Sämtliche Dokumente zu verlieren ist für Unternehmen der Super-GAU schlechthin. Gründe dafür können vielfältig sein: Defekte Festplatten, Stromausfälle oder Kurzschlüsse sind nur einige Beispiele. Im schlechtesten Fall sind die Daten unwiederbringlich und das Geschrei ist groß. Gerade kleineren Betrieben ohne eigene IT-Abteilung fehlt es oft an Manpower und Kompetenz, um Backups ordnungsgemäß durchzuführen. Dennoch sind sich die meisten Unternehmen der Wichtigkeit des Themas bewusst und suchen nach einer Lösung, wie Sie Rechnungen, Kundendaten und andere Dokumente sichern können, ohne viel Zeit dafür aufzuwenden. Im Folgenden finden Sie grundlegende Backup-Tipps und wir zeigen Ihnen, wie eine Bürosoftware Ihnen die Datensicherung vereinfachen kann.
Welche Daten sollten gesichert werden?
Bevor Sie in Aktivismus verfallen und sämtliche Daten doppelt und dreifach sichern, überlegen Sie sich genau, welche Daten für Sie und Ihr Unternehmen wichtig sind. Sie werden nicht alle anfallenden Daten sichern müssen. Zu den relevanten Daten können je nach Unternehmensstruktur z. B. Stammdaten Ihrer Kunden, Rechnungen oder auch Lieferscheine gehören. In jedem Fall macht es Sinn, folgende Dokumente auch noch Jahre später zur Verfügung zu haben, da diese der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen:
- (Handels-) Bücher und Aufzeichnungen
- Buchungsbelege
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Einzelabschlüsse
- Konzernabschlüsse
- Empfangene Handelsbriefe
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz
- Die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung wichtig sind
Welche verschiedenen Methoden gibt es?
Für Unternehmen empfiehlt es sich, mindestens (!) einmal in der Woche ein Backup zu erstellen. Um dies zu realisieren, gibt es unterschiedliche Verfahren:
1. Die differenzielle Sicherung
Zunächst wird ein Backup der kompletten Datenbasis erstellt. Nach dieser „Grundsicherung“ werden mit jedem weiteren Backup nur noch die Daten gespeichert, die neu hinzugekommen sind oder sich verändert haben. Es wird damit ermöglicht, auf unterschiedliche Zeitpunkte „zurückzuspringen“. Zur Wiederherstellung der Daten wir die Grundsicherung und das Backupfile des Zeitpunkts benötigt.
2. Die inkrementelle Sicherung
Diese Variante speichert zwar auch die neu hinzugekommenen oder geänderten Datensätze, jedoch nimmt sie immer die zuletzt durchgeführte Sicherung als Referenz. Die differenzielle Sicherung verwendet im Gegensatz dazu jedes Mal die erste Grundsicherung als Referenz, um entscheiden zu können, welche Daten hinzugekommen oder verändert worden sind. Die inkrementelle Sicherung ist also günstiger, da die gesicherten Datenmengen viel kleiner sind. Ist jedoch eine Sicherung beschädigt, kann die nächste Sicherung nicht durchgeführt werden.
Die beiden Methoden lassen sich jedoch oft nur mit zusätzlicher Software realisieren. Zur Wiederherstellung der Daten werden die Grundsicherung und alle Backupfiles bis zum Zeitpunkt benötigt.
