Individuelle Felder: Datenbank-Feintuning für orgaMAX Buchhaltung

Schon gesehen? Im Arbeitsbereich „Einstellungen“ von orgaMAX Buchhaltung gibt es neuerdings den Abschnitt „Individuelle Felder“.

Mit deren Hilfe ergänzen Sie die Kunden- und Artikelverwaltung bei Bedarf um Datenbankfelder Ihrer Wahl. Auf diese Weise können beispielsweise ...

• Online-Händler ihren Artikeln bestimmte Maße, Qualitäten, Zertifikate, Wartungsintervalle und andere Merkmale zuordnen,
• Produzenten und Handwerker die Produktionsverfahren und Lagerorte ihrer Produkte oder Bezugsquellen von Rohstoffen und Material verwalten,
• Coaches und Berater besondere Qualifikationen, Interessen und andere persönliche Zusatzinformationen Ihrer Kunden und Klienten hinterlegen und
• Vertriebler das Auftragsvolumen, Zahlungsverhalten und Ausfallrisiken gezielt erfassen.
  
  

Solche Informationen lassen sich in gewissem Umfang zwar auch im standardmäßig bereitgestellten „Anmerkungen“-Feld der Stammdaten-Verwaltung eintragen. Wenn Sie betriebliche Informationen jedoch systematisch erheben möchten, stößt die informelle Datenerfassung aber ganz schnell an ihre Grenzen.

Doch der Reihe nach:

Stammdaten-Standards: Alles Wichtige im Zugriff!

Von Hause aus stellt Ihnen orgaMAX Buchhaltung bereits für alle wichtigen betrieblichen Einsatzzwecke passende Datenbank-Felder zur Verfügung. Im Arbeitsbereich „Stammdaten > Kunden“ hinterlegen Sie ...

• Adress-, Personen-, Kontakt- und Bankdaten Ihrer Geschäftspartner,
• allgemeine Kundeninformationen (wie Kunden- und Steuernummern) sowie
• Abrechnungskonditionen (wie Zahlungs- und Lieferbedingungen, Rabatte oder auch spezielle Stundensätze).

Die entsprechenden Informationen über Ihre Zulieferer und Dienstleister tragen Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten > Lieferanten“ ein.

Unter „Stammdaten > Artikel“ schließlich erfassen Sie die Spezifikationen Ihrer Waren und Dienstleistungen, darunter ...

• Bezeichnungen, Beschreibungen, Abbildungen, Einheiten und Kategorien Ihrer Artikel,
• Preis-Informationen getrennt nach Einkauf und Verkauf,
• Steuer- und Buchhaltungs-Vorgaben oder auch
• Lagerbestände.

Für Informationen, die in keines der genannten Standardfelder passen, gibt es in den orgaMAX-Datenbanken zudem frei editierbare „Anmerkungen“-Felder:

Hier können Sie beliebige Zusatzinformationen, Notizen und Hinweise hinterlegen.

Nachteil: Freestyle-Datenerhebungen sind umständlich, zeitaufwändig und im Ergebnis oft sehr uneinheitlich.

Individuelle Felder: Informationserfassung à la carte!

Die gute Nachricht: Mit den „Individuellen Feldern“ bietet Ihnen orgaMAX Buchhaltung nun auch die Möglichkeit, ihre Kunden- und Artikeldaten um betriebs-, branchen- und berufsspezifische Informationen aller Art zu erweitern.

• Festgelegte Feldformate und vordefinierte Feldinhalte ermöglichen die strukturierte, vollständige und vor allem einheitliche Datenerfassung.
• Mithilfe komfortabler Drop-Down-Menüs wird die Datenerhebung in den Stammdaten-Dialogen obendrein spürbar erleichtert und beschleunigt.

Das Hinterlegen zusätzlicher Felder ist denkbar einfach:

Eigene Zusatzfelder definieren

Im Arbeitsbereich „Einstellungen > Individuelle Felder“ legen Sie per Mausklick auf „Feld hinzufügen“ (oder auf den Button „Los geht’s“) Ihr erstes selbst-definiertes Datenbankfeld an:

Daraufhin öffnet sich am rechten Seitenrand ein Dialogfenster, in dem Sie die folgenden Angaben machen:

• Unter (1) „Feldname“ tragen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein (z. B. „Seriennummer“).
• Mit dem (2) „Feldtyp“ wählen Sie das Datenformat aus, das zur betreffenden Information passt (mehr dazu weiter unten).
• Im Abschnitt (3) „Wo soll das Feld verwendet werden“ legen Sie fest, in welcher Stammdatenbank das neue Feld erscheinen soll. Individuelle Felder können wahlweise der Artikel- oder Kunden-Datenbank oder auch beiden gleichzeitig zugeordnet werden.

