Sich mit dem Thema Steuer auseinanderzusetzen ist für die Meisten zu Beginn etwas, womit man sich schnell überfordert fühlen kann. Das ist auch gar nicht verwunderlich, gibt es doch unglaublich viele Punkte in einer Steuererklärung, geschweige denn viele Zusatzformulare, von denen man im ersten Moment nicht weiß, welche man ausfüllen muss.
Hinzu kommen sperrige Begriffe wie EÜR, Einkommenssteuervorauszahlung oder auch Nullmeldung. Da kann man schnell den Überblick und erst recht die Motivation verlieren, sich damit zu beschäftigen. Als Arbeitnehmer ist es in vielen Fällen auch nicht weiter tragisch, wenn man auf die Erklärung verzichtet, denn Angestellte sind nur unter bestimmten Voraussetzungen verpflichtet, jedes Jahr eine Steuererklärung abzugeben.
Tipp: Das große Aber folgt jedoch auf einen Schlag: Durch Werbungskosten, Fahrtkosten zur Arbeit uvm. können gezahlte Steuern zum Teil „zurückgeholt“ werden. Je nachdem natürlich, wie groß mögliche Ausgaben für den Arbeitnehmer im Verhältnis zu seinem Gehalt waren.
Bei Kleinunternehmern und Selbstständigen sieht dies aber grundsätzlich anders aus. Wer beispielsweise selbsterstellte Produkte über einen Online-Shop vertreibt und die Nettoeinkünfte über der Grenze von 410 € pro Jahr liegen, muss diese versteuern. Ab diesem Punkt ist man verpflichtet, dem Finanzamt Auskunft über seine finanzielle Situation zu geben. Fällt der Umsatz über das Jahr relativ gering aus, hält sich der Steueraufwand aber in Grenzen. Hierzu aber gleich mehr.
In diesem Beitrag möchten wir Sie an die scheinbar mit vielen Fallstricken verbundene Steuerpflicht heranführen und Ihnen wertvolle Tipps an die Hand geben.
Wer ist von der Steuerpflicht betroffen?
Arbeitnehmer sind im Gegensatz zu Selbstständigen und Kleinunternehmern meist nicht verpflichtet, eine Erklärung abzugeben. Wie oben angedeutet, sind sowohl Kleinunternehmer und Selbstständige, dessen Nettoeinkünfte ihrer verkauften Waren über den Grenzwert von 410 € im Jahr übersteigen als auch große Unternehmen dazu verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben. Jahres-Steuererklärungen sind seit 2019 (= ab dem Steuerjahr 2018) gem. § 149 AO grundsätzlich „spätestens sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres“ einzureichen. Generelle Steuer-Deadline ist in Zukunft also der 31. Juli des Folgejahres. Mit Steuerberater-Unterstützung sogar bis Ende Februar des übernächsten Jahres.
Liegen die Umsätze im ersten Jahr aber unter der Grenze von 22.000 €, im Folgejahr unter 50.000 €, dann fallen Sie unter die Kleinunternehmerregelung. Dies bringt Vorteile mit sich. Sie müssen z. B. keine Umsatzsteuer auf Ihre Produkte rechnen. Die Regelung ist nicht bindend, soll sie doch insbesondere Gründer in ihrem ersten Jahr entlasten. Weisen Sie dennoch Umsatzsteuer aus, sollten Sie sich aber bewusst sein, dass Sie aus der Regelung fallen. Hier finden Sie alle Details und weitere Infos zur Kleinunternehmerregelung.
Was muss ich beachten? Welche Risiken und Vorteile entstehen für mich?
Gehen wir nun einmal davon aus, dass Sie sich mit Ihrer Gründung zum ersten Mal damit konfrontiert sehen, verpflichtend eine Steuererklärung abzugeben. Was müssen Sie konkret alles beachten?
Achtung, Betriebsprüfung! Setzen Sie sich intensiv mit den GoBD auseinander
Zunächst einmal wird Ihnen dringend empfohlen, alle Belege aufzubewahren, sei der Betrag noch so gering (Stichwort: GoBD – „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Der Grund scheint im ersten Moment erst einmal nicht als ganz wichtig, aber beherzigen Sie diesen Rat einfach. Spätestens wenn irgendwann einmal das Finanzamt mit einer Betriebsprüfung vor der Tür steht, werden Sie sich hieran noch gut erinnern. Eine digitale Form reicht selbstverständlich aus. Lernen Sie, alles, was mit Ihrer Arbeit zu tun hat, richtig abzulegen, zu archivieren und zu verbuchen.
Umsatzsteuer? Eigentlich geschenkt!
