orgaMAX ERP stellt Ihnen für alle wichtigen betrieblichen Anlässe optisch ansprechende und rechtlich wasserdichte Dokumentvorlagen zur Verfügung:
- Angefangen beim schlichten Geschäftsbrief
- über Preisanfragen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen
- bis hin zu Rechnungen, Lieferscheinen und – falls nötig – auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Weil die Software dabei auf bereits vorhandene Kunden-, Lieferanten- und Artikel-Stammdaten sowie vorgelagerte Vorgangsdaten zugreifen kann, erzeugen Sie Ihre professionellen Schreiben mit wenigen Mausklicks und bringen sie per E-Mail oder gelber Post im Handumdrehen auf den Weg zu Ihren Geschäftspartnern.
Lektüretipp: Falls Sie gezielt Einfluss auf die inhaltliche und optische Gestaltung der Standardvorlagen Ihrer Bürosoftware nehmen möchten oder nach fertigen Alternativ-Vorlagen suchen, lohnt sich ein Blick auf den orgaMAX-Praxistipp: „Mehr Flexibilität mit Zusatzfunktionen und Bonus-Designs“.
Perfekt passende Produktpräsentationen
Das Befüllen der Standard-Dokumentvorlagen mit vorgangsbezogenen Inhalten lässt sich ebenfalls beschleunigen. Je nach Vorgangsart fällt die Beschreibung mancher Waren und Dienstleistungen unterschiedlich aus. Das manuelle Editieren einzelner Positionstexte ist oft viel zu aufwendig. Für Abhilfe sorgen die praktischen „vorgangsbezogenen Textpassagen“:
- Bei Angeboten und Auftragsbestätigungen etwa wissen Kunden ausführliche Hinweise auf technische Spezifikationen, Materialarten, Produktqualitäten und andere Produkt- oder Dienstleistungsmerkmale sehr zu schätzen:
- Sie selbst haben die Möglichkeit, Ihre Angeboten unaufdringlich in ein gutes Licht zu rücken.
- Dagegen wirken ausführliche (oder gar werblich formulierte) Positionsbeschreibungen bei Rechnungen oder Mahnungen eher störend. Hier genügt in vielen Fällen die schlichte Produktbezeichnung:
Mithilfe der vorgangsbezogenen Textpassagen bietet Ihnen die Artikelverwaltung von orgaMAX ERP daher die Möglichkeit, zusätzlich zum allgemeinen Artikeltext je nach Vorgangsart von vornherein differenzierte Positionstexte festzulegen:
Vorgangsbezogene Textpassagen sind für die folgenden Vorgangsarten verfügbar:
- Angebote,
- Aufträge (= Auftragsbestätigungen),
- Lieferscheine,
- Rechnungen sowie
- Bestellungen / Preisanfragen.
Manuelle editierbare Positionstexte
Um Missverständnissen vorzubeugen: Zusatzinformationen zu den Standard-Artikeltexten einzelner Angebotspositionen können Sie selbstverständlich in jedem Einzelfall direkt beim Anlegen eines Vorgangs auch von Hand erfassen. Dazu …
- öffnen Sie das Dialogfenster „Positionen bearbeiten“,
- ergänzen oder ändern das Feld „Beschreibung“ und / oder
- fügen zusätzlich erläuternde „Positionsarten“ ein:
Bitte beachten Sie: Die Definition vorgangsbezogener Textpassagen für den gesamten Artikelstamm bedeutet je nach Umfang des Sortiments einen beträchtlichen Arbeitsaufwand. Der lohnt sich erfahrungsgemäß vor allem für Händler, aber auch für Dienstleister, die bestimmte Leistungen häufiger erbringen.
Schritt für Schritt zu professionellen Positionstexten
Um vorgangsbezogene Textpassagen festzulegen, wechseln Sie in den orgaMAX-Arbeitsbereich „Stammdaten > Artikel“. Dort öffnen Sie den ersten Artikel, bei dem Sie differenzierte Positionstexte verwenden möchten:
1. Vorgangsbezogene Textpassagen definieren
Die erforderlichen Eingaben erledigen Sie auf der Registerkarte „Artikel“ im Feld „Artikeltext“. Zusätzlich zum übergeordneten allgemeinen Vorgangstext werden vorgangsbezogene Textpassagen durch öffnende und schließende „Tags“ gekennzeichnet, die in eckige Klammern gesetzt sind. Das Prinzip sieht so aus:
- Übergeordneter Artikeltext (gilt für alle Vorgangsarten),
- [Angebot]Zusätzlicher Text für Angebote[/Angebot],
- [Rechnung]Zusätzlicher Text für Rechnungen[/Rechnung],
- Bei Bedarf Fortsetzung des übergeordneten Artikeltexts (für alle Vorgangsarten).
Um Tippfehler bei der Eingabe der Start- und Stopp-Marken zu vermeiden, können Sie die korrekten „Tag“-Platzhalter per Mausklick abrufen. Dazu ...
- stellen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle in das Feld „Artikeltext“,
- klicken auf den Button „Vorgangsbezogene Textpassagen“ und
- dann auf die passende Vorgangsart (z. B. „einfügen für Angebote“).
