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title: "Seriennummern- und Chargenverwaltung: So behalten Sie den Durchblick"
description: ✅ Unterschied Artikel-, Serien- und Chargennummer ✅ Gewährleistungs-Pflichten ✅ Garantie-Rechte ✅ Rückverfolgungs-Funktionen ... Jetzt informieren!
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# Seriennummern- und Chargenverwaltung: So behalten Sie den Durchblick
20. Mai. 2022
8 MIN
Wussten Sie, dass das orgaMAX-Zusatzmodul „[Lagerverwaltung](https://www.deltra.com/funktionen/lager-warenwirtschaft/)“ über leistungsstarke und komfortable Rückverfolgungs-Funktionen verfügt? Für jeden einzelnen Artikel können Sie wahlweise die Seriennummern- oder Chargenverwaltung aktivieren.
## Nummernsalat: Artikel-, Serien- und Chargennummer?
Vorweg: Während die obligatorische Artikelnummer alle identischen Produkte in einen Topf wirft ...
- unterscheidet die **Seriennummer** genau zwischen einzelnen (meist physischen) Exemplaren derselben Artikelnummer und
- fasst die **Chargennummer** einzelne Exemplare derselben Artikelnummer nach Produktions-Zeiträumen oder anderen Merkmalen zusammen.
Hier die wichtigsten Anwendungsfälle der beiden Nachverfolgungs-Varianten im Überblick:
## Gewährleistungs-Pflichten und Garantie-Rechte überwachen
Mit der **Seriennummern**-Verwaltung unterscheiden Sie jedes einzelne Exemplar eines bestimmten Artikels anhand einer eindeutigen alphanumerischen Zeichen- und Ziffernfolge.
Mit Artikel-Seriennummern können beispielsweise Händler ...
- eigene Gewährleistungspflichten gegenüber Kunden erfüllen
- aber auch Garantieansprüche gegenüber Lieferanten geltend machen.
Produktionsunternehmen und Entwickler können ihren Produkten ebenfalls eigene Seriennummern zuordnen, auf diese Weise einzeln nachverfolgen und verwalten.
Ganz besonders hilfreich ist die Seriennummer-Überwachung bei Artikeln, die sich aus unterschiedlichen Komponenten zusammensetzen: Indem Sie die Materialverwendung differenziert dokumentieren und verfolgen, können Sie bei Fehlern und Reklamationen Gewährleistungs-Pflichten und Garantie-Rechte im Blick behalten.
| **Bitte beachten Sie:** Seriennummern-Verwaltung von orgaMAX eignet sich nicht nur für physische Waren. Auch einzelne Exemplare elektronischer Produkte (z. B. Software oder E-Books) lassen sich mit individuellen Seriennummern kennzeichnen und unterscheiden, um sie bestimmten Kunden oder auch Konditionen zuzuordnen. |
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Auf diese Weise sind beispielsweise differenzierte Abrechnungsmodelle, gezielte Service- und Supportleistungen oder erweiterte Cross-Selling-Angebote möglich.
Besonders praktisch: Sobald ein Artikel mit einer Seriennummer versehen ist, fragt orgaMAX in Verkaufsvorgängen automatisch ab, welche Nummer dem betreffenden Exemplar zugeordnet werden soll:
Die passende Seriennummer können Sie an dieser Stelle wahlweise ...
**(1) manuell** aus der Liste der vorhandenen Nummer übernehmen oder
**(2) automatisch** aus dem Bestand füllen lassen.
Sollten nicht genug Seriennummern vorhanden sein, erscheint ein Hinweis:
In dem Fall können Sie die fehlenden Seriennummern entweder gleich im Vorgang nachtragen oder über die Artikelverwaltung ergänzen.
## Durchblick bei Produkthaftung, Mindesthaltbarkeit & Co.
Mit der **Chargennummern**-Verwaltung behalten Hersteller und Händler ganze Serien, Chargen, Partien oder Lose erzeugter oder eingekaufter Waren. Gesetzliche Grundlage für die Chargenverfolgung sind unter anderem ...
- die [Los-Kennzeichnungs-Verordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/lkv/index.html) (LKV),
- das [Medizinprodukte-Gesetz](https://www.gesetze-im-internet.de/mpg/) (MPG) und
- das [Arzneimittel-Gesetz](https://www.gesetze-im-internet.de/amg_1976/index.html) (AMG).
Die smarte Rückverfolgungsfunktion von orgaMAX ermöglicht die gesetzeskonforme Verwaltung, Dokumentation und eindeutige Identifikation ganzer Ein- und Verkaufseinheiten im Lager und deren Nachverfolgung durch alle Vorgangsarten. Statt Änderungen für jedes einzelne Produkt einzugeben ...
