Bis Ende März fällig: Die Schwerbehindertenabgabe und Schwerbehindertenanzeige

Noch bis Ende März haben Arbeitgeber Zeit, sich um die Schwerbehindertenabgabe und Schwerbehindertenanzeige zu kümmern. Für Betriebe, die keine Schwerbehinderten beschäftigen, ist die Ausgleichsabgabe empfindlich gestiegen.

Schwerbehindertenanzeige und Ausgleichsabgabe: Zeit bis März 2025

Arbeitgeber ab zwanzig Beschäftigten sollen mindestens fünf Prozent ihrer Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen besetzen. Betriebe, die dieser Pflicht nicht nachkommen und keine oder zu wenige Menschen mit Schwerbehinderung einstellen, müssen eine Ausgleichsabgabe bezahlen.

Die Abgabe ist nach Beschäftigtenzahl und Erfüllungsquote abgestuft. Für das nun abzurechnende Jahr 2024 kann sie monatlich bis zu 720 Euro erreichen. Das sind aufs Jahr gerechnet 8.640 Euro – pro unbesetztem Arbeitsplatz.

Dazu kommt eine Anzeigepflicht: Betroffene Arbeitgeber haben die Bundesagentur für Arbeit über die Zahl der anrechenbaren Arbeitsplätze und über die im Betrieb beschäftigten Menschen mit Schwerbehinderung zu informieren.

Sowohl um die Anzeige als gegebenenfalls auch die Zahlung sollten Unternehmen sich bald kümmern. Die Schwerbehindertenabgabe und Schwerbehindertenanzeige sind bis Ende März fällig. Empfänger der Ausgleichsabgabe ist das regional zuständige Integrationsamt. Bei verspäteter Zahlung werden Säumniszuschläge berechnet.

Die Berechnungsregeln für Stellenbesetzung und Abgabenhöhe sind kompliziert. Hier lesen Sie, wie Sie die Zahlen für Ihren Betrieb ermitteln.

Wer gilt als schwerbehindert?

Entscheidend dafür, ob Beschäftigte als schwerbehindert zählen, ist ihr Grad der Behinderung. Als schwerbehindert gelten Menschen mit einem Grad der Behinderung von 50 oder mehr. Der „GdB“ wird vom zuständigen Versorgungsamt auf Antrag festgestellt. Menschen mit Schwerbehinderung erhalten einen entsprechenden Ausweis.

Ab einem Grad der Behinderung von 30 ist eine Gleichstellung zur Schwerbehinderung möglich, wenn der Zugang zum Arbeitsmarkt durch die individuelle Beeinträchtigung erschwert ist. Für die Gleichstellung ist die Bundesagentur für Arbeit zuständig.

Eine Schwerbehinderung liegt nicht nur bei Querschnittslähmung oder einer Armamputation vor, sie kann zum Beispiel auch bei erheblichen Herzerkrankungen, Tumorerkrankungen, bei Versteifung von Hüft- oder Kniegelenken, bei schweren Depressionen oder chronischen, starken Migräneformen anerkannt werden. Oft wissen Arbeitgeber gar nicht, dass Beschäftigte als schwerbehindert anerkannt sind oder sich anerkennen lassen können.

Es lohnt sich deshalb, nachzufragen, wenn Mitarbeitende nach längerer Krankheit wieder eingegliedert werden. Natürlich erfordert dies entsprechendes Fingerspitzengefühl. Arbeitnehmer sind nicht verpflichtet, ihre Behinderung gegenüber dem Arbeitgeber offenzulegen, solange ihre Leistungsfähigkeit oder die Arbeitssicherheit nicht beeinträchtigt sind.

Die Pflichtquoten an Beschäftigten mit Schwerbehinderung

Ausschlaggebend ist die Zahl der Arbeitsplätze insgesamt.

Die Arbeitsplatzzahl wird „jahresdurchschnittlich monatlich“ ermittelt. Für jeden der zwölf Monate eines Kalenderjahres wird die Zahl der Beschäftigten festgestellt und dann der Durchschnitt gebildet.

Dadurch sowie durch die prozentuale Ermittlung der Pflichtarbeitsplätze können sich Bruchteile ergeben. So entsprechen 5 Prozent von 72 Arbeitsplätzen 3,6 Stellen. Deshalb gibt das Gesetz auch eine Rundungsregel vor: Von 60 Arbeitsplätzen an werden Bruchteile ab 0,5 aufgerundet. In kleineren Unternehmen werden sie abgerundet.

Welche Stellen zählen bei der Ermittlung der Arbeitsplätze mit?

Bestimmte Arbeitsplätze zählen bei der Ermittlung der Gesamtarbeitsplätze nicht mit. Die wichtigsten Regelungen:

• Azubi-Stellen sind nicht mitzurechnen. Auszubildende bleiben bei der Ermittlung der Pflichtarbeitsplätze grundsätzlich außer Betracht. Ausnahme: Sind Auszubildende schwerbehindert, geht ihre Stelle in die Berechnung ein.

• Stellen, die nur für maximal acht Wochen besetzt waren, werden bei der Ermittlung der Gesamtarbeitsplätze nicht mitberücksichtigt. Das betrifft zum Beispiel Aushilfen während der Hochsaison.

• Auch Teilzeitbeschäftigte mit weniger als 18 Wochenstunden bleiben außen vor. Hier gilt ebenfalls eine mögliche Ausnahme, wenn der oder die Beschäftigte selbst schwerbehindert ist.

• Beschäftigte in Elternzeit, in Altersteilzeit oder in unbezahltem Urlaub zählen nicht mit.

