Unter dem Beitrag „Alles Skonto, oder was?“ können Sie nachlesen, was es mit den weit verbreiteten Schnellzahler-Rabatten auf sich hat und was beim Einräumen von Skontofristen zu beachten ist. Kein Zweifel: Die vermeintlich unspektakulären Skonto-Funktionen machen im betrieblichen Alltag eine Menge Mühe. Doch zum Glück sorgt eine moderne Bürosoftware wie orgaMAX in den meisten Fällen für schnelle Abhilfe.
Standard-Zahlungskonditionen definieren
Im Menü „Stammdaten > Kleinstammdaten“ finden Sie im Abschnitt „Zahlungsbedingungen“ unter anderem typische Skonto-Konditionen:
Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie vorhandene Zahlungsbedingungen an Ihren betrieblichen Bedarf anpassen oder zusätzlich neue Zahlungsbedingungen festlegen.
Skonto-Details anpassen
In der Detailansicht der einzelnen Skonto-Konditionen können Sie ...
- Zahlungsziel, Skonto-Prozentsatz und Skontofrist festlegen,
- bis zu vier Mahnstufen und die dazugehörigen Textbausteine definieren sowie
- Standard-Texte für Skonto-Informationen auf Angeboten, Aufträgen und Rechnungen vorgeben:
Zahlungsbedingungen in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verwenden
orgaMAX übernimmt die in den Kleinstammdaten als „Standard“ festgelegte Zahlungsbedingung automatisch in Ihre Verkaufsvorgänge. Falls Sie im Einzelfall andere Konditionen vereinbart haben, wählen Sie im Register „Eingabemaske“ eine der übrigen Zahlungsbedingungen:
Sollte ausnahmsweise einmal keiner der vorhandenen Vorgaben passen, wechseln Sie per Mausklick auf das Drei-Punkte-Symbol direkt in den Voreinstellungen-Dialog: Dort legen Sie dann einfach eine zusätzliche Zahlungsbedingung an.
Ausgewählten Kunden abweichende Zahlungskonditionen zuweisen
„Stammdaten > Kunden“ gibt es im Register „Konditionen“ zudem die Möglichkeit, einzelnen Kunden von vornherein eine andere „Zahlungskondition“ als die Standard-Zahlungsbedingung zuzuweisen:
Transparente Ausgangsrechnungen durch unmissverständliche Informationen über Skonto-Konditionen
Um den Rechnungsempfängern Arbeit zu ersparen und Rechenfehler zu vermeiden, werden auf Ausgangsrechnungen auch der skontierte Rechnungsbetrag sowie das kalendarische Datum des Skontofrist-Endes ausgewiesen – zusätzlich zu Zahlungsziel, Skontosatz und Skontofrist, versteht sich:
Berechnungsgrundlagen sind das Rechnungsdatum und der nicht-skontierte „Gesamtbetrag“ der Rechnung. Wenn Sie darüber hinaus weitere Informationen bereitstellen wollen (z. B. den absoluten „Skonto Betrag“), legen Sie das im Menü „Stammdaten > Kleinstammdaten“ unter „Zahlungsbedingungen“ bei den Skonto-Konditionen im Register „Text auf Rechnungen“ fest. Sie können dort die passende „Variable einfügen“:
Fristüberwachung bei Eingangsrechnungen
Um keinen Skontoabzug zu versäumen, aktivieren Sie bei Ihren Eingangsrechnungen im Abschnitt „Rechnungsdaten“ die Option „Skonto möglich“ und geben das Skonto-Fristende sowie den Skontosatz ein. Den absoluten Skonto-Betrag ermittelt die Software automatisch:
Skontierbare Vorgänge sind im Bereich „Finanzen > Eingangsrechnungen“ anschließend mit einem gelben Punkt markiert („Skonto möglich“):
Bei der späteren Bezahlung berücksichtigt orgaMAX den Skonto-Betrag automatisch und zieht ihn bei einer Überweisung direkt vom Bruttobetrag der Eingangsrechnung ab.
Skontierte Terminüberweisungen
Mit dem smarten orgaMAX-Zusatzmodul „Banking“ versäumen Sie nie wieder eine Skontofrist. Unter „Finanzen > Lastschriften & Überweisungen“ können Sie „Terminüberweisungen“ erstellen:
Terminüberweisungen übermittelt orgaMAX sofort an Ihre Bank oder Sparkasse. Anschließend kümmert sich das Geldinstitut darum, dass die Zahlung am Tag der „Fälligkeit“ (= Ende der Skontofrist) an den Empfänger überwiesen wird.
Fristüberwachung bei Ausgangsrechnungen
Forderungsmanagement ist Terminsache. Deshalb sorgt orgaMAX dafür, dass überfällige Rechnungen angemahnt werden. Fertig vorbereitete, rechtssichere Mahnschreiben finden Sie unter „Finanzen > Mahnungen“:
Grundlage für die Termine der einzelnen Mahnstufen sind die Fristen, die Sie der betreffenden Ausgangsrechnung zugeordnet haben. Ob und auf welchem Weg Sie die Zahlungserinnerungen letztlich an Ihre Kunden übermitteln, entscheiden Sie selbst.
Wichtig: Das Verstreichen einer Skontofrist ist noch kein Anlass für eine Mahnung. Die Skontokonditionen kontrolliert eine professionelle Bürosoftware jedoch beim Zahlungseingang:
Automatische Buchungsvorschläge und Steuerkorrekturen
Bei reduzierten Rechnungsbeträgen prüft orgaMAX automatisch, ob es sich beim Differenzbetrag um einen Skontoabzug handelt und zeigt den passenden Prozentsatz an. So erkennen Sie auf den ersten Blick, ob dessen Höhe mit den vereinbarten Zahlungsbedingungen übereinstimmt:
Sofern der Skontoabzug korrekt ist, betrachtet die Bürosoftware den Vorgang als vollständig bezahlt und korrigiert im Hintergrund automatisch die Erlös- und Umsatzsteuer-Konten. Wenn der Kunde jedoch zu Unrecht Skonto gezogen hat, buchen Sie den Vorgang als „Teilzahlung“ und orgaMAX erzeugt eine fristgerechte Mahnung über den noch ausstehenden Restbetrag.
Automatische Umsatzsteuervoranmeldungen inklusive nachträgliche Umsatzsteuer- und Vorsteuerkorrektur
Im Bereich „Finanzen > Steuer-Auswertungen“ erstellt orgaMAX Voranmeldungen und Steuererklärungen auf Grundlage Ihrer Verkaufserlöse, Umsatzsteuer-Einnahmen und Vorsteuer-Zahlungen. Dabei berücksichtigt das Programm auch sämtliche eigenen und fremden Skonto-Abzüge!
Lektüretipp
Weiterführende Informationen zum Thema Skonto finden Sie im orgaMAX-Newsletter-Archiv:
- Die Kunden-Perspektive: Skandalöser Skontoverzicht
- Die Anbieter-Perspektive: Richtig rechnen als Rechnungsaussteller
- Forderungsmanagement So mahnen Sie mit Fingerspitzengefühl
- Unberechtigter Skontoabzug? Was Sie über Mahnschreiben wissen sollten
- orgaMAX-Praxistipp: Lust auf Lastschrift!
