So füllen Sie Ihre Dokumentenablage per E-Mail & Druck mit FinHelper

orgaMAX Online verfügt bekanntlich über eine vielseitig verwendbare Dokumentenablage. Die Belege Ihres Online-Archivs können Sie ganz einfach mit betrieblichen Einnahmen, Ausgaben und den dazugehörigen Zahlungsvorgängen verknüpfen. Durch die automatische Texterkennung lassen sich mithilfe der Volltext-Suche sogar die Inhalte gescannter Belege erschließen.

Der Nutzen des Dokumentenarchivs steht und fällt allerdings mit der Verfügbarkeit und Vollständigkeit der Unterlagen. Besonders einfach und komfortabel gelingt das Befüllen der orgaMAX-Belegablage mit der smarten App-Erweiterung FinHelper.

Die Idee dahinter ist ebenso einfach wie überzeugend:

• Viele elektronische Eingangsrechnungen und andere betriebliche Unterlagen treffen per E-Mail ein. Die Dateianhänge müssen dann umständlich von Hand ins Belegarchiv hochgeladen oder umgekehrt von dort importiert werden.
• An dieser Stelle setzt FinHelper an: PDF-Dateianhänge von E-Mails, die Sie an eine spezielle E-Mail-Adresse schicken oder dorthin weiterleiten, werden automatisch im orgaMAX-Arbeitsbereich „Office > Dokumente“ abgelegt.

Auf diese Weise ersparen Sie sich umständliches Importieren und manuelles Hochladen von betrieblichen Unterlagen. Das entlastet Sie dauerhaft von ermüdenden Routinetätigkeiten und lässt Ihnen wieder mehr Zeit für produktive Aufgaben.

Das FinHelper-Prinzip im Schnelldurchlauf

Um die intelligente Dokumenten-Schnittstelle zu nutzen ...

• legen Sie ein FinHelper-Konto an,
• verknüpfen Ihr FinHelper-Konto mit Ihrem orgaMAX Online,
• kopieren Ihre persönliche FinHelper-Mailadresse,
• schicken bei Bedarf einzelne PDF-Dokumente an eben diese E-Mail-Adresse und / oder
• leiten gleich sämtliche eingehenden Mails an ein bestimmtes betriebliches E-Mail-Konto (z. B. das für Eingangsrechnungen wie rechnungen@mustermann-online.de) an Ihre FinHelper-Mail-Adresse weiter.

FinHelper sorgt dann dafür, dass die Dateien wie von Geisterhand in der Dokumentenablage von orgaMAX Online landen:

Die importierten Dateien sind dort standardmäßig mit dem Tag „finhelper“ versehen: Auf diese Weise lassen sich die betreffenden Dokumente ganz einfach von anderen Belegen unterscheiden.

Zusatztipp: Wenn Sie den virtuellen FinHelper-„Druckertreiber“ installieren, steht Ihnen die smarte Versand-Schnittstelle sogar im Druck-Dialog jeder beliebigen Windows-Anwendung zur Verfügung! Mehr dazu weiter unten in diesem Blogbeitrag.

So sieht’s aus: Schritt für Schritt zum automatisierten Beleg-Management

Die Einrichtung der orgaMAX Online-FinHelper-Connection ist binnen weniger Minuten erledigt. Und so gehen Sie vor:

1. FinHelper-Erweiterung aktivieren

Dazu ...

• öffnen Sie orgaMAX Online,
• wechseln in den Arbeitsbereich „Erweiterungen“,
• wählen „FinHelper.de“ aus,
  
  
  
  
• klicken auf den blauen Button „Jetzt aktivieren“,
  
  
  
  
• und dann auf den Button „Erweiterung öffnen“:
  
  
  

Damit öffnen Sie die FinHelper-Website in Ihrem Browser.

2. FinHelper-Testzugang anlegen

Dort ...

• klicken Sie am oberen rechten Seitenrand auf „Registrieren“,
• geben Ihre E-Mail-Adresse ein,
• legen einen Usernamen und ein Passwort fest,
• tragen Ihre Firmenanschrift ein und
• klicken auf „Anmeldung“.

3. FinHelper-Testzugang freischalten und einloggen

Daraufhin bekommen Sie eine E-Mail von FinHelper, in der Sie auf „Konto aktivieren“ klicken. Daraufhin ...

• landen Sie auf der FinHelper-Website,
• klicken am rechten oberen Seitenrand auf „Login“,
• fügen über das Plus-Symbol ein neues Konto hinzu und
• bestimmen die Abruffrequenz: Die Standardeinstellung „Automatisch abrufen (alle 5 Minuten abrufen)“ lässt sich bei Bedarf deaktivieren.

Außerdem wird Ihnen die interne FinHelper-Mail-Adresse angezeigt, an die Sie Ihre Dokumente später einzeln schicken oder komplett weiterleiten.

Das war’s auch schon: Per Mausklick auf das Dokumente-Symbol am rechten Rand des E-Mail-Felds befördern Sie Ihre FinHelper-Mail-Adresse in die Windows-Zwischenablage. Nun können Sie bereits einen ersten Test machen:

4. Finhelper-Test

Dazu ...

• schicken Sie eine E-Mail mit einem beliebigen PDF-Dateianhang (auch mehrere Dokumente gleichzeitig sind möglich) an Ihre FinHelper-Mail-Adresse,
• öffnen Ihre orgaMAX-Online-Umgebung,
• wechseln zum Arbeitsbereich „Office > Dokumente“ und
• finden dort die zuvor per Mail verschickte PDF-Datei(en).

Praxistipp: Falls es wider Erwarten zu Übertragungsproblemen kommt, öffnen Sie im FinHelper-Konto den Bereich „Abrufen“. Nun können Sie sich das Ergebnis des letzten Mail-„Abrufs“ anzeigen lassen und sich die „Logs ansehen“:

Bei Problemen wenden Sie sich an den FinHelper-Support.

Zu-ga-be: FinHelper PDF-Printer

Zusätzlich oder alternativ zur E-Mail-Weiterleitung stehen auf der FinHelper-Startseite zwei virtuelle Druckertreiber zur Verfügung (wahlweise für 32- oder 64-Bit Windows-Betriebssysteme):

Bitte beachten Sie: Den für die Drucker-Installation erforderlichen „API-Key“ finden Sie in Ihrem FinHelper-Account im Bereich „Daten“. Sobald der passende Druckertreiber installiert ist ...

... gibt es in der „Drucker“-Auswahl Ihrer Windows-Druckdialoge einen separaten „FinHelper“-Drucker:

Um eine PDF-Datei in Ihre orgaMAX-Dokumentenablage zu befördern...

• öffnen Sie das Dokument,
• wählen den „FinHelper“-Drucker aus,
• klicken auf den „Drucken“-Button und
• starten mit „OK“ die Dateiübertragung über die FinHelper-Schnittstelle:

Bitte beachten Sie: Falls Ihr FinHelper-Tarif mehr als ein E-Mail-Konto unterstützt, können Sie an dieser Stelle festlegen, an welche Mail-Adresse der Versand erfolgen soll.