Aufbewahrungsfristen für Unternehmen – Definition & einfach erklärt

Definition: Aufbewahrungsfristen für Unternehmen 

Ganz gleich, ob Sie als Kaufmann Ihr eigenes kleines Geschäft führen oder der Leiter eines Großkonzerns sind – es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihre Geschäftsunterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.  
Diese Periode wird im Handels- und Steuerrecht als „Aufbewahrungsfrist“ bezeichnet. Die Einhaltung dieser Fristen stellt sicher, dass sowohl Sie als auch das Finanzamt jederzeit problemlos auf die benötigten Unterlagen zugreifen können. 

Wer muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten?

Grundsätzlich gilt: Wer gemäß den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts zur Buchführung verpflichtet ist, trägt auch die Verantwortung sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente sorgfältig aufbewahrt und jederzeit griffbereit sind. Während das Handelsrecht vor allem Kaufleute dazu verpflichtet, ihre Unterlagen aufzubewahren, legt das Steuerrecht fest, dass sämtliche Steuerzahler die Aufbewahrungsfristen einhalten müssen. 

Auch Privatpersonen können unter bestimmten Voraussetzungen aufbewahrungspflichtig sein und müssen demzufolge verschiedenen Aufbewahrungsfristen berücksichtigen. 

Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?

Je nach Art des Dokuments gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, meist 6 oder 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt dabei immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder gesendet, bzw. empfangen wurde.   

Diese Verpflichtung deckt eine Vielzahl von Dokumenten ab – egal ob sie physisch vorliegen oder elektronisch gesichert sind. Dazu gehören Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Buchhaltungsunterlagen und Inventare. 

Wie müssen Dokumente aufbewahrt werden?

Für die physische Lagerung gilt, dass Dokumente sicher aufbewahrt werden müssen. Dazu zählt etwa der Schutz vor Feuer, Wasser und Feuchtigkeit. Allerdings beansprucht dies viel Platz und der Zugriff kann etwas umständlich sein. 

Digitale Aufbewahrung spart Platz und macht das Finden von Dokumenten einfacher. Aber Vorsicht: Natürlich müssen spezielle Anforderungen erfüllt werden, um die Rechtskonformität sicherzustellen. Dazu gehört etwa die Unveränderbarkeit der Daten und die lückenlose Nachverfolgung der Archivierungsprozesse. Wenn Sie physische Dokumente in digitale umwandeln, müssen Sie darauf achten, die GoBD-Richtlinien einzuhalten. 

Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Im § 147 Absatz 1 der Abgabenordnung (AO) werden folgende aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelistet: 

• Bücher und Aufzeichnungen 
• Inventare 
• Jahresabschlüsse 
• Lageberichte 
• Eröffnungsbilanz mitsamt Organisationsunterlagen 
• Handels- und Geschäftsbriefe (ein- und ausgehend) 
• Buchungsbelege 
• Sonstige zur Besteuerung relevanten Unterlagen 

Tabelle: Aufbewahrungsfristen