• Unberücksichtigt bleiben außerdem Beschäftigte, die über Transfermaßnahmen mitfinanziert werden. Das betrifft Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben oder Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen nach SGB III.

Die Höhe der Ausgleichsabgabe pro Arbeitsplatzanzahl für 2024

Folgende Ausgleichsabgaben ergeben sich für 2024. Sie gelten pro unbesetztem Arbeitsplatz und Monat und sind bis zum 31. März 2025 fällig:

Die Ausgleichsabgabe für 2025

Auch die bis zum 31. März 2026 fällige Ausgleichsabgabe für 2025 wurde bereits festgelegt. Die Werte betragen:

Anrechnung und Mehrfachanrechnung

Grundsätzlich wird jeder schwerbehinderte Beschäftigte auf einen Pflichtarbeitsplatz angerechnet. Das gilt selbst bei Teilzeitbeschäftigung. Umfasst diese weniger als 18 Wochenstunden, muss die Bundesagentur für Arbeit die Anrechnung zulassen.

Ist der Arbeitgeber selbst schwerbehindert, wird er ebenfalls angerechnet.

In bestimmten Fällen können Beschäftigte mit einer Schwerbehinderung mehrfach angerechnet werden. Die Mehrfachanrechnung muss von der Bundesagentur für Arbeit bewilligt werden.

• Wenn die Teilhabe am Arbeitsleben mit besonderen Schwierigkeiten verbunden ist, dürfen sie dreifach angerechnet werden.
• Azubis mit Schwerbehinderung können zweifach angerechnet werden. In bestimmten Fällen ist eine dreifache Anrechnung erlaubt.
• Bei Übernahme von Azubis mit Schwerbehinderung nach der Ausbildung dürfen Arbeitgeber sie weitere zwei Jahre lang doppelt anrechnen.
• Beschäftigte, die vor dem Eintritt ins Unternehmen in einer Werkstatt für behinderte Menschen gearbeitet haben, können ebenfalls zwei Jahre lang doppelt angerechnet werden.

Ausgleichsabgabe durch Werkstatt-Rechnungen vermindern

Unternehmen können ihre Ausgleichsabgabe vermindern, indem sie Aufträge an staatlich anerkannte Werkstätten für Menschen mit Behinderungen sowie an Blindenwerkstätten erteilen. Deren Arbeitsleistung ist zu 50 Prozent auf die Abgabelast anrechenbar (§ 223 SGB IX).

Die Aufträge müssen in dem Jahr erteilt werden, auf das sich die Ausgleichsabgabe bezieht. Materialkosten und die Arbeitsleistung nichtbehinderter Werkstattbeschäftigter müssen vom Rechnungsbetrag abgezogen werden.

Schwerbehindertenabgabe: Beispiele

• Angenommen, ein Arbeitgeber hat von Januar bis Juli 2024 im Durchschnitt 25 Mitarbeiter beschäftigt. Keiner davon hatte eine Schwerbehinderung. In diesem Fall wird für 2025 eine Ausgleichsabgabe von 2.820 Euro fällig. (235 Euro x 12).

• Hat derselbe Arbeitgeber von April bis September eine Schwerbehinderte beschäftigt, zahlt er als Ausgleichsabgabe 1.680 Euro (140 Euro x 12).

• Ein Arbeitgeber mit 150 Arbeitnehmern, der keine Schwerbehinderten beschäftigt hat, muss 64.800 Euro an Ausgleichsabgabe bezahlen. (5 % von 150 Arbeitsplätzen entspricht aufgerundet 8 Arbeitsplätzen, 720 Euro x 8 x 12 = 69.120 Euro).

So geben Sie die Schwerbehindertenanzeige ab

Arbeitgeber sind verpflichtet, ein Verzeichnis der bei ihnen Beschäftigten mit einer Schwerbehinderung zu führen, aufgeschlüsselt nach Betrieben oder Niederlassungen. Außerdem muss für jedes Jahr bis zum 31. März des Folgejahres eine Anzeige zur Beschäftigung von Schwerbehinderten und zur fälligen Ausgleichsabgabe bei der Bundesanstalt für Arbeit eingereicht werden.

Diese Schwerbehindertenanzeige können Arbeitgeber auf Papier oder digital übermitteln. Für die elektronische Einreichung steht die kostenlose Online-Anwendung IW-Elan zur Verfügung. Das Programm enthält die fälligen Formulare und errechnet die fällige Ausgleichsabgabe. Personaldaten können aus einer Personalverwaltungssoftware importiert werden. Arbeitgeber werden beim Ausfüllen durch Erklärungen unterstützt. Anschließend kann die Anzeige digital übermittelt oder ausgedruckt und in Papierform eingereicht werden.

IW-Elan steht in der Standardvariante als Browser-Anwendung zur Verfügung. Für große Unternehmen, in denen mehrere Nutzer auf die Software zugreifen, gibt es eine mehrbenutzerfähige Server-Version. Wer bereits mit IW-Elan gearbeitet hat, kann die Daten des Vorjahres übernehmen, um Zeit zu sparen.

Weitere Informationen

• Die Bundesagentur für Arbeit hat ausführliche Erläuterungen zur Schwerbehindertenanzeige zusammengestellt.

• Rechtsgrundlage ist das neunte Sozialgesetzbuch (§ 154 – 163 SGB IX)

• Die Höhe der Ausgleichsabgabe für 2025 wurde im Bundesanzeiger veröffentlicht, in der Bekanntmachung finden sich auch die Beträge für 2024.

• Das Bußgeld für Verstöße gegen die Anzeigepflicht kann bis zu 10.000 Euro erreichen (238 Abs. 1 SGB IX).

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