E-Mails checken, Akten sortieren, Staub wischen, Serien gucken – immer dann, wenn die lästige Pflicht ruft, gibt es unzählige Möglichkeiten, sich vor ihr zu drücken. Das gilt gleichermaßen für Berufs- wie auch Privatleben. Prokrastination lautet der wissenschaftliche Begriff für ein Phänomen, das im Alltag gerne als „Aufschieberitis“ bezeichnet wird.
Im Kern bedeutet es nichts anderes, als (vermeintlich unangenehme) Tätigkeiten vor sich herzuschieben, statt sie direkt zu erledigen. Ein Problem, das nicht neu ist. So warnte etwa der römische Politiker und Philosoph Cicero schon vor mehr als 2000 Jahren vor Verzögerung und Aufschub, ebenso wie der griechische Dichter Hesiod, der außerdem anmahnte, dass mit verschobener Arbeit Armut und Niedergang einhergingen.
Und in der Tat: Aufgaben aufzuschieben statt sie direkt anzugehen, wirkt sich in der Regel negativ aus. Jede aufgeschobene Aufgabe nistet sich im Hinterkopf ein und führt über kurz oder lang zu psychischer Belastung, Frustration und Demotivation. Werden Aufgaben erst auf den letzten Drücker erledigt, entsteht durch den Zeitdruck und das Gefühl, jetzt unbedingt „abliefern“ zu müssen, weiterer Stress – und nicht unbedingt zum bestmöglichen Ergebnis. Das kann Kunden verärgern – und so im schlechtesten Fall nicht nur ärgerlich sein, sondern dem ganzen Unternehmen schaden.
Unangenehme Tätigkeiten erledigen zu müssen, löst selten Jubelrufe aus. Kein Wunder also, dass „Aufschieberitis“ als Volkskrankheit Nummer eins gilt. Und das mit weitreichenden Konsequenzen. Wie das SINUS-Institut in einer Studie zum Aufschiebeverhalten der Deutschen im Auftrag der Initiative „7 Jahre länger“ des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) herausgefunden hat, haben acht von zehn Deutschen allein deshalb schon einmal finanzielle, berufliche oder gesundheitliche Nachteile erlitten, weil Sie wichtige Dinge auf die lange Bank geschoben haben. Ein alarmierender Wert – gerade im Hinblick darauf, dass sich ein Drittel der Deutschen selbst als Aufschieber bezeichnet.
Ursachen für Prokrastination gibt es viele. Manchmal ist es die sprichwörtliche Faulheit, manchmal einfach falsches Zeitmanagement oder auch Angst, ein wichtiges Projekt nicht zufriedenstellend bearbeiten zu können.
Doch es gibt auch andere Gründe, warum es manchen Menschen so schwerfällt, Aufgaben direkt anzugehen und umzusetzen. So hat etwa ein Team aus Biopsychologen der Ruhr-Universität Bochum in einer Studie eine mögliche Ursache im menschlichen Gehirn ausfindig gemacht. 264 Männer und Frauen nahmen an der Studie teil. In einem Fragebogen wurden sie aufgefordert einzuschätzen, wie es um ihre Fähigkeit, eigene Handlungen zu kontrollieren, bestellt ist. Zudem wurden die verschiedenen Hirnregionen aller Teilnehmer im Kernspintomografen untersucht. Das Ergebnis überraschte: Alle Studienteilnehmer, die sich selbst einen Hang zur Aufschieberitis attestierten, zeigten eine vergrößerte Amygdala. Die Amygdala, auch Mandelkern genannt, ist das Zentrum für die Verarbeitung von Gefühlen. Außerdem steuert Sie, wie ängstlich wir sind und beeinflusst emotionale Verknüpfungen. Damit nicht genug. Die Verbindung zu einer weiteren Hirnregion, dem dorsalen anterioren cingulären Kortex (dorsaler ACC) war bei diesen Probanden weniger stark ausgeprägt als bei den Teilnehmern, die sich selbst als weniger anfällig für das Aufschieben von Aufgaben beschrieben.
Natürlich wäre es aufgrund dieser Erkenntnisse ein Leichtes, seinen Hang zur Prokrastination allein mit einer möglichen Veränderung des Gehirns zu erklären. Doch in der Tat stecken meist weitaus banalere Gründe dahinter, wenn man Dinge nicht direkt erledigt. Genau diese gilt es abzustellen, wenn sie sich nicht dauerhaft negativ auswirken sollen. Denn – und auch das ist wissenschaftlich belegt – Dinge regelmäßig zu schieben, kann krank und einsam machen.
Wissenschaftler der Universitätsmedizin Mainz haben in einer Studie mit rund 2.500 Personen im Alter von 14 bis 95 Jahren herausgefunden, dass vor allem junge Menschen, die zur Schule gehen oder sich im Studium befinden, von Prokrastination betroffen sind. Einen Grund hierfür sehen die Forscher zum Beispiel im Fehlen fester Strukturen, wie sie etwa durch ein Arbeitsverhältnis gegeben sind, und darin, dass es an der Fähigkeit zur Selbstorganisation mangelt. Die Folgen indes sind weitreichend: Menschen, die wichtige Tätigkeiten regelmäßig aufschieben, sind laut der Studie häufiger Single, eher von Arbeitslosigkeit betroffen und verfügen meist über ein geringeres Einkommen. Außerdem leiden sie häufiger unter Stress, Angst, Einsamkeit und Erschöpfung.
