ZUGFeRD-Export: Rechnungsdaten-Austausch per Mausklick

Seit November unterstützt das orgaMAX-Businesspaket die jüngste ZUGFeRD-Version 2.1.1. Der aktualisierte ZUGFeRD-Export ist zugleich kompatibel mit dem deutschen E-Rechnungsformat XRechnung 1.2 und dem französischen FacturX 1.0.

ZUGFeRD- oder XRechnung: Was denn nun?

Das ZUGFeRD-Format 2.1.1 basiert auf der Norm EN 16931. Unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften kann das Format auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch genutzt werden.

Die Datenstruktur von XRechnungen basiert ebenfalls auf der Norm EN 16931. Darüber hinaus sind auf nationaler Ebene mehr als 20 Regeln für inländische Geschäfte festgelegt. Auf diese Weise erfüllt das XRechnungs-Format insbesondere die spezifischen Anforderungen deutscher Behörden.

Mit dem hybriden Rechnungsformat sind Sie bestens für die digitale Zukunft gerüstet. Falls Behörden oder Großunternehmen elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-/XRechnungs-Format von Ihnen verlangen, können Sie die künftig jederzeit direkt aus orgaMAX heraus per Mausklick liefern.

Bitte beachten Sie: Eine generelle gesetzliche Pflicht zur Ausstellung von ZUGFeRD-Rechnungen gibt es nach wie vor nicht!

Elektronische Hybrid-Rechnung: Doppelt hält besser!

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht grundsätzlich aus zwei Teilen:

• Ein für Menschen lesbares PDF/A-3-Rechnungsdokument sowie
• ein inhaltlich identischer, aber maschinenlesbarer Datensatz im XML-Format.

Der XML-Datensatz ist in das PDF-Dokument integriert. Die PDF/A-3-Datei dient als eine Art Umschlag („Container“) für die visuelle Rechnungsdarstellung und einen maschinenlesbaren XML-Datensatz. Auf Empfängerseite können die Rechnungsdaten ...

• einer optischen Inhaltskontrolle unterworfen,
• per Mausklick in die Buchführung übernommen und
• revisionssicher archiviert werden.

Vor allem, wenn Sie mit Behörden und Großunternehmen zusammenarbeiten, wird Ihnen das elektronische Rechnungsformat gute Dienste leisten.

ZUGFeRD: Liste der Export-Felder

Beim ZUGFeRD-Export werden die folgenden Informationen in strukturierter Form an den Rechnungsempfänger übermittelt:

• Rechnungsdatum,
• Positionsdaten,
• Artikelnummer,
• Artikelbeschreibung,
• Menge,
• Mehrwertsteuer-Sätze,
• Einzelpreis,
• Gesamtpreis,
• Firma, Name und Anschrift des Versenders,
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.) des Versenders,
• Firma, Name und Anschrift des Empfängers,
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.) des Empfängers,
• Bankverbindung des Verkäufers,
• Währung,
• Netto-Rechnungsbetrag,
• Steuerbeträge nach Mehrwertsteuer-Sätze,
• Zahlungsbedingung und
• Leitweg-ID.
  
  

Kurzer Dienstweg per Leitweg-ID

Die Kennzeichnung wird dem Leistungserbringer (= Rechnungsaussteller) üblicherweise bei Auftragserteilung durch den Auftraggeber (z. B. Bundes- oder Landesbehörde) mitgeteilt. In Deutschland setzt sich die Leitweg-ID aus drei Teilen zusammen:

• maximal 12-stellige Grobadressierung,
• maximal 30-stellige Feinadressierung (optional) und
• 2-stellige Prüfziffer:

(Quelle: FeRD-Datenblatt Leitweg-ID)

Das Feld „Leitweg-ID“ kann auch für die internationale PEPPOL-Adressierung bei EU-Vergabeverfahren genutzt werden. Ausführlichere Informationen zur Leitfeld-Kennzeichnung finden Sie im FeRD-Datenblatt „Was ist die Leitweg-ID und wie kann sie verwendet werden?“

Eingabe der Leitweg-ID in orgaMAX

orgaMAX ermöglicht die Eingabe der Leitweg-ID bei Bedarf bei einzelnen Aufträgen, aber auch als Voreinstellung im Kundenstamm:

• Auf Vorgangsebene finden Sie das Feld „ZUGFeRD Leitweg-ID“ im Register „Erweitert“ des Eingabedialogs „Rechnung / Auftrag erfassen / bearbeiten“ unter „Sonstiges“:
  
• Für die Zusammenarbeit mit institutionellen Stammkunden bietet der orgaMAX-Kundenstamm im Register „Konditionen“ die Möglichkeit, die Leitweg-ID des Auftraggebers fest zu hinterlegen:
  

Die Handhabung der Export-Funktion entspricht dem klassischen „PDF-Export“:

• Sie klicken auf das „ZUGFeRD Export“-Icon,
• speichern die von orgaMAX erzeugte PDF-Datei im Windows-Dateisystem und
• übermitteln die elektronische Rechnung anschließend wahlweise per E-Mail oder via Download-Link an Ihren Kunden.

Bitte beachten Sie: Über das Kontextmenü der Rechnungsliste lässt sich der ZUGFeRD-Export ebenfalls starten. Im „Drucken“-Untermenü können Sie die ausgewählte Rechnung dort sogar gleich „im ZUGFeRD Format per E-Mail verschicken“:

Auch der Sammelversand von Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format ist auf diese Weise möglich.

2 in 1: Kombinierte PDF- und XML-Ansicht

Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung mit einem PDF-Leseprogramm öffnen, finden Sie am linken Seitenrand die (1) XML-Datei („factur-x.xml“) und im Lesebereich die klassische (2) visuelle Darstellung der Rechnung:

Falls Sie sich für den Aufbau der „Zugferd-invoice.xml“-Datei interessieren, klicken Sie doppelt auf den Dateinamen am linken Fensterrand. Der strukturierte Inhalt der XML-Datei sieht in unserem Beispiel so aus:

In der Praxis brauchen Sie sich um diese Darstellung aber nicht zu kümmern: Mit dem Versand der unveränderten PDF/A-3-Datei ist die Sache für Sie erledigt.