Der Anspruch an eine Bürosoftware ist für viele Handwerker ähnlich. Eine unkomplizierte Lösung soll her, um die anfallende Büroarbeit möglichst einfach und effizient zu erledigen. Doch der Teufel steckt meistens im Detail: Während einige Handwerker mit Standard-Rechnungsprogrammen zufrieden sind, verzweifeln andere an herkömmlicher Software.
Spezielle Branchenanforderungen erfordern spezielle Programme. So wie sich Industrie & Handel vom Handwerk unterscheiden, so sollte sich auch die Software anpassen. Neben der Tatsache, dass viele Anforderungen häufig nicht erfüllt werden, überfordert Standard-Bürosoftware die Handwerksbetriebe regelmäßig. Viele Funktionen sind mit an Bord, die der Handwerker so im Alltag nicht brauchen kann: unnötiges Werkzeug also.
orgaMAX: Standard-Software – und doch besonders
Unsere Bürosoftware orgaMAX wurde mit dem Anspruch entwickelt, eine benutzerfreundliche Oberfläche zu gestalten, die einfach zu bedienen ist. Und das für jede Branche: Funktionen sind in Module unterteilt, die schnell hinzugebucht oder eben auch nicht genutzt werden können. So zahlen Nutzer nur für die Funktionen, die sie auch wirklich benötigen.
Rechnungsstellung & offene Posten
Die Art und Weise, wie eine bestimmte Funktion entwickelt wurde, bestimmt maßgeblich den Wert für den Nutzer. Mit orgaMAX lassen sich Lohnanteile von Rechnungspositionen bequem dokumentieren. Viele Handwerker und Dienstleister müssen die Lohnanteile ihrer Ausgangsrechnungen von den Materialpositionen trennen. Nur so kommen Kunden in den Genuss von Steuerermäßigungen für „haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen“.
Gedruckte Rechnungen gelten bis zur vollständigen Bezahlung als offene Posten. Die übersichtliche Offene-Posten-Liste in orgaMAX sorgt dafür, dass Sie alle unbezahlten Rechnungen im Blick behalten. Auch das für Handwerker so wichtige Leistungsdatum können Sie auf Rechnungen und anderen Vorgängen aufführen, ebenso wie eine längere Dienstleistungsbeschreibung.
Zeitplan- und Kalenderfunktion
Auch bei größeren Projekte behalten Sie mit dem Zeitplan den Überblick über die wechselseitige Abhängigkeit aller anfallenden Aufgaben und deren zeitlichen Ablauf. Sie können intuitiv Urlaubspläne erstellen, Ihre Raumbelegung planen oder den Verleih von Werkzeugen, Fahrzeugen oder technischen Geräten überwachen. Durch verschiedene Balkenfarben können Sie eigene Kategorien erstellen und im Zeitplan visuell sofort erfassen. Mit dem Zeitplaner wissen Sie außerdem über Monate hinweg, was wann genau zu tun ist.
Die Kalenderfunktion ist eng mit Ihren Geschäftsvorgängen verzahnt: Jedem Termin ordnen Sie blitzschnell den dazugehörigen Kunden oder Lieferanten zu. Dadurch stehen die Kontaktdaten Ihres Geschäftspartners jederzeit per Mausklick zur Verfügung. Sie können direkt im Termin auf Angebote, Rechnungen oder Bestellungen zugreifen.
Übersichtliches Dokumentenmanagement
Ob Fotos von Baustellen, Aufzeichnungen für ein Projekt oder bloß herkömmliche Rechnungen: Das Modul Dokumente PRO ermöglicht Ihnen ein transparentes und übersichtliches Dokumentenmanagement. Belege, Quittungen, Einzugsermächtigungen und weitere Daten werden in orgaMAX hinterlegt und automatisch mit Ihren Stammdaten verknüpft. Fügen Sie zum Beispiel eine Auftragsbestätigung dem Auftrag bei, ist diese nicht nur mit dem Auftrag, sondern auch automatisch mit Ihrem Lieferanten verknüpft. Langes Suchen können Sie so vermeiden. Über eine intelligente Filterfunktion können Sie sich schnell und unkompliziert verschiedene Gruppen von Dokumenten auflisten lassen. Die Reiter ermöglichen ein unkompliziertes Wechseln von beispielsweise allen Eingangsrechnungen zu allen Aufträgen.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Mit dem orgaMAX FiBu-Export können Sie die Daten sämtlicher Zahlungsvorgänge, Ausgangsrechnungen und sonstigen Buchungen an Ihren Steuerberater weiterleiten. Die weit verbreiteten „DATEV“- und „Diamant/2“-Exportschnittstellen sparen Ihnen Kosten und Zeit. Nachdem Sie den E-Mail-Empfänger eingegeben haben, können Sie die Exportdatei direkt an Ihren Steuerberater senden.
Bestellungen direkt über die Software abwickeln
orgaMAX als All-in-One-Software sorgt dafür, dass Sie nicht mehr ständig zwischen verschiedenen Programmen wechseln müssen. Wenn Sie eine Bestellung erzeugen, übernehmen Sie per Mausklick die Lieferanten- und Artikel-Details aus Ihren Stammdaten. Sofern Sie einen Einkaufspreis hinterlegt haben, wird er automatisch übernommen. Beim Eintreffen von vollständigen Lieferungen markieren Sie die Bestellung mit einem Klick als Komplettlieferung. Wird nur ein Teil der Bestellung geliefert, kennzeichnen Sie die gelieferten Positionen – und die Teillieferung ist erfasst. Die Bestellübersicht zeigt Ihnen, bei welchen Bestellungen noch Handlungsbedarf besteht. In der Detailansicht können Sie überprüfen, welche Positionen aus welchen Lieferungen noch offen sind.
Daten sichern – auch ohne großes IT-Wissen
Wenn ein Hardwaredefekt vorliegt oder ein Virus die Festplatte zum Absturz bringt, ist die Not groß. Das Modul Sicherung PRO sichert Ihre Daten. Vollautomatisch. Sie wählen dabei selber aus, in welchem Turnus die Sicherung greift: täglich, wöchentlich, monatlich oder immer beim Beenden des Programms. Sie können sich aussuchen, ob Sie Ihre Daten auf einem physischen Speichermedium (wie einem USB-Stick) oder in der Cloud sichern. Auch die Änderung der Regelmäßigkeit ist kein Problem. Das Modul sichert all Ihre Datenbanken, wie etwa Kunden, Lieferanten und Interessenten, sowie Artikel, Angebote, Rechnungen und Zahlungen. Sie können selbst bestimmen, ob auch Dokumente, Zeichnungen und das Rechnungsarchiv mitgesichert werden sollen.
Die richtige Software ist entscheidend
Um herauszufinden, ob orgaMAX zu Ihnen passt, beraten wir Sie ganz individuell und unverbindlich. Auf jeden Fall lohnt es sich, sich Ihren Anforderungen bewusst zu werden. Die Erfüllung der Anforderungen trägt maßgeblich dazu bei, mit effizienter Büroarbeit produktiver arbeiten zu können.