Morgen, übermorgen, nur nicht heute ... Wer sich lieber ablenkt und Dinge aufschiebt statt sie direkt anzupacken, sollte sich selbst zum Ziel setzen, dieses Verhalten über kurz oder lang zu ändern. Denn nur so können negative Auswirkungen, sowohl privater als auch beruflicher Natur, auf Dauer abgefangen oder sogar gänzlich vermieden werden. Doch wie packt man das Thema am besten an? Zum Beispiel so:
1. Reflektieren Sie sich selbst: Fragen Sie sich, warum Sie eine – oder auch bestimmte Arten von Aufgaben – immer wieder aufschieben. Sind Sie von Ihren Aufgaben überfordert oder gelangweilt? Haben Sie Angst, eine Aufgabe nicht oder nur unzureichend erledigen zu können? Sind Sie müde oder gestresst? Haben Sie Angst vorm Scheitern oder schlichtweg nicht genügend zeitliche Kapazitäten?
Versuchen Sie die Ursache herauszufinden und abzustellen. Sehen Sie in unliebsamen Aufgaben kein Problem, sondern eine Herausforderung, die bereit ist, von Ihnen bewältigt zu werden. Sprechen Sie offen an, wenn Sie sich ein Thema nicht zutrauen. Holen Sie Kollegen mit ins Boot, tauschen Sie sich aus!
2. Setzen Sie Prioritäten: Sie fangen lieber gar nicht erst an, weil der Berg an Aufgaben viel zu hoch und unüberwindlich scheint? Priorisieren Sie Ihre Aufgaben! Teilen Sie komplexe Aufgaben in mehrere Teilaufgaben ein, die Sie anschließend abarbeiten. Priorisieren Sie, was wirklich wichtig ist und was zuerst erledigt werden muss, um mehr Struktur in Ihr Arbeiten zu bekommen und mehr Überblick zu behalten.
3. Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement: Nehmen Sie sich, wenn eine neue Aufgabe auf Ihrem Schreibtisch landet, einen Moment Zeit, um sich mit ihr zu beschäftigen. So können Sie sich einen ersten Überblick verschaffen, wie lange die Erledigung dauern könnte und sich entsprechend für die nächsten Tage oder Wochen zeitliche Kapazitäten einplanen. So vermeiden Sie, dass alle Aufgaben auf einem großen Haufen landen, Sie den Überblick verlieren und schließlich viel zu viel in zu kurzer Zeit erledigen müssen. Planen Sie auch zeitliche Puffer ein, um nicht in Hektik und Stress zu verfallen, sollte eine Aufgabe doch einmal mehr Kapazitäten benötigen.
4. Eliminieren Sie Ablenkungsfaktoren: Schnell mal die E-Mails gecheckt oder einen Blick aufs Handy geworfen – und schon ist man wieder raus aus dem Thema und muss sich neu fokussieren und hineindenken. Schalten Sie (wenn möglich) alle potenziellen Störfaktoren aus, während Sie wichtige Themen bearbeiten. Wer weniger abgelenkt ist und konzentrierter arbeitet, schafft deutlich mehr!
5. Belohnen Sie sich selbst: Das menschliche Gehirn mag Belohnungen! Das können Sie sich gut zunutze machen. Gönnen Sie sich etwa eine kleine Pause oder einen Kaffee, wenn Sie eine unliebsame Teil-Aufgabe erfolgreich abgeschlossen haben und Ihr Gehirn wird diese positive Erfahrung abspeichern. Ein Effekt, der sich auch zukünftig bemerkbar machen wird, wenn es darum geht, mit mehr Freude an die Arbeit zu gehen.
6. Bleiben Sie realistisch: Sie sind keine Maschine und können nicht mehr als arbeiten. Bleiben Sie deshalb bei allem, was Sie tun realistisch – und sagen Sie im Zweifel auch einmal Nein.
Machen Sie sich nicht selbst das Leben schwer. Denken Sie immer daran: Auch Aufgaben, die Sie vor sich herschieben, erledigen sich nicht von selbst. Schlagen Sie der Aufschieberitis ein Schnippchen und Sie werden sehen, dass nicht nur Ihre Zufriedenheit steigen wird, wenn Sie Aufgaben schneller abarbeiten und diese sich nicht erst zu einem schier unüberwindlichen Berg anhäufen. Auch für Ihr Unternehmen zahlt es sich aus: Haben Sie Zeit für Ihre Aufgaben und müssen diese nicht erst auf den letzten Drücker erledigen, wirkt sich das in der Regel positiv auf das Ergebnis aus. Das freut nicht nur Sie – sondern auch Ihre Kunden!