Mahnung schreiben: Vorlage & Tipps – Was Sie über Mahnschreiben wissen sollten

Sie haben Ihre Leistungen erbracht und die versprochenen Waren pünktlich geliefert. Doch die Bezahlung bleibt aus – oder Ihre Forderung wird gekürzt. Mit Zahlungserinnerungen und Mahnungen machen Sie säumigen Kunden Dampf. Nur: Welchen Zweck hat eine Mahnung überhaupt? Was bedeuten die verschiedenen Mahnstufen? Und: Welche Angaben müssen in Mahnschreiben enthalten sein? Wir erläutern, worauf es bei Mahnungen ankommt und wie man sie formuliert. Und wir stellen Ihnen Musterschreiben für die 1., 2. und 3. Mahnung zur Verfügung.

1. Was ist überhaupt eine Mahnung?
2. Mahnungen mit orgaMAX schreiben
3. Wann soll ich eine Mahnung schreiben?
4. Mahnungen: Mit Kunden kommunizieren
5. Muster-Mahnungen zum Download
    5.1 Zahlungserinnerung / Erste Mahnung
    5.2 Zweite Mahnung
    5.3 Dritte und letzte Mahnung
6. Was muss in einer Mahnung stehen?
7. Mahnungen mit orgaMAX schreiben
8. Gerichtliches Mahnverfahren oder Klage?
9. Lieferscheinvorlage
10. Rechnungsvorlage

1. Was ist überhaupt eine Mahnung?

Eine Mahnung ist die unmissverständliche Aufforderung an einen Schuldner, die vereinbarte Leistung zu erbringen. Meistens werden fällige Geldforderungen gemahnt. Ob ein Mahnschreiben die Überschrift „Zahlungserinnerung“ oder „Mahnung“ trägt, macht für den Verzugseintritt keinen Unterschied.
Die gesetzliche Funktion einer Mahnung besteht laut § 286 BGB darin, den Schuldner „in Verzug“ zu setzen. Hintergrund: Sobald ein Kunde in Verzug ist, darf der Gläubiger Ersatz für den Verzugsschaden verlangen.
Der Schadenersatz für die eingetretene Zahlungs-Verzögerung besteht in 

• Mahngebühren,
• einer Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro (nur bei B2B-Geschäften),
• eventuellen Kosten der Rechtsverfolgung (z. B. Anwaltskosten, Kosten eines Inkassobüros) sowie
• Verzugszinsen in Höhe von 8,12 % (gegenüber Geschäftsleuten) sowie 4,12 % (gegenüber Verbrauchern). Die genannten Zinssätze beziehen sich auf ein ganzes Jahr. Die Verzugszinsen werden für die Dauer des Verzugs taggenau auf Grundlage des offenen Rechnungsbetrags errechnet.

Mehr als eine Mahnung ist rechtlich ohnehin nicht nötig, um einen Schuldner in Verzug zu setzen. Unter bestimmten Umständen ist sogar überhaupt keine Mahnung erforderlich.
Trotzdem ist es im Geschäftsleben üblich und sinnvoll, Mahnschreiben zu verschicken. Denn Mahnungen dienen auch der Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden. Es kann ja sein, dass eine Rechnung bloß verlorengegangen oder aus organisatorischen versehentlich liegengeblieben ist.

2. Mahnungen mit orgaMAX schreiben

Mit einem Rechnungsprogramm wie orgaMAX betreiben Sie professionelles und erfolgreiches Forderungsmanagement. Sie erkennen auf einen Blick, welche Kunden mit ihren Zahlungen in Verzug sind.
Ausgehend vom Rechnungsdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen bereitet die Software bei fehlendem Zahlungseingang automatisch Mahnschreiben für Sie vor. Anzahl und Tonfall Ihrer Mahnungen sowie die Gebühren für die einzelnen Mahnstufen legen Sie selbst fest.

3. Wann soll ich eine Mahnung schreiben?

Voraussetzung für den Versand einer Mahnung ist die Fälligkeit der Forderung. Wann eine Forderung fällig ist, hängt grundsätzlich vom vertraglich vereinbarten Zahlungs-Zeitpunkt ab.
Weit verbreitete Zahlungsziele sind beispielsweise

•  „Zahlbar sofort“,
• „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“,
• „Zahlung bis zum XX.XX.XXXX“,
• „Bei Zahlung bis 15.10.20XX abzüglich 2% Skonto. Bei Zahlung bis 31.10.20XX rein netto.“

In der Praxis vergehen zwischen dem Eintritt der Fälligkeit und dem Versand des ersten Mahnschreibens mehrere Tage: Angenommen ein Unternehmen verschickt am 10. Juni 2019 eine sofort fällige Rechnung. Dann wird die Gutschrift wegen der Post- und Überweisungs-Laufzeiten nur in Ausnahmefällen bereits am selben Tag auf dem Konto des Gläubigers eintreffen können.

