Unternehmen und Selbstständige müssen ständig neue Informationspflichten erfüllen. Zugleich werden Kunden immer anspruchsvoller. Kein Wunder, dass ...
... in der betrieblichen Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Lieferanten leicht hinten runterfallen.
Die gute Nachricht: orgaMAX Buchhaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Kunden und Interessenten beim Versand von Angeboten, Rechnungen und anderen Vorgängen gezielt erforderliche Dokumente im PDF-Standardformat bereitzustellen.
Die selektive PDF-Bereitstellung gibt es ...
Um die Versand- und Download-Automatik zu aktivieren und mit den geeigneten Dokumenten zu bestücken, gehen Sie folgendermaßen vor:
Beginnen wir mit dem E-Mailversand: Die passenden Stellschrauben finden Sie im orgaMAX-Arbeitsbereich „Einstellungen > Mein Konto“ im Abschnitt „E-Mail-Anhänge“:
Hier bietet Ihnen das Programm die Möglichkeit festzulegen, welche PDF-Dokumente beim E-Mail- Versand ausgewählter Vorgänge automatisch angehängt werden sollen. Dazu ...
Der Abschnitt „E-Mail Anhänge“ sieht anschließend zum Beispiel so aus:
Im zweiten Schritt folgt das Feintuning: Wenn Sie mit der Maus auf eines der Dokumente zeigen, erscheinen am rechten Zeilenrand ein Stift- und ein Papierkorb-Symbol:
Hier stehen Ihnen die folgenden Bearbeitungs- und Einstellungs-Funktionen zur Verfügung:
Nicht vergessen: Per Mausklick auf den Button (5) „Speichern“ übernehmen Sie Ihre Änderungen in die orgaMAX-Einstellungen. Anschließend legen Sie auf dem beschriebenen Weg auch die Versand-Vorgaben für Ihre übrigen Dokumente fest.
Das war’s auch schon: Wenn Sie in Zukunft ein Vorgangsdokument an einen Interessenten oder Kunden verschicken, fügt orgaMAX Buchhaltung die von Ihnen bereitgestellten Begleitpapiere automatisch in den Anhang der ausgehenden E-Mails ein.
Nehmen wir an, Sie haben festgelegt, dass zusammen mit jeder Auftragsbestätigung ...
... verschickt werden sollen. Dann sieht der E-Mail-Versanddialog im Arbeitsbereich „Verkauf > Auftrag“ künftig so aus:
Mit einem Mausklick auf (3) „E-Mail senden“ bringen Sie die Nachricht schließlich mit allen Anhängen auf den Weg zum Kunden.
Durch die praktische Versandautomatik sorgen Sie dafür, dass keine wichtigen Informationen in Vergessenheit geraten. Zugleich behalten Sie letztlich jederzeit die Entscheidungshoheit darüber, welche Dokumente im konkreten Vorgang tatsächlich übermittelt werden.
Apropos Versandautomatik: Vergessen Sie bitte nicht, von Zeit zu Zeit kurz zu überprüfen, ob die obligatorisch bereitgestellten Dokumente noch aktuell sind. Das gilt insbesondere für „leicht verderbliche“ Informations-Ware wie Preislisten, saisonale Marketing-Specials oder auch Sonderangebote.
Kommen wir zum eingangs erwähnten Dokumenten-Downloadbereich im Online-Kundencenter von orgaMAX Buchhaltung. Während beim E-Mailversand die Anzahl der Dateianhänge nicht begrenzt ist, können Sie Ihren Kunden im „shareHUB“ bis zu drei allgemeine Dokumente bereitstellen (z. B. AGB, Widerrufsbelehrung und Preisliste) zum Download.
Die Datei-Auswahl treffen Sie im orgaMAX-Arbeitsbereich „Einstellungen > shareHUB“ im Abschnitt „Dokumente“:
In den Einstellungen sieht das nach dem Hochladen zum Beispiel so aus:
Praxistipp: Bitte achten Sie schon vor dem Hochladen darauf, dass die Dokumente einen aussagekräftigen Namen tragen. Nur so erkennen Ihre Kunden im Online-Kundencenter, was sich hinter den bereitgestellten Innhalten verbirgt.
Ein nachträgliches Umbenennen der Dateien ist in den shareHUB-Einstellungen (anders als bei den E-Mail-Dateianhängen) nicht möglich. Per Mausklick auf das Papierkorb-Symbol können entbehrliche Dokumente aber jederzeit gelöscht werden.
Wenn Ihre Kunden ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder Rechnung von Ihnen im Online-Kundencenter öffnen, finden sie am rechten shareHUB-Seitenrand den Bereich „Zusätzliche Dokumente“.
Mit einem Mausklick auf den Abwärtspfeil öffnen sie dort die Dokumenten-Liste:
Mit einem weiteren Mausklick lässt sich der Inhalt eines Dokuments in einem separaten Browserfenster öffnen – und kann von dort aus zum Beispiel gespeichert oder gedruckt werden. Einfacher lassen sich Informationspflichten kaum erfüllen, oder?
Lektüretipp: Was Sie mit der smarten shareHUB-Plattform sonst noch alles anstellen können, erfahren Sie im orgaMAX-Praxistipp über das „Neue Online-Kundencenter“
Noch viel mehr Tipps und Tricks rund um die Nutzung Ihrer Online-Bürosoftware bieten die Praxistipp-Rubriken zu orgaMAX Buchhaltung:
Weiterführende Informationen rund um den betrieblichen orgaMAX-Alltag finden Sie in der Rubrik Unternehmer-News: