Smarte Zeiterfassungs-Kombi: So verbinden Sie orgaMAX Online mit mite.

Ganz gleich, ob Produktion und Gewerbe, Dienstleistung-Branche, Handwerk oder Kreativ-Business: Die geleisteten Arbeitsstunden sind in vielen Branchen Dreh- und Angelpunkt der Auftragsabrechnung mit Kunden. Auch wenn mit Auftraggebern Werkverträge abgeschlossen werden, ist der Zeitaufwand Voraussetzung für die professionelle Vor- und Nachkalkulation auskömmlicher Preise.

Grund genug, einmal die viel zu wenig bekannte orgaMAX Online-Zeiterfassung kurz vorzustellen. Falls Sie und ihr Team höhere Ansprüche an die Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten haben, können Sie die Bürosoftware auch um die smarte Zeiterfassung „mite“ erweitern. Wir zeigen, wie’s geht!

Eingebaute Stundenzettel-Verwaltung

Standardmäßig steht Ihnen in orgaMAX Online ein übersichtliches und einfach zu handhabendes Zeiterfassungs-Tool zur Verfügung. Sie finden es im Arbeitsbereich „Verkauf > Zeiterfassung“:

Dort ...

• wählen Sie den Kunden aus,
• tragen Datum und Zeitraum der Tätigkeit,
• den passenden „Stundensatz“ sowie
• eine kurze „Tätigkeitsbeschreibung“ ein und
• klicken auf den „Speichern“-Button – fertig:

Das war’s auch schon: Die komfortable Zeiterfassungs-Funktion ist nahtlos in die orgaMAX-Vorgangsverwaltung integriert. Mit einem weiteren Mausklick auf „Rechnung erstellen“ wandeln Sie Ihre elektronischen Stundenzettel im Handumdrehen in eine finanzamtskonforme Ausgangsrechnung um:

Sie sehen: Einfacher und schneller lässt sich eine praxisnahe Aufwands-Abrechnung kaum machen.

Lektüretipp: Eine ausführlichere Beschreibung des gesamten Funktionsumfangs finden Sie auf der orgaMAX-Website.

Mühelose Moment-Messungen mit „mite“

Sie brauchen eine Arbeitszeiterfassung mit etwas größerem Funktionsumfang? Zum Beispiel mit ...

• einem frei definierbaren Leistungskatalog,
• einer einfachen Projekt- und Budgetverwaltung,
• eingebauter Stoppuhr,
• aussagekräftigen Auswertungen („Reporting“),
• variablen Exportfunktionen,
• einer separaten Benutzer- und Rechteverwaltung und / oder
• wahlweise deutsch- oder englischsprachiger Benutzeroberfläche?

Dann lohnt sich ein Blick auf mite. Die schlanke Online-Zeiterfassung wurde speziell für Solo-Selbstständige und Teams entwickelt. Dem seit über zehn Jahren bewährten Tool ist anzumerken, dass es in enger Zusammenarbeit mit Designern, Werbeagenturen, Freiberuflern wie Architekten und Rechtsanwälten sowie Anwendern aus Universitäten entwickelt wurde:

Die einfach zu handhabende Online-Zeitmessung läuft als browser-basierte Web-App auf allen gängigen Betriebssystemen. Im Safari-Browser kann mite auch in einer iPhone-Version genutzt werden. Die Datenübertragung an das Rechenzentrum in Berlin ist durchgängig verschlüsselt. Täglich mehrfache, redundante Backups versprechen hohe Datensicherheit.

Pfiffige orgaMAX-mite-Connection

Ganz besonders praktisch: Sie können auf die in mite erfassten Daten bei Bedarf direkt aus orgaMAX Online heraus zugreifen. Dort fließen die Zeiten dann ganz bequem in Ihre Abrechnungen ein.

Um die beiden Tools miteinander zu verknüpfen, muss die orgaMAX-mite-Connection einmalig aktiviert werden. Das ist im Handumdrehen erledigt:

1. Zugriff auf mite-API aktivieren

Dazu...

• loggen Sie sich in Ihr mite-Benutzerkonto ein,
• klicken oben rechts auf den (1) Benutzernamen,
• dann auf die Registerkarte (2) „Benutzer“,
• setzen ein Häkchen vor die Option (3) „mite.api ... Zugriff aktivieren“,
• lassen sich den (4) „API-Schlüssel anzeigen“,
• kopieren ihn zur späteren Verwendung in die Zwischenablage und
• speichern Ihre Einstellungen schließlich per Mausklick auf den (5) „Sichern“-Button:
  
  

2. mite-Erweiterung in orgaMAX Online aktivieren

Im zweiten Schritt ...

• wechseln Sie zu orgaMAX Online,
• öffnen per Mausklick auf (1) „Erweiterungen“ den orgaMAX-Marketplace,
• klicken dort auf den (2) „mite“-Button:
  
  
  
  
• Im folgenden Dialogfenster klicken Sie zuerst auf den Button(3) „Jetzt aktivieren“ ...
  
  
  
  
• und dann auf (4) „Erweiterung öffnen“:
  
  
  

Daraufhin öffnet sich ein finales Dialogfenster, in dem Sie ...

• Ihre (5) mite-Login-Adresse ergänzen,
• den zuvor kopierten (6) „API-Schlüssel einfügen“ und schließlich
• auf den Button (7) „Jetzt verbinden“ klicken:
  
  

Fertig: Ab sofort können Sie aus orgaMAX Online heraus in Echtzeit auf Ihre mite-Zeiterfassungsdaten zugreifen.

Abrechnung starten

Um eine oder mehrere mite-Vorgänge abzurechnen ...

• setzen Sie ein Häkchen vor die betreffende(n) Zeilen und
• klicken auf den Button „Rechnung erstellen“:
  
  

Daraufhin landen Sie automatisch im orgaMAX Online-Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“ in einer neuen Rechnung mit allen erforderlichen Angaben:

Nach dem „Speichern“ und Abschließen kann die neue Rechnung wie in orgaMAX Online üblich ganz bequem ...

• per E-Mail versendet,
• als PDF-Dokument heruntergeladen,
• gedruckt und per Post verschickt und
• später – falls erforderlich – gemahnt werden.

Außerdem fließen die betreffenden Umsätze in Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen und andere Steuerauswertungen ein.

Fazit

Die schnelle und nahtlose Verzahnung der mite-Erweiterung mit orgaMAX Online bringt für alle Beteiligten Vorteile:

• orgaMAX-Anwender haben Zugriff auf ein schlankes Zeiterfassungs-Tool und
• mite-Nutzer rechnen ihre zeitbasierten Aufträge mit einer professionellen Bürosoftware finanzamtskonform ab:

Klassischer Fall von Win-win-Situation! 😊