Hintergrund-„Historie“: Flexible Vorgangs- und Ereignis-Dokumentation

Wussten Sie, dass orgaMAX im Hintergrund sämtliche Vorgänge und viele Bediener-Aktivitäten lückenlos aufzeichnen und den passenden Geschäftspartnern zuordnen kann? Art und Umfang der Aufzeichnungen lassen sich dabei gezielt an den betrieblichen Bedarf anpassen.

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Die Gesamtschau aller aufgezeichneten Tätigkeiten und Transaktionen können Sie sich jederzeit in übersichtlicher Form im Register „Historie“ anzeigen lassen. Dort haben Sie außerdem die Möglichkeit, eigenhändig informelle „Ereignisse“, Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen einzutragen.

Auf diese Weise greifen Sie auf alle wichtigen Informationen über Vorgänge, Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen und andere Kontaktanlässe und betriebliche Ereignisse an einer zentralen Stelle in der orgaMAX-Stammdatenverwaltung zu.

orgaMAX-Historie: Kinderleichte Vergangenheitsbewältigung

Zu finden ist die Registerkarte „Historie“ in den „Details“-Ansichten des Arbeitsbereichs „Stammdaten“ unter „Interessenten“, „Kunden“ und „Lieferanten“. Um sich eine Vorgangs-Übersicht anzeigen zu lassen...

wählen Sie den betreffenden Geschäftspartner aus,
klicken auf die Schaltfläche „Details F2“ (oder drücken direkt die Funktionstaste „F2“) und
dann auf den Reiter „Historie“:

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Welche Vorgangsarten orgaMAX ERP dort standardmäßig anzeigt, ist von der Stammdaten-Art abhängig:

Transparente Vorgangs-Dokumentation

Im Kundenstamm enthält die obligatorische Vorgangs-Historie beispielsweise alle ...

Liefertermine,
Briefe, Angebote und Aufträge,
Lieferscheine und Rechnungen sowie
Mahnungen,

... die für den betreffenden Kunden erstellt worden sind. Die Vorgangshistorie lässt sich nach Belieben filtern, indem Sie die gewünschte(n) Vorgangsart(en) mit einem Häkchen aktivieren oder deaktivieren.

Bei Interessenten und Lieferanten unterscheidet sich die Liste der Vorgangsarten sinngemäß: So finden sich bei Interessenten nur die Vorgangsarten Briefe und Angebote, bei Lieferanten passenderweise Bestellungen und Preisanfragen.

Zugabe 1: Obligatorische Aufgaben- und Termin-Historie

Zusätzlich zur Vorgangsdokumentation (Angebote, Aufträge, Rechnungen etc.) enthält das Register „Historie“ aber auch sämtliche ...

Aufgaben,
Termine und
Wiedervorlagen,

... sofern sie zuvor für den jeweiligen Geschäftspartner angelegt worden sind:

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Voraussetzung: Beim Erstellen von Terminen, Aufgaben und Wiedervorlagen haben Sie zuvor per Mausklick auf den Button „Kunden / Interessenten zuordnen“ den betreffenden Stammdaten-Eintrag in den Eingabedialog übernommen. In der Termin-Maske sieht das zum Beispiel so aus:

Entsprechende Eingabefelder finden Sie auch im Aufgaben-Dialog ...

... sowie im Dialogfenster „Wiedervorlage Neu“:

Dass eine ERP-Software sämtliche Vorgänge speichert, den dazugehörigen Geschäftskontakten zuordnet und leicht wiederauffindbar macht, versteht sich (eigentlich) von selbst.

Doch die betriebliche Praxis besteht nicht nur aus Angebote, Rechnungen und anderen formalen Vorgängen. orgaMAX gibt Ihnen daher die Möglichkeit, auch informelle Aktivitäten und Prozesse (wie zum Beispiel E-Mails, SMS-Nachrichten oder Telefonanrufe) aufzeichnen und den „Historien“-Ansichten zuordnen zu lassen.

Das Protokollieren solcher Ereignisse ist sowohl auf manuellem als auch automatisch möglich. Und so gehen Sie vor:

Zugabe 2: Manuelle Ereignis-Dokumentation

Die Registerkarte „Historie“ ist nicht nur informativ, sondern auch interaktiv: Indem Sie am unteren Rand der Historien-Ansicht auf den Button „Neu F10“ klicken, erweitern Sie die Historie im Handumdrehen um ...

Aufgaben, Termine und Wiedervorlagen, die Sie dem betreffenden Geschäftskontakt zuvor noch nicht zugeordnet haben, sowie um
informelle Ereignisse aller Art (z. B. ein- und ausgehende Anrufe, E-Mails oder Gesprächsnotizen):

Im Dialogfenster „Neues Ereignis“ stellt orgaMAX ERP Ihnen im Feld „Ereignistypen“ standardmäßig die folgenden Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

ein- und ausgehende Briefe, E-Mails, Telefonate und Fax-Sendungen,
ausgehende SMS, Marketing-Mailings und Infomaterialien,
bearbeitete Wiedervorlagen und Druckvorgänge („Ausdrucke“) sowie
Online- und Vor-Ort-Beratungen:

Praxistipps:

Zusätzlich zur Beschreibung des Ereignisses (in der „Betreff“-Zeile und im „Notizen“-Feld) können Sie im Register „Dokumente“ auch noch dazugehörige Dateien beliebiger Formate hinterlegen:
Neue Ereignisse müssen nicht unbedingt in der Zukunft liegen. Wenn Sie einem Eintrag beispielsweise den Typ „Telefonanruf“ zuordnen, dann nutzen Sie die Funktion im Handumdrehen als komfortables Kontakt-Journal.
Falls Sie Kontakt- und Ereignisanlässe ändern oder ergänzen wollen, klicken Sie auf den Button „Neuer Ereignistyp“. Damit öffnen Sie den Kleinstammdaten-Dialog „Ereignistypen“:

Hier können Sie ...

zusätzliche Ereignistypen anlegen (Button „Neu – F2“),
vorhandene Einträge ändern („Bearbeiten – F3“) und
entbehrliche Ereignistypen entfernen („Löschen – F4“).

