Finden statt suchen – Mit einer einheitlichen Datenablage zu mehr Unternehmenserfolg

Zeit ist Geld. Ein vielzitiertes Sprichwort, in dem jedoch eine Menge Wahrheit steckt. Deshalb sollte die Arbeitszeit möglichst effizient genutzt und produktiv gefüllt werden. Die Realität sieht in vielen Unternehmen jedoch anders aus. Statt konzentriert an Projekten zu arbeiten, sind viele Mitarbeiter hauptsächlich damit beschäftigt, die nötigen Daten und Informationen zusammenzusuchen.

Das ist nicht nur frustrierend für die Mitarbeiter, sondern auch schlecht fürs Geschäft. Nicht nur, dass die Suche nach Unterlagen unnötige Zeit – und somit auch Geld – kostet. Wussten Sie etwa, dass Angestellte hierzulande durchschnittlich zwei Stunden pro Tag damit verbringen, Daten zu suchen und Informationen zu beschaffen? Diese eindrucksvolle Zahl brachte eine Umfrage unter rund 1.500 IT-Entscheidungsträgern weltweit – davon etwa 100 aus Deutschland – des Daten-Management-Anbieters Veritas zutage. Das bedeutet im Klartext: Verschollene Informationen und Daten aufspüren zu müssen, sorgt dafür, dass die Effizienz der Angestellten um rund 18 % sinkt.

Wer suchet, der findet?

Doch damit nicht genug. Werden wichtige Informationen und Firmen- oder Kundendaten von verschiedenen Mitarbeitern mitunter uneinheitlich auf Festplatten, Laufwerken oder Servern abgespeichert – bzw. sogar noch ausgedruckt und abgeheftet – führt das ganz schnell zu Chaos. Neben einer schlechten Auffindbarkeit können Daten so auch ganz schnell verloren gehen oder gar unabsichtlich gelöscht werden. Die Folgen eines solchen Fauxpas sind mitunter immens. Umso wichtiger ist eine einheitliche, strukturierte und nachvollziehbare Datenablage für alle Beteiligten.

Eine einheitliche Datenablage spart dabei nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die interne Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Schließlich greifen alle auf eine einheitliche, aktuell gehaltene Datenbasis zurück. Es entsteht kein Hoheitswissen einzelner Mitarbeiter – was z. B. spätestens im Falle eines (krankheitsbedingten) Ausfalls zu Problemen führen würde – und sorgt für einen deutlich schnelleren Informationsfluss. Das wiederum führt auch zu einer verbesserten Kundenkommunikation, bei der Antworten auf Rückfragen schnell und präzise gegeben werden können.

Einfaches Datenmanagement dank Bürosoftware

Doch wie können Sie nun eine einheitliche Datenbasis und -ablage für alle Mitarbeiter schaffen, ohne im Vorfeld eine komplizierte Dokumentenstruktur anlegen und gegebenenfalls auch noch ausführliche Anleitungen schreiben zu müssen? Die Antwort ist eigentlich ganz einfach: Mit einer intelligenten Bürosoftware!

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Gemeinsame Datenbasis: Alle Stammdaten, wie Kunden-, Lieferanten-, Interessenten- und Artikeldaten, sind an einem zentralen Ort abgelegt und stehen so ohne aufwendige Suche zur Verfügung. Sie können mittels Mausklick schnell und einfach bearbeitet werden und so unkompliziert auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Durch die zentrale Ablage und intelligente Suchfunktionen ist jede gewünschte Information blitzschnell aufrufbar.
  
  
• Einheitlich & transparent: Wichtige Informationen zu den einzelnen Stammdaten, aber auch zu Projekten, können zentral und – bei Bedarf – für alle ersichtlich abgelegt werden und einsehbar sein. So sind beispielsweise alle Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine den jeweiligen Kunden zugeordnet. Angebotsnummern oder Rechnungsbeträge lassen sich so direkt auffinden. Auch verschiedene Unternehmensbereiche (z. B. Verwaltung, Vertrieb, Marketing, Lager etc.) lassen sich so einfach miteinander verknüpfen.
  
  
• Optimierte Prozesse und verbesserte Zusammenarbeit: Auf diese Art und Weise lassen sich auch die internen Unternehmensprozesse verbessern. Etwa, wenn aus Aufträgen, die in der Verwaltung eingehen, direkt Lieferscheine erstellt werden, die schließlich an die Lagermitarbeiter gesendet und dort bearbeitet werden. Durch die Arbeit mit einer gemeinsamen Datenbasis wird also auch die Zusammenarbeit der einzelnen Mitarbeiter sowie der Informationsfluss im Unternehmen verbessert. Durch Zugriffsbeschränkungen können bestimmte Informationen nur für bestimmte Mitarbeiter sichtbar gemacht werden.
  
  
• Fehlerquellen werden eliminiert: Durch den Einsatz einer Bürosoftware werden Daten-Duplikate und Übertragungsfehler vermieden. Rechnungen enthalten alle vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Inhalte und werden rechtssicher und durch die automatische Berechnung der einzelnen Positionen korrekt erstellt.
  
  
• Alle Kennzahlen im Blick: Eine gute Bürosoftware gibt Ihnen tagesaktuelle Reportings aus. Mit diesen haben Sie alle Kennzahlen immer im Blick. Durch die Verknüpfung der einzelnen Vorgänge laufen die korrekten Daten und Zahlen automatisch in die Reportings ein – ein manuelles Zusammensuchen und Erstellen der Statistiken ist somit nicht mehr nötig.
  
  
• Zeitersparnis: Der manuelle Erfassungsaufwand wird drastisch reduziert. Wiederkehrende Arbeiten werden erleichtert und automatisiert (z. B. durch ein automatisiertes Mahnwesen). Dadurch werden Kapazitäten für andere Bereiche des Unternehmens frei.
  
  
• Mitarbeitermotivation: Eintönige Arbeiten – wie die Suche nach Daten oder Fristen – werden minimiert. Dadurch können Mitarbeiter andere, spannendere Aufgaben übernehmen, was zu einer Steigerung der Motivation führt.
  
  
• Kostensenkung: Durch die geballte Ressourcenoptimierung werden auch die Kosten Ihres Unternehmens gesenkt.

orgaMAX-Praxistipp: Mit der Bürosoftware orgaMAX geben wir Ihnen ein effektives Tool für Ihren Büroalltag an die Hand. Durch die intelligente Stammdatenverwaltung erübrigt sich die Suche nach wichtigen Kunden-, Interessenten- und Lieferantendaten von selbst. Einmal angelegt, sind die Daten ständig verfügbar, schnell aufrufbar und einfach auf Stand zu halten. Alle wichtigen Vorgänge (z. B. Angebote, Rechnungen etc.) werden automatisch dem betreffenden Kunden zugeordnet. Bisher manuell verrichtete Arbeiten – wie das Erstellen von Reportings oder das Mahnwesen – nimmt Ihnen die Bürosoftware ab, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter deutlich mehr Zeit für das Voranbringen Ihres Unternehmens haben.

Verschwenden Sie nicht länger Ihre Zeit (und die Ihrer Mitarbeiter) damit, unnötigerweise nach Daten zu suchen, die Sie auch mittels Mausklick einfach aufrufen können. Mit einer smarten Bürosoftware wird die Büroarbeit deutlich schneller, effizienter und somit auch auf lange Sicht kostengünstiger. Das schont Ihren Geldbeutel, die Nerven Ihrer Mitarbeiter und gibt Ihnen mehr Ressourcen für die Kernthemen Ihres Unternehmens.