E-Rechnungspflicht: Eingehende XRechnungen blitzschnell mit orgaMAX ERP erledigen

Da hilft kein Zögern und kein Zaudern: Ab Januar gilt die E-Rechnungspflicht. Zugegeben: Die bringt anfangs ein paar Umstellungen mit sich – auf Dauer wird das ordnungsgemäße Abrechnen von Lieferungen und Leistungen jedoch für alle Beteiligten viel einfacher. Das gilt vor allem dann, wenn Sie eine professionelle Software wie orgaMAX ERP nutzen.

Lektüretipp: Welche Anforderungen der Gesetzgeber in Zukunft an Rechnungen stellt, welche Ausnahmen und Übergangsfristen gelten, erfahren Sie in unserem Grundlagenbeitrag „Ab 2025: Pflicht zur E-Rechnung im XML-Format“.

Ganz gleich, ob für Sie noch Übergangsregelungen gelten: Auf Eingangsrechnungen im XML-Format müssen Sie auf jeden Fall vorbereitet sein. Keine Sorge: Mit orgaMAX ERP sind Sie auf das E-Rechnungs-Zeitalter perfekt vorbereitet.

ZUGFeRD- oder XRechnung? Hauptsache XML!

orgaMAX ERP unterstützt bereits seit Jahren XML-basierte Rechnungen. Bislang fand dabei das hybride ZUGFeRD-Format Verwendung - bestehend aus ...

der klassischen „bildlichen“ PDF-Darstellung und
einer integrierten maschinenlesbaren XML-Datei mit dem strukturierten Rechnungs-Datensatz.

Anstelle des hybriden „ZUGFeRD-Exports“ unterstützt orgaMAX ERP künftig das XML-basierte, maschinenlesbare Format „XRechnung“. Zusätzlich kann die Software das dazugehörige bildliche PDF-Dokument erzeugen (Ausgangsrechnung) und verarbeiten (Eingangsrechnung). Rechtlich bindend ist dabei immer der Inhalt der zugrundeliegenden XML-Datei!

Lektüretipp: Wie einfach und schnell Sie mit orgaMAX ERP Ausgangsrechnungen im neuen „XRechnung“-Format schreiben, können Sie im November-Praxistipp nachlesen.

Fehlerfrei importieren statt tippen und scannen

Ein völlig neues Rechnungs-Feeling kommt auf, wenn Sie die erste XML-Eingangsrechnung erhalten und mit orgaMAX ERP weiterverarbeiten. Innerhalb weniger Sekunden übernehmen Sie eintreffende Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern in die Software:

Wenn Sie das bislang von Hand gemacht haben, sparen Sie sich eine Menge Schreibarbeit und vermeiden heikle Tippfehler.
Falls Sie Ihre Eingangsrechnungen bisher gescannt haben, sinkt der Kontrollaufwand beträchtlich. Übertragungs- und Importfehler sind nahezu ausgeschlossen. Vorausgesetzt, die Eingangsrechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, entsprechen die eingelesenen Datensätze zuverlässig den ursprünglichen Angaben des Rechnungsstellers.

Ein komfortabler Prüfdialog erleichtert die inhaltliche Kontrolle des automatisch erzeugten elektronischen Belegs. Mehr noch: Die anschließende Bezahlung und sonstige Weiterverarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen wird durch praktische Sammelfunktionen beschleunigt.

Doch der Reihe nach:

XRechnungen per Drag & Drop importieren

Am einfachsten ist die Übernahme von XML-Rechnungen in orgaMAX ERP mit Ziehen und Ablegen per Maus. Dazu ...

wechseln Sie in den orgaMAX-Arbeitsbereich „Finanzen > Eingangsrechnungen“,
öffnen in einem anderen Fenster den Speicherort der XML-Datei (z. B. E-Mail oder Ordner im Windows-Explorer),
richten den Mauszeiger auf das elektronische Rechnungsdokument,
halten die linke Maustaste gedrückt,
wechseln zur Liste der Eingangsrechnungen von orgaMAX ERP und
lassen die XML-Datei dort fallen.