3. Das Generationenprinzip (empfohlen)
Sehr häufig wird das Generationenprinzip verwendet (Großvater-Vater-Sohn). Umsetzen lässt es sich leicht mit Speichermedien wie USB-Sticks. Als „Sohn-Backup“ wird eine Sicherung bezeichnet, die von Montag bis Donnerstag täglich durchgeführt wird. Hier wird inkrementell gesichert und damit nur die neu hinzugekommenen Daten neu gespeichert. Das „Vater-Backup“ wird jeden Freitag und das „Großvater-Backup“ jeweils am Monatsende durchgeführt. Letzteres ist eine Vollsicherung. Die Anzahl der erforderlichen USB-Sticks bestimmt maßgeblich der Anspruch, wie lange Sie in der Lage sein möchten, „zurückzuspringen“ – Ihre Daten aus der Vergangenheit also wiederherzustellen. Das Prinzip lässt sich auch Anwenden, wenn alle Backups Vollsicherungen sind. Dies erhöht zwar den Speicherbedarf der Sicherungen, ermöglicht jedoch die Wiederherstellung der Daten aus nur einem Sicherungssatz.
Generell ist es empfehlenswert, einen oder mehrere „RAID 1“-Verbünde zu erstellen. Einfach ausgedrückt, wird bei diesem Prinzip die Festplatte mit der Sicherung auf eine andere Festplatte gespiegelt. Diese werden also mit identischen Daten beschrieben, um dem Datencrash bei Verlust einer Festplatte vorbeugen zu können. Doch Vorsicht: Ein RAID ersetzt kein Backup – die durch die Kopie gesicherten Daten werden nur noch einmal auf ein anderes Medium gespeichert.
Welche Speichermedien kommen für mich in Frage?
Gängige auf dem Markt erhältliche Bürosoftware ermöglicht ihren Nutzern, sämtliche CRM-Kundendaten, Rechnungen und andere Dokumente mit wenigen Klicks zu exportieren. Welches Speichermedium dafür in Frage kommt, hängt u. a. mit der Datengröße zusammen. Grundsätzlich sind folgende Speichermedien denkbar:
- CD-ROM
- DVD
- USB-Stick
- Externe Festplatte
- Netzwerk-Festplatte mit Backup-Software
- LTO-Laufwerk (LTO = Linear Tape Open, Bänder)
- Cloudspeicher
Wie führe ich die Sicherung durch?
Am einfachsten wird eine umfangreiche Datensicherung, wenn die zu sichernden Daten bereits strukturiert an einem Ort gespeichert sind. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Sie schon eine Bürosoftware, ein CRM oder eine ähnliche Software in Ihrem Unternehmen einsetzen. Da sämtliche Geschäftsprozesse in der Software abgewickelt werden, stehen Ihnen dort Rechnungen, Lieferscheine, Kundenstammdaten und vieles mehr gesammelt zur Verfügung. Dieser Umstand führt dazu, dass Software-Hersteller seit Jahren komfortable Datensicherungs-Funktionen mitliefern. So können Sie auch ohne die Hilfe eines IT-Spezialisten dafür sorgen, dass Ihnen keine Daten mehr verloren gehen können. Meistens können Sie wählen, ob der gesamte Datenbestand gesichert werden soll oder beispielsweise nur die Eingangs- oder Ausgangsrechnungen. Viele Anbieter liefern außerdem eine Freigabe-Funktion für Cloud-Dienste wie Google Drive oder Dropbox, mit denen Sie nicht auf physische Datenspeicher angewiesen sind. Falls Sie Cloud-Dienste verwenden möchten, achten Sie auf den Standort der Firmen, um Datenschutzverletzungen vorzubeugen. Werden die Daten auf Servern in den USA oder außerhalb der EU gespeichert ist oft fraglich, ob die europäischen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden können. Ein letzter Tipp: Die Sicherung im ZIP-Dateiformat spart Ihnen erheblichen Speicherplatz.
Bürosoftware vereinfacht Ihnen nicht nur den Geschäftsalltag durch Funktionen wie die Rechnungserstellung oder eine professionelle Lagerhaltung, sondern ermöglicht es Ihnen, mit ein paar Klicks den gesamten Inhalt ihrer Unternehmenssoftware zu exportieren. Sie ist der zentrale Sicherheitsdienst für eine der wertvollsten Ressourcen in Ihrem Unternehmen. Im Schadensfall sind Sie so auf der sicheren Seite.
