Mit Unternehmenssoftware Zeit und Geld sparen

Unternehmen stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Zum einen in Sachen Kerngeschäft, zum anderen aber auch was alltägliche Büroarbeiten angeht. Letzteres nimmt dabei oft mehr Zeit in Anspruch, als es einem lieb ist. Gerade wenn (wiederkehrende) Arbeiten auf manuellem Wege erledigt werden.

Abhilfe schafft eine Unternehmenssoftware. Passend auf die eigenen Anforderungen ausgewählt, hilft Sie Ihnen, Nerven, Zeit und Geld zu sparen. Wie? Indem Sie Ihnen eine ganze Menge Arbeit abnimmt, Prozesse vereinfacht und Abläufe automatisiert. Denn eine Unternehmenssoftware – oft spricht man dabei auch von ERP-System (Enterprise Resource Planning) – dient in erster Linie dazu, ein Unternehmen in seiner wirtschaftlichen Gesamtheit abzubilden. So können Prozesse zentral verwaltet und gesteuert werden.

Unternehmenssoftware – Worauf achten?

Jedes Unternehmen ist ein Unikat. Deshalb lässt sich auch nicht pauschal beurteilen, welche Business Software zu welchem Betrieb passt. Worauf sollten Sie also achten, wenn Sie erstmals über die Anschaffung einer entsprechenden Software nachdenken? Oder aber auch, wenn Sie einen Ersatz für Ihr aktuelles Programm suchen?

Machen Sie sich zuerst Gedanken, welche Anforderungen Sie an eine Software-Unterstützung stellen. In welchen Bereichen wünschen Sie sich ein starkes Tool, das Ihnen unter die Arme greift? Welche Aufgaben und Bereiche möchten Sie mittels Software abdecken?

Ganz egal ob Start ups, mittelständische Unternehmen oder Großkonzerne. In folgenden beispielhaft genannten Bereichen kann eine Unternehmenssoftware für eine große Zeitersparnis sorgen:

• Stammdatenpflege und -verwaltung
• Angebote und Rechnungen
• Preisanfragen und Bestellungen
• Aufträge und Lieferscheine
• Vertragsverwaltung
• Finanzen und Online-Banking
• Buchhaltung
• Steuerauswertungen und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• POS-Kasse
• Produktion
• Lagerverwaltung
• E-Commerce
• Marketing
• Dokumentenmanagement
• Aufgaben- und Zeitplan-Verwaltung
• Auswertungen und Statistiken

Zusätzlich zu den oben genannten Bereichen setzen manche Unternehmen ein entsprechendes Programm außerdem als HR Software ein. So verwalten sie ihre Mitarbeiter, ihre „Human Resources“ und erstellen beispielsweise die jeweilige Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Weitere wichtige Punkte

Haben Sie Ihre eigenen Anforderungen an eine Unternehmenssoftware definiert, gibt es bei der Auswahl jedoch noch weitere Punkte zu berücksichtigen. Denn nicht nur die Funktionen selbst sind bei Software, die im Unternehmen eingesetzt wird, wichtig. Auch die Rahmenbedingungen, die das Programm von Haus aus mitbringt, sind von elementarer Bedeutung. Eine gute Unternehmenssoftware sollte deshalb…

1. Benutzerfreundlich sein
   Lange Anleitungen mag niemand. Lange Einarbeitungsphasen auch nicht. Schon gar nicht, wenn von dem Produkt, für das die Anleitung geschrieben wurde, der komplette Unternehmenserfolg abhängt. Ein ERP System sollte sich deshalb durch eine einfache und intuitive Bedienbarkeit auszeichnen.
   
   
2. Flexibel sein
   Flexibilität und Wandel bestimmen den Unternehmensalltag und gehören nicht zuletzt auch zu den Erfolgsrezepten vieler Big Player des Geschäfts. Doch auch für kleine und mittelständische Betriebe ist es wichtig, sich schnell auf veränderte Marktumgebungen und neue Herausforderungen einstellen zu können und nicht in starren Strukturen gefangen zu sein. Damit dies reibungslos funktioniert, muss auch die eingesetzte Business Software flexibel und anpassungsfähig sein.
   
   
3. Skalierbar sein
   Wachstum ist für jedes Unternehmen wichtig. Vom Kleinunternehmer, der zusätzliche Aufträge an Land zieht über mittelständische Unternehmen, die neue Bereiche erschließen bis hin zu Großunternehmen, die ihre Waren künftig vielleicht auch nach Übersee exportieren wollen. Genau aus diesem Grund ist die Skalierbarkeit einer Unternehmenssoftware besonders wichtig.
   Werden zum Beispiel neue Geschäftsfelder erschlossen, sollte die ERP Software diese auch abbilden können. Denn: Nichts ist schlimmer, als ein wachsendes Unternehmen, welches sich im Wachstumsprozess noch zusätzlich um die Einführung einer neuen Software kümmern muss, da es aus seinem alten Programm rausgewachsen ist…

4. Mobil sein
   Neben Flexibilität und Skalierbarkeit ist auch Mobilität oftmals ein wichtiges Kriterium im Geschäftsalltag. Mobiles Arbeiten nimmt einen immer höheren Stellenwert ein. Sei es die Vernetzung verschiedener Standorte, die Möglichkeit des mobilen Arbeitens für nicht ortsansässige Mitarbeiter oder der schnelle Zugriff des Geschäftsführers aus dem Urlaub: Moderne ERP Lösungen funktionieren auch mobil, zum Beispiel über eine Cloud.

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