„Habe fertich‘!“ Delegieren, kommunizieren & abhaken mit orgaMAX-Buchhaltung

Was vielen Anwendern von orgaMAX Buchhaltung noch gar nicht aufgefallen ist: Im Arbeitsbereich „Start“ gibt es neben der smarten „Dashboard“-Kommandozentrale eine komfortable Aufgabenverwaltung. Und zwar eine, die weit mehr zu bieten hat als die üblichen To-do-Abhaklisten.

Es gibt viel zu tun …

Das interaktive Kooperations-Tool …

• enthält pfiffige Delegations- und Freigabe-Funktionen – inklusive Benachrichtigung der zuständigen Mitarbeiter in Echtzeit,
• unterscheidet zwischen Aufgaben-Intervallen, Fälligkeiten und Erledigungsfristen,
• ist nahtlos mit der Kunden- und Lieferanten-Datenbank verknüpft,
• ermöglicht das Hochladen und Einbinden aufgabenbezogener Dokumente und
• bietet sogar einen Kommentar-Bereich, über den sich Hinweise und offene Fragen direkt an Ort und Stelle klären lassen!

… packen wir’s an!

Die Übersichtsliste im Bereich „Start > Aufgaben“ gestattet zudem das gezielte Sortieren und Filtern der vorhandenen Einträge nach allen relevanten Kriterien ...

• angefangen beim zuständigen Mitarbeiter („Verantwortlicher“)
• über Fälligkeits-Termine und Fristen
• bis hin zum Erledigungs-Status:

Ein mächtiges Volltext-Suchfeld (am oberen linken Rand der Aufgabenliste) fördert bei Bedarf zudem die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen zutage.

Doch der Reihe nach!

Browser-basiert: Neue Aufgaben erstellen

Um eine neue Aufgabe anzulegen …

• wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Start > Aufgaben“ und
• klicken am rechten oberen Seitenrand auf den Button „+ Neu“

Daraufhin öffnet sich am rechten Seitenrand das Dialogfenster „Neue Aufgabe erstellen“. Hier haben Sie folgende Eingabemöglichkeiten:

• Sie bestimmen die (1) Art der Aufgabe („Zu Erledigen“ / „Zur Freigabe“ / „Zur Kenntnis“),
• geben dem Vorgang eine aussagekräftige (2) Beschreibung,
• tragen das Datum der (3) Fälligkeit sowie die Erledigungs-Frist ein,
• wählen das (4) Intervall, in dem die Aufgabe künftig erledigt werden soll (von einmalig über täglich, wöchentlich und monatlich bis quartalsweise und jährlich)
• legen die oder den (5) Verantwortlichen für den Vorgang fest („Nutzer wählen“),
• ordnen der Aufgabe einen (6) Kunden und / oder einen (7) Lieferanten zu,
• fügen per Ziehen und Ablegen (oder über den „Dokumentencontainer“) aufgabenbezogene (8) Dokumente hinzu (zulässige Formate: PDF, PNG, JPG, DOC und XLS), und
• speichern den Vorgang per Mausklick auf den Button (9) Aufgabe erstellen.

Besonders praktisch: Wenn Sie Aufgaben an Mitarbeiter delegieren, wird der oder die Zuständige in Echtzeit per E-Mail und / oder die Smartphone-App von orgaMAX Buchhaltung informiert!

Einmalig auf Knopfdruck: Benachrichtigungen aktivieren

Praxistipp: Falls bei Ihnen und Ihrer Belegschaft keine Hinweise auf neue Aufgaben eintreffen, sind beim betreffenden Mitarbeiter unter „Einstellungen > Mein Konto“ die „Benachrichtigungen“ deaktiviert:

Mit ein, zwei Mausklicks schalten Sie in dem Fall die gewünschten Hinweisfunktionen im Handumdrehen ein.

Vorhandene Aufgaben bearbeiten

Einmal angelegte Aufgaben dienen nicht nur der Erinnerung: Alle Beteiligten können die ihnen zugewiesenen Anforderungen mit wenigen Mausklicks abarbeiten – oder auch nachhaken, falls Probleme entstehen. Dazu …

• wechseln Sie zur Aufgabenliste (im Arbeitsbereich „Start > Aufgaben“),
• öffnen den betreffenden Vorgang per Mausklick und
• schließen den Vorgang über den jeweiligen Button am unteren Rand der „Aufgabendetails“ ab („Erledigen“, „Freigeben“ oder „Zur Kenntnis nehmen“):

Auch hierüber werden alle Beteiligten per E-Mail oder App informiert.

Bitte beachten Sie: Lässt sich eine Aufgabe einmal nicht abschließen, kann sie per Mausklick auf „Ablehnen“ an delegierende Vorgesetzte oder Kollegen zurückgereicht werden.

