Bewirtungsbeleg: Geschäftsessen als Bewirtung steuerlich absetzen

Selbstständige können ein Geschäftsessen als Bewirtung steuerlich absetzen. Siebzig Prozent des Rechnungsbetrags sind Betriebsausgaben und senken die Steuern. Voraussetzung dafür ist ein korrekter, vollständiger Bewirtungsbeleg. Klingt einfach – kann aber teuer werden, wenn der Beleg nicht den Vorgaben entspricht. In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein korrekter Bewirtungsbeleg enthalten muss, welche Fehler besonders häufig passieren – und wie Sie mit unserer Checkliste auf der sicheren Seite sind.

Geschäftsessen als Betriebsausgaben

Wenn Selbstständige zum Geschäftsessen einladen, müssen sie dafür nicht privat bezahlen. Die geschäftlich veranlasste Einladung von Personen, die nicht zum Unternehmen gehören, nennt das Finanzamt „Bewirtung“.

Typische Fälle sind Einladungen von bestehenden Geschäftspartnern, möglichen neuen Kunden oder auch von Teilen der Öffentlichkeit im Rahmen von PR-Veranstaltungen. Einen Teil solcher Bewirtungskosten können Selbstständige steuerlich absetzen.

• 70 Prozent des Netto-Betrags einer angemessenen Bewirtung von Geschäftspartnern zählen als Betriebskosten und vermindern so die Steuerlast des Unternehmens.

• Die übrigen 30 Prozent stellen aus Sicht des Finanzamts den privaten Nutzungsanteil dar: Schließlich hätten die Beteiligten ja auch ohne Geschäftsessen etwas zu sich nehmen müssen.

• Neben den Kosten für Essen, Trinken und „sonstige Genussmittel“ gehören auch untergeordnete Nebenkosten wie Garderobengeld oder Trinkgelder zum Bewirtungsaufwand.

• Die 70 Prozent sind eine Pauschale und gelten für die gesamte Bewirtungsrechnung. Dazu zählt auch das, was der bewirtende Selbstständige selbst sowie Mitarbeitende von ihm verzehrt haben. Der Bewirtende muss also nicht genau ausrechnen, wie viel jeder der Anwesenden gegessen und getrunken hat.

• Der Umsatzsteuer-Anteil auf der gesamten Restaurant-Rechnung darf in voller Höhe als Vorsteuer abgezogen werden, so wie es bei anderen Eingangsrechnungen auch.

Allerdings verlangt das Finanzamt für den Steuerabzug die Einhaltung einer Reihe von Voraussetzungen. An erster Stelle steht dabei ein korrekter Bewirtungsbeleg mit allen vorgeschriebenen Angaben.

Bewirtungsbeleg: Schnelle Checkliste zur Fehlervermeidung beim Geschäftsessen

Die folgende Checkliste dient zum schnellen Prüfen von Bewirtungsbelegen im Alltag. Ausführliche Hinweise stehen im Beitrag unten.

Bewirtungsbelege bestehen aus Rechnung/Kassenbon plus Eigenbeleg

„Eine Bewirtung, bitte!“ Das Servicepersonal in der Gastronomie kennt das Prozedere. Fragt der Gast nach einer Bewirtung statt nach der Rechnung, bringt der Kellner gleich einen erweiterten Restaurant-Kassenbon. Dieser enthält zusätzlich zu den Rechnungs- und Kassenangaben leere Felder für handschriftliche Angaben des Gastgebers.

Bewirtungsbelege müssen eine ganze Reihe von Vorgaben erfüllen. Fehler gefährden die Anerkennung der Betriebskosten oder des Vorsteuerabzugs. Deshalb schauen die Betriebsprüfer des Finanzamts gern genau hin. Durch einen fehlerhaften Bewirtungsbeleg kann das nette Abendessen mit dem neuen Kunden noch Jahre später für einen Nachzahlungskater sorgen.

Besteht der Bewirtungsbeleg wie vorgeschrieben aus zwei Teilen?

• Bewirtungsbelege können auf Papier oder digital An den Voraussetzungen und Pflichtangaben ändert dies nichts.

