Revisionssicherheit – Definition und Kriterien revisionssicherer Archivierung

In einer zunehmend digitalisierten Welt, in der ein papierloses, digitales Büro immer wichtiger wird, gewinnt die Revisionssicherheit an enormer Bedeutung. Sie gewährleistet, dass gespeicherte Daten unveränderbar und nachvollziehbar bleiben, und sichert die Integrität der Informationen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre digitalen Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Revisionssicherheit ermöglicht eine effiziente Beantwortung von Behördenanfragen und verhindert Missbrauch, Betrug und versehentliche Löschungen. Somit ist sie ein unverzichtbarer Bestandteil eines modernen Datenmanagements, der rechtliche und geschäftliche Anforderungen erfüllt. 

Revisionssicherheit – Definition und Bedeutung 

Revisionssicherheit gewährleistet, dass einmal gespeicherte Daten vor nachträglichen Änderungen geschützt sind und dass das Archiv frei von Manipulationen bleibt. Zusätzlich werden die Informationen so archiviert, dass sie leicht nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und fälschungssicher sind. 

Revisionssicherheit betrifft …  

• die in der Buchhaltung verwendete Hardware und Software samt ausgelagerter IT-Dienstleistungen wie etwa Cloudspeicher, und zwar …  
• alle Haupt- und Nebensysteme zur Erfassung, Verarbeitung und Speicherung geschäftlicher Prozesse, neben der Buchführungssoftware selbst auch zum Beispiel Arbeitszeiterfassungs- oder Kassensysteme, und außerdem …  
• die internen Abläufe in der Buchhaltung samt Zugriffsberechtigungen, und ganz besonders …  
• die Aufbewahrung und Archivierung der Dokumente und Daten zu geschäftlichen und steuerrelevanten Vorgängen 
  
  

Kriterien für revisionssichere Archivierung 

Anforderungen zur Revisionssicherheit sind im Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung und den GoBD beschrieben. Es lassen sich folgende Merkmale für Revisionssicherheit ableiten:  

• Vollständigkeit: Auf dem Weg ins Archiv darf kein Dokument verloren gehen. Außerdem müssen Aufbewahrungsfristen berücksichtig werden.  
• Unveränderbarkeit: Dokumente werden unverändert und unveränderbar archiviert.  
• Wiederauffindbarkeit: Alle Daten müssen auffindbar bzw. abrufbar sein, beispielsweise durch das Indexieren mit Metadaten.  
• Ordnungsmäßigkeit: Jedes Dokument ist den rechtlichen und organisationsinternen Richtlinien folgend aufzubewahren. 
• Nutzung nur durch Berechtigte: Alle archivierten Dokumente dürfen nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.  
• Sicherung vor Verlust: Die Datensicherheit muss zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein.  
• Achtung der Aufbewahrungsfristen: Ein Dokument darf frühestens dann aus dem Archiv gelöscht werden, wenn seine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.  
• Dokumentation: Eine Dokumentation des Archivierungsverfahrens ist Pflicht.
• Nachvollziehbarkeit: Es muss nachprüfbar sein, welches Dokument, von wem und zu welchem Zeitpunkt ins Archiv überführt wurde. Sämtliche Veränderungen im Archiv sind zu protokollieren, sodass sie nachvollziehbar sind und die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands möglich ist.  
  
  

Verfahrensdokumentation – Definition und Muster 

Gesetze und GoBD verlangen zwar eine revisionssichere Archivierung, sie geben aber keine konkrete Form der Aufbewahrung vor, beispielsweise Datenformate, Speichermedien oder eine bestimmte Software. Es liegt in der Verantwortung des einzelnen Unternehmens, ein revisionssicheres Archivierungsverfahren zu gestalten.   
 
Eine solide Verfahrensdokumentation bildet das Fundament für revisionssichere Archivierung. Sie umfasst detaillierte Anleitungen, wie digitale Dokumente im Archiv abgelegt und verwaltet werden. Diese Dokumentation muss transparent und nachvollziehbar alle Schritte dokumentieren, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. Ein Muster für die Verfahrensdokumentation kann als Leitfaden dienen.  

• Die „Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.“ stellt eine kostenlose Muster-Verfahrensdokumentation (PDF) samt einer Word-Vorlage (.docx) bereit. Die Vorlage kann auf den eigenen Bedarf angepasst werden. 
• Speziell auf das Ersetzende Scannen geht eine Muster-Verfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer ein, die auch mobiles Belegscannen behandelt. 
  
  

Warum ist Revisionssicherheit wichtig?  

Das Einrichten eines revisionssicheren Archivs mag zunächst nach viel Arbeit klingen, doch es bringt Ihnen im Geschäftsalltag zahlreiche nützliche Vorteile:  

Schutz: Ein revisionssicheres Archiv schützt Ihre Dokumente, die im Ernstfall z. B. beim Finanzamt als Beweismittel dienen können.  

Sicherheit: Revisionssicher archivierte Dokumente sind vor jeglichem Missbrauch und Betrug geschützt, und es besteht keine Gefahr, dass sie versehentlich gelöscht werden. 

Zeitersparnis: Innerhalb von Sekunden können Sie benötigte Dokumente wiederfinden und mit wenigen Mausklicks durchsuchen. 

Wichtiger Hinweis 
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