Eine durchdachte Ordnerstruktur steigert die Effizienz im Unternehmen. Sie hilft Ihnen, Dokumente schnell zu finden, Projekte übersichtlich zu organisieren und Doppelablagen zu vermeiden. Das spart Zeit und steigert die Produktivität. Mit der richtigen Strategie bleiben Ordnung und Übersicht dauerhaft erhalten. Hier kommt das 7-Ordner-System ins Spiel. Doch wie funktioniert das?
Bevor Unternehmen eine Ordnerstruktur wählen, ist es entscheidend, die grundlegenden Merkmale einer guten Struktur zu verstehen. Denn nur ein durchdachtes System erzielt den gewünschten Effekt: Effizienz, Übersicht und Nachhaltigkeit.
Eine gute Ordnerstruktur zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:
Übersichtlichkeit: Die Struktur ist auf den ersten Blick verständlich. Jedes Dokument hat seinen festen Platz und lässt sich leicht auffinden.
Flexibilität: Die Struktur passt sich an, um Unternehmenswachstum und -veränderungen gerecht zu werden.
Klarheit und Eindeutigkeit: Ordner und Dateien sind klar benannt, um Verwechslungen zu vermeiden. Ein einheitliches Benennungssystem ist unerlässlich.
Hierarchie und Logik: Die Struktur folgt einer logischen Hierarchie. Hauptkategorien sind klar getrennt, und Unterkategorien sinnvoll gegliedert.
Pflegeleichtigkeit: Die Struktur lässt sich leicht pflegen, sodass veraltete oder unnötige Dateien regelmäßig entfernt werden.
Nachdem die wesentlichen Eigenschaften geklärt sind, gilt es, typische Stolpersteine bei der Umsetzung Ihrer Ordnerstruktur zu vermeiden. Denn selbst das beste System verliert an Wirksamkeit, wenn die Implementierung unsauber erfolgt.
Im Folgenden werden die häufigsten Probleme beleuchtet, denen Unternehmen bei der Einführung einer Ordnerstruktur begegnen:
Zu viele Unterordner: Eine zu tiefgehende Struktur wird unübersichtlich und erschwert die Suche nach Dokumenten.
Inkonsistente Benennung: Unterschiedliche Namenskonventionen sorgen für Verwirrung und doppelte Dateien.
Redundanz: Wird dasselbe Dokument in mehreren Ordnern abgelegt, entstehen Inkonsistenzen.
Fehlende Aktualisierung: Die Ordnerstruktur wird nach der Erstellung nicht regelmäßig überprüft und angepasst, wodurch veraltete Dateien erhalten bleiben.
Unklare Zugriffsrechte: Wenn nicht klar geregelt ist, wer auf welche Ordner und Dateien zugreifen darf, können Sicherheitsprobleme auftreten.
Fehler bei der Einrichtung einer Ordnerstruktur können schnell ihren gesamten Nutzen zunichtemachen. Dazu gehören eine unübersichtliche Flut von Unterordnern, inkonsistente Benennungen, doppelte Ablagen und unklare Zugriffsrechte. Genau hier setzt das 7-Ordner-System an: Es stellt eine einfache und übersichtliche Lösung dar, die viele dieser Fallstricke vermeidet.
Die 7-Ordner-Struktur begrenzt die Anzahl der Haupt- und Unterordner auf – wie der Name schon sagt – sieben. Wieso ausgerechnet sieben? Das Prinzip dahinter basiert auf der sogenannten „magischen Zahl Sieben“, einer psychologischen Theorie, die besagt, dass Menschen typischerweise bis zu sieben Informationseinheiten problemlos verarbeiten können.