• Der erste Teil ist der Kassenbon oder die Rechnung des Restaurants, des Caterers oder sonstigen Gastronomie-Betriebs.

• Der zweite Teil ist ein Eigenbeleg des Selbstständigen oder Unternehmers, der als Gastgeber bezahlt („Bewirtender“), mit Angaben zur Bewirtung. Dokumentiert werden müssen die Gäste mit Namen sowie der geschäftliche Anlass.

• Beide Teile können zusammen als ein Dokument vorliegen. Häufig steht das Formular für den Eigenbeleg auf der Rückseite des Kassenbons oder hängt unten daran. Alternativ sind zwei separate Belege möglich, die klar aufeinander Bezug nehmen.

Stehen auf dem Kassenbon oder der Rechnung sämtliche Pflichtangaben?

• Der Kassenbon des Restaurants oder die Rechnung des Caterers müssen sämtliche Rechnungspflichtangaben enthalten.

• Bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro sind das folgende Pflichtangaben:

  • Name und Adresse des Restaurants, der Bar etc.,

  • der Rechnungsbetrag, der Umsatzsteuer-Betrag samt Steuersatz

  • gegebenenfalls das Trinkgeld. Es kann handschriftlich auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt sein, wenn es vom Service-Person quittiert wurde.

  • das Datum der Bewirtung sowie das Ausstellungsdatum der Rechnung oder Kassenbons. Diese Angaben sind auch bei Bewirtungsrechnungen unter 250 Euro brutto erforderlich. Bei einem typischen Restaurantbesuch fallen beide Datumsangaben zusammen, das muss aber aus dem Kassenbon hervorgehen. Die Rechnung für ein Catering wird oft erst an einem späteren Tag ausgestellt.

  • eine „Leistungsbeschreibung“ – die Rechnung muss zeigen, wie viel und welche Speisen und Getränke konsumiert wurden (z. B. „3 x Kalbshaxe Florida“). Identifizierende Bezeichnungen wie „Tagesgericht 2“ oder „All-you-can-eat-Buffet“ genügen ebenfalls. Nicht ausreichend sind dagegen reine Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole, die ohne Rückgriff auf Listen, Menüs o. ä. unverständlich bleiben, wie etwa „Nr. A17“.

• Ab einem Rechnungsbetrag von 250 Euro brutto (die Grenze für Kleinbetragsrechnungen) sind weitere Angaben notwendig:

  • der Name des Bewirtenden. Er darf handschriftlich auf der Rechnung ergänzt werden.

  • die Steuernummer oder USt-IdNr. des gastronomischen Betriebs

  • eine fortlaufende Rechnungsnummer (entspricht der Transaktionsnummer auf einem elektronisch erstellten Kassenbon)

• Erfolgt die Bewirtung in einem Restaurant mit elektronischer Kasse, muss der Kassenbon alle vorgeschriebenen Kassen-Informationen enthalten: die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie der TSE, ein Prüfwert und der fortlaufende Signaturzähler. Diese Angaben werden oft als QR-Code eingebunden, das ist zulässig. Handschriftliche Bewirtungsrechnungen von Gastronomiebetrieben mit elektronischer Kasse werden vom Finanzamt nicht akzeptiert.

• Bei einer Bewirtung an einem Imbiss-Stand mit offener Ladenkasse, etwa auf einem Stadtfest, ist eine handschriftliche Quittung als Teil des Bewirtungsbelegs grundsätzlich zulässig. Allerdings müssen auch dann sämtliche Pflichtangaben vorhanden sein. Außerdem sollte man sich auf mögliche Diskussionen im Fall einer späteren Betriebsprüfung einstellen.

• Gibt es als Bewirtung Verzehrgutscheine für den Hähnchen-Imbiss gegenüber? Dann erhält man naturgemäß keine Kassenbons. Der Nachweis über die Abrechnung der Gutscheine reicht aus.

Enthält der Eigenbeleg ausreichende Angaben zur Bewirtung?