Bitte beachten Sie:

Die klassischen Ereignistypen (insbesondere die Kommunikationskanäle Telefon, E-Mail, SMS oder Fax) sind fest in der Software verdrahtet und lassen sich nicht ändern oder löschen.
Über die Pfeilsymbole am oberen rechten Rand des Dialogfensters nehmen Sie bei Bedarf zudem auf die Reihenfolge der Ereignistypen im Auswahlmenü Einfluss.
Sie erreichen den Kleinstammdaten-Dialog „Ereignistypen“ wie üblich auch über den Menüpunkt „Stammdaten > Kleinstammdaten > Ereignistypen“:

Rechtsklick: Lob des Kontextmenüs

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Neue Ereignisse lassen sich nicht nur direkt im Register „Historie“ der Stammdaten-Detailansicht erstellen. Überall, wo Sie Zugriff auf Kunden-, Interessenten- und Lieferanten-Kontakte haben, finden Sie die Möglichkeit, neue Ereignisse zu erzeugen.

Unter Stammdaten > Kunden sieht das zum Beispiel so aus:

Per Rechtsklick auf einen Kundeneintrag öffnen Sie das Kontextmenü,
klicken auf „Erstellen für [Kundenname]“ und dann auf „Neues Ereignis“,
wählen den „Ereignistyp“ (z. B. ausgehendes Telefonat) ...

und erfassen und speichern die dazugehörigen Informationen.

Aber auch aus den Einkaufs- und Verkaufs-Vorgängen heraus lassen sich ganz einfach neue Kontakt-Dokumentationen und ähnliche Kunden-„Ereignisse“ erzeugen. Der Weg über das Kontextmenü ist derselbe: Schließlich ist auch hier jedem Eintrag ein eindeutiger Kontakt zugeordnet.

In der Angebotsliste sieht das zum Beispiel so aus:

Zugabe 3: Automatische Ereignis-Dokumentation

So einfach und komfortabel die Ereignis-Dokumentation von orgaMAX ERP ist: Sie müssen nicht jeden einzelnen Kontaktanlass von Hand erfassen! Unter „Stammdaten > Meine Firma > Einstellungen“ sorgen Sie in den „Historien-Einstellungen“ bei Bedarf dafür, dass auch informelle Ereignisse automatisch in der Historie aufgezeichnet werden. Vorausgesetzt natürlich, Sie haben den Kontakt zu Ihrem Interessenten, Kunden oder Lieferanten aus orgaMAX heraus per E-Mail, Telefon oder SMS hergestellt.

Außerdem lässt sich jede einzelne Vorgangs-Verarbeitung in der Historie dokumentieren: Auf diese Weise wissen Sie später nicht nur, welche Vorgänge zu einem bestimmten Geschäftskontakt vorliegen, sondern auch, wann ein Vorgang gedruckt und per Post oder per E-Mail verschickt worden ist:

Bei den einzelnen Kontaktaufnahme- und Verarbeitungs-Arten lässt Ihnen das Programm die Wahl unter drei Vorgehensweisen. Sie können Historieneinträge wahlweise ...

... bei Kontaktaufnahme im Hintergrund automatisch anlegen,
... bei Kontaktaufnahme automatisch anlegen und zur Bearbeitung öffnen (damit Sie ergänzende Informationen eintragen können) oder
.... ganz ignorieren, d.h. kein Ereignis in der Historie eintragen.

Ganz gleich, ob per Automatik- oder Einzelaufzeichnung: Die Registerkarte „Historie“ der Stammdaten-„Details“ bietet Ihnen eine übersichtliche und vor allem lückenlose Vorgangs-, Kontakt- und Ereignisdokumentation.

Noch mehr Kontextmenü-Nutzen

Falls Sie im Einzelfall den Umweg über die „Details“-Ansicht der Kundenliste scheuen, greifen Sie auch aus dem orgaMAX-Kontextmenü heraus auf die „Historie“ zu. In allen Vorgangs- und Stammdatenlisten mit Kundenbezug finden Sie nämlich den Menüpunkt „Kundeninformationen anzeigen“:

Das folgende Dialogfenster „Kundeninformationen anzeigen“ enthält dann auch die Registerkarte „Historie“:

In der Interessenten-, Kunden- und Lieferanten-Liste können Sie sich zudem den Gesamtinhalt der Historie auch über den Kontextmenü-Befehl „Drucken > Historie drucken“ anzeigen lassen:

Das Druckformat der Historienansicht sieht dann folgendermaßen aus:

Sie sehen: In nahezu jedem Arbeitsbereich können Sie Historien-Informationen zu Ihren Geschäftspartnern einfach und komfortabel hinterlegen (lassen) und sie später blitzschnell und gezielt wieder abrufen. Probieren Sie’s aus: Es lohnt sich!

Und gleich noch zwei Linktipps hinterher:

Die orgaMAX-Ereignisse und Kommunikations-Historie mit Geschäftspartnern sind Thema eines kurzen Video-Tutorials.
Falls Sie bei kontaktintensiven Kunden Beratungs-, Support-, Schulungs-, Trainings- und andere aufwändige Dienstleistungen erbringen, lohnt sich ein Blick auf das orgaMAX-Modul „Aufwände“. Ein Schritt-für-Schritt-Tutorial bietet der Blogbeitrag „Transparenz-Offensive: Aufwände dokumentieren und Aufwands-Guthaben einrichten“.