Als Kleinunternehmer können Sie sich die Umsatzsteuer sparen. Dies geht aber nicht mit einer Verpflichtung einher, sondern ist freiwillig. Sollten Sie diese also dennoch ausweisen, fallen Sie damit aus der Kleinunternehmerregelung. So einfach ist das. Sie müssen dann für das laufende Kalenderjahr Umsatzsteuervoranmeldungen und für das Vorjahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Überlegen Sie sich also gut, wie Sie vorgehen wollen. Prüfen Sie Ihre Rechnung genau, bevor Sie sie an Ihren Kunden versenden. So vermeiden Sie später unangenehmen Mehraufwand.
Gewinnermittlung per EÜR
Mit der Kleinunternehmerregelung erstellen Sie Ihren Gewinn über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz: EÜR). Die aufwendigere E-Bilanz (oder auch „Elektronische Bilanz“) mit genau aufgelisteter Unternehmensbilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung entfällt.
Doch was genau ist damit gemeint? Mit dem EÜR-Formular werden Einnahmen gegen Ausgaben des Betriebs aufgerechnet. Wenn keine Vorsteuer gezogen wurde, werden Betriebsausgaben als Bruttobeträge ausgewiesen. Der Kaufpreis erscheint hier also inklusive der Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer. Der Gewinn, der am Ende erwirtschaftet wird, wird dann in der Einkommenssteuererklärung aufgenommen, sodass das zu versteuernde Jahreseinkommen ermittelt werden kann.
Nur für die Großen? Gewerbe- und Körperschaftssteuer
Zählt Ihre Tätigkeit nicht zu einem freien Beruf und sollte Ihr Gewinn im Vorjahr mehr als 24.500 € entsprochen haben, dann wird die Gewerbesteuererklärung zur Pflicht. Hiermit geht einher, dass Sie Ihrem Kleinunternehmen dann offiziell entwachsen sind.
Die Körperschaftssteuer bezieht sich auf das Einkommen von juristischen Personen wie Kapitalgesellschaften, Genossenschaften oder auch Vereine. Mit der Körperschaftssteuer werden 15 % des zu versteuernden Einkommens fällig. Als Kleinunternehmer müssen Sie hierzu nur dann eine Erklärung abgeben, wenn Sie Ihr Unternehmen direkt als GmbH oder AG gegründet haben.
5 Steuertipps mit Ah-Effekt
1. Die 10 Tage Regel
Einfach erklärt, ist mit der sogenannten 10 Tage Regel gemeint, dass Kosten in dem Jahr berücksichtigt werden sollen, in dem sie tatsächlich gezahlt wurden. Die Regel bezieht sich auf die letzten zehn Tage vor und die ersten zehn Tage nach Jahreswechsel. Ein Beispiel: Bei Zahlungen, die bis zum 10. Januar 2021 geleistet werden, welche wirtschaftlich aber in das Jahr 2020 gehören und regelmäßig anfallen, müssen die Kosten noch in dem Vorjahr erfasst werden. Das können Zahlungen für Internetanschluss, Telefonie, Miete und Versicherungsbeiträge sein. Übrigens: Wenn Sie die Miete für Januar bereits am 29.12. überweisen, gehört sie in die Buchhaltung des nächsten Jahres.
2. Nullmeldung & Steuerhinterziehung
Die Nullmeldung stellt eine vereinfachte Form der Steuererklärung dar. Wenn Sie z. B. bei der Gewerbesteuer unter dem Freibetrag von 24.500 € bleiben, geben Sie zwar trotzdem eine Gewerbesteuererklärung ab, sie wird aber als Nullmeldung bezeichnet, da Sie tatsächlich keine Abgaben leisten müssen. Ähnlich verhält es sich mit der Umsatzsteuer-Jahreserklärung, die ebenfalls jeder Unternehmer abgeben muss – ja, auch Kleinunternehmer – auch wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wurde. Nullmeldung fasst also alle Erklärungen zusammen, die verpflichtend abgegeben werden müssen, aber mit der in der Realität keine Abgaben einhergehen. Sie kann auch für Insolvenzverfahren oder die Lohnsteuer zählen. Zahlen Sie also Ihrem Mitarbeiter in einem Monat kein Gehalt, geben Sie hierfür eine Nullmeldung ab.
Doch Vorsicht ist geboten für Unternehmer, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, deshalb mehr Fristen einhalten müssen als Kleinunternehmer, und dabei laufende Nullmeldungen abgeben. Eine der Fristen geht einher mit der Umsatzsteuervoranmeldung, die jeweils bis zum 10. des Folgemonats abgegeben werden muss. Wenn ein Unternehmen die Nullmeldung nun dauerhaft nutzt, um Mahnungen wegen einer verspäteten Voranmeldung zu verhindern, macht es unweigerlich auf sich aufmerksam. Eine Betriebsprüfung ist dann womöglich nicht mehr weit.