• Der Eigenbeleg sollte alle Teilnehmenden aufführen, einschließlich von Begleitpersonen, eigenen Mitarbeitern und dem oder der Bewirtenden selbst. Grundsätzlich genügt die Nennung der Namen. Die Personen sollten aber identifizierbar sein. Bei einer Betriebsprüfung fragt das Finanzamt möglicherweise später einmal nach der Adresse oder Unternehmenszugehörigkeit. Nur wenn dem Bewirtenden aufgrund der Größe der Gruppe die Nennung sämtlicher Namen nicht zumutbar ist, genügt eine identifizierende Sammelbezeichnung. Ein Beispiel ist die Bewirtung von Journalisten bei einer größeren Presseveranstaltung.

• Der Anlass der Bewirtung muss auf dem Eigenbeleg genannt sein. Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „geschäftliche Besprechung“ reichen nicht aus. Besser sind Einträge wie „Ausloten einer Vertriebskooperation“, „Besprechung zur Vermeidung weiterer Reklamationen“ oder „Abstimmung zur Preisgestaltung im nächsten Jahr“. Das Finanzamt möchte in der Regel einen konkreten geschäftlichen Anlass sehen, über allgemeine Beziehungspflege hinaus.

• Ein Eigenbeleg auf Papier muss vom Bewirtenden eigenhändig unterschrieben Bei digitalen Belegen ist die Autorisierung durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung nachzuweisen (z. B. Eingabe mit entsprechenden Nutzerrechten).

Digitale Aufbewahrung ist okay

• Die Aufbewahrung rein auf Papier ist zwar noch zulässig, in Zeiten digitaler Buchführungsprogramme aber sehr unpraktisch.

• Selbstständige können den gedruckten Bewirtungsbeleg samt ausgefülltem Eigenbeleg scannen und als Teil ihrer digitalen Buchführung in elektronischer Form aufbewahren. Dann dürfen sie den Papier-Bon des Restaurants entsorgen.

• Wenn das Restaurant die Rechnung direkt digital übermittelt, zusammen mit einem digitalen Eigenbeleg-Formular, das am Smartphone oder Rechner ausgefüllt wird, ist das kein Problem. In dem Fall wird der Bewirtungsbeleg ebenfalls elektronisch archiviert.

• Die eigenhändige Unterschrift auf Papier wird beim elektronisch erstellten Eigenbeleg durch eine digitale Unterschrift oder eine digitale Genehmigung des Bewirtenden (Zugriffsrechte in der Belegverwaltung) ersetzt.

• Der Eigenbeleg des Bewirtenden und die Rechnung des Bewirtungsbetriebs müssen auch in digitaler Form klar aufeinander bezogen sein. Der gesamte Beleg darf später nicht unbemerkt geändert werden können und muss den Vorgaben der GoBD entsprechend aufbewahrt werden.

• Die Aufbewahrungsfrist von Bewirtungsbelegen beträgt seit 2025 acht Jahre. Das gilt auch für Bewirtungen aus früheren Jahren. Zuvor mussten die Belege zehn Jahre aufbewahrt werden. Da das Finanzamt in Verdachtsfällen Betriebsprüfungen für Zeiträume bis vor zehn Jahren ansetzen kann, bewahren manche Unternehmen Bewirtungsbelege weiterhin ein Jahrzehnt lang auf.

Trinkgeld gehört zu den Bewirtungsaufwendungen

Das Finanzamt akzeptiert ein Trinkgeld als Teil der Betriebsausgaben. Auch von Trinkgeldern werden 70 Prozent als Betriebsausgabe anerkannt. Dafür muss es aber auf der Rechnung stehen. Eine handschriftliche Ergänzung genügt, wenn die Kellnerin oder der Barmann diesen Zusatz auf der Rechnung quittieren.

Das Trinkgeld muss aufgrund der fehlenden Umsatzsteuer separat gebucht werden. Da der Trinkgeld-Anteil keine Vorsteuer enthält, dürfen Sie den Betrag nicht einfach zusammen mit der Bewirtungsrechnung verbuchen.

Angemessene Bewirtung muss „aus geschäftlichem Anlass“ erfolgen

Typische Fälle von Bewirtung sind Einladungen zum Geschäftsessen für bestehende Geschäftspartner, freie Handelsvertreter, mögliche neue Kunden oder eventuelle Kapitalgeber. Auch die Einladung von Begleitpersonen wie Ehepartnern wird akzeptiert. Bei Events im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit können allgemein Besucher oder Medienvertreter bewirtet werden.

