Sie haben sich entschieden in Ihrem Unternehmen eine Bürosoftware einzuführen, um die wichtigsten Prozesse in einer Software abzubilden und dadurch von vielen Vorteilen im Unternehmensalltag zu profitieren? Oder Sie wollen auf eine andere Lösung wechseln?
Wenn Sie bereits verschiedene Programme getestet haben, wollen Sie als nächstes wahrscheinlich telefonisch mit einem Anbieter in Kontakt treten, um sich möglicherweise offene Fragen beantworten zu lassen. Der folgende Blogbeitrag liefert Ihnen wichtige Tipps für das Gespräch mit dem Berater.
Grundsätzlich versprechen Sie sich von der Software bestimmt, dass sie
- einfach zu bedienen ist
- Ihnen Ihren Büroalltag erleichtert
- Ihre Prozesse gut abbildet
- Ihre Daten sicher hinterlegt
- und stets gesetzeskonform ist
Die Verständlichkeit und Bedienbarkeit sind gerade zum Start für eine erfolgreiche Einführung wichtig. Neue Mitarbeiter, die zukünftig mit der Software arbeiten sollen, sollen schließlich schnellstmöglich die wichtigsten Funktionen erlernen können, ohne endlos lange Bedienungsanleitungen lesen zu müssen.
Laut einer Studie des britischen Software-Herstellers Global Graphics sagen 70 % der Befragten, dass Sie „bis zu einer Stunde Arbeitszeit pro Woche verlieren, weil die Software zu kompliziert ist“. 22 % geben an, dass Sie „bis zu fünf Wochenstunden aufgrund von schlechter Usability verlieren“.
Man braucht kein Mathegenie zu sein, um zu verstehen, dass sich eine Fehlentscheidung bei der Software-Wahl daher als sehr kostspielig herausstellen kann. Um Ihnen die Entscheidungsfindung zu vereinfachen, haben wir zehn kritische Fragen aufgestellt, die Sie jedem Anbieter vor dem Kauf stellen sollten.
Zehn Fragen, die ein Software-Anbieter beantworten sollte:
1. Kann die Software unsere Prozesse abbilden?
Eine äußerst wichtige Frage, schließlich geht es darum, eine möglichst zu Ihren Anforderungen passende Softwarelösung zu finden. Erklären Sie dem Anbieter Ihre Situation, vor welchen „Problemen“ Sie stehen und wie Sie diese gerne mit einer Software lösen würden. Der Anbieter sollte Ihnen schnellstmöglich eine klare Aussage geben können, ob gewisse Funktionen vorhanden oder vielleicht in Zukunft geplant sind. Erstellen Sie sich eine Liste mit den wichtigsten Funktionen und Anforderungen, um zu den für Sie wichtigsten Funktionen gezielt Fragen zu stellen.
Bedenken Sie dabei: Es kann sich als schwierig herausstellen eine Software zu finden, die alle Ihre Anforderungen in allen Bereichen zu 100 % erfüllt. Überlegen Sie sich vorher, welche Funktionen für Sie K.O.-Kriterien sind und in welchen Bereichen Sie Kompromisse machen können.
2. Gibt es die Möglichkeit bestehende Daten zu importieren?
Sie haben wahrscheinlich bereits vorhandene Excel-Listen von Kunden-, Lieferanten- oder Artikeldaten vorliegen oder Sie nutzen sogar noch eine andere Bürosoftware, in der Daten hinterlegt sind? Diese möchten Sie selbstverständlich in die neue Lösung übernehmen, um Ihnen die Umstellung zu vereinfachen. Daher sollten Sie dem Anbieter im Verlauf des Gesprächs die Frage stellen, ob es die Möglichkeit gibt, bestehende Daten zu importieren und wie genau dieser Prozess abläuft.