Üblicherweise lassen Unternehmen daher mindestens ein paar Tage verstreichen, bevor sie die erste Mahnung verschicken.

Von der Fälligkeit über die Mahnung zum Verzug

Wurden im Vertrag keine Vereinbarungen über die Fälligkeit der Bezahlung getroffen („Zahlungsziel“), gelten die BGB-Regelungen über die Fälligkeit.
Grundsätzlich kann der Gläubiger die Bezahlung einer Geldschuld sofort bei Vertragsschluss verlangen. Die gesetzliche Frist hängt darüber hinaus von der Vertragsart ab. Bei den wichtigsten Vertragsarten ist der Fälligkeits-Zeitpunkt so geregelt:

• Kaufvertrag: bei Vertragsschluss, in der Praxis spätestens bei Übergabe der verkauften Sache
• Dienstvertrag: nach erbrachter Leistung
• Werkvertrag: nach Abnahme des Werks

Wichtig: Verkürzt der Aussteller einer Rechnung die gesetzliche Zahlungsfrist einseitig zuungunsten des Schuldners, gelten weiterhin die gesetzlichen Bestimmungen.

4. Mahnungen: Mit Kunden kommunizieren

Mit unmissverständlichen Mahnschreiben sichern Sie Ihre Ansprüche und verhindern eigene Liquiditätsschwierigkeiten. Mit Zahlungserinnerungen pflegen Sie andererseits aber auch Ihre Kundenbeziehungen. Gehen Sie beim Forderungsmanagement daher freundlich und mit Bedacht vor.

Gründe für unbezahlte Rechnung gibt es viele. Nicht immer liegt es an mangelnder Zahlungsbereitschaft. Denken Sie nur an

• auf dem Postweg verlorengegangene Rechnungen,
• aus Krankheitsgründen versäumte Bezahlung,
• vorübergehende Liquiditätsengpässe oder gar
• ernsthafte Zahlungsschwierigkeiten.

Dass ausbleibende Zahlungen absichtlich hinausgezögert werden, ist nicht der Normalfall - Betrugsabsichten schon gar nicht. Beim Schreiben einer Mahnung gehen Sie zunächst am besten davon aus, dass die Zahlungsverzögerung keine böse Absicht ist. Verzichten Sie möglichst auf ruppige Vorwürfe: Schließlich möchten Sie den Zahlungseingang erreichen – und nicht gute Kunden verprellen!

5. Muster-Mahnungen zum Download

Hier finden Sie sämtliche Mahnungsvorlagen für die drei Mahnstufen.

5.1 Zahlungserinnerung / Erste Mahnung
Erinnern Sie Ihren Kunden freundlich an die noch ausstehende Zahlung. Am besten schicken Sie gleich eine Kopie der offenen Rechnung mit. So stellen Sie sicher, dass dem Empfänger das Rechnungsschreiben mit allen Angaben vorliegt.

In vielen Fällen führt bereits eine schlichte „Zahlungserinnerung“ oder „Erste Mahnung“ dazu, dass der offene Betrag beglichen wird.

5.2 Zweite Mahnung
Rechtlich sind spätestens durch die erste Mahnung die Voraussetzungen für den Zahlungsverzugs erfüllt: Die Rechnung ist fällig und der Kunde befindet sich in Verzug. Alle nun noch folgenden Mahnschreiben sind optional. Sie dienen der Kommunikation mit Ihrem Kunden!

Ob Sie eine zweite oder dritte Mahnung schicken, entscheiden Sie selbst. In einigen Branchen ist das dreistufige Mahnverfahren noch üblich. Deshalb stellen wir Ihnen zwei weitere Musterschreiben zur Verfügung:

5.3 Dritte und letzte Mahnung
Obwohl dem Kunden die Rechnung vorliegt und Sie ihn freundlich erinnert haben, ist der Rechnungsbetrag noch immer nicht überwiesen worden.
Damit ist es Zeit für eine zweite Mahnung mit etwas nachdrücklicheren Formulierungen. Außerdem dürfen Sie ab der zweiten Mahnung Mahngebühren und Verzugszinsen in Rechnung stellen.