Wichtiger Hinweis: Eine Nullmeldung abzugeben, obwohl tatsächlich Umsätze und Gewinne erzielt wurden (die dann ja entsprechend versteuert werden müssten), führt zur Steuerhinterziehung. Dies gilt aber nicht nur für den Geschäftsführer, sondern auch für dessen Mitarbeiter. Und, auch wenn Sie nachträglich die richtigen Beträge melden, der Tatbestand der Steuerhinterziehung war mit Abgabe der Nullmeldung erfüllt. Es kann zur Anzeige kommen!
3. Home Sweet Office
Sollten Sie von zuhause aus arbeiten, kann Ihr Arbeitszimmer anteilig abgesetzt werden, wenn dort der alleinige Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit liegt und das Zimmer tatsächlich nur für die Arbeit genutzt wird. Eine Schlafcouch oder ein Wäscheständer haben hier also nichts zu suchen. Abgeschrieben werden können z. B. die Miete oder Gebäudeabschreibung, Grundsteuer oder entstandene Kosten für Strom und Reinigung.
4. Ein Grund zum Feiern!
Wussten Sie, dass Sie jedes Jahr bis zu zwei Firmenfeiern steuerlich absetzen können? Je Feier sind dabei 110 € für jeden Teilnehmer möglich. Hierbei ist aber zu beachten, dass nicht alles abgesetzt werden kann. In diesen 110 € zählen nämlich nur jene Kosten, die für den direkten Konsum Ihrer Gäste entstanden sind. Dazu zählen Getränke, Speisen und Musik. Kosten wie Dekoration oder der Veranstaltungsort selber können hingegen nicht abgesetzt werden, da diese Kosten nur im Rahmen des Events entstanden sind.
5. Weitsicht zahlt sich aus
Haben Sie Ihre Zahlen jederzeit im Blick, damit Sie hohe Vorauszahlungen oder auch Nachzahlungen vermeiden. Denn wenn es wirtschaftlich gut für Ihr Unternehmen lief, dies dem Finanzamt nicht aktualisiert im Jahresverlauf mitgeteilt wurde, stehen hohe Steuernachzahlungen an und die Steuervorauszahlung wird gleichermaßen heraufgesetzt. So kann auf einen Schlag eine hohe Summe fällig werden, die es für einen Kleinunternehmer schnell in sich hat. Wenn Sie Ihre Geschäftszahlen hingegen jederzeit kennen, vermeiden Sie mögliche Liquiditätsengpässe. Vorauszahlungen passen Sie dann einfach im Jahresverlauf dem tatsächlichen Einkommen an, beim Finanzamt lässt sich dies recht formlos beantragen.
Wie in vielen Bereichen des Lebens gibt es Programme, die sich auf diese und bürospezifische Themen spezialisiert haben, ohne dass große Vorkenntnisse beim Anwender nötig sind und die schnell zum gewünschten Ergebnis führen. Sie geben nicht nur einen tagesaktuellen Überblick über die Geschäftsentwicklung, sondern helfen bei der Erstellung der Steuererklärung, EÜR oder auch Nullmeldung. Darüber hinaus bringen spezielle Programme (z. B. orgaMAX) eine weitere, breitgefächerte Palette an einfachen Lösungen mit. So wird die Angebots- und Rechnungserstellung, Verwaltung des eigenen Online-Shops, Pflegen der Stammdaten etc. zum Kinderspiel. Der Clou: Software, die Sie im Rahmen Ihrer Arbeit einsetzen, lässt sich ebenfalls absetzen.
So wird die Steuererklärung zum Kinderspiel
Sie sehen, das Thema Steuer wirkt zwar auf den ersten Blick etwas undurchsichtig, aber wenn Sie einmal verstanden haben, wie die Spielregeln des Finanzamts lauten und Sie innerhalb dieser agieren, sollten Sie sich keine Sorgen machen. Halten Sie Fristen ein. Wissen Sie bestens über die GoBD Bescheid. Entscheiden Sie vorab, ob es für Ihr Geschäftsmodell Sinn macht, die Möglichkeit der Kleinunternehmerregelung wahrzunehmen. Beobachten Sie die Entwicklung Ihrer Geschäftszahlen, um Zahlungsschwierigkeiten zu vermeiden. Leichter geht Ihnen dies von der Hand, wenn Sie auf eine Bürosoftware vertrauen, die Ihnen viel Arbeit abnehmen kann und gleichzeitig Sicherheit in Steuerfragen gibt.