- versehen Sie zusammengehörige Einheiten mit Mindesthaltbarkeits- oder Verfallsdaten und
- überwachen so ganze Produktions- und Verkaufseinheiten auf einen Schlag.
- Bei Verderb, technischen Fehlern, beim Überschreiten des Mindesthaltbarkeits- oder Verfallsdatums sowie anderen Problemen lassen sich ganze Chargen mit einem einzigen Mausklick sperren: Die betreffenden Artikel sind dann in den Vorgängen nicht mehr verfügbar.
Sobald ein Artikel mit einer Chargennummer versehen ist, fragt orgaMAX in Verkaufsvorgängen (analog zur weiter oben beschriebenen Seriennummern-Verwaltung) automatisch ab, aus welcher Charge der Artikel entnommen werden soll.
Die Chargenverwaltung eignet sich damit insbesondere für Händler, Lebensmittel-Hersteller und andere produzierende Betriebe, die ihre Produktions- und Vertriebskette lückenlos überwachen müssen – angefangen bei der Herstellung und im Einkauf bis hin zum Verkauf und zur Auslieferung.
## Allgegenwärtige Rückverfolgungs-Funktionen
Ganz gleich, ob Chargen- oder Seriennummern-Verwaltung: Damit sich die unterschiedlichen betrieblichen Anwendungsfälle in der Software abbilden lassen, erleichtert orgaMAX das Erfassen, Wiederauffinden, Zuordnen und Ändern der Rückverfolgungs-Merkmale in jeder Hinsicht:
Die Voreinstellungen erledigen Sie auf Artikelebene in der Artikelverwaltung. Im betrieblichen Alltag bieten sich unterschiedliche Einstiegspunkte für die die laufenden Buchungen an:
- Die Zuordnung erfolgt wahlweise direkt in der Artikelverwaltung, in der Produktion bzw. bei der Bestellung und beim Wareneingang – oder aber beim Verkauf oder der Auslieferung.
- Das Eintragen von Serien- oder Chargennummern ist per Schnellerfassung im Handumdrehen erledigt – im einfachsten Fall per Scanner-Schnittstelle!
- Komfortable Such- und Retrieval-Funktionen ermöglichen blitzschnell den gezielten Zugriff auf einzelne Artikel oder Chargen.
So offensichtlich der vielfältige Praxisnutzen ist: Die Rückverfolgungs-Funktion selbst ist recht gut versteckt. Genau genommen handelt es sich um ein erweitertes Feature der Artikeldatenbank:
## Nummern-Überwachung aktivieren
Um eine der beiden Rückverfolgungs-Varianten zu aktivieren, öffnen Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten > Artikel“ den betreffenden Artikel und wechseln zur Registerkarte „Sonstiges". Dort legen Sie im Abschnitt „Rückverfolgung“ fest, ob für den betreffenden Artikel die Serien- oder Chargennummernverwaltung aktiviert werden soll:
## Serien- und Chargennummern eintragen: So geht’s!
Bereits vorhandene Serien- oder Chargennummern können Sie bei Bedarf gleich an Ort und Stelle dem betreffenden Artikel zuordnen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche „Seriennummern“ bzw. „Chargen“, die orgaMAX nach Auswahl der Rückverfolgungs-Variante einblendet:
Im folgenden Dialogfenster öffnen Sie per Mausklick auf den Button **(1) „Neu – F10“** den Erfassungsdialog für die Eingabe neuer Serien- oder Chargennummern. Im Fall der Seriennummer sieht der so aus:
**Praxistipps:**
Wenn Sie auf einen Schlag gleich mehrere oder gar sehr viele Serien- oder Chargennummern zuordnen wollen, finden Sie im Dropdown-Menü **(2) „Weitere Funktionen – F3“** mehrere komfortable Sammeleingabe-Funktionen:
- Per Mausklick auf **„Schnellerfassung“** öffnen Sie den Eingabedialog „Seriennummer bearbeiten“ bzw. „Chargennummer bearbeiten“,
- stellen den Cursor in die oberste Zeile,
- tragen die gewünschte Ziffern- und Buchstabenfolge ein,
- drücken die „Return/Enter“-Taste und
- erfassen gleich die nächste Serien- oder Chargennummer:
Sobald alle Rückverfolgungsnummern eingetragen sind, schließen Sie die Erfassung mit „OK – F11“ ab.