Sinnvoller als eine kommentarlose Ablehnung ist in der Regel jedoch eine kurze Rücksprache. Die Aufgabenverwaltung von orgaMAX Buchhaltung stellt Ihnen hierfür direkt an Ort und Stelle eine praktische Kommentarfunktion zur Verfügung:

Kommentarfunktion nutzen

Im Zweifelsfall bietet die direkt über den Erledigungen- und Freigabe-Buttons angesiedelte „Kommentar“-Funktion die Möglichkeit, Fragen oder Anmerkungen mit anderen Team-Mitgliedern zu klären und sich inhaltlich auszutauschen:

Das Handling der Kommentarfunktion ist selbsterklärend – trotzdem zwei Hinweise:

• Das „Löschen“ einzelner Kommentare ist nur dem jeweils eingeloggten Mitarbeiter möglich. Und:
• Das nachträgliche „Bearbeiten“ von Aufgaben-Rahmendaten ist dem ursprünglichen Aufgaben-Ersteller vorbehalten: Angenommen, Sie haben sich mit dem zuständigen Mitarbeiter auf die Verlängerung der Erledigungs-„Frist“ geeinigt. Dann klicken Sie auf das Stiftsymbol am unteren linken Rand der „Aufgabendetails“, nehmen die vereinbarten Anpassungen vor und aktualisieren den Vorgang per Mausklick auf den „Speichern“-Button.

Aufgabenliste sortieren, filtern und durchsuchen

Bleibt noch die laufende Aufgaben-„Überwachung“: Dafür stellt Ihnen die Aufgabenliste im Arbeitsbereich „Start > Aufgaben“ eine Menge praktischer Such-, Sortier- und Filterfunktionen zur Verfügung.

Vorweg: Per Mausklick auf das Zahnrad-Symbol nehmen Sie Einfluss auf die standardmäßig voreingestellte Spalten-Auswahl:

Nachdem die Auswahl der Standardfelder der Aufgabenliste angepasst ist, stillt orgaMAX Buchhaltung Ihren konkreten Informationsbedarf auf ganz unterschiedliche Weise:

• Über das (1) Suchfeld („Aufgaben durchsuchen“) durchforsten Sie sämtliche Aufgaben nach Schlüsselbegriffen (z. B. nach einzelnen Tätigkeiten oder auch Kunden).
• Mit den (2) Kategorien-Filtern beschränken Sie die Anzeige auf bestimmte Teilmengen (z. B. nur „Meine“, „Überfällige“, „Freigegebene“ oder „Abgelehnte“ Aufgaben).
• Per Mausklick auf die (3) Pfeilsymbole in den Spaltenüberschriften sortieren Sie die Listenanzeige nach dem Inhalt des betreffenden Feldes. Ein erneuter Mausklick dreht die Sortier-Reihenfolge um.
• Ein Mausklick auf die (4) Filtersymbole in den Spaltenüberschriften öffnen Sie eine Filter-Definition: Mit deren Hilfe grenzen Sie die Inhalte der Liste auf bestimmte Teilmengen dieses Feldinhaltes ein (z. B. bestimmte Zeiträume, Aufgabentypen oder Zuständige).
• Wenn Sie auf den (5) „Filter“-Link am rechten Seitenrand klicken öffnen sich zudem sämtliche Spaltenfilter auf einen Blick. Bei Bedarf und sehr großen Datenmengen lassen sich verschiedene Filterkriterien auch miteinander kombinieren.
• Per Mausklick auf das (6) Filter-Symbol am oberen rechten Seitenrand heben Sie zuvor aktivierte Filter wieder auf:

Und nicht zu vergessen: Über die Anzahl der (7) „Einträge pro Seite“ legen Sie fest, wie viele Aufgaben auf einen Blick angezeigt werden sollen. Außerdem können Sie hier zu Folgeseiten weiterblättern.

Auch per App: Aufgaben erstellen, bearbeiten und erledigen

Statt per Browser auf dem PC, Laptop oder Notebook können Sie auch die orgaMAX App nutzen, um Aufgaben zu erstellen, kommentieren, überwachen und erledigen. Die kostenlose Smartphone-App für orgaMAX Buchhaltung gibt es im ...

• Google Play-Store (für Android-Tablets und -Smartphones) und in
• Apples App-Store (für iPhones und iPads)

Um in der App zur Aufgabenliste zu wechseln …

• öffnen Sie die App auf Ihrem Smartphone oder Tablet,
• tippen am unteren Rand des Start-Bildschirms auf das „Menü“-Icon und dann auf „Aufgaben“,

• tippen in der folgenden Aufgabenliste entweder auf einen der vorhandenen Einträge, um die betreffende Aufgabe zu bearbeiten, erledigen oder kommentieren …

• oder auf den Button „Neu“ am unteren Displayrand, um eine zusätzliche Aufgabe mit allem Drum und Dran zu erstellen und
• per Fingertipp auf „Aufgabe speichern“ zu erstellen:

Ganz gleich, ob per App oder Browser: Die interaktive Aufgabenverwaltung von orgaMAX Buchhaltung lohnt sich kennenzulernen. Probieren Sie’s aus! (Am besten legen Sie gleich eine Aufgabe an, damit Sie es nicht vergessen! 😊)