Wie Sie eine Bürosoftware bei der GoBD-konformen Arbeit unterstützen kann

Das Schlagwort „GoBD“ ist aus der Buchhaltung vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Dabei ist es ganz egal, in welcher Branche Sie sich bewegen. Ob Dienstleistung oder Handelsbetrieb: Jeder Unternehmer sollte sich mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung auseinandersetzen, um die rechtlichen Anforderungen erfüllen zu können.

Auf dem Weg zum GoBD-Experten möchten wir Ihnen die wichtigsten Fragen beantworten:

• Was bedeutet GoBD eigentlich und was steckt im Detail dahinter?

• Welche Pflichten ergeben sich daraus für Sie als Verantwortlichen?

• Kann Sie eine Bürosoftware bei der Einhaltung unterstützen, damit Sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen und Ihre Mitarbeiter nicht vor unlösbare Aufgaben gestellt werden?

Ein Schlagwort mit großer Tragweite 

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) wurden in Abstimmung zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und steuerberatenden Berufen formuliert. Seit dem 01. Januar 2015 sind diese als Verwaltungsvorschrift gültig. Die Grundsätze regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten.

Insbesondere bei der elektronischen Aufzeichnung Ihrer Barerlöse sind diese Regelungen enorm wichtig, da Sie bei einer Vielzahl an Datensätzen leicht die Ordnung verlieren können. Des Weiteren soll durch die GoBD unvollständigen Aufzeichnungen und nachträglichen Manipulationen vorgebeugt werden.

Wer ist verantwortlich? 

Allein der Steuerpflichtige trägt die Verantwortung. Demnach sind Sie als Selbstständiger bzw. Geschäftsführer für die Belange Ihrer Buchführung verantwortlich.                

Gut zu wissen: Selbst, wenn Sie Ihre Buchführung oder Aufzeichnungsaufgaben an Dritte, wie z. B. einen Steuerberater oder ein Rechenzentrum auslagern, bleibt die Verantwortung dennoch bei Ihnen.

Acht Pflichten, die Sie erfüllen müssen 

Die GoBD legen spezielle Anforderungen fest, die in der Buchführung zu berücksichtigen bzw. zu erfüllen sind. Bei vielen dieser Anforderungen kann eine Bürosoftware hilfreiche Dienste leisten, Ihnen viel Arbeit abnehmen oder ganz einfach dazu beitragen, dass Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind. 

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Alle Buchungen müssen durch Belege nachgewiesen werden können. Dabei ist es wichtig, dass die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit über die Dauer der Aufbewahrungsfrist gegeben sein muss. Bei der Nutzung einer Bürosoftware kann ein integriertes Dokumentenmanagement äußerst hilfreich sein. So können Sie Verträge, Rechnungen und Angebote systematisch Ihren Vorgängen zuordnen und sichergehen, dass auch für jeden Buchungsvorgang ein Beleg vorliegt.

2. Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen vollzählig und lückenlos erfasst werden. Um unbeabsichtigten Fehlern vorzubeugen und eine vollständige Erfassung aller Buchungen zu gewährleisten, ist bei Bargeldgeschäften eine Software mit angeschlossenem Kassensystem unverzichtbar. Durch einen Barcode-Scanner wird jeder Verkauf erfasst und die erfolgte Bezahlung vermerkt. Folgende GoBD-geforderten Inhalte können somit übertragen werden:

• Eindeutige Belegnummer
• Belegaussteller und -empfänger
• Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt
• Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung
• Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
• Belegdatum

Bei Wahl der Software sollten Sie darauf achten, dass Erfassungs- oder Plausibilitätskontrollen durchgeführt werden. Dadurch wird vermieden, dass ein und derselbe Geschäftsvorfall mehrfach erfasst wird. Auch darf ein Bon bzw. eine Rechnung bei einem Bareinkauf nur dann erstellt werden, wenn der Betrag tatsächlich gezahlt wurde. So darf beim Abbruch ein Geschäft nicht als solches erfasst werden.

3. Richtigkeit
Richtigkeit bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall der Wahrheit entsprechend erfasst werden muss. Ebenso wichtig ist eine zeitgerechte Buchung, die möglichst unmittelbar nach der Entstehung des Geschäfts vorzunehmen ist. Belege dürfen daher nicht zunächst gesammelt und dann nach Ablauf einer längeren Zeit gemeinsam erfasst werden. So soll verhindert werden, dass Geschäftsvorfälle im Nachhinein anders dargestellt werden, als sie richtigerweise hätten dargestellt werden müssen. Auch hier kann Ihnen ein softwaregestütztes Kassensystem unter die Arme greifen, da die Erfassung des Verkaufs direkt mit dem Barcode-Scanner erfolgt. Belege müssen daher kein zweites Mal in die Hand genommen werden.

4. Ordnung
Ordnung ist das halbe Leben. In diesem Fall verstehen die Finanzbehörden unter Ordnung „eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen“. So sind Buchungen einzeln und sachlich geordnet darzustellen, um leichter nachvollzieh- und überprüfbar zu sein.

