Seriennummern- und Chargenverwaltung: So behalten Sie den Durchblick

Wussten Sie, dass das orgaMAX-Zusatzmodul „Lagerverwaltung“ über leistungsstarke und komfortable Rückverfolgungs-Funktionen verfügt? Für jeden einzelnen Artikel können Sie wahlweise die Seriennummern- oder Chargenverwaltung aktivieren.

Nummernsalat: Artikel-, Serien- und Chargennummer?

Vorweg: Während die obligatorische Artikelnummer alle identischen Produkte in einen Topf wirft ...

• unterscheidet die Seriennummer genau zwischen einzelnen (meist physischen) Exemplaren derselben Artikelnummer und
• fasst die Chargennummer einzelne Exemplare derselben Artikelnummer nach Produktions-Zeiträumen oder anderen Merkmalen zusammen.

Hier die wichtigsten Anwendungsfälle der beiden Nachverfolgungs-Varianten im Überblick:

Gewährleistungs-Pflichten und Garantie-Rechte überwachen

Mit der Seriennummern-Verwaltung unterscheiden Sie jedes einzelne Exemplar eines bestimmten Artikels anhand einer eindeutigen alphanumerischen Zeichen- und Ziffernfolge.

Mit Artikel-Seriennummern können beispielsweise Händler ...

• eigene Gewährleistungspflichten gegenüber Kunden erfüllen
• aber auch Garantieansprüche gegenüber Lieferanten geltend machen.
  
  

Produktionsunternehmen und Entwickler können ihren Produkten ebenfalls eigene Seriennummern zuordnen, auf diese Weise einzeln nachverfolgen und verwalten.

Ganz besonders hilfreich ist die Seriennummer-Überwachung bei Artikeln, die sich aus unterschiedlichen Komponenten zusammensetzen: Indem Sie die Materialverwendung differenziert dokumentieren und verfolgen, können Sie bei Fehlern und Reklamationen Gewährleistungs-Pflichten und Garantie-Rechte im Blick behalten.

Auf diese Weise sind beispielsweise differenzierte Abrechnungsmodelle, gezielte Service- und Supportleistungen oder erweiterte Cross-Selling-Angebote möglich.

Besonders praktisch: Sobald ein Artikel mit einer Seriennummer versehen ist, fragt orgaMAX in Verkaufsvorgängen automatisch ab, welche Nummer dem betreffenden Exemplar zugeordnet werden soll:

Die passende Seriennummer können Sie an dieser Stelle wahlweise ...

(1) manuell aus der Liste der vorhandenen Nummer übernehmen oder

(2) automatisch aus dem Bestand füllen lassen.

Sollten nicht genug Seriennummern vorhanden sein, erscheint ein Hinweis:

In dem Fall können Sie die fehlenden Seriennummern entweder gleich im Vorgang nachtragen oder über die Artikelverwaltung ergänzen.

Durchblick bei Produkthaftung, Mindesthaltbarkeit & Co.

Mit der Chargennummern-Verwaltung behalten Hersteller und Händler ganze Serien, Chargen, Partien oder Lose erzeugter oder eingekaufter Waren. Gesetzliche Grundlage für die Chargenverfolgung sind unter anderem ...

• die Los-Kennzeichnungs-Verordnung (LKV),
• das Medizinprodukte-Gesetz (MPG) und
• das Arzneimittel-Gesetz (AMG).
  
  

Die smarte Rückverfolgungsfunktion von orgaMAX ermöglicht die gesetzeskonforme Verwaltung, Dokumentation und eindeutige Identifikation ganzer Ein- und Verkaufseinheiten im Lager und deren Nachverfolgung durch alle Vorgangsarten. Statt Änderungen für jedes einzelne Produkt einzugeben ...

• versehen Sie zusammengehörige Einheiten mit Mindesthaltbarkeits- oder Verfallsdaten und
• überwachen so ganze Produktions- und Verkaufseinheiten auf einen Schlag.
• Bei Verderb, technischen Fehlern, beim Überschreiten des Mindesthaltbarkeits- oder Verfallsdatums sowie anderen Problemen lassen sich ganze Chargen mit einem einzigen Mausklick sperren: Die betreffenden Artikel sind dann in den Vorgängen nicht mehr verfügbar.

Sobald ein Artikel mit einer Chargennummer versehen ist, fragt orgaMAX in Verkaufsvorgängen (analog zur weiter oben beschriebenen Seriennummern-Verwaltung) automatisch ab, aus welcher Charge der Artikel entnommen werden soll.

Die Chargenverwaltung eignet sich damit insbesondere für Händler, Lebensmittel-Hersteller und andere produzierende Betriebe, die ihre Produktions- und Vertriebskette lückenlos überwachen müssen – angefangen bei der Herstellung und im Einkauf bis hin zum Verkauf und zur Auslieferung.

