Wiedervorlage: Erfolgreiche Auftrags-Akquise durch interaktive orgaMAX-Aktionszentrale

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Im betrieblichen Alltag, zumal im Marketing und Vertrieb, lassen sich viele Aufgaben nicht sofort erledigen. Oder jedenfalls nicht gleich vollständig: Mal ist ein Geschäftspartner nicht zu erreichen, mal der Zeitpunkt unpassend, mal fehlen Informationen, mal die Rückmeldung eines Interessenten.

Die Folge: In Terminkalendern, To-do-Listen, Zeit- und Projektplänen, in Excel-Listen und auf gelben Post-ist wimmelt es nur so von „Denkzetteln“ mit dringenden Erinnerungen und wichtigen Aufgaben aller Art. Vor allem solchen mit vielen Ausrufezeichen. Gar nicht so einfach, da immer den Über- und Durchblick zu behalten.

„Aus den Augen, aus dem Sinn?“ Bloß nicht!

Mehr noch: Vor allem in kleineren Unternehmen verwendet jede/r einzelne Mitarbeitende oft ein ganz eigenes Wiedervorlage-„System“. Kein Wunder, dass Vertretungen bei Krankheit und in Urlaubszeiten ewig brauchen, um auf Stand zu kommen und Probleme haben, wichtige Angebote, Aufträge und andere Deadlines nicht aus den Augen zu verlieren!

Anforderungen an professionelle Wiedervorlage-Systeme

Grund genug, das oft vernachlässigte Thema Wiedervorlage gezielt zu anzugehen. Im Mittelpunkt stehen dabei die folgenden Anforderungen:

Klare und präzise Wiedervorlage-Informationen - insbesondere: Festlegen erforderlicher Maßnahmen, Fälligkeitsdaten, zuständiger Personen und externer Kontakte, Verknüpfung dazugehöriger Vorgänge.
Prioritäten setzen: Wiedervorlagen nach Dringlichkeit und Priorität kategorisieren, um bei Engpässen die richtigen Entscheidungen treffen zu können.
Systematische und lückenlose Vorgangs-Dokumentation: Speichern relevanter Dokumente, Festhalten von Gesprächsnotizen, offenen Fragen, Erfolgseinschätzungen, erforderliche Folgeaktionen etc.
Verantwortlichkeit festlegen: Zuständigkeiten und Vertretungen bestimmen und für internen Kommunikationsfluss sorgen.
Termintreue: Sicherstellen, dass Wiedervorlagen den zuständigen Mitarbeitenden zum Fälligkeits-Zeitpunkt auch tatsächlich „vorgelegt“ werden (z. B. durch Termin-/Erinnerungs-Popup-Fenster).
Nachverfolgung und Kontrolle: Regelmäßige Überprüfung offener Wiedervorlagen, um sicherzustellen, dass sämtliche Aufgaben im Zeitplan liegen.
Kontinuierliche Anpassungen: Wiedervorlage-System regelmäßig an veränderte Umstände und Prioritäten anpassen.

Um analoge und digitale „Verzettelung“ zu vermeiden, sorgen Sie für all das am besten an einer zentralen Stelle unter einem Software-Dach:

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Innovativ & interaktiv: die CRM-Aktionszentrale

Die gute Nachricht: Mit dem Wiedervorlage-Modul von orgaMAX ERP halten Sie selbst und Ihre Belegschaft die ...

Ergebnisse von Akquisitions- und Beschaffungs-Telefonaten,
Inhalte von Vertragsverhandlungen und Auftragsdetails sowie
sonstiger Treffen mit Interessenten, Kunden und bei Bedarf auch beteiligter Lieferanten und Dienstleister

... im Handumdrehen fest. Zugleich sorgen Sie in der pfiffigen CRM-Aktionszentrale per Mausklick dafür, dass orgaMAX Sie zuverlässig und pünktlich an fällige Folgeaktivitäten erinnert.

Auf diese Weise behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Marketing-, Vertriebs- und Beschaffungsaktivitäten – und das sowohl kontakt- als auch vorgangsbezogen. Denn durch die nahtlose Verknüpfung mit der Stammdaten- und Vorgangsverwaltung stehen Ihnen die Wiedervorlage-Inhalte in orgaMAX ERP überall auf Knopfdruck zur Verfügung.