Der folgende Screenshot zeigt, wie die Übernahme per Drag & Drop aus einem E-Mailanhang (Beispiel 1) und über den Windows-Explorer aussieht:

xml-import1

In beiden Fällen öffnet sich daraufhin das bewährte Dialogfenster „Eingangsrechnung Neu/Bearbeiten“. Anders als beim händischen Anlegen neuer Eingangsrechnungen sind beim Import einer XML-Rechnung jedoch bereits alle wichtigen Felder ausgefüllt:

xml-import2

Nachdem Sie ...

die automatisch eingelesenen Daten kontrolliert,
falls erforderlich ergänzt (z. B. um Skonto-Details),
bei (vom Programm automatisch erkannten!) Neukunden den Rechnungssteller in die Lieferanten-Stammdaten übernommen und
im unteren Teil des Fensters die steuerliche „Kategorien-Zuordnung“ vorgenommen haben,

... speichern Sie die neue Eingangsrechnung per Mausklick auf „OK – F11“. Anschließend können Sie im Kontextmenü der Eingangsrechnungs-Liste die erforderliche Überweisung erzeugen oder bereits geleistete Zahlungen zuordnen:

xml-import3

Bitte beachten Sie: Sie können die Zuordnung bezahlter Ausgaben aber selbstverständlich auch weiterhin im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank/Kasse“ direkt im Zahlungsvorgang vornehmen.

Viele Rechnungen auf einmal: Der XML-Sammelimport

Bei Ihnen treffen viele Eingangsrechnungen gleichzeitig ein? Dann werden Sie den XML-Sammelimport zu schätzen wissen: Bei Bedarf lassen sich gleich mehrere XML-Dateien in einem Rutsch in orgaMAX ERP übernehmen. Dazu markieren Sie die Dateien (z. B. im Windows-Dateisystem) und ziehen sie en bloc in die Liste der Eingangsrechnungen.

Die daraufhin automatisch angelegten Datensätze erscheinen dort im „Entwurfs“-Modus – zu erkennen am blauen Pfeilsymbol in der „Status“-Spalte:

Die noch ungeprüften Belege lassen sich anschließend nach und nach kontrollieren und weiterverarbeiten. Auch hierfür stellt Ihnen orgaMAX ERP im Kontextmenü praktische Sammelfunktionen zur Verfügung.

Dazu markieren Sie die betreffenden Vorgänge: Anschließend können Sie wahlweise auf einen Schlag ...

mehrere Einzel-Überweisungen erstellen,
eine „Sammelüberweisung erzeugen“ oder auch
alle ausgewählten „Eingangsrechnungen auf vollständig bezahlt setzen“:

xml-import5

Ratzfatz eingelesen und erledigt: Einfacher und schneller geht es kaum, oder?

XRechnungen per Dateiauswahl importieren

So sind kein Freund von Maus-Schiebereien? Kein Problem: Alle zuvor beschriebenen Importfunktionen lassen sich auch über klassische Dateiauswahl-Dialoge anstoßen. Dazu ...

wechseln Sie wieder in den orgaMAX-Arbeitsbereich „Finanzen > Eingangsrechnungen“,
klicken auf den Button „+ Eingangsrechnung – F10“ und
im anschließenden Kontextmenü auf den Auswahlpunkt „Aus E-Rechnung“:

xml-import6

Im folgenden Dateiauswahl-Dialog können Sie wahlweise ...

eine einzelne, mehrere oder gleich alle im Verzeichnis vorhandenen XML-Rechnungen markieren und dann
per Mausklick auf den „Öffnen“-Button in die Liste der Eingangsrechnungen übernehmen:

xml-import7

Dort öffnen Sie die einzelnen Belege nach und nach per Doppelklick und prüfen die Belege im bewährten orgaMAX-Dialogfenster „Eingangsrechnung Neu/Bearbeiten“.

Sobald Sie sicher sind, dass die Rechnungsinhalte mit den tatsächlichen Leistungen und den vertraglich vereinbarten Konditionen übereinstimmen, sorgen Sie wie weiter oben beschrieben per Mausklick für die rechtzeitige Bezahlung. Oder aber Sie ordnen die Vorgänge im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank/Kasse“ bereits erfolgten Transaktionen zu.

Ausblick: XRechnungen in „orgaMAX Dokumente“ speichern

Mit dem Zusatzmodul „orgaMAX Dokumente“ lassen sich XRechnungen und andere Zahlungsbelege (zusammen mit vielen anderen Dokumentenarten in unterschiedlichsten Formaten) noch einfacher im Blick behalten. Vorteil des plattformübergreifenden Online-Datenspeichers:

Ganz gleich, wann und wo Sie sich gerade aufhalten, ob am Büro-PC, unterwegs mit Notebook, Smartphone oder Tablet: Sie haben überall und jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumentenablage, können vorhandene Belege einsehen, zusätzliche Dokumente scannen und hochladen sowie entbehrliche löschen. Automatische Backup-Funktionen sorgen obendrein dafür, dass Datenverluste endgültig der Vergangenheit angehören.

In einem der nächsten Praxistipps stellen wir das multifunktionale orgaMAX-Modul einmal ausführlicher vor. Bleiben Sie dran! 😊