Per Mausklick auf den Button (4) „Feld hinzufügen“ schließen Sie die Feld-Definition ab und wiederholen den Vorgang anschließend für weitere individuelle Felder Ihrer Wahl.

Vielfältige Feldtypen-Auswahl

Zurück zu den Feldtypen: Mithilfe passender Datenformate sorgen Sie dafür, dass im betrieblichen Alltag mit minimalem Aufwand eindeutige, vollständige und leicht auffindbare Feldinhalte erfasst werden können. Folgende Feldtypen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Ein „Freies Eingabefeld“ kann alphanumerische Inhalte aller Art enthalten (d.h. Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen), also zum Beispiel Seriennummern im Format „11X-13QR#T“.
• In einem „Nummernfeld“ lassen sich ausschließlich Ziffern speichern.
• Der Feldtyp „Datum“ ermöglicht die Eingabe von Datumsangaben im Format „TT.MM.JJJJ“ („13.12.2012“).
• Der Feldtyp „Einfache Auswahlbox“ bietet die Möglichkeit, Felder mit vordefinierten Inhalten zu versehen, die später im Stammdaten-Dialog per Dropdown ausgewählt werden können. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass jedem Datensatz nur ein einziger Feldinhalt zugeordnet werden kann.
  Beispiel: Entweder ein Kunde ist bereits ISO-9000 zertifiziert oder nicht
• Beim Feldtyp „Mehrfache Auswahlbox“ lassen sich mehrere unterschiedliche Feldinhalte vorbelegen, die später im Stammdaten-Dialog per Dropdown ausgewählt werden können. Anders als bei der einfachen Auswahlbox kann das Feld gleichzeitig mehrere verschiedene Inhalte haben.
  Beispiel: Ein Produkts kann aus mehreren Materialarten bestehen (Metall, Holz und Kunststoff)
• In einem „Währungsfeld“ erfassen Sie Werte mit zwei Nachkommastellen und einem Währungskennzeichen (wie zum Beispiel „123,45 €“).

Eine Übersicht mit allen neu angelegten Datenbankfeldern finden Sie später im Arbeitsbereich „Einstellungen > Individuelle Felder“:

Empfehlenswert: Konservative Individualfeld-Politik

Apropos Feld-Änderung: orgaMAX Buchhaltung lässt Ihnen bei nachträglichen Anpassungen Ihrer individuellen Felder zwar völlig freie Hand. Im Interesse einheitlicher Datenbestände empfiehlt es sich jedoch, zurückhaltend mit Änderungen umzugehen.

Wenn Sie beispielsweise die Inhalte von einfachen oder mehrfachen Auswahlboxen (= Inhalte von Drop-down-Menüs) nachträglich bearbeiten, sind die Zuordnungen bereits vorhandener Datensätze und neuer Datensätze unter Umständen uneinheitlich. Ob und in welchem Umfang nachträgliche Anpassungen eher nützlich oder schädlich sind, hängt selbstverständlich vom konkreten betrieblichen Anwendungsfall ab.

Individuelle Felder mit Inhalt füllen

Mit den eigentlichen Inhalten gefüllt werden Ihre persönlichen Zusatzfelder in der Kunden- oder Artikeldatenbank. Im „Bearbeiten“-Modus bereits vorhandener und neuer Datensätze finden Sie im Abschnitt „Individuelle Felder“ die von Ihnen zuvor definierten Eingabemöglichkeiten:

Per Mausklick auf „Speichern“ schließen Sie Ihre Eingabe wie üblich ab.

„Ta-daaa!“: Zusatzfelder sichtbar machen

Den Inhalt individueller Felder finden Sie zunächst ebenfalls nur im Bearbeiten-Modus der Kunden- bzw. Artikel-Datenbank wieder. Bei häufiger benötigten Informationen ist das natürlich unpraktisch. Daher bietet Ihnen orgaMAX Buchhaltung die Möglichkeit, die gewünschten Informationen in den Kunden- bzw. Artikel-Übersichten auf den ersten Blick sichtbar zu machen. Dazu ...

• klicken Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten“ auf „Kunden“ oder „Artikel“ und dann
• auf das schwarz-weiße Zahnrad-Icon in der Symbolleiste am oberen Seitenrand:
  
  

Daraufhin öffnet sich der „Spalten anpassen“-Dialog für die betreffenden Tabellenansicht:

• Hier aktivieren Sie im Abschnitt „Weitere Informationen“ die „Indv“-Felder, deren Inhalte in Ihrer Übersicht angezeigt werden sollen.
• Per Mausklick auf den „Speichern“-Button schließen Sie das Dialogfenster wieder.

Die betreffende Tabelle mit den Individualfeld-Spalten sieht dann zum Beispiel so aus: