Eine Viertelmillion Ergebnisse spuckt Google aus, wenn Sie nach dem Wort „Bürosoftware“ suchen. Zahllose Anbieter mit ganz unterschiedlichen Lösungen buhlen im Netz um Ihre Aufmerksamkeit. Wie wollen Sie sich da entscheiden? Dass dieser Prozess lange dauern kann, liegt nicht am Informationsmangel für diese Produkte. Ganz im Gegenteil. All diese Informationen müssen Sie irgendwie bewerten und selektieren. Doch wie?
Die Auswahl ist oftmals schwierig: Sie als Entscheider müssen alle Prozesse Ihres Unternehmens kennen, um beurteilen zu können, ob die angebotenen Softwarefunktionen ausreichen. Die undurchsichtige Preisgestaltung vieler Anbieter erschwert den Vergleich zudem noch auf monetäre Art und Weise.
Mit den folgenden drei Entscheidungsfaktoren möchten wir Ihnen ein paar wertvolle Informationen mit an die Hand geben, die Ihnen ermöglichen den Markt und sein Angebot einzugrenzen. So werden Sie die ersten Meter auf dem Weg der Entscheidungsfindung erfolgreich bestreiten.
1. Allrounder oder Spezialist?
Branchenspezifische Systeme lassen sich klar von branchenübergreifenden abgrenzen. Die Allrounder unter den Lösungen sind meist für kleinere Unternehmen und Start-ups geeignet. Die Komplexität der Funktionen und damit auch der Schulungsaufwand sind eher überschaubar. Wenn Sie also typische Prozesse wie die automatische Rechnungserstellung oder eine einfache Lagerverwaltung abbilden möchten, lohnt es sich, über ein branchenübergreifendes System nachzudenken. Diese Lösungen sind dafür entwickelt worden, sie möglichst schnell ins Unternehmen integrieren zu können und kosten in der Regel weniger.
Sobald Sie Prozesse abbilden möchten, die weit über die klassischen Aufgaben kaufmännischer Betriebe hinausgehen, ist die „Software für die Masse“ für Sie eher nicht die optimale Wahl. Wenn Sie zum Beispiel Ihre hochdynamischen Produktionsprozesse als großer Mittelständler im High-Tech-Bereich in Ihrer Software abbilden möchten, ist vermutlich eine auf Sie angepasste Lösung das Richtige.
Angepasste Lösungen erfordern einen höheren Implementierungsaufwand sowie höhere finanzielle Mittel zur Realisierung. Es lohnt hier, genauer hinzuschauen. Auch manche Allrounder ermöglichen individuelle Anpassungen an Ihre Unternehmensanforderungen.
2. Online oder Offline?
„Es kommt drauf an“. Dieser oft gehörte Satz gilt ebenso bei dieser Frage. Aus IT-Sicht liegen Cloud-Lösungen meist auf dem Server des Softwareherstellers, wohingegen sich Offline-Lösungen auf dem unternehmenseigenen Server befinden. Die Offline-Lösung wird also lokal installiert und muss dementsprechend auch lokal gewartet werden. Dies führt im Vergleich zu Cloud-Lösungen gerade bei mehreren Arbeitsplätzen zu einer Belastung der IT.
Abgerechnet wird der finanzielle Aufwand bei cloudbasierten Systemen monatlich, bei Offline-Lösungen meistens einmalig. Welches Modell günstiger ist, bestimmt die Art der Nutzung.
Offline-Lösungen können ein hohes Anfangsinvest bedeuten, sind jedoch bei langer Nutzung ohne ein kostenpflichtiges Update insgesamt günstiger. Cloud-Systeme können in der Regel besser kalkuliert werden, da Kosten eigener IT-Kräfte wegfallen und Updates in der Regel im Mietpreis inkludiert sind.
Die Software in der Cloud ist in nur wenigen Fällen individualisierbar. Gerade bei Anbietern, die nicht in Deutschland entwickeln, wirft außerdem die Datensicherheit Zweifel auf. Im Einzelfall muss dies jedoch vom Sicherheitsbeauftragten hinterfragt werden, da diese Aussage im Zeitalter von hochmodernen Cloud-Systemen nicht mehr pauschal getroffen werden kann. Aber was passiert, wenn die Internetverbindung abbricht?
Viele der Lösungen lassen sich auch offline nutzen. Die Dateien werden erst lokal auf der Festplatte gespeichert und später online synchronisiert. Die internen Systemanforderungen an Cloud-Programme sind gering. Der Anbieter sorgt dafür, dass das Programm bei Ihnen problemlos läuft. Das Gerät, mit dem Sie auf die Software zugreifen, vermittelt durch einen üblichen Webbrowser die Inhalte des Rechenzentrums. Deshalb ist es meistens möglich, die Software betriebssystem- und geräteübergreifend zu verwenden.
In der Regel lohnen sich Cloud-Systeme, wenn Sie auf die neuesten Updates der Hersteller angewiesen sind, Sie sich nur schwer eine Mehrbelastung Ihrer IT vorstellen können und es Ihnen Recht ist, über die gesamte Nutzungsdauer in Summe mehr zu zahlen anstatt zu Anfang einen großen Betrag verschmerzen zu müssen. Wenn Sie Ihre Datensicherheit lieber Ihrer eigenen IT anvertrauen möchten, gerne auf lange Sicht Geld sparen würden und Ihnen die Nutzung über einen herkömmlichen Browser und ggf. unterschiedliche Geräte nicht so wichtig ist, wäre Offline-Software die geeignete Variante.
3. Miete oder Kauf?
Software zur Miete bedeutet für viele Unternehmer Freiheit. Mit einer kurzen Vertragsbindung als Voraussetzung sind Sie dazu in der Lage, jederzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu kündigen. Da bei der Miete in der Regel keine zusätzlichen Kosten anfallen, wie etwa für Wartung oder Installation, sind die Beträge im Vergleich zum Kauf besser kalkulierbar. Aber wieso wird Software überhaupt noch verkauft?
Wenn Sie sich sicher sind, keine Funktionsupdates zu benötigen und mit einer Software jahrelang unverändert arbeiten möchten, kann der Kauf die günstigere Alternative sein. Illiquide Mittelständler und Existenzgründer versuchen außerdem häufig, monatliche Fixkosten zu vermeiden und anstehende Beträge lieber auf einen Schlag zu bezahlen. Mit diesem Mindset ist der Kauf die bessere Option für Sie.
Wenn Software-Hersteller beides anbieten, ist es empfehlenswert auf Basis ihrer prognostizierten Nutzungsdauer die Kosten gegenüberzustellen. Reflektieren Sie ebenfalls die Vor- und Nachteile von Kauf und Miete für Ihr Tagesgeschäft und bestimmen Sie so das bessere Kosten-/Nutzenverhältnis für Ihren Betrieb.
Mit diesem Wissen können Sie nun potenzielle Anbieter grob eingrenzen. Ohne diese Entscheidungsgrundlagen ist die Analyse aller verfügbaren Lösungen und deren zahlloser Funktionen unmöglich. Sie können sich jetzt gezielter auf die Suche begeben, die optimale Software für Sie zu finden.