| **Bitte beachten Sie:** Anstelle der Tastatur können Sie die Eingabe auch mit einem Barcode-Scanner erledigen. Wenn ein Scanner an den Rechner angeschlossen ist und der Cursor im Eingabefeld steht, zeigen Sie mit dem Lesegerät auf den Barcode des Artikels, drücken auf die Scanner-Taste und übernehmen so die codierte Serien- oder Chargennummer in die Artikelverwaltung. |
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- Über **„Lagerbewegung zuordnen“** können Sie die passenden Rückverfolgungs-Nummern alternativ auch aus bereits vorhandenen erfolgten Vorgängen erfassen
- oder aber mit **„Import ...“** auf einen Schlag aus einer Textdatei mit zeilenweisen aufgelisteten Serien- oder Chargennummern übernehmen:
## Serien- und Chargennummern wiederfinden
Falls Sie bereits vergebene Rückverfolgungs-Nummer(n) wiederfinden möchten, steht Ihnen im Menü „orgaMAX > Suche“ eine spezielle Suchfunktion zur Verfügung:
Per Mausklick auf „Seriennummer/Charge suchen“ öffnen Sie einen komfortablen Such-Dialog. Über den können Sie sich nicht nur passende Serien- und Chargennummern, sondern auch die dazugehörigen Vorgänge anzeigen lassen (z. B. Lieferscheine und Rechnungen):
**Lektüretipps:** Eine ausführliche Dokumentation der verschiedenen Rückverfolgungs-Funktionen bietet das orgaMAX-Handbuch, das Sie über den Menüpunkt „Hilfe > Erste Schritte > PDF-Handbuch“ öffnen. Dort finden Sie Informationen über die ...
- **Seriennummern-Verwaltung** ab Seite 417 sowie ab Seite 913 und zur
- **Chargen-Verwaltung** ab Seite 425.
Dazu zählen auch Schritt-für-Schritt-Beschreibungen, wie Sie die Angaben zur Rückverfolgung je nach Anwendungsfall in verschiedenen betrieblichen Funktionsbereichen erfassen, abrufen und nachbearbeiten.
| ## Weiterführende Lektüre Noch mehr Tipps und Tricks rund um die Nutzung Ihrer Bürosoftware im betrieblichen Alltag gibt es im [orgaMAX-Blog](https://blog.orgamax.de/) und im [Newsletter-Archiv](https://www.deltra.com/news/): - Praxistipp: [Barcodes und QR-Codes in orgaMAX? Geht doch!](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/praxistipp-barcodes-und-qr-codes-in-orgamax-geht-doch) - Update-Frequenz: [orgaMAX-Aktualisierungen à la carte!](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/update-frequenz-orgamax-aktualisierungen-%C3%A0-la-carte) - Tabellen-Auswertungen: [Smarte Datenauswertungen per Mausklick](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/tabellen-auswertungen) - Pfiffiger Buchungsassistent: [Zahlungsdifferenzen im Handumdrehen verbuchen](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/smarter-buchungsassistent) - Einfach sicherer: [Automatische orgaMAX-Backups in der Cloud](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/automatische-orgamax-backups-in-der-cloud) - Praxistipp: [Zeiterfassung und Abrechnung direkt in Ihrer Bürosoftware](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/praxistipp-zeiterfassung-und-abrechnung-direkt-in-ihrer-b%C3%BCrosoftware) - Praxistipp: [Neue Verkaufs-Preiskalkulation](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/neue-verkaufs-preiskalkulation) - Praxistipp: [Rechen-Automatik für flexible Preiseinheiten](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/automatik-flexible-preiseinheiten) - Das zahlt sich aus: [Preislisten für verschiedene Kundengruppen](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/preislisten-f%C3%BCr-verschiedene-kundengruppen) - Professionelles Info-Management: [Wie Sie mit orgaMAX finden, ohne lange zu suchen!](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/suche-info-management) - Raus aus dem Hamsterrad: [Lassen Sie wiederkehrende Aufgaben von Ihrer Bürosoftware erledigen](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/raus-aus-dem-hamsterrad) - Alles auf Kurs? [So haben Sie die wichtigsten Kennzahlen immer im Blick](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/unternehmenskennzahlen-im-blick) - Praxisleitfaden: [Erstellung eines Datenexports mit orgaMAX](https://www.deltra.com/fileadmin/redakteure/dokumente/support/how_to/Datenexport_mit_orgaMAX.pdf) - Nach Personalwechsel: [Mitarbeiter-Datensätze archivieren – nicht löschen!](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/mitarbeiter-datens%C3%A4tze-archivieren) - Effizienter arbeiten: [Deshalb lohnt sich eine Kassenverknüpfung zu Ihrer Bürosoftware](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/effizienter-arbeiten) - Praxis-Leitfaden: [So arbeiten Sie mit orgaMAX GoBD-konform](https://www.deltra.com/fileadmin/redakteure/dokumente/support/how_to/GoBD_Praxisleitfaden.pdf) |
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