Betriebsprüfung? So schützt eine Bürosoftware vor Überraschungen!

Zunächst einmal kommen ungebetene Besuche von Betriebsprüfern rein statistisch gesehen recht selten vor:

• So wurden im Prüfzeitraum 2018 insgesamt nur 2,4 % aller Betriebe geprüft.
• Die Prüfquote bei „Kleinstbetrieben“ lag zuletzt sogar nur bei 1,1 %.

Mit anderen Worten: Die meisten Solo-Selbstständigen und Kleingewerbetreibenden müssen derzeit rechnerisch im Schnitt nur alle 90 bis 100 Jahre mit einer Betriebsprüfung rechnen!

Doch Vorsicht: In der Praxis kann eine „Prüfanordnung“ jederzeit eintreffen – theoretisch sogar mehrere Jahre hintereinander. Die genauere Aufschlüsselung einer amtlichen Betriebsprüfungsstatistik finden Sie hier.

Vertrauensbasierte Nachschau

Betriebsprüfungen gelten vielfach als Ausdruck eines pauschalen staatlichen Misstrauens gegenüber Unternehmern und Selbstständigen. Bei Licht betrachtet trifft das nicht zu. Schließlich beruhen die allermeisten Unternehmens-Steuerbescheide auf eigenen Angaben der Betriebe. Das Finanzamt kontrolliert von Zeit zu Zeit bloß stichprobenmäßig, ob ein Steuerpflichtiger richtige Steuererklärungen abgegeben hat.

Ein Betriebsprüfer schaut bei der Gelegenheit nach, ob Sie Ihre ...

• Geschäftsaktivitäten richtig erfasst und archiviert,
• alle wichtigen Buchführungsvorschriften beachtet,
• Gewinne, Umsätze und Gewerbe- und Kapitalerträge vorschriftsmäßig ermittelt und
• auf dieser Grundlage richtige Steuererklärungen übermittelt haben.
  
  

Eine Betriebsprüfung ist also keine Strafe. Und das Finanzamt hat auch überhaupt kein Interesse daran, Ihnen das Leben unnötig schwer zu machen. Schließlich sollen Sie in Zukunft ja weiterhin für sprudelnde Steuereinnahmen sorgen!

Grundsätzlich gilt: Wer die Steuer- und Buchführungspflichten beachtet, seine Steuern rechtzeitig bezahlt, bei Problemen den Kontakt zum Finanzamt sucht und notfalls zu konstruktiven Lösungen beiträgt, hat bei einer Betriebsprüfung wenig zu befürchten.

Mit Profi-Unterstützung auf der sicheren Seite

Das gilt vor allem dann, wenn Sie von vornherein für doppelte Profi-Unterstützung sorgen:

• Mithilfe einer professionellen Bürosoftware erfüllen Sie im Alltag alle laufenden Buchführungs- und Steueraufgaben ohne großen Aufwand. Am besten arbeiten Sie mit einer All-in-one-Lösung: Damit ersparen sich den ständigen Wechsel zwischen Textprogramm, Tabellenkalkulation, Kontakt- und Terminverwaltung, CRM- und Buchführungsprogrammen.
•  Ein erfahrener Steuerberater wird Sie zudem rechtzeitig auf typische Steuerfallen und auf aktuelle Steueränderungen hinweisen. Außerdem achtet er auf Fristen und Formvorschriften und schöpft vorhandene steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten aus.

Sie selbst konzentrieren sich derweil auf Ihre Kernkompetenzen und können nachts ruhig schlafen. Spätestens wenn eine Betriebsprüfung ins Haus steht, brauchen Sie den Beistand eines Experten auf jeden Fall!

