Lohnfortzahlung aus Arbeitgeber-Sicht: Das Wichtigste zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Arbeitnehmer erhalten auch dann Lohn, wenn sie krank sind und nicht arbeiten können, und zwar für bis zu sechs Wochen. Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings gibt es diverse Sonderfälle und Ausnahmen.

Entgeltfortzahlung: die Grundlagen

• Arbeitnehmer haben, wenn sie krank werden und deshalb nicht arbeiten können, für bis zu sechs Wochen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihnen trotzdem den Lohn oder das Gehalt bezahlt.
• Dafür gibt es ein eigenes Gesetz, das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Die Sechs-Wochen-Frist steht in § 3 EntgFG.
• Nach Ablauf der sechs Wochen haben gesetzlich Krankenversicherte Anspruch auf Krankengeld von ihrer Krankenkasse, wenn sie weiterhin krank sind. Privat krankenversicherte Arbeitnehmer bekommen unter Umständen Krankentagegeld, je nach ihrem Versicherungstarif.
• Mitarbeiter, die noch keine vier Wochen im Betrieb sind, können keine Entgeltfortzahlung beanspruchen.
• Arbeitnehmer, die aufgrund derselben Krankheit wiederholt nicht arbeiten können, haben unter bestimmten Voraussetzungen nur einmal Anspruch auf Lohnfortzahlung (siehe unten).
• Für Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern gibt es ein vorgeschriebenes Umlageverfahren. Die Umlage U1 dient dazu, den Arbeitgebern einen Teil der Lohnfortzahlungskosten zu erstatten.

Die Sechswochenfrist

Die sechs Wochen des Fortzahlungsanspruchs entsprechen 42 fortlaufenden Kalendertagen. Wenn ein Mitarbeiter während der Arbeit krank wird und heim oder zum Arzt fährt, beginnt die Lohnfortzahlungsfrist erst am Folgetag. Meldet er sich vor Arbeitsbeginn krank, zählt der betreffende Tag mit.

Die DAK bietet einen Fristenrechner an, der diese Sechswochenfrist und andere Fristen rund um die Arbeitsunfähigkeit schnell und einfach berechnet.

Keine Lohnfortzahlung ohne „Krankschreibung“

Ein Mitarbeiter, der wegen Krankheit nicht arbeiten kann, hat seinen Arbeitgeber umgehend zu informieren. Spätestens nach drei Tagen muss er sich eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung besorgen, die sogenannte Krankschreibung (§ 5 EntgFG). Ohne diesen Nachweis braucht der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung zu leisten.

Seit Jahresbeginn ist bei gesetzlich Krankenversicherten die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgeschrieben, kurz eAU. Der Arbeitgeber ruft sie digital bei der Krankenversicherung ab.

Im Arbeitsvertrag kann vereinbart werden, dass das ärztliche Attest bereits am ersten Tag eingeholt werden muss.

Selbst verschuldeter Ausfall? Keine Lohnfortzahlung!

Mitarbeiter, die ihre Arbeitsunfähigkeit selbst verschuldet haben, verlieren ihren Anspruch auf die Fortzahlung von Lohn oder Gehalt. Typische Beispiele sind Autounfälle mit stark überhöhter Geschwindigkeit oder Verletzungen durch selbst angezettelte Schlägereien.

Das Problem aus Sicht des Arbeitgebers: Da die ärztliche Krankschreibung ihn aus Datenschutzgründen nicht über die Art der Krankheit oder Verletzung informiert, muss er davon auf anderem Weg erfahren. Außerdem sollte das Selbstverschulden nachweisbar sein, zum Beispiel durch Zeugen.

Hat dagegen ein Dritter die Arbeitsunfähigkeit verschuldet, beispielsweise ein Unfallgegner, dann geht der Anspruch des verletzten Mitarbeiters auf Ersatz des Verdienstausfalls auf den Arbeitgeber über, der den Lohn fortzahlen muss.

Lohnfortzahlung bei wiederholter Erkrankung

Wenn ein Mitarbeiter nacheinander an unterschiedlichen Erkrankungen leidet, kann er jedes Mal die sechswöchige Lohnfortzahlung beanspruchen. Voraussetzung ist, dass er dazwischen zumindest für kurze Zeit arbeitsfähig war. Gehen die Krankheiten nahtlos ineinander über, bleibt es bei der einmaligen Fortzahlung für maximal sechs Wochen.

Anders liegt der Fall, wenn der Arzt nach der Genesung später erneut die gleiche Krankheit als Ursache einer weiteren Arbeitsunfähigkeit feststellt. Eine solche „Wiederholungserkrankung“ oder „Fortsetzungserkrankung“ muss auf derselben Grunderkrankung und auf derselben Ursache beruhen. Ist dies der Fall, muss der Arbeitgeber nur dann ein weiteres Mal den Lohn fortzahlen, wenn entweder …

• zwischen den beiden Arbeitsunfähigkeitsphasen mindestens sechs Monate liegen oder
• beim Beginn der zweiten Arbeitsunfähigkeit mindestens zwölf Monate seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit vergangen sind.