Zahlt Ihr Kunde nach der zweiten Mahnung noch immer nicht, kündigen Sie im dritten und letzten Mahnschreiben weitere rechtliche Schritte an. Möglich sind zum Beispiel:

• die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens,
• das Einschalten Ihres Rechtsanwaltes oder eines Inkassounternehmens oder gleich
• die Klage vor Gericht

Die dritte und letzte Mahnung wird üblicherweise in einem nachdrücklichen, fordernden Stil verfasst. Außerdem stellen die meisten Unternehmen spätestens jetzt Mahngebühren und Verzugszinsen in Rechnung.

6. Was muss in einer Mahnung stehen?

Form und Inhalt von Mahnungen sind im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt. Eine Mahnung kann grundsätzlich also auch mündlich erfolgen. Aus Beweisgründen ist allerdings die Schriftform zu empfehlen. Denn im Streitfall müssen Sie vor Gericht notfalls nachweisen können, dass und seit wann Ihr Schuldner in Verzug ist.

Dafür ist oft eine Mahnung mit ausdrücklicher Zahlungsaufforderung nötig. Der Adressat des im Mahnschreiben genannten Schuldners muss dabei unbedingt mit dem des Rechnungsempfängers übereinstimmen.

Wichtig sind darüber hinaus folgende Eckdaten:

• Firma / Name und Anschrift des Gläubigers (Ihr Unternehmen),
• Firma / Name und Anschrift des Schuldners (Ihr Kunde),
• aktuelles Datum,
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum,
• Fälligkeitstermin der Rechnung und
• Ihre Bankverbindung (sofern die nicht ohnehin aus Ihrem Briefbogen hervorgeht).

Durch diese Angaben ist der Bezug zur Ursprungsrechnung eindeutig hergestellt. Daher können Sie sich weitere Angaben sparen. Verbreitet sind darüber hinaus Angaben über

• den offenen Rechnungsbetrag und
• die Art der gelieferten Waren oder sonstigen Leistungen.

Aber Vorsicht: Je mehr Angaben Sie machen, desto mehr Widersprüche zwischen Rechnung und Mahnung können auftreten. Widersprüche wiederum erleichtern es böswilligen Schuldnern, Zahlungsfristen zu verlängern oder sich ganz um die Zahlung zu drücken!

7. Mahnungen mit orgaMAX schreiben

Sie können unsere kostenlosen Muster-Mahnungen als Muster verwenden. Noch einfacher und wirkungsvoller gestalten Sie Ihr Forderungsmanagement mit einer Profi-Software wie orgaMAX. Und das bereits ab 15€ pro Monat.

Das Rechnungsprogramm

• zeigt Ihnen an, welche Kunden mit ihren Zahlungen in Verzug sind und
• erstellt bei fehlendem Zahlungseingang automatische Mahnschreiben.
  Grundlage bilden das Rechnungsdatum und die vereinbarten Zahlungsbedingungen.

Anzahl und Tonfall Ihrer Mahnungen und die Gebühren der einzelnen Mahnstufen legen Sie selbst fest. 

8. Gerichtliches Mahnverfahren oder Klage?

Zeigt sich Ihr Schuldner trotz mehrfacher Mahnung nicht kooperativ, bietet sich im nächsten Schritt das gerichtliche Mahnverfahren an. Das Mahnverfahren ist standardisiert. Sie benötigen dafür keinen Anwalt. Antragsvordrucke gibt es im Schreibwarenhandel. Sie können den „Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids“ aber auch online stellen.

Einen rechtlichen Vertreter brauchen Sie erst, wenn Ihr Schuldner der gerichtlichen Zahlungsaufforderung widerspricht. Einen Grund oder gar Beweise muss er dafür nicht vorbringen.

Bestreitet der Kunde Ihre Forderung, bleibt Ihnen letztlich nur noch der Klageweg. Behauptet der Kunde zum Beispiel, die Leistung nicht oder nicht vollständig erhalten zu haben, müssen Sie vor Gericht Klage erheben.

Voraussetzung für das Klageverfahren ist das Vorliegen des Zahlungsverzugs. Das gerichtliche Mahnverfahren müssen Sie zuvor nicht unbedingt durchlaufen. Bei einer Klage vor Gericht sollten Sie sich unbedingt von einem Anwalt vertreten lassen.

9. Ihre Lieferscheinvorlage

Klicken Sie auf den unteren Button, um sich eine Lieferschein-Vorlage im Word-Format herunterzuladen. Das Lieferschein-Muster ist editierbar: Sie können den Inhalt mit ein paar Klicks an Ihr Unternehmen anpassen.

10. Ihre Rechnungsvorlage

Klicken Sie auf den unteren Button, um sich eine Rechnungs-Vorlage im Word-Format herunterzuladen.
Das Rechnungs-Muster ist editierbar: Sie können den Inhalt mit ein paar Klicks an Ihr Unternehmen anpassen.