Das Finanzamt achtet darauf, dass keine privaten Bewirtungen als Geschäftsessen deklariert werden. Deshalb sorgen Einladungen in die Privatwohnung regelmäßig für Probleme. Dann unterstellen Betriebsprüfer einen privaten Anlass. Ebenfalls nicht akzeptiert werden Rechnungen von Nachtclubs, weil dort die Bewirtung nicht Vordergrund steht, selbst wenn Getränke konsumiert wurden. Auch den Abzug von Bewirtungskosten anlässlich eines Festbanketts als Teil eines von einem Selbstständigen veranstalteten Golfturniers lehnte der Bundesfinanzhof ab (BFH, 16.12.2015 - IV R 24/13).

Außerdem verlangt das Gesetz, dass die Bewirtungskosten „nach der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessen“ sein sollen. Konkrete Angaben zur akzeptablen Höhe gibt es nicht. Gelangt das Finanzamt zur Auffassung, dass die Einladung ins Sternerestaurant nicht zum geschäftlichen Anlass, zur Unternehmensgröße oder zu den Branchengepflogenheiten passt, wird es den Steuerabzug verweigern. Dann bleiben nur Einspruch und Klage, um die Anerkennung doch noch durchzusetzen.

Sonderfall: Bewirtung in den eigenen Räumen      

Findet die Bewirtung nicht in einem gastronomischen Betrieb statt, sondern zum Beispiel direkt in den Unternehmensräumen? Dann gibt es außer im Fall der Belieferung keine Restaurant-Rechnung. Darum muss der Eigenbeleg sämtliche Bewirtungsangaben enthalten:

• Anlass und Teilnehmer

• Ort

• Datum

• die genaue Höhe der Ausgabe

Lieferdienste verweisen bei der Frage nach einem Bewirtungsbeleg regelmäßig auf das Restaurant, aus dem die Mahlzeiten stammen. Die Kontaktmöglichkeit sollte sich aus der Bestell-Bestätigung ergeben.

Aufmerksamkeiten sind keine Bewirtung

• Stehen bei der Verhandlung Kekse oder belegte Brötchen bereit, dazu Mineralwasser, Saft, Kaffee oder Tee? Das Finanzamt betrachtet solche Snacks und Erfrischungen als „Aufmerksamkeiten“. Die sind gemäß den Lohnsteuerrichtlinien als „übliche Geste der Höflichkeit“ in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar (LStR R 4.10 (5)).

• Produktverkostungen zählen ebenfalls nicht als Bewirtung, sondern als vollständig abziehbarer Werbeaufwand.

• Werden keine bestehenden oder möglichen Geschäftspartner bewirtet, sondern ausschließlich eigene Arbeitnehmer, gelten andere Regeln. Dann ist ein Kostenabzug in voller Höhe möglich, beispielsweise bei Betriebsfeiern in Höhe von bis zu 110 Euro pro Person. Mehr dazu steht im Beitrag „Bewirtungen, Belohnungen, Aufmerksamkeiten, Feiern und Geschenke für Mitarbeiter“. 

Rechtzeitig erledigen: Dann klappt‘s auch mit dem Finanzamt!

Späterer Ärger mit der steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsbelegen lässt sich vermeiden, wenn man die eigenen Angaben zum Bewirtungsbeleg (den Eigenbeleg) zeitnah festhält. Digitale Buchhaltungssysteme dokumentieren den Zeitpunkt der Erfassung. Werden Bewirtungsbelege erst Wochen oder Monate nach dem Essen digital eingelesen, oder die Teilnehmer und der Anlass zur Restaurantrechnung erst deutlich später ergänzt, reagiert das Finanzamt erfahrungsgemäß misstrauisch.

Lektüretipps

Weiterführende Informationen zu Rechts- und Businessthemen finden Sie im orgaMAX-Blog und im Newsletter-Archiv:

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• Trinkgelder buchen mit orgaMAX: auch Kleinvieh macht Mist
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