Anders ausgedrückt: Entweder nach sechs oder nach zwölf Monaten besteht erneut ein Lohnfortzahlungsanspruch aufgrund derselben Krankheit, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich arbeitsfähig war. Davor wird die bereits erfolgte Entgeltfortzahlung auf die erneute Arbeitsunfähigkeit angerechnet.

Wird der Mitarbeiter innerhalb dieser Zeiträume aus einem anderen Grund erneut krank, muss der Lohn auf jeden Fall erneut fortgezahlt werden.

Auch in diesem Zusammenhang steht der Arbeitgeber vor dem Problem, dass er die Ursache der Arbeitsunfähigkeit nicht kennt und nicht weiß, ob die zweite Arbeitsunfähigkeit eine neue oder eine Fortsetzungserkrankung darstellt. Auskunft bekommt er von der Krankenkasse des Arbeitnehmers. Dazu muss er auf digitalem Weg über das Entgeltabrechnungsprogramm eine Vorerkrankungsanfrage stellen. Als Antwort wird übermittelt, ob die Lohnfortzahlung der vorigen Erkrankung auf die erneute Arbeitsunfähigkeit angerechnet werden kann. Die ärztliche Diagnose erfährt der Arbeitgeber allerdings nicht. Weitere Informationen und Beispiele zu dem Verfahren findet man beim Arbeitgeber-Informationsportal der gesetzlichen Krankenkassen.

Wie hoch ist der Fortzahlungsanspruch?

Grundsätzlich muss ein kranker Arbeitnehmer während der Lohnfortzahlung den Lohn oder das Gehalt bekommen, den er als Gesunder verdient hätte (§ 4 EntgFZ). Das schließt auch von der Arbeitsleistung abhängige variable Lohnbestandteile wie Akkordlohn oder Provisionen ein. Für sie ist der Betrag anzusetzen, den der Mitarbeiter durchschnittlich verdient.

Dagegen fallen beim fortgezahlten Entgelt zwei andere Dinge weg:

• Überstundenzuschläge
• „Leistungen für Aufwendungen“, die während der Krankheit nicht anfallen, etwa Schmutzzulage, Auslöse oder Fahrtkostenzuschüsse

Anders als Überstundenzuschläge fließen Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, die der Arbeitnehmer in gesundem Zustand verdient hätte, in die Lohnfortzahlung mit ein. In diesem Fall müssen diese sogenannten SFN-Zuschläge komplett versteuert und für die Sozialabgaben berücksichtigt werden. Wenn sie für tatsächlich geleistete Arbeit bezahlt werden, sind sie dagegen bis zu bestimmten Obergrenzen steuer- und sozialversicherungsfrei.

Befindet sich der Betrieb in Kurzarbeit, wird nur der für die verkürzte Arbeitszeit anfallende Kurzlohn fortgezahlt. Bei Kurzarbeit Null sinkt so auch die Lohnfortzahlung auf null.

Umlageverfahren U1: Erstattung der Lohnfortzahlung

Betriebe, die regelmäßig maximal 30 Beschäftigte haben, nehmen am Umlageverfahren U1 teil. Dabei zählen Teilzeitbeschäftigte anteilig mit. Das U1-Umlageverfahren ist gesetzliche Vorschrift und ergibt sich aus dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Ob ein Betrieb teilnehmen muss, kann mit dem „Umlagepflichtrechner“ der AOK ermittelt werden.

Unternehmen, die am U1-Verfahren teilnehmen, wird von den Krankenkassen erkrankter Mitarbeiter zwischen 40 und 80 Prozent der Lohnfortzahlung erstattet (§ 1 AAG). Im Gegenzug müssen umlagepflichtige Unternehmen zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen jeden Monat einen bestimmten Prozentsatz des Bruttolohns als Umlage U1 abführen.

Der genaue Umlagesatz hängt von der Krankenkasse ab. Die Sätze werden regelmäßig angepasst. Die meisten gesetzlichen Kassen bieten mehrere Tarife zur Auswahl an, bei denen höhere Erstattungsanteile mit höheren Umlagesätzen verknüpft sind. Arbeitnehmer, die den Umlagesatz ändern wollen, müssen dies jeweils bis Ende Januar des betreffenden Jahres tun.

Anmerkung: Entgeltfortzahlung mit Erstattungsanspruch für Stammzell- und Organspender

Mitarbeitern, die Stammzellen, Gewebe oder Organe spenden und deshalb ausfallen, muss der Arbeitgeber ebenfalls für bis zu sechs Wochen das Entgelt fortzahlen. In diesem Fall hat er allerdings unabhängig von der Betriebsgröße einen Erstattungsanspruch: Die gesetzliche Krankenkasse oder die private Krankenversicherung des Empfängers erstattet ihm den fortgezahlten Lohn samt Sozialversicherungsbeiträgen (§ 3a EntgFZ).