Hier gilt: Lassen Sie sich nicht mit Pauschal-Aussagen wie: „Ja, das geht“ abspeisen. Je konkreter die Aussagen des Anbieters hierbei ausfallen, desto besser lässt sich einschätzen, wie unkompliziert die Datenübernahme später ablaufen wird.
3. Wird die Software bereits von Unternehmen verwendet, die in derselben Branche arbeiten?
Fragen Sie, ob andere Unternehmen Ihrer Branche bereits diese Software einsetzen. Dies kann Aufschluss darüber geben, wie gut typische Prozesse Ihrer Branche abbildbar sind. Im Idealfall kann das Unternehmen Ihnen sogar Referenzkunden nennen, die Sie kontaktieren und zum Einsatz der Software befragen können. Auch kann sich bereits in dem Gespräch mit dem Berater zeigen, ob anbieterseitig bereits Erfahrungen mit dem Softwareeinsatz in Ihrer Branche vorliegen und im Idealfall bereits Beispiele zum Abbilden gängiger Branchenprozesse gegeben werden.
4. Wie häufig wird die Software aktualisiert bzw. verbessert?
Wenn Ihr Unternehmen kontinuierlich wächst und Sie den Wunsch haben, Prozesse so einfach und überschaubar wie möglich zu halten, ist es wichtig auch bei der eingesetzten Software stets aktuell zu bleiben. Es sollte auch im Interesse des Anbieters liegen, die Software kontinuierlich weiterzuentwickeln. Fragen Sie ihn, wie häufig neue Funktionen hinzukommen und ob Wünsche und Anregungen aufgenommen werden. Wie schnell werden Gesetzesänderungen oder Änderungen an Schnittstellen berücksichtigt und implementiert? Nur eine stetige Weiterentwicklung der Software und regelmäßige Updates können sicherstellen, dass Sie jederzeit gesetzeskonform arbeiten und langfristig mit der Software planen können.
5. Besitzt der Anbieter einen Produkt-Support?
Gerade zu Beginn der Einführung eines neuen Systems kommen immer mal wieder kleine Fragen auf, die meistens mit einer kurzen Erläuterung schon geklärt sind.
- Verfügt das Unternehmen überhaupt über einen Support oder werden Sie nach dem Kauf mit Ihren Fragen alleine gelassen?
- Gibt es telefonischen Support oder lediglich Support per E-Mail mit entsprechender Bearbeitungsdauer?
- Wenn Support per Telefon angeboten wird, ist dieser auch auf Deutsch und verfügt Ihr gegenüber auch über das nötige technische Know-how?
- Können Sie sich jederzeit bei einer Frage oder einem Problem melden oder wie gestalten sich die Öffnungszeiten?
- Wichtig für die Bewertung der Supportleistungen sind natürlich die Kosten: Ist der Support kostenlos oder müssen Sie für jeden Anruf Gebühren zahlen?
6. Werden Service-Dienstleistungen angeboten?
- Werden seitens des Anbieters Dienstleistungen angeboten, wie z. B. eine Ersteinrichtung?
- Benötigen Sie vielleicht spezielle Auswertungen oder Anpassungen, die im Standardumfang nicht enthalten sind?
- Fragen Sie, inwiefern solche Anpassungen möglich sind und mit welchen Kosten zu rechnen ist.
- Werden Schulungen und/oder Webinare angeboten, um tiefer in die Softwarefunktionen einzusteigen oder Tricks wie Tastaturkürzel o. ä. zu erlernen? Eine Schulung kann maßgeblich dabei helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine schnelle Einarbeitung oder einen schnellen Einstieg zu ermöglichen, ohne selbst Recherche betreiben zu müssen. Das kostet schließlich wertvolle Zeit.