Doch der Reihe nach:

Viele Wege führen zur Wiedervorlage

Neue Wiedervorlagen erzeugen Sie wahlweise ...

direkt im orgaMAX-Arbeitsbereich „Office > Wiedervorlage“ per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu – F10“,
über das Kontextmenü der Angebots- und Auftragsliste
oder – analog dazu – über das Kontextmenü der Kunden- oder Interessentenliste. In diesem Fall besteht sogar die Möglichkeit gleich mehrere Geschäftspartner zu markieren und für alle ausgewählten Kontakte jeweils eine Wiedervorlage zu erzeugen. Das ist zum Beispiel dann nützlich, wenn im Rahmen einer Werbemaßnahme viele neue Interessenten akquiriert wurden, mit denen in nächster Zeit konkrete Verkaufsgespräche geführt werden sollen.

Zusatztipp: Weitere Wiedervorlage-Ausgangspunkte finden Sie auf der Registerkarte „Historie“ im „Details“-Bereich der Interessenten- und Kundenliste (Mausklick auf den Button „Neu – F10“) ...

... sowie auf der Registerkarte „Erweitert“ beim Erfassen / Bearbeiten von Angeboten und Aufträgen:

Schritt 1: Rahmendaten der Wiedervorlage erfassen

Ganz gleich, auf welchem Weg neue Wiedervorlagen erzeugt wurden: Die dazugehörigen Rahmendaten erfassen Sie anschließend in einem übersichtlichen Eingabedialog („Wiedervorlage Neu“):

Sie wählen einen (1) Kontakt oder Vorgang aus (falls Sie die Wiedervorlage über das Kontextmenü der Stamm- oder Vorgangsdatenverwaltung angelegt haben, sind die dazugehörigen Daten bereits in den passenden Feldern eingetragen),
geben Ihrer Wiedervorlage einen aussagekräftigen (2) „Betreff“,
tragen ein, wann die Nachverfolgung (3) „fällig“ ist (das ist das Fälligkeits-Datum, unter dem die Wiedervorlage in der Übersichtsliste einsortiert ist (= „überfällig“, „heute fällig“ oder „zukünftig fällig“).
ob und ggf. wann orgaMAX ERP Sie daran (4) „erinnern“ soll (durch Öffnen eines Erinnerungsfensters wie bei klassischen Terminen und Aufgaben),
legen fest, welche/r Ihrer Mitarbeitende für die Widervorlage (5) „zuständig“ ist, und
erfassen im (6) „Notizen“-Feld den Anlass und Hintergrund der Wiedervorlage sowie weitere Anmerkungen und Hinweise.

Nachdem Sie den Datensatz mit „OK F11“ gespeichert haben, finden Sie die Erinnerung im Bereich „Office > Wiedervorlage“ wieder.

Praxistipp: Falls Sie die Rahmendaten einer bereits vorhandenen Wiedervorlage im Nachhinein noch einmal bearbeiten möchten...

öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü,
klicken dort auf „Bearbeiten“,
nehmen die gewünschten Änderungen vor und
speichern Ihre Eingabe wieder mit „OK – F11“.

So weit, so unspektakulär: Bis hierhin ähnelt die orgaMAX-Wiedervorlage einem klassischen Termineintrag.

Schritt 2: Interaktive Aktionszentrale aktivieren

Nun kommen wir zum interaktiven Teil: In einer praktischen Aktionszentrale lassen sich fällige Wiedervorlagen ganz bequem abarbeiten und Folgeaktionen festlegen. Per Doppelklick (oder über „Durchführen – F11“) starten Sie eine Wiedervorlage:

Daraufhin öffnet sich eine smarte Wiedervorlage-Aktionszentrale, in der Ihnen eine Menge praktischer Funktionen zur Verfügung stehen:

Ganz oben im Bereich (1) „Kontakt“ finden Sie die wichtigsten Adress- und Kommunikationsdaten Ihres Geschäftspartners.
Über (2) „Weitere Daten“ öffnen Sie die vollständigen Kontaktinformationen – inklusive aller Briefe, Vorgänge, Dokumente, Historie, Notizen und Aufwände.
Per Mausklick auf (3) „Historie zeigen“ lassen Sie sich die komplette Vorgangsgeschichte des betreffenden Geschäftspartners anzeigen.
Im mittleren Formularteil (4) „Aktion“ halten Sie das „Ergebnis der Kontaktaufnahme“ in Form einer vorbelegten oder manuellen Gesprächsnotiz
Falls die Wiedervorlage mit einem Angebot oder Auftrag verknüpft ist, lässt sich der zugrundeliegende Vorgang per Mausklick auf (5) „Angebot (Auftrag) öffnen“ direkt aus der Aktionszentrale heraus einblenden.
Über das Drop-down-Menü (6) „JETZT kontaktieren“ starten Sie Anrufe, versenden E-Mails und SMS-Kurznachrichten.
Im Abschnitt darunter stehen zudem (7) Aktionsschaltflächen zur Verfügung, mit denen Sie das „Ergebnis der Kontaktaufnahme“ festhalten können (z. B. „Nicht erreicht“, „(aktuell) kein Interesse“ oder „Angebot/Verkauf“): Ein Mausklick auf eine der Schaltflächen genügt, um den betreffenden Textbaustein als „Gesprächsnotiz“ zu übernehmen.
Sobald Sie das „Ergebnis der Kontaktaufnahme“ und ggf. eine ergänzende manuelle „Gesprächsnotiz“ festgehalten haben, legen Sie im unteren Bereich des Formulars falls erforderlich die (8) „Folgeaktion(en)“ Das kann eine weitere Wiedervorlage oder auch das Erstellen eines Angebots, das Anlegen einer Aufgabe oder eines Kalendereintrags sein.