5. Unveränderbarkeit
Der Gesetzgeber schreibt eine Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen vor. Diese dürfen demnach nicht in einer Weise verändert werden, die den ursprünglichen Inhalt nicht mehr feststellen lässt. Sollten elektronisch vorgenommene Buchungen dennoch geändert oder gar gelöscht werden müssen, so sind diese Veränderungen bzw. Löschungen in einem Protokoll zu dokumentieren. Dabei müssen sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass eine Veränderung vorgenommen wurde, erkennbar sein. Sollten Sie vor der Anschaffung einer Bürosoftware stehen, vergewissern Sie sich, dass dort eingetragene Daten nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.

orgaMAX-Tipp: Die Bürosoftware orgaMAX bietet Ihnen die Möglichkeit, nachträgliche Änderungen in verschiedenen Bereichen, wie z. B. Rechnungen oder Stammdaten automatisch zu protokollieren. Sollten Sie im Nachhinein einen Nachweis dieser Änderungen benötigen, können Sie das Protokoll ganz einfach exportieren. Dadurch können Sie mit ein paar Klicks nachvollziehen, welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt welche konkrete Änderung vorgenommen hat.

6. Datensicherheit
Eine Vorstellung, die so manchen Unternehmer in Angst und Schrecken versetzt, ist der Datenverlust. Dabei reichen ein Hardwaredefekt oder ein Virus bereits aus und Ihre Daten sind unwiderruflich gelöscht. Aus diesem Grund schreiben Ihnen die Finanzbehörden in den GoBD vor, Ihre Belege gegen Verlust zu sichern. Eine einfache Möglichkeit besteht darin, regelmäßige Datensicherungen durchzuführen.

orgaMAX-Tipp: Nutzen Sie die Bürosoftware orgaMAX, können Sie mit dem Zusatzmodul „Sicherung PRO“ automatische Datensicherungen vornehmen. Sie legen ganz einfach fest, in welchem Intervall und zu welcher Uhrzeit das Backup erstellt werden soll und brauchen sich über eine manuelle Sicherung keine Gedanken mehr zu machen. Entscheiden Sie sich für eine Sicherung in der Cloud, werden Ihre Daten gemäß europäischer Sicherheitsrichtlinien und Datenschutzvorschriften in unserem Rechenzentrum abgelegt. Diese externe Speicherung hat den Vorteil, dass Ihre Daten auch vor Viren, Diebstahl oder Brand in Ihren Büroräumen geschützt sind.

7. Aufbewahrung
Diese GoBD-Anforderung ist bereits zum Teil in den Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit enthalten. Sie besagt nämlich, dass Daten, Datensätze oder elektronische Dokumente, die im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen sind, auch in dieser Form aufzubewahren sind und vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden dürfen. Mit anderen Worten: Sie müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben. Viele Programme, die Sie in der Büroarbeit unterstützen, enthalten daher einen Schutz vor versehentlichem Löschen der Belege.

orgaMAX-Tipp: Möchten Sie in orgaMAX z. B. eine Rechnung löschen, weist Sie das Programm darauf hin, dass eine Löschung nicht erlaubt ist. Erst nach erneuter Bestätigung wird der Beleg gelöscht und dieser Vorgang in einem lokalen Protokoll vermerkt. So wird vorgebeugt, dass Sie einen Datensatz z. B. durch versehentliches „Verklicken“ unbeabsichtigt verlieren.

8. Auslagerung der Daten
Daten müssen in eine neue Datenbank, ein Archiv oder ein anderes System überführt werden können. Dies ist allein schon deshalb sinnvoll, wenn Sie die Bürosoftware wechseln wollen und die Daten in das neue Programm einspielen möchten. Ein anderes Beispiel ist die Übermittlung der Daten an Ihren Steuerberater. Auch in diesem Fall müssen Daten problemlos exportiert und ausgelagert bzw. übertragen werden können.

Experten-Tipp: Der Datenexport vor oder während einer Betriebsprüfung wurde von unabhängiger Stelle geprüft und ihre technische Korrektheit zertifiziert. Demnach erzeugt orgaMAX nachweislich GoBD-konforme Ausgabedateien. Das Zertifikat können Sie hier einsehen.

Gehen Sie auf Nummer sicher

In zusammenfassender Betrachtung gibt es viele Punkte, die beachtet werden müssen, wenn Sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen wollen. Wer zu nachlässig ist, riskiert, dass z. B. digitale Belege durch das Finanzamt nicht anerkannt werden. Eine Umsatzschätzung ist dann meist die Folge, die sich schnell zum finanziellen Nachteil auswirken kann. Allein aus diesem Grund vertrauen viele Unternehmen einer professionellen Software, um den wichtigsten Anforderungen zu genügen. Wenn Sie sich für die detaillierten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) interessieren, empfehlen wir Ihnen einen Besuch der Webseite des Bundesfinanzministeriums.