Klare Verhältnisse: Benutzer- und Rechteverwaltung in orgaMAX Buchhaltung

orgaMAX Buchhaltung ist die perfekte Auftrags- und Rechnungsverwaltung für ...

• Kleinunternehmer,
• Freelancer,
• Solo-Selbstständige und
• Neben-Gewerbler.

Mit anderen Worten: für Einzelkämpfer. Standardmäßig handelt es sich bei den orgaMAX-Versionen „Basic“ und „Smart“ daher um Einzelplatz-Lösungen. Viele Freiberufler und Kleingewerbetreibende bauen aber nach und nach auch kleine Teams um sich herum auf. Nicht immer gleich Form von Vollzeit-Arbeitskräften. Doch auch Praktikanten, Aushilfen, Saisonkräfte und geringfügig Beschäftigte brauchen früher oder später Zugriff auf orgaMAX Buchhaltung.

Von der Einzelplatz-Version zum Multiuser-Account

Damit Mitarbeiter und externe Dienstleister mit separaten Zugangsdaten auf sie zugeschnittene orgaMAX-Datenbestände nutzen können, enthält die App in den Versionen „Business“ und „Select“ eine differenzierte Benutzer- und Rechteverwaltung.

Zum Basis-Funktionsumfang der beiden großen Ausbaustufen gehören jeweils insgesamt drei Arbeitsplätze (1 orgaMAX-Besitzer plus 2 Nutzer). Bei Bedarf lässt sich die Zahl der Mitarbeiter aber auch weiter erhöhen: Bei beiden Varianten sind „Nutzer zubuchbar“.

Unterschiedliche Rollen: Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser

Eine professionelle Benutzer- und Rechteverwaltung schützt Ihre wertvollen Datenbestände nicht nur vor unbefugten Zugriffen:

• Sie vergeben von vornherein unterschiedliche Lese- und Schreibrechte. So braucht etwa ein Vertriebs-Mitarbeiter zwar Zugriff auf Stammdaten und Verkaufsvorgänge. Zahlungs-Transaktionen oder sogar Steuerdaten muss er aber nicht kennen.
• Sie wissen immer, welcher Benutzer welchen Vorgang bearbeitet und zu verantworten hat.

Keine Sorge: Um passende Lese- und Schreibrechte zu definieren, müssen Sie keineswegs jeden einzelnen Arbeits- und Funktionsbereich durchforsten und selektiv freischalten. Bei den Lese- und Schreibrechten unterscheidet orgaMAX Buchhaltung zwischen vier verschiedenen Benutzer-„Rollen“. Die Rolle ....

• ... „Administrator“ hat Zugriff auf alle orgaMAX-Bereiche. Administratoren sind neben dem Kontoinhaber (= „Besitzer“) die einzigen Personen, die zusätzliche Benutzer einladen und Änderungen an zuvor festgelegten Rollen-Zuweisungen vornehmen dürfen.
• ... „Vertrieb“ hat Lese- und Schreibrechte für die Stammdaten-Bereiche (Kunden, Lieferanten, Artikel und den Datenimport). Außerdem können Vertriebler auf Verkaufsvorgänge wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Projekte, Abos, Abschläge und die Zeiterfassung zugreifen.
• ... „Finanzen“ hat Lese- und Schreibrechte in den Finanz-Bereichen Bank / Kasse, Ausgaben und Einnahmen sowie sämtliche Auswertungen und Steuer-Funktionen.
• ... „Steuerberater“ ist für externe Dienstleister gedacht (z. B. Buchführungshelfer oder Steuerberater). Diese Benutzer-Rolle hat nur Lese-Rechte für die „Finanzen“ und darf sich im Bereich „Verkauf“ alle Ausgangsrechnungen anschauen.

