Bürokratie und Verwaltungsaufwand gering halten, für nichts unnötiges Zeit verschwenden – das ist der Anspruch vieler Chefs und Mitarbeiter. Dennoch haben auch Sie sich wahrscheinlich schon öfter die Frage gestellt, wieso das, was Sie da gerade tun, so lange dauert und ob dies nicht irgendwie anders bearbeitet werden könnte.
Oft ist die erste Bekanntschaft mit der Automatisierung das Umgehen von manuell verfassten Rechnungen mithilfe von Software. Weniger Zeit, keine Fehler in der Preisberechnung – fast alles geht automatisch. Ein gutes Gefühl. Doch nicht allein die Rechnungserstellung kann vereinfacht werden.
Dieser Artikel behandelt fünf wertvolle Funktionen einer Bürosoftware, die Ihnen Zeit freischaufeln, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Und damit Geld zu sparen.
Fünf TOP-Funktionen einer Bürosoftware:
1. Die Zuordnung von Zahlungseingängen und -ausgängenZahlungseingänge und -ausgänge manuell zu verbuchen raubt Zeit und Nerven. Unternehmen, die Ihnen in diesem Fall womöglich einen Schritt voraus sind, setzen auf eine Verknüpfung Ihrer Bankkonten mit Bürosoftware. Hierdurch werden die Umsätze Ihrer Konten direkt an die Software übermittelt. Diese zeigt Ihnen an, welche Zahlungseingänge und -ausgänge noch nicht mit Ihren Ein- und Ausgangsrechnungen verknüpft wurden. Der riesige Vorteil besteht darin, automatisiert Vorschläge zu erhalten, wie und wohin der Betrag am besten verbucht werden soll. Stimmen die Daten wie Betrag und Unternehmensname überein, schlägt Ihnen die Software eine Zuordnung vor. Diese müssen Sie im Normalfall nur noch bestätigen.
Einige Lösungen sind sogar so weit, dass Sie bei abweichenden Beträgen den Anwender fragen, ob diesem Zahlungseingang oder -ausgang zwei oder mehr Rechnungen zugeordnet werden sollen. Bei geringen Abweichungen steht Ihnen zur Auswahl, die Differenz als Skonto, Kundenguthaben oder Mahnkosten zu verbuchen.
2. Die Kundenhistorie
Angebote, Rechnungen und andere Verkaufsvorgänge zu digitalisieren ist mittlerweile Standard. Sie jedoch auch miteinander zu verknüpfen bringt den Vorteil, sie ganzheitlich zu betrachten. Sie haben damit die Möglichkeit, sich rückwirkend den gesamten Verkaufsprozess anzusehen. So können Sie beispielsweise nachvollziehen, wann welche Teile geliefert und wann die dazugehörige Rechnung erstellt wurde. Die Kundenhistorie ist also eine Funktion, deren Nutzung gleich für mehrere Abteilungen sinnvoll ist.
Alle Dokumente, die sich auf einen Kunden beziehen, sind so für Sie transparent einsehbar. Und sogar ihr Kunde hat etwas davon, denn auch er profitiert von einer besseren Übersicht. Eine Rechnung, die Sie ihm ausstellen, könnte durch die Verknüpfung die Lieferschein- oder Auftragsnummer enthalten. So versteht er, auf welchen vorherigen Vorgang sich die Rechnung bezieht. Sie können sich ebenfalls alle Dokumente desselben Typs anzeigen lassen, wie z. B. alle Aufträge und profitieren durch den gesparten Such- und Verwaltungsaufwand von einer Kostenersparnis und einer Verbesserung der Servicequalität.
3. Wiedervorlagen
Wen wollte ich anrufen? Wie war da noch mal der Stand? Gerade wenn Sie Kontakt zu vielen Kunden und Interessenten pflegen, wird ein Wiedervorlagen-Management für Sie unverzichtbar. Nicht nur für den Vertrieb ist diese Informationsablage ein hilfreiches Instrument, um sich auf Verkaufsgespräche vorzubereiten. Sie können nämlich auch Dokumenten zugeordnet werden und so wertvolle Informationen auch für die Verwaltung oder Finanzabteilung enthalten.
Einige Softwarelösungen bieten eine Übersicht über alle Wiedervorlagen, die zum Beispiel als To-do-Liste fungieren kann. Mit einer Erinnerungsfunktion sorgt die Software dafür, dass Sie nichts Dringendes vergessen. Bei Verträgen können Sie mithilfe der Vorlagen rechtzeitig auf Kündigungen reagieren. Es fällt leichter, regelmäßig mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten und somit Probleme frühzeitig zu erkennen.
4. Automatisiertes Mahnwesen
Ausstehende Forderungen manuell auf die Zahlungsfrist zu kontrollieren, ist nicht gerade wie im Whirlpool sitzen und Apfelschorle trinken. Eher wie das Gefühl, mit schweißgeplagten Menschen im Aufzug zu stehen und in den zwölften Stock zu fahren.
Das Fundament für die Erinnerungsfunktion bei fälligen Forderungen ist die Ausgangsrechnung. Durch das hier hinterlegte Zahlungsziel kann die Software Sie daran erinnern, dass ein Kunde nicht wie vereinbart bezahlt hat. Sie können sogar so weit gehen, dass Sie Mahnungen basierend auf den Kundendaten automatisiert erstellen lassen. Sobald Sie Textbausteine für Mahnungen definiert haben, generiert die Software personalisiert die richtigen Informationen und berechnet automatisch Mahngebühren gemäß der gewünschten Mahnstufe. Sie sparen damit massig Zeit und vermeiden manuelle Fehler. Vielleicht fühlen Sie sich nicht wie im Whirlpool – aber die Apfelschorle schmeckt Ihnen im Büro vielleicht so wie frisch aus dem Kühlschrank.
5. Automatisierte Datenverarbeitung für den Steuerberater
Wenn Ihr Steuerberater statt eines grob sortierten Ordners eine durch Ihre Bürosoftware übersichtlich vorkontierte Liste aller Einnahmen und Ausgaben erhält, können Sie einiges an Geld sparen. Diese Funktion nennt sich oft „Fibu-Export“ und ist in so gut wie jeder guten Bürosoftware vorhanden.
Die Vorkontierung kann sogar soweit möglich sein, dass Sie Artikelarten unterschiedlichen Erlöskonten zuordnen können. Wird der Artikel einem Kunden in Rechnung gestellt, erhält der Steuerberater die Information, dass es sich bei diesem Umsatzerlös z. B. um den Verkauf eines Schrankes handelt. So spart Ihr Steuerberater Zeit – und Sie selbst Geld.
Mehr Unterstützung, weniger Aufwand, mehr Zeit
Diese fünf Funktionen und ihr Mehrwert machen eines deutlich: Wenn Sie wiederkehrende Aufgaben stets manuell erledigen und große Teile Ihrer Prozesse ohne Bürosoftware abbilden, verlieren Sie Zeit. Zeit, die Sie für andere wichtige Dinge nutzen könnten, um so Ihr Unternehmen auf effizientere Beine zu stellen. Durch Automatisierung senken Sie außerdem das Fehlerpotential von Dokumenten und schaffen sich einen wertvollen Überblick, wenn sämtliche Informationen Ihres Unternehmens in einem System zusammenlaufen.