Dieselben Schritte wiederholen Sie für weitere Vorgangsarten (z. B. „einfügen für Rechnungen“), bei denen orgaMAX ERP spezielle Positionstexte verwenden soll. Das sieht dann zunächst so aus:
Anschließend ersetzen Sie die Platzhalter „Text für Angebote“ bzw. „Text für Rechnungen“ durch die Formulierungen, die das Programm je nach Vorgangsart für diesen Artikel als Positionstexte verwenden soll:
Praxistipp: Bitte verzichten Sie auf das Einfügen von Zeilenumbrüchen oder Leerzeichen zwischen den verschiedenen Artikeltext-Bestandteilen. Alle Textinhalte und Steuerzeichen, die sich außerhalb der Markierungen von Vorgangs-Tags befinden, erscheinen später 1:1 im Positionstext.
Und einmal mehr nicht vergessen: Sobald die Texterfassung abgeschlossen ist, speichern Sie Ihre Änderungen per Mausklick auf den Button „OK – F11“.
2. Vorgangsbezogene Textpassagen nutzen & nachjustieren
Einmal festgelegt, ist die Übernahme der gewünschten Positionstexte in die jeweiligen Vorgangsarten ein Selbstläufer. Beim Artikel aus unserem Beispiel sieht der Positionstext auf einem Angebot so aus:
Der entsprechende Rechnungs-Positionstext desselben Artikels hat dagegen folgenden Inhalt:
Wie gesagt: Die Textanpassung in den unterschiedlichen Vorgangsarten erfolgt automatisch. Falls Sie im Einzelfall Änderungen von Hand vornehmen möchten, ist aber auch das problemlos möglich. Dazu ...
- öffnen Sie im Vorgang per Mausklick auf den Positionstext das Dialogfenster „Positionen bearbeiten“,
- klicken dort in das Feld „Beschreibung“ und
- passen den Artikeltext im Editor nach Belieben an:
Per Mausklick auf den Button „Schließen – F12“ übernehmen Sie Ihre Änderungen in den Vorgang.
Wichtig: Die manuelle Anpassung bezieht sich nur auf den aktuellen Vorgang! Zuvor definierten Artikeltexte bleiben unverändert in den Artikelstammdaten erhalten. Falls Sie den Artikeltext direkt aus einem Vorgang heraus dauerhaft im Artikelstamm ändern wollen ...
- wählen Sie im Dialogfenster „Positionen Bearbeiten“ die betreffende Positionszeile aus,
- klicken in der Menüleiste auf den Button „weitere Funktionen ...“
- und dann auf Menübefehl „Artikel bearbeiten“:
Damit greifen Sie ohne Umwege direkt auf den Datensatz des betreffenden Artikels im Artikelstamm zu und können dort die gewünschten (dauerhaften) Änderungen vornehmen.
Zugabe: Vorgangsbezogene Textpassagen mit Sprachvarianten kombinieren
Zum Abschluss noch ein Extratipp für Fortgeschrittene: Zusätzlich zu den vorgangsbezogenen Textpassagen stellt Ihnen die Textbaustein-Verwaltung von orgaMAX ERP mehrsprachige Textvarianten zur Verfügung.
Lektüretipp: Falls Sie viele Auslandskunden haben, mit denen Sie in unterschiedlichen Sprachen kommunizieren, lohnt sich ein Blick auf den orgaMAX-Praxistipp: „Grenzenlose Geschäfte: So nutzen Sie mehrsprachige Briefpapiere, Textbausteine & Artikelbeschreibungen“.
Dort finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie sich die Dokumentenvorlagen von orgaMAX ERP internationalisieren lassen. Neben …
- fremdsprachigen Briefpapieren und Textbausteinen,
- internationalen Zahlungs- und Mahnbedingungen sowie
- länderspezifischen Dokumentenvorlagen
… können Sie auch mehrsprachige Artikelbezeichnungen festlegen. Die lassen sich im Artikelstamm im Register „Artikel“ im Feld „Artikeltext“ per Mausklick auf den Button „Sprachen“ definieren:
Wie bei den vorgangsbezogenen Textpassagen gesehen, basieren mehrsprachige Artikeltexte ebenfalls auf dem Prinzip der Start- und Endmarken („Tags“). Mehr noch: Die beiden Artikeltext-Automatismen lassen sich bei Bedarf sogar miteinander kombinieren.
Neben allgemeinen Artikeltexten in verschiedenen Sprachen können Sie die dazugehörigen fremdsprachigen Vorgangs-Textpassagen (= differenzierte fremdsprachige Positionstexte auf Angeboten und Rechnungen) festlegen. Die einzelnen Start- und Endmarken sind in dem Fall so ineinander verschachtelt:
- Allgemeiner Artikeltext (für alle Artikel und Kunden, denen keine Fremdsprache zugeordnet sind)
- [Angebot]Angebots-Text[/Angebot]
- [Rechnung]Rechnungs-Text[/Rechnung]
- [SPRACHE:ENG] Allgemeiner englischer Artikeltext[/SPRACHE:ENG]
- [Angebot][SPRACHE:ENG]Englischer Angebots-Text[/SPRACHE:ENG][/Angebot]
- [Rechnung][SPRACHE:ENG]Englischer Rechnungs-Text[/SPRACHE:ENG][/Rechnung]
Wie Automatisierungs-Profis die Artikeltexte von orgaMAX ERP darüber hinaus mit allerlei Feld- und Datums-Variablen ausdifferenzieren können, erfahren Sie im Video-Tutorial über das Feintuning von Artikeltexten.
