Auf Knopfdruck: So erstellen Sie ein GWG-Verzeichnis

Für Wirtschaftsgüter, deren Netto-Anschaffungswert höher als 800 Euro ist, gelten besondere Vorschriften.

Die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Maschinen, Anlagen, Fahrzeugen oder auch Einrichtungsgegenständen können Sie nicht sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen: Solche Investitionen müssen vielmehr in Form von „Abschreibungen“ auf die Nutzungsdauer verteilt werden. Das Prinzip Abschreibung wird auch als „Absetzung für Abnutzung“ (AfA) bezeichnet.

Erleichterungen für „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (GWG)

Zum Glück betreffen die komplizierten Abschreibungsvorschriften nicht alle Güter: Langlebige Werkzeuge, Maschinen und Gebrauchsgegenstände aller Art, die nicht mehr als 800 Euro (netto) kosten, betrachtet der Fiskus als „geringwertige Wirtschaftsgüter“ (GWG). Vorausgesetzt, sie sind ...

• abnutzbar,
• beweglich und
• selbstständig nutzbar.

Lektüretipp: Ausführlichere Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter bietet der orgaMAX-Blogbeitrag „Worauf Sie bei GWG achten müssen!“

Besondere GWG-Aufzeichnungspflichten

Zurück zu den GWG: Wichtig für die betriebliche Praxis sind die vereinfachten Buchungs- und Aufzeichnungspflichten bei GWG-Anschaffungen. Die bei teureren Anschaffungen vorgeschriebene Aufnahme in ein detailliertes „Anlagenverzeichnis“ können Sie sich sparen:

• GWG im Nettowert bis 250 Euro dürfen Sie im Jahr der Anschaffung komplett als Betriebsausgabe geltend machen. Besondere Dokumentationspflichten gibt es nicht.
• GWG im Nettowert zwischen 250 Euro und 800 Euro dürfen ebenfalls sofort in voller Höhe abgeschrieben werden. Über diese Güter müssen Sie jedoch in Form eines separaten „GWG-Verzeichnisses“ Rechenschaft ablegen können.

So buchen Sie GWG zwischen 250 und 800 Euro

§ 6 Abs. 2 Satz 4 EStG sieht vor, dass GWG im Nettowert zwischen 250 und 800 Euro „unter Angabe des Tages der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts [...] und der Anschaffungs- oder Herstellungskosten [...] in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufzunehmen.“

Sofern die „Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind“, ist ein separates GWG-Verzeichnis allerdings entbehrlich. Diese Vorschrift machen sich orgaMAX-Anwender mit wenigen Mausklicks zunutze:

Angenommen, Sie haben ein Smartphone im Wert von 750 Euro + 19 % USt. = 892,50 Euro gekauft. Dann buchen Sie die Transaktion folgendermaßen im Zuordnungs-Assistenten:

• Sie klicken auf den Button (1) „Steuerkategorie - Konto zuweisen“,
• rufen per Mausklick auf die Schaltfläche (2) „Weitere F2“ die „Kategorie-Auswahl“ auf,
• tragen im (3) Suchfeld den Suchbegriff „Geringwertig“ ein und
• wählen das Konto (4) „4855 Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter“ (= SKR03) bzw. „6260 Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter“ (SKR04) und
• befördern es per Mausklick auf (5) „Übernehmen F11“ in den Buchungsvorgang:
  
  

Bitte beachten Sie: Im Auswahlfeld „Steuersatz“ muss der passende Umsatz-Steuersatz erscheinen. Im Beispiel ist das der Regelsteuersatz von 19 %. Falls dort ein anderer Steuersatz ausgewählt ist, ändern Sie den Steuersatz von Hand:

Mit „OK – F11“ schließen Sie Ihre GWG-Buchung ab.

Komfortabler Buchungs-Dreikampf

Unterm Strich sorgen Sie auf diese Weise mit wenigen Mausklicks dafür, dass ...