Betriebsprüfung? Das sollte Ihre Bürosoftware können

Dreh- und Angelpunkt der allgemeinen Steuer- und Buchführungspflichten sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Eine GoBD-konforme Bürosoftware unterstützt Sie insbesondere bei den folgenden Aufgaben:

• Erstellen, Aufzeichnen und Aufbewahren ausgehender Dokumente (vor allem Ausgangsrechnungen, aber auch Angebote, Aufträge, Mahnungen, Gutschriften, Rabatte),
• Kontrollieren und Ablegen eingehender Geschäftsdokumente (insbesondere Eingangsrechnungen und anderen Zahlungsbelegen),
• zeitnahe Erfassung und vollständige Dokumentation des gesamten baren und unbaren Zahlungsverkehrs (Einzahlungen und Auszahlungen über Bargeldkassen, Geschäftskonten, Kreditkarten und andere Zahlungsdienste),
• komfortables Zuordnen einzelner Zahlungsvorgänge zu den passenden steuerlichen Buchungskonten,
• Erstellen nachvollziehbarer Aufzeichnungen (z. B. Buchungsjournal, Kontenübersichten, Offene-Posten-Listen, Bestellungen, Ein- und Ausgang von Waren),
• gegen nachträgliche Änderungen geschützter, GoBD-konformer Abschluss von Buchungsperioden (einschließlich aller Buchungen, EÜR, Anlagen- und GWG-Verzeichnisse),
• laufend aktualisierte und korrekt ausgefüllte betriebliche Steuerformulare (zum Beispiel EÜR-Formular, UStVA und Umsatzsteuererklärungen) oder auch
• Schnittstellen zu Steuerprogrammen für die private Steuererklärung.

Bitte beachten Sie: Mit der richtigen Software und steuerlichem Grundlagenwissen können Sie Ihre Steuerpflichten durchaus ohne fremde Hilfe erfüllen. Am besten lassen Sie sich jedoch von einem Steuerberater unterstützen. Das gilt vor allem, wenn Sie Geschäfte mit Auslandskunden machen. So können Sie sicher sein, keine teuren Fehler zu machen oder dem Staat unnötig Geld zu schenken.

Durch Einsparungen und Steueroptimierungen holt ein guter Berater sein Honorar oft zumindest teilweise wieder herein. Hinzu kommt: Das tatsächlich oft happige Beraterhonorar lässt sich mit gezielten Vorarbeiten spürbar senken.

Die Berater-Software-Connection

Denn niemand verlangt von Ihnen, sämtliche Buchführungs- und Steueraufgaben an einen Berater auszulagern. Der überlässt die einfacheren Tätigkeiten, wie zum Beispiel ...

• das Sortieren und Kontieren der Belege,
• das systematische Erfassen der Belege und
• das weitgehend automatisierte Erstellen von Listen und Auswertungen

... ohnehin seinen Mitarbeitern. Wenn Sie solche Vorarbeiten mithilfe Ihrer Bürosoftware erledigen, senken Sie Ihre Beratungskosten spürbar. Das gilt vor allem dann, wenn die Software die standardisierte Übermittlung vorbereiteter Belege und Aufzeichnungen an die Steuerkanzlei unterstützt.

Welche Steuerprüfungen gibt es?

Betriebsprüfung ist nicht gleich Betriebsprüfung. Wenn von „Steuerprüfung“ die Rede ist, ist meist die allgemeine Außenprüfung auf Grundlage von § 193ff AO und der Betriebsprüfungsordnung gemeint. Dazu weiter unten mehr.

Allein die Finanzbehörden verfügen darüber hinaus über ein großes Arsenal von Prüf- und Kontrollmöglichkeiten. Dazu zählen insbesondere

