Jedes Geschäft erfordert eine Vereinbarung zwischen beiden Seiten. Die Vereinbarung zwischen dem Kunden auf der einen Seite und dem Lieferanten, Handwerker oder Dienstleister auf der anderen kann auf unterschiedliche Art zustande kommen. In manchen Fällen ist dafür eine Auftragsbestätigung erforderlich, als „Mitteilung über die Annahme eines Auftrags“.
Wenn der Auftragnehmer ein Angebot erstellt, das der Auftraggeber ausdrücklich annimmt, gilt die Vereinbarung als abgeschlossen. Für den Vertragsabschluss ist dann keine Auftragsbestätigung nötig.
Anders ist es, wenn der Kunde das konkrete Geschäft vorschlägt, zum Beispiel durch eine Bestellung. Das Bürgerliche Gesetzbuch nennt dies einen „Antrag“. Dann muss der Lieferant oder Dienstleister den Antrag annehmen beziehungsweise den Auftrag bestätigen, damit das Geschäft verbindlich wird.
Außerdem gibt es den Fall, dass der Lieferant oder Dienstleister bereits ein Angebot abgegeben hat, das jedoch nicht oder nicht mehr bindend Vielleicht war es „freibleibend“ oder „unter Vorbehalt“, oder es war auf einen bereits verstrichenen Zeitraum begrenzt. Nimmt der Kunde ein solches Angebot an, sorgt der Auftragnehmer mit einer Auftragsbestätigung dafür, dass die ursprünglich vorgeschlagenen Auftragsbedingungen in Kraft treten und ein bindender Vertrag entsteht.
Je nach Situation kann es sinnvoll oder sogar notwendig sein, dass Auftragnehmer eine Auftragsbestätigung schreiben. Eine schnelle, praktische Einführung in die rechtliche Seite von Vertragsabschlüssen ist „Vertragsrecht: Von Einladungen, Anträgen und Angeboten“. Hinweise zu eigenen Angeboten gibt „Angebot schreiben: Vorlage & Tipps“.
Selbst wenn Auftragsbestätigungen nicht erforderlich sind, damit ein Vertrag zustande kommt, können sie aus geschäftlicher Sicht nützlich sind sein.
Wann sind Auftragsbestätigungen sinnvoll? Dann, wenn der Auftragnehmer ein besonderes Risiko übernimmt. In diesem Fall können sie ein zusätzliches Indiz für die Vereinbarung und ihren Inhalt liefern.
Ein Beispiel sind Aufträge über Sonderanfertigungen, Einzelstücke oder Arbeiten, die besonderen Aufwand erfordern.
Manche Aufträge setzen voraus, dass der Auftragnehmer zunächst einiges an Vorleistungen oder Investitionen übernimmt, wie die Anschaffung zusätzlicher Software oder Maschinen.
Ähnlich ist die Situation, wenn die bestellte Lieferung oder Dienstleistung erst in der Zukunft erfolgen soll.
Manchmal wird ein Auftrag nur mündlich erteilt.
Falls der Kunde später wieder abspringen sollte, kann die Auftragsbestätigung als Nachweis für die Vereinbarung dienen und die Rechtsposition des Auftragnehmers stärken. Natürlich kann die Gegenseite dann die Korrektheit der Auftragsbestätigung bestreiten. Sie muss dann aber erläutern, warum sie nicht gleich bei deren Zugang reagiert hat.
Wenn die Vertragsform nicht vorgeschrieben ist, gilt das auch für die Auftragsbestätigung. In den meisten Fällen gilt Formfreiheit. Dann gibt es keine gesetzlichen Vorgaben.
Immobilienkaufverträge müssen schriftlich aufgesetzt und notariell beurkundet werden. Bei Verbraucherkrediten ist ein schriftlicher Vertrag erforderlich. Bei den meisten Geschäftsabschlüssen ist dagegen keine Vertragsform vorgeschrieben. Die Vereinbarung kann dann auch mündlich erfolgen, oder sogar wortlos – auch wenn das nicht ratsam ist.
Das gilt erst recht für eine Auftragsbestätigung. Schließlich soll sie im Konfliktfall nachweisbar sein. Mit einer per E-Mail oder auf Papier übermittelten Auftragsbestätigung ist man auf der sicheren Seite.