Allgegenwärtige Rückverfolgungs-Funktionen

Ganz gleich, ob Chargen- oder Seriennummern-Verwaltung: Damit sich die unterschiedlichen betrieblichen Anwendungsfälle in der Software abbilden lassen, erleichtert orgaMAX das Erfassen, Wiederauffinden, Zuordnen und Ändern der Rückverfolgungs-Merkmale in jeder Hinsicht:

Die Voreinstellungen erledigen Sie auf Artikelebene in der Artikelverwaltung. Im betrieblichen Alltag bieten sich unterschiedliche Einstiegspunkte für die die laufenden Buchungen an:

• Die Zuordnung erfolgt wahlweise direkt in der Artikelverwaltung, in der Produktion bzw. bei der Bestellung und beim Wareneingang – oder aber beim Verkauf oder der Auslieferung.
• Das Eintragen von Serien- oder Chargennummern ist per Schnellerfassung im Handumdrehen erledigt – im einfachsten Fall per Scanner-Schnittstelle!
• Komfortable Such- und Retrieval-Funktionen ermöglichen blitzschnell den gezielten Zugriff auf einzelne Artikel oder Chargen.

So offensichtlich der vielfältige Praxisnutzen ist: Die Rückverfolgungs-Funktion selbst ist recht gut versteckt. Genau genommen handelt es sich um ein erweitertes Feature der Artikeldatenbank:

Nummern-Überwachung aktivieren

Um eine der beiden Rückverfolgungs-Varianten zu aktivieren, öffnen Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten > Artikel“ den betreffenden Artikel und wechseln zur Registerkarte „Sonstiges". Dort legen Sie im Abschnitt „Rückverfolgung“ fest, ob für den betreffenden Artikel die Serien- oder Chargennummernverwaltung aktiviert werden soll:

Serien- und Chargennummern eintragen: So geht’s!

Bereits vorhandene Serien- oder Chargennummern können Sie bei Bedarf gleich an Ort und Stelle dem betreffenden Artikel zuordnen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche „Seriennummern“ bzw. „Chargen“, die orgaMAX nach Auswahl der Rückverfolgungs-Variante einblendet:

Im folgenden Dialogfenster öffnen Sie per Mausklick auf den Button (1) „Neu – F10“ den Erfassungsdialog für die Eingabe neuer Serien- oder Chargennummern. Im Fall der Seriennummer sieht der so aus:

Praxistipps:

Wenn Sie auf einen Schlag gleich mehrere oder gar sehr viele Serien- oder Chargennummern zuordnen wollen, finden Sie im Dropdown-Menü (2) „Weitere Funktionen – F3“ mehrere komfortable Sammeleingabe-Funktionen:

• Per Mausklick auf „Schnellerfassung“ öffnen Sie den Eingabedialog „Seriennummer bearbeiten“ bzw. „Chargennummer bearbeiten“,
• stellen den Cursor in die oberste Zeile,
• tragen die gewünschte Ziffern- und Buchstabenfolge ein,
• drücken die „Return/Enter“-Taste und
• erfassen gleich die nächste Serien- oder Chargennummer:
  
  

Sobald alle Rückverfolgungsnummern eingetragen sind, schließen Sie die Erfassung mit „OK – F11“ ab.

• Über „Lagerbewegung zuordnen“ können Sie die passenden Rückverfolgungs-Nummern alternativ auch aus bereits vorhandenen erfolgten Vorgängen erfassen
  
  

• oder aber mit „Import ...“ auf einen Schlag aus einer Textdatei mit zeilenweisen aufgelisteten Serien- oder Chargennummern übernehmen:

Serien- und Chargennummern wiederfinden

Falls Sie bereits vergebene Rückverfolgungs-Nummer(n) wiederfinden möchten, steht Ihnen im Menü „orgaMAX > Suche“ eine spezielle Suchfunktion zur Verfügung:

Per Mausklick auf „Seriennummer/Charge suchen“ öffnen Sie einen komfortablen Such-Dialog. Über den können Sie sich nicht nur passende Serien- und Chargennummern, sondern auch die dazugehörigen Vorgänge anzeigen lassen (z. B. Lieferscheine und Rechnungen):

Lektüretipps: Eine ausführliche Dokumentation der verschiedenen Rückverfolgungs-Funktionen bietet das orgaMAX-Handbuch, das Sie über den Menüpunkt „Hilfe > Erste Schritte > PDF-Handbuch“ öffnen. Dort finden Sie Informationen über die ...

• Seriennummern-Verwaltung ab Seite 417 sowie ab Seite 913 und zur
• Chargen-Verwaltung ab Seite 425.
  
  

Dazu zählen auch Schritt-für-Schritt-Beschreibungen, wie Sie die Angaben zur Rückverfolgung je nach Anwendungsfall in verschiedenen betrieblichen Funktionsbereichen erfassen, abrufen und nachbearbeiten.