Angebot schreiben: Was Sie über Angebotsschreiben wissen sollten

Die Anfrage eines Interessenten liegt auf dem Tisch: Darin bittet er Sie um ein schriftliches Angebot. An sich ja sehr erfreulich – nur: Welche Funktion und Wirkung hat so ein Angebotsschreiben? Gibt es Pflichtangaben oder Formvorschriften für professionelle Angebote? Und: Wie lange sind Sie an Ihre Offerte gebunden?

Wir erläutern, wie Sie Ihren Kunden attraktive Angebote machen, dabei Formfehler vermeiden und Vertragsrisiken durch Freizeichnungsklauseln verringern.

1. Angebot Definition
2. Angebot erstellen: Welche Formvorschriften muss ich beachten?
3. Gute Gründe für schriftliche Angebote
4. Angebot Vorlage zum Download
5. Pflichtangaben Angebot
6. Freibleibendes Angebot
7. Beispiele für Freizeichnungsklauseln

Angebot Definition

Rechtlich ist das Angebot ein Teil der Vertragsanbahnung. Der juristische Begriff lautet „Antrag“. Damit ein Vertrag zustande kommt, sind „übereinstimmende Willenserklärungen“ erforderlich:

• Einer der beiden Vertragspartner macht ein Angebot (= „Antrag“). Das Angebot ist die erste Willenserklärung.
• Nimmt der andere Vertragspartner das Angebot an, ist der Vertrag zustande gekommen. Die Annahme (= „Auftragsbestätigung“) stellt die zweite Willenserklärung dar.

Das Grundprinzip gilt grundsätzlich für alle Vertragsarten. Ganz gleich, ob es sich um Kaufverträge, Dienst- oder Werkverträge, Kredit-, Miet- oder Pachtverträge handelt.

Üblicherweise machen Lieferanten, Dienstleister und andere Auftragnehmer ihren Kunden Angebote. Damit drücken sie ihren Willen aus, unter bestimmten Bedingungen einen Vertrag abzuschließen. Stimmt der Kunden den Angebotskonditionen zu, kommt der Vertrag zustande.

Ist der Kunde mit den Bedingungen hingegen nicht einverstanden, kann er einen Gegenvorschlag machen. In dem Fall liegt rechtlich ein neuer Antrag vor. Stimmt der Auftragnehmer den geänderten Konditionen zu, ist der Vertrag geschlossen. Dieses Hin und Her kann sich mehrfach wiederholen.

Angebot erstellen: Welche Formvorschriften muss ich beachten?

Die gute Nachricht: Anders als bei Rechnungen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben über die Form und die Inhalte von Angeboten. Ob Sie Ihre Offerten mündlich oder telefonisch abgeben oder per E-Mail oder in Papierform mit der Post verschicken, überlässt der Staat Ihnen und Ihren Geschäftspartnern.

Es existieren auch keine Vorschriften darüber, welche Informationen über Waren und Dienstleistungen, Zahlungs- oder Lieferbedingungen auf Angeboten erforderlich sind.

Gute Gründe für schriftliche Angebote

Trotzdem sprechen viele gute Gründe dafür, Angebote mit allen wichtigen Vertragsgrundlagen auszuhändigen oder per E-Mail oder Post zu verschicken. Schriftliche Angebote ...

• bilden einen günstigen Ausgangspunkt für die folgenden Vertragsverhandlungen: Als Anbieter geben Sie auf diese Weise selbst die Verhandlungsbasis vor.
• sorgen hinterher bei Zweifeln für Klarheit über die ausgehandelten Vertragsinhalte (falls kein separater schriftlicher Vertrag erstellt wurde).
• verhindern Schnellschüsse: Anders als im persönlichen Gespräch haben Sie die Möglichkeit, Ihre Leistungen genau zu kalkulieren und den Auftrag zu planen.
• erlauben es Ihnen, die Stärken und den Nutzen Ihrer Waren und Dienstleistungen in ein günstiges Licht zu rücken,
• ermöglichen die Ergänzung angefragter Leistungen durch passende Alternativ- und Zusatzangebote.

Außerdem stellen Sie mit professionellen Angeboten Ihre Seriosität und Vertrauenswürdigkeit unter Beweis!

Angebot Vorlage zum Download

Sie sind auf der Suche nach einem Angebotsmuster oder einer passenden Dokumentenvorlage? Dann werfen Sie einen Blick auf unser exemplarisches Angebotsschreiben. Das Muster steht zum kostenlosen Download bereit. Die Wordvorlage ist editierbar: Sie können das Dokument nach Belieben an die Besonderheiten Ihres Unternehmens anpassen.