1. die Netto-Anschaffungskosten von 750 Euro als Betriebsausgabe in die jährliche Einnahmenüberschussrechnung übernommen wird,
2. der Umsatzsteueranteil von 142,50 Euro als Vorsteuer in die nächste Umsatzsteuervoranmeldung einfließt und
3. die Anschaffungskosten sowie das Anschaffungsdatum automatisch im Buchungskonto „4855 / 6260“ als „Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter"

Einen Ausdruck dieses Sachkontos können Sie dem Finanzamt bei Bedarf als GWG-Verzeichnis vorlegen.

Kontenübersicht: GWG-Verzeichnis erstellen

Das GWG-Verzeichnis selbst erzeugen Sie im Folgejahr beim Abschluss des Wirtschaftsjahres mithilfe einer „Kontenübersicht“. Dafür ...

• öffnen Sie im Arbeitsbereich (1) „Finanzen“ die (2) „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“,
• klicken auf die Registerkarte (3) „Kontenübersicht",
• geben den passenden (4) Zeitraum ein (z. B. „01.01.22 bis 31.12.22“),
• wählen in der Auswahlliste (5) „Kategorie“ das (6) GWG-Konto („4855 / 6260 – Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter“) und
• klicken zum Schluss auf den Button (7) „Aktualisieren“:
  
  

So buchen Sie GWG bis 250 Euro

Bei Wirtschaftsgütern im Nettowert von bis zu 250 Euro (beim Regelsteuersatz von 19 % entspricht das einem Brutto-Einkaufpreis von 297,50 Euro) ist noch nicht einmal ein GWG-Verzeichnis erforderlich. Verbrauchsgüter wie Büromaterial, einfache Werkzeuge und günstige Einrichtungsgegenstände dürfen Sie einfach als laufende Betriebsausgaben buchen. Und das geht so:

Angenommen, Sie legen sich einen Schreibtisch-Drehstuhl zum Preis von 179 Euro zu (150,42 Euro + 28,58 Euro USt.). Dann ...

• klicken Sie im Zuordnungs-Assistenten auf den Button „Steuerkategorie – Konto zuweisen“,
• wählen die Betriebsausgaben-Kategorie „Bürobedarf“ und
• achten wieder darauf, dass am unteren rechten Seitenrand der passende „Steuersatz“ (19 %) eingestellt ist.

Im orgaMAX-Zuordnungs-Assistenten sieht die laufende Buchung dann zum Beispiel so aus:

Freiwilliger Verzicht auf sofortige GWG-Abschreibungen

Wichtig: Ob Sie die vereinfachten GWG-Abschreibungsvorschriften nutzen, entscheiden Sie selbst. Falls Sie die Anschaffungskosten geringwertiger Wirtschaftsgüter ausnahmsweise einmal nicht in voller Höhe gleich als Betriebsausgabe geltend machen möchten (z. B. weil Sie sehr viele GWG auf einmal anschaffen mussten und die Ausgaben wegen absehbar höherer Gewinne lieber in die Folgejahre verschieben möchten), dürfen Sie die betreffenden Wirtschaftsgüter auch über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben.

Die Nutzungsdauer richtet sich in dem Fall nach den amtlichen AfA-Listen und ist verbindlich: Sie können die Abschreibungsfrist in den Folgejahren also nicht eigenmächtig verkürzen. Außerdem müssen die Wirtschaftsgüter dann ins „Anlagenverzeichnis“ aufgenommen werden – wie alle Wirtschaftsgüter, die über der GWG-Grenze liegen.

Praxistipp: Im Zuordnungs-Assistenten gibt es dafür die Schaltfläche „Anlagevermögen – Einkauf von Anlagegut“. Wie Sie Anschaffungen über die Nutzungsdauer abschreiben, erfahren Sie im orgaMAX-Grundlagenbeitrag „Vom Anlagenkauf über die Abschreibung bis zum Anlagenverzeichnis“.