Wichtig: Die unterschiedlichen Lese- und Schreibrechte sind miteinander kombinierbar. So hat ein Mitarbeiter mit den Rollen „Finanzen“ und „Vertrieb“ sämtliche Rechte dieser Bereiche. Änderungen am orgaMAX-Account, der Benutzer- und Rechteverwaltung und anderen Grundeinstellungen sind in der Rollen-Kombination jedoch nicht möglich: Diese Funktionen sind dem Besitzer oder den Administrator(en) vorbehalten.

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Die Zuordnung passender Benutzer-Rechte erledigen Sie gleich beim Einrichten eines neuen Mitarbeiter-Zugangs. Einmal zugewiesenen Schreib- und Lese-Rechte lassen sich im Nachhinein aber jederzeit problemlos ändern.

Benutzer einladen: Herzlich willkommen!

Um einen zusätzlichen Mitarbeiter-Account einzurichten ...

• loggen Sie sich als „Besitzer“ oder „Administrator“ ein,
• wechseln in den orgaMAX-Arbeitsbereich „Einstellungen > Benutzer“ und
• klicken am oberen rechten Seitenrand auf den blauen Button „Einladen“:
  
  

Daraufhin öffnet sich ein separates Dialogfenster, in dem Sie …

• im Abschnitt (1) „Benutzer einladen“ die E-Mail-Adresse (Pflichtfeld) und Benutzer-Namen eintragen,
• im Bereich (2) „Rechte definieren“ die gewünschte(n) Rolle(n) des neuen Benutzers auswählen und schließlich
• auf den Button (3) „Senden“ klicken:
  
  

Benutzerkonto registrieren und freischalten

Der neue Benutzer erhält daraufhin postwendend eine E-Mail mit dem Einladungs-Link:

Dort ...

• klickt der Empfänger auf den Button „Jetzt beitreten“,
• legt auf der folgenden Webseite ein sicheres persönliches Passwort fest und
• schließt den Anmeldeprozess per Mausklick auf den „Bestätigen“-Button ab:
  
  

Das war’s auch schon: Der neue Benutzer ist damit sowohl registriert als auch bereits eingeloggt. Und hat ab sofort Zugriff auf alle freigeschalteten Funktionen. Arbeitsbereiche und Einzelfunktionen, die nicht verfügbar sind, sind ausgeblendet oder lassen sich nicht öffnen.

Bitte beachten Sie: Falls sich der neue Benutzer im Unternehmen an einem gemeinsam genutzten Computer-Arbeitsplatz registriert und erstmals einloggt, sollte sich der dort angemeldete „Administrator“ (oder „Besitzer“) zuvor abmelden. Den Abmelde-Button finden Sie im Arbeitsbereich „Einstellungen“ am unteren Ende der Navigationsleiste:

Rollentausch: So ändern Sie Benutzer-Rechte

Um Änderungen vorzunehmen, wechseln Sie in den orgaMAX-Arbeitsbereich „Einstellungen > Benutzer“. Dort klicken Sie auf den betreffenden Benutzer. Daraufhin öffnet sich der Multi-Benutzer-Dialog „Benutzer bearbeiten“:

Am rechten Seitenrand legen Sie im Bereich „Rechte definieren“ nun die neue(n) Rolle(n) fest. Per Mausklick auf den „Fertig“-Button speichern Sie Ihre Änderungen. orgaMAX Buchhaltung übernimmt Ihre Anpassungen daraufhin umgehend in die Benutzerverwaltung.

Bitte beachten Sie: Mehrere separate Benutzer mit unterschiedlichen „Rollen“ sorgen nicht nur für mehr Transparenz, Verantwortungsbewusstsein und Datenschutz. Sie ermöglichen unter anderem auch die Delegation von Aufgaben an „Verantwortliche“:

Sie finden die Aufgabenverwaltung im Arbeitsbereich „Start > Aufgaben“. In einem der nächsten Praxistipps werden wir die praktischen orgaMAX-To-dos einmal etwas genauer vorstellen. Bleiben Sie dran – es lohnt sich!