• die Lohnsteuer-Außenprüfung gemäß § 42f EStG: Hier kontrollieren Finanzamtsprüfer nach vorheriger Ankündigung die korrekte Berechnung und Abführen der Lohnsteuer auf Arbeitnehmereinkünfte,
• die Lohnsteuer-Nachschau gemäß § 42g EStG: Sie dient der zeitnahen Aufklärung lohnsteuerlicher Sachverhalte. Eine vorherige Anmeldung des Prüfers ist nicht erforderlich.
• die Umsatzsteuer-Sonderprüfung gemäß § 193 AO: Sie ist ohne Ankündigung möglich und soll einzelne Umsatzsteuer-Sachverhalte klären (z. B. Grundlage hoher Vorsteuererstattungen).
• die Umsatzsteuer-Nachschau gemäß § 27b UStG: Dabei dürfen Prüfer ohne vorherige Anmeldung Geschäftsräume betreten, um umsatzsteuerliche Sachverhalte zu klären.
• die Kassen-Nachschau gemäß § 146b UStG: Hier kontrolliert ein Prüfer – ebenfalls ohne vorherige Ankündigung - die Einnahmen, Ausgaben und Aufzeichnungen in Registrierkassen und anderen Bargeld-Beständen.
• die Steuerfahndung gemäß § 208 AO dient der Aufklärung von Steuerstraftaten. Die Ermittler rücken ohne vorherige Anmeldung aus – in der Regel auf Grundlage eines Anfangsverdachts.

Daneben gibt es noch zahlreiche weitere amtliche Prüfmöglichkeiten anderer staatlicher Stellen – zum Beispiel die Sozialversicherungsprüfungen bei Arbeitgebern oder auch Prüfungen der Gewerbeaufsicht oder des Gesundheitsamtes.

Was es mit diesen speziellen Betriebsprüfungen auf sich hat, besprechen Sie bei Bedarf am besten mit Ihrem Steuer- oder Unternehmensberater.

Was kommt bei einer allgemeinen Steuerprüfung auf mich zu?

Die wichtigste Botschaft vorweg: Eine Steuer-Außenprüfung wird rechtzeitig angekündigt. Sie bekommen Wochen oder gar Monate vorher eine amtliche „Prüfanordnung“. Darin werden Zeitpunkt, Dauer, Ort und Prüfumfang genau genannt.

• Grundsätzlich können alle infrage kommenden Steuerarten geprüft werden (vor allem Umsatz-, Gewerbe- und Einkommensteuer).
• Bei Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist ein „Prüfvorgang“ oft schon nach ein, zwei Tagen beendet.
• Der Prüfer nimmt vielfach nicht nur ein bestimmtes, sondern gleich die letzten drei abgeschlossenen Steuerjahre unter die Lupe.
• Eine Betriebsprüfung muss nicht unbedingt in Ihrem Betrieb stattfinden: In Absprache mit dem Finanzamt und dem Steuerberater können die Prüfhandlungen auch in einer Steuerkanzlei oder sogar im Finanzamt erfolgen.
• Der Finanzamtsmitarbeiter teilt Ihnen vorab oder zu Beginn der Prüfung mit, welche Unterlagen Sie in welchem Format zur Verfügung stellen müssen (z. B. Ausgangsrechnungen, Zahlungsbelege, Kontoauszüge, laufende Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse,  Anlagenverzeichnisse, Verträge über größere Geschäfte).

Spätestens hier zahlt es sich aus, wenn Sie Ihre Geschäftsvorgänge mit einer professionellen Bürosoftware dokumentiert erfasst, ausgewertet haben. So wissen Sie immer, wo Sie suchen müssen. Außerdem  können Sie dem Prüfer die gewünschten Daten und Dokumente zielgerichtet über die passenden Schnittstellen zur Verfügung stellen. Auf diese Weise vermeiden Sie ganz nebenbei, dass der Prüfer zufällig auf Informationen stößt, nach denen er gar nicht gefragt hat.

Bitte beachten Sie: Mut zur Lücke und das Prinzip „Versuch & Irrtum“ sind in Steuerangelegenheiten und ganz speziell bei Steuerprüfungen keine gute Idee! Ganz gleich, welche Prüfungsart bevorsteht: Die Details Ihres Einzelfalls besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater, einem Wirtschaftsprüfer oder anderen Finanzexperten.