Die Auftragsbestätigung kann mehr als nur belegen, dass es eine Vereinbarung oder ein Angebot gab. Sie bietet die Möglichkeit, die Einzelheiten des Auftrags zur Bestätigung noch einmal aufzulisten:
den Vertragsgegenstand: Was wird genau geliefert, hergestellt, als Dienstleistung erbracht, nach welchen Spezifikationen etc.?
die Vergütung: die Höhe der Bezahlung und die Zahlungsbedingungen
das Datum, zu dem der Auftrag erfüllt werden soll
weitere Regelungen, zum Beispiel zur Haftung, zur Lieferung, zu AGB, die für den Auftrag gelten etc.
Vorsicht: In einer Auftragsbestätigung können nur bereits vereinbarte Vertragsbedingungen wiederholt beziehungsweise bekräftigt werden.
Wenn der Auftragnehmer stattdessen zusätzliche oder veränderte Konditionen nennt, ist das Dokument keine Bestätigung des Angebots mehr. Im Gegenteil: Es handelt sich dann um ein Gegenangebot, mit dem das ursprüngliche Angebot abgelehnt wird. Das Gleiche gilt, wenn das Auftragsangebot befristet war und die Bestätigung erst nach Ablauf der Frist erfolgt.
Den ersten Fall nennt das Bürgerliche Gesetzbuch „verspätete Annahme“, den zweiten „abändernde Annahme“. Beides zählt als neues Angebot (§ 150 BGB). Damit ist die Vertragsanbahnung wieder am Anfang: Nun muss der Kunde erst das neue oder Gegenangebot annehmen, damit sich eine Vereinbarung und damit ein Auftrag ergibt.
Es gibt keine Vorgabe, bis wann eine Auftragsbestätigung erfolgen muss. Sinnvollerweise sollte man damit nicht länger als ein oder zwei Tage warten.
Die Auftragsbestätigung ersetzt keine Rechnung. Diese muss der Lieferant oder Dienstleister gesondert stellen, in einem korrekten Rechnungsdokument.
Eine Auftragsbestätigung in Textform oder Schriftform gilt als Handelsbrief. Damit beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist sechs Jahre.
Die Auftragsbestätigung selbst lässt sich anschließend nicht widerrufen oder einfach stornieren. Sorgt sie für den Vertragsabschluss, kann man dies nicht durch ein zweites Schreiben ungeschehen machen. Stattdessen sollte man prüfen, ob sich die Rechtswirkung der Einwilligung beseitigen lässt. Vielleicht ist eine Kündigung, eine Anfechtung oder der Rücktritt vom Vertrag möglich. Andernfalls bleibt nur das Verhandeln. Mehr dazu steht in „Raus aus dem Vertrag: Anfechtung, Rücktritt, Widerruf, Kündigung“.
Ein etwas anderes Dokument als die Auftragsbestätigung ist das kaufmännische Bestätigungsschreiben. Das eine besondere Art von Geschäftsbrief unter Kaufleuten und gehört zu den kaufmännischen Handelsbräuchen (§ 346 HGB). Deshalb ist diese Art Schreiben nur für Kaufleute relevant: Selbstständige und Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind und für die das Handelsgesetzbuch gilt.
Dazu zählen eingetragene Kaufleute, Kapitalgesellschaften wie die GmbH sowie Gewerbetreibende und Personengesellschaften, die aufgrund ihres Umsatzes oder Gewinns ins Handelsregister eingetragen werden. Für andere Selbstständige und Unternehmen wie Freiberufler oder Kleingewerbetreibende ist das kaufmännische Bestätigungsschreiben ohne Bedeutung. Weitere Informationen stehen in „Statusfrage: Wer oder was bin ich im Geschäftsleben?“.
Durch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben wird ein zuvor mündlich abgeschlossener Vertrag von einer der Vertragsparteien zusammengefasst und der anderen als Bestätigung zugeschickt. Widerspricht diese daraufhin nicht umgehend, ist der Vertrag bindend. Ausführlich erklärt wird der Mechanismus in „Handelsbräuche: Was ist eigentlich ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben?“.
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