Angebote mit orgaMAX schreiben

Mit einer Angebotssoftware wie orgaMAX machen Sie Interessenten und Kunden erfolgversprechende und zugleich rechtssichere Angebote. Dafür sorgen von Experten geprüfte Vorlagen, die bereits alle wichtigen Angebots-Elemente enthalten.
Aussagekräftige Informationen zu den einzelnen Waren und Dienstleistungen übernehmen Sie per Mausklick aus Ihrer Artikeldatenbank. Mithilfe smarter Alternativ- und Zusatzangebote erweitern Sie bei Bedarf den angefragten Auftragsumfang.
Und das Beste: Kommt der Auftrag wie gewünscht zustande, wandeln Sie Ihr Angebot im Handumdrehen in eine finanzamtskonforme Rechnung um. Probieren Sie’s aus:

Pflichtangaben Angebot 

Ein kaufmännisches Angebot enthält üblicherweise die folgenden Angaben:

• Ihre eigenen Namens-, Adress- und Kontaktdaten,
• Firma, Name und Anschrift des Kunden oder Interessenten.
  Wichtig: Die angebotenen Preise und Konditionen gelten nur für diesen Adressaten!
• das Angebotsdatum,
• eine Angebotsnummer,
• genaue Bezeichnung, Umfang und Preis der angebotenen Waren und/oder Dienstleistungen,
• eventuelle Skonto- und andere Rabattangebote,
• eventuelle Kosten der Verpackung, des Transports, der Versicherung und / oder des Aufbaus oder der Installation,
• die Liefer- und Zahlungsbedingungen
• sofern vorhanden Hinweis auf Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) und Gerichtsstand sowie eventuelle
• Freizeichnungsklauseln (Handelsklauseln), mit denen Sie die Bindung Ihres Angebots gezielt beschränken.

Sie sehen: Abgesehen von den Lieferkonditionen tauchen die meisten Angebots-Elemente später auf Ihren Rechnungen auf.

Freibleibendes Angebot

Eine Besonderheit von Angeboten sind die sogenannten Freizeichnungs- oder Handelsklauseln: Mit deren Hilfe können Sie die Wirksamkeit und Gültigkeit Ihrer Offerten einschränken.

Hintergrund: Sofern Sie die Gültigkeit Ihres Angebots („Antrags“) nicht ausdrücklich festlegen, sind Sie daran gebunden. In § 145 BGB heißt es dazu: „Wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat.“

Keine Sorge: Es besteht trotzdem keine Gefahr, dass ein Kunde Jahre später auf die Einhaltung eines uralten Angebots pocht. Die Länge der Bindungswirkung ist in § 147 BGB grundsätzlich geregelt:

• Ein unter Anwesenden von Person zu Person gemachtes Angebot muss sofort angenommen werden. Als Anwesenheit gilt z. B. ein persönliches Treffen, aber auch ein Telefonat oder eine Videokonferenz. Sobald das Treffen oder Telefonat beendet ist, verliert das Angebot seine Wirkung.
• Anders verhält es sich bei Angeboten, die einem Abwesenden gemacht werden (z. B. per Post, E-Mail oder Fax): Hier kann ein Angebot laut Gesetz solange angenommen werden, wie der Anbieter „den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf.“
  Üblicherweise sind das ein paar Tage – bei komplizierten Großaufträgen unter Umständen aber auch ein paar Wochen.

Um von vornherein für Klarheit über den Umfang und die Gültigkeit eines Angebots zu sorgen, enthalten professionelle Angebote häufig Freizeichnungsklauseln.

Beispiele für Freizeichnungsklauseln

Die Bindung eines Angebots kann unter anderem zeitlich, mengenmäßig oder auch preislich begrenzt werden. Typische Formulierungen lauten:

• „Angebot gültig bis 15.10.2019“,
• „Solange der Vorrat reicht“,
• „Preise freibleibend“ (= Preisänderungen möglich)

Selbst ein komplett unverbindliches Angebot ist möglich. Eine solche Offerte wird auch als „freibleibendes Angebot“ bezeichnet. Dabei handelt es sich rechtlich gesehen gar nicht um eine wirksame Willenserklärung („Antrag“). Vielmehr stellt das freibleibende Angebot die Aufforderung an den Geschäftspartner dar, seinerseits ein Angebot abzugeben.

Bitte beachten Sie: Trifft dann tatsächlich ein Angebot der Gegenseite ein, müssen Sie als Unternehmer darauf aber auch reagieren. Ob Sie zustimmen oder ablehnen, bleibt Ihnen überlassen. Wenn Sie jedoch gar nicht reagieren, kommt der Vertrag zu den Konditionen der Gegenseite zustande!