschnitt *„Weitere Informationen“* die **„Indv“-Felder**, deren Inhalte in Ihrer Übersicht angezeigt werden sollen.
- Per Mausklick auf den „Speichern“-Button schließen Sie das Dialogfenster wieder.
Die betreffende Tabelle mit den Individualfeld-Spalten sieht dann zum Beispiel so aus:
| **Praxistipps:** Die Inhalte individueller Felder lassen sich in der Kunden- und Artikeldatenbank selbstverständlich nicht nur anzeigen. Sie können die Tabellen ... - per Mausklick auf den **(1) Abwärtspfeil im Spaltenkopf** nach den Feldinhalten sortieren (ein zweiter Mausklick dreht die Sortierreihenfolge um), - einzelne Spalten über das **(2) Filtersymbol im Spaltenkopf** gezielt nach bestimmten Teilmengen filtern und - über die **(3) Volltext-Suchfunktion** am oberen linken Seitenrand (*„Kunden / Artikel durchsuchen“*) ganz gezielt durchforsten.  |
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| ## Lektüretipps Noch viel mehr Tipps und Tricks rund um die Nutzung Ihrer Online-Bürosoftware bieten die Praxistipp-Rubriken zu [orgaMAX Buchhaltung](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog): - Corporate Wording: [Textbausteine für Ihre Unternehmenskommunikation](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/corporate-wording-textbausteine-f%C3%BCr-ihre-unternehmenskommunikation) - Cool: [orgaMAX Buchhaltung mit verbessertem Dokumenten- und Belegmanagement](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/orgamax-buchhaltung-mit-verbessertem-dokumenten-und-belegmanagement) - Klare Verhältnisse: [Benutzer- und Rechteverwaltung in orgaMAX Buchhaltung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/benutzer-und-rechteverwaltung-von-orgamax-buchhaltung) - Neu: [Digitales Personal-Management für orgaMAX Buchhaltung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/neu-digitales-personal-management-f%C3%BCr-orgamax-buchhaltung) - Vereinfachte Vorgangsbearbeitung: [Klein, aber oho!](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/vereinfachte-vorgangsbearbeitung-klein-aber-oho) - Neues Online-Kundencenter: [„shareHUB“ mit E-Signatur](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/neues-online-kundencenter-sharehub-mit-e-signatur) - orgaMAX-Kontextmenüs 2.0: [Ein Hoch auf den Rechtsklick!](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/orgamax-kontextmen%C3%BCs-2.0-ein-hoch-auf-den-rechtsklick) - Ready4AT: [orgaMAX Online unterstützt österreichische Umsatzsteuersätze](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/ready4at-orgamax-online-unterst%C3%BCtzt-%C3%B6sterreichische-umsatzsteuers%C3%A4tze) - Jetzt neu: orgaMAX [Online unterstützt Differenzbesteuerung](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/differenzbesteuerung-orgamax-online-unterst%C3%BCtzt-secondhandbeschaffung) - Lagerbestands-Überwachung: [Lieferengpässe waren gestern!](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/lagerbestands-%C3%BCberwachung-lieferengp%C3%A4sse-waren-gestern) - Brutto- oder Netto-Preise? [Wie Sie mit orgaMAX Online die passende Preisart festlegen](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/brutto-oder-netto-preise-mit-orgamax-online-die-preisart-festlegen) - Geht doch: [E-Mailversand mit orgaMAX Online](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/flexibel-komfortabel-e-mailversand-mit-orgamax-online) - Neue Flexibilität und Vielfalt: [So binden Sie eigene Briefbögen in orgaMAX Online ein](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/so-binden-sie-eigene-briefb%C3%B6gen-in-orgamax-online-ein) - Runderneuerte Rechnungen, Angebote und Aufträge: [orgaMAX Online zündet den Eingabe-Turbo!](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/runderneuerte-rechnungen-orgamax-online-z%C3%BCndet-den-eingabe-turbo) - orgaMAX Online: [Business per Browser – jederzeit & überall](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/orgamax-online) - Smartes Kundenmanagement mit orgaMAX Online: [Vernetzte Stamm- und Vorgangsdaten auf einen Blick](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/smartes-kundenmanagement-mit-orgamax-online-stamm-und-vorgangsdaten) - Rechnungskorrekturen, Stornorechnung, Gutschrift und Zahlungserstattung: [So ändern Sie fehlerhafte Rechnungen](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/rechnungskorrekturen-stornorechnung-gutschrift-und-zahlungserstattung) - Komfortable Versand-Schnittstelle: [So zünden Sie den Liefer-Turbo!](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/komfortable-versand-schnittstelle-so-z%C3%BCnden-sie-den-liefer-turbo) - Salto rückwärts: [Rechnungs-Storno, manuelle Gutschrift und Zahlungserstattung](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/rechnungskorrekturen-stornorechnung-gutschrift-und-zahlungserstattung) - Immer komplett und korrekt: [Aktuelle Kundenkartei durch flexible Im- und Exportfunktionen](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/aktuelle-kundenkartei-durch-flexible-im-und-exportfunktionen) - Rechnungs-"Abos" einrichten: [Wiederkehrende Rechnungen einmalig konfigurieren und automatisch verschicken](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/rechnungs-abos-wiederkehrende-rechnungen-automatisch-verschicken) - Praxistipp: [Mahnwesen optimieren und automatisieren](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/praxistipp-mahnwesen-optimieren-und-automatisieren) - Erfolgreiche Angebote: [Verträge blitzschnell per Browser abschließen](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/erfolgreiche-angebote-vertr%C3%A4ge-blitzschnell-per-browser-abschlie%C3%9Fen) - Echt easy: [So bezahlen Kunden Ihre Rechnungen direkt im Browser](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/echt-easy-so-bezahlen-kunden-ihre-rechnungen-direkt-im-browser) - Mandanten-Fähigkeit: [Mit orgaMAX Online mehrere Firmen, Filialen oder Freiberufler-Büros verwalten](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/mandanten-f%C3%A4higkeit-mit-orgamax-online-mehrere-firmen-filialen-oder-freiberufler-b%C3%BCros-verwalten) - Praxistipp: [Mobile Belegerfassung und automatische OCR-Texterkennung](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/mobile-belegerfassung-mit-ocr-texterkennung) - „FinHelper“: [So füllen Sie Ihre orgaMAX Online Dokumentenablage per E-Mail & Druck](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/so-f%C3%BCllen-sie-ihre-dokumentenablage-per-e-mail-druck-mit-finhelper) - Effizienter arbeiten: [Deshalb lohnt sich eine Kassenverknüpfung zu Ihrer Bürosoftware](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/effizienter-arbeiten) - Smartes Newsletter-Marketing: [orgaMAX Online goes CleverReach](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/orgamax-online-goes-cleverreach) - Innovative Zeiterfassungs-Kombi: [So verbinden Sie orgaMAX Online mit mite.](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/smarte-zeiterfassungs-kombi) |
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