Bitte beachten Sie: Nachdem Sie eine Wiedervorlage abgearbeitet und Ihre Eingaben in der Aktionszentrale per Mausklick auf „OK – F11“ gespeichert haben, entfernt orgaMAX sie automatisch aus der Übersichtsliste im Bereich „Office > Wiedervorlage“! Dort werden grundsätzlich nur schwebende Wiedervorlage-Vorgänge angezeigt.

Keine Sorge: Verschwunden sind die Inhalte abgearbeiteter Wiedervorlagen damit nicht: Sämtliche offenen und erledigten Kontaktaufnahmen finden Sie dauerhaft in der „Details“-Ansicht des betreffenden Kunden oder Interessenten (unter der Registerkarte „Historie“).

Feintuning: Aktionszentrale anpassen & optimieren

So praktisch die interaktive Wiedervorlage-Zentrale bereits standardmäßig ist: Nicht alle Elemente passen auf Anhieb perfekt zur CRM-Praxis aller Branchen. Daher bietet orgaMAX Ihnen die Möglichkeit, die Aktionszentrale mit wenigen Mausklicks gezielt an den Bedarf und die Besonderheiten Ihres Unternehmens anzupassen.

Unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ können Sie im Abschnitt „Gesprächsergebnisse“ die Inhalte und Reihenfolge der Schaltflächen-Beschriftungen für die „Ergebnisse Kontaktaufnahme“ festlegen, entbehrliche Schaltflächen löschen und neue Buttons hinzufügen:

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Zusatztipps:

orgaMAX unterscheidet bei Bedarf verschiedene „Kontakttypen“. Je nachdem, ob es sich um einen Verkaufsvorgang (Kontakttyp „Kunde / Interessent“) oder Beschaffungsvorgang (Kontakttyp „Lieferant“) handelt, sind so unterschiedliche Schaltflächen-Beschriftungen und Vorgabetexte möglich.
Falls in der Spalte „Gesprächsnotiz“ noch keine Inhalte hinterlegt sind, können Sie per Mausklick auf „Vorgabetext bearbeiten“ passende Informationen festlegen. Wenn Anwender später auf einen der Aktionsbuttons klicken, übernimmt orgaMAX den Vorgabetext in das Feld „Gesprächsnotiz“ der Wiedervorlage.

Mehr noch: Für jedes einzelne „Ergebnis der Kontaktaufnahme“ können Sie ...

die Standardauswahl „Neue Wiedervorlage erstellen“ ändern,
Textvorlagen der Felder „Betreff“ und „Notiz“ für neue Wiedervorlagen sowie deren Standard-„Fälligkeit“ in Minuten, Stunden oder Tagen festlegen,
die Vorbelegung der „Folgeaktion“-Auswahl ändern und / oder
die Voreinstellungen der „Statusänderungen“ von Kunden und Interessenten auswählen.

Praxistipp: Fans bewegter Bilder können sich die Einrichtungs- und Anwendungsschritte im Video-Tutorial „Wiedervorlage nutzen“ genauer anschauen.

Fazit

Ganz gleich, ob es um Bereitstellung erforderlicher Wiedervorlage-Informationen, automatische Fälligkeits-Überwachung, einfache, komfortable und nachvollziehbare Ergebnis-Aufzeichnung, Dokumentation und Archivierung, zuverlässige interne Kommunikation oder auch nahtlose Verzahnung mit anderen Stamm- und Vorgangsdaten geht: Mit dem Wiedervorlage-Modul von orgaMAX ERP steht Ihnen ein praxisnahes, vielseitiges und flexibles CRM-Tool zur Verfügung. Probieren Sie’s aus: Es lohnt sich!