7. Wie sieht es mit der Gesetzeskonformität aus, z. B. GoBD?
Fragen Sie, ob die Bürosoftware rechtlich auf dem aktuellen Stand ist und ob sie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt. Die Finanzämter und Wirtschaftsprüfer prüfen heutzutage sehr genau, ob Ihre Software den Anforderungen entspricht und Sie diese einhalten. Wenn im Nummernkreis einige Rechnungsnummern und dazugehörige Rechnungen fehlen, wird ein Prüfer unangenehme Fragen stellen. Es ist in Ihrem eigenen Interesse, eine Software zu verwenden, die auf dem aktuellen rechtlichen Stand ist und eine gesetzeskonforme Nutzung ermöglicht.
8. Berücksichtigt die Software die Anforderungen der DSGVO an den Datenschutz?
Die seit Mai 2018 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO) fordert, mit sensiblen Daten sorgfältiger umzugehen und Anfragen nach Datenauskunft sowie Datenlöschung innerhalb der vorgeschriebenen Fristen zu entsprechen. Die Bürosoftware Ihrer Wahl sollte daher Vorkehrungen getroffen haben, die es Ihnen erleichtern, mit sensiblen Daten umzugehen. Fragen Sie den Hersteller, wie die Software die Anforderungen erfüllt oder eine entsprechende Umsetzung ermöglicht.
9. Wie sind meine Daten vor Verlust gesichert?
Um einem Datenverlust vorzubeugen, sollte die Software über eine Möglichkeit zur Datensicherung verfügen, die es Ihnen im Fall eines technischen Defektes, einer Datenpanne o. ä. ermöglicht, Ihre Daten wiederherzustellen. Ein Crash mit Datenverlust kann fatale Folgen haben, daher ist es wichtig dahingehend abgesichert zu sein. Digital verlorene Daten händisch neu einzutragen kostet Unmengen an Zeit und Geduld. Im Idealfall verfügt das Programm sogar über eine automatische Sicherung, die in einem Zyklus (von z. B. 24 Stunden) automatisch fortlaufend erstellt wird.
10. Wie gestalten sich die Kosten?
Zu guter Letzt stellt sich natürlich die Frage nach den Kosten der Software. Jeder Hersteller bietet verschiedene Preisstrukturen an. Hierbei ist es wichtig Detailfragen zu stellen, um Aufschluss über möglicherweise „versteckte Kosten“ zu erhalten, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. Die Softwareanbieter bieten monatliche, mietbasierte Programme an. Wichtig ist hierbei die Frage, ob regelmäßige Updates kostenlos sind, ob neue Versionen erscheinen, ein kostenpflichtiges Update notwendig ist und in welcher Höhe die Kosten hierfür liegen. Letztendlich müssen Sie selbst Kosten und Nutzen gegeneinander abwägen und Ihre Entscheidung treffen.
Mit der für Sie passenden Software gewinnen Sie an Effektivität und Professionalität
Die Suche nach der perfekten Lösung, kann sich natürlich – je nach Anforderungen – als schwierig bis unmöglich erweisen. Prüfen Sie jede Software auf Ihre Kriterien und wägen Sie ab, welche für Sie am wichtigsten sind. Klären Sie vor der Entscheidung die oben genannten Fragen mit dem Anbieter, um Ihre Entscheidung abzusichern. Ihr Ziel sollte es sein, eine Lösung zu finden, von der Sie möglichst lange profitieren und die Ihren Büroalltag erleichtert. Fragen Sie in jedem Fall, ob Sie Hilfestellung bei Problemen bekommen und schauen Sie, beispielsweise in einer Testlizenz, ob die Bedienbarkeit für Sie verständlich ist.
Fakt ist: Die Einrichtung und Einarbeitung in die Bürosoftware, für die Sie sich entscheiden werden, braucht eine gewisse Zeit. Sobald das Programm erstmal eingerichtet wurde, kann dieses die Produktivität und Zeitersparnis von Ihnen und Ihren Mitarbeiter um ein Vielfaches erhöhen. Auf dieser Basis können Sie Ihr Unternehmen weiter ausbauen und neue Ziele anvisieren.