Durch die Begrenzung auf sieben Kategorien bleibt die Struktur schlank und leicht navigierbar. Daher ist es sinnvoll, nicht zu viele Hierarchiestufen anzulegen – in der Regel werden maximal drei Ebenen empfohlen. Mit sieben Hauptordnern, sieben Unterordnern pro Verzeichnis und jeweils sieben weiteren Unterordnern auf der nächsten Ebene ergeben sich insgesamt 343 Ordner – in den meisten Fällen ausreichend für eine effiziente Organisation.
Viele Unternehmen nutzen das 7-Ordner-System als Vorlage für ihre digitale Ordnerstruktur, da es eine effiziente und benutzerfreundliche Lösung bietet. Es ist besonders effektiv, weil es die Komplexität auf das Wesentliche reduziert. Anstatt unzählige Ordner und Unterordner zu erstellen, zwingt dieses System, Informationen klar in maximal sieben Hauptkategorien zu organisieren. Das sorgt für …
Übersichtlichkeit, ohne in einer Vielzahl von Unterordnern zu ersticken.
eine flache Struktur, bei der man möglichst mit wenigen Klicks auf die gewünschten Dokumente zugreifen kann.
eine schnellere Orientierung und vermeidet langes Suchen.
Inkonsistente Benennungen und übermäßige Unterordner werden mit dem 7-Ordner-System reduziert, da der Fokus auf präziser Organisation liegt. Zudem vereinfacht diese Ordnerstruktur das regelmäßige Überprüfen und Aktualisieren der Ordner, da sie bewusst schlank gehalten ist.
Um die Einführung eines neuen Dateisystems zu erleichtern, gibt es viele hilfreiche Vorlagen für eine Ordnerstruktur in Unternehmen. Diese Vorlagen bieten klare Leitlinien für die Organisation von Dateien und Dokumenten, die an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden können. Eine digitale Ordnerstruktur-Vorlage kann besonders nützlich sein, da sie sofort in ein Dokumentenmanagementsystem integriert werden kann und Zeit bei der Implementierung spart.
Ein Beispiel für eine effiziente Ordnerstruktur, basierend auf dem 7-Ordner-System, könnte wie folgt aussehen:
Diese Vorgehensweise bietet sich besonders gut als Vorlage für die Ordnerstruktur im Unternehmen an, da sie klar gegliedert und dennoch flexibel anpassbar ist.
Die 7-Ordner-Struktur eignet sich besonders für Unternehmen oder Abteilungen, die viele verschiedene Themenbereiche bearbeiten sowie sich eine klare, einfache und skalierbare Ordnerstruktur wünschen. Sie ist ideal für Projektmanagement, Kundenbetreuung und Marketing. Weniger geeignet ist sie für extrem komplexe Organisationen, die eine detailliertere und tiefere Ordnerhierarchie benötigen, beispielsweise für Unternehmen mit umfangreichen Compliance-Anforderungen.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimiert die Verwaltung der Ordnerstruktur in Unternehmen erheblich. Im Gegensatz zu manuell gepflegten Systemen ermöglicht ein DMS die effiziente Organisation, Automatisierung und Archivierung von Dokumenten. Besonders für Unternehmen mit großen Datenmengen ist dies entscheidend. Ein DMS bietet zudem bessere Kontrolle über Zugriffsrechte und beschleunigt die Suche sowie Bearbeitung von Dateien.
Durch die Implementierung von digitalen Ordnerstruktur-Vorlagen bleibt die Struktur konsistent und lässt sich flexibel an Unternehmensanforderungen anpassen. Ein DMS sorgt dafür, dass die Ordnerstruktur im Unternehmen automatisch verwaltet und gepflegt wird – ein großer Vorteil, besonders für größere Organisationen.
Ein DMS, das hervorragend mit einer strukturierten Ordnerstruktur arbeitet, ist orgaMAX Dokumente. Es bietet eine intuitive Lösung, um Dokumente in einer klaren Ordnerstruktur zu speichern und erleichtert das schnelle Auffinden und Organisieren von Dateien.
Die Key Features von orgaMAX Dokumente umfassen:
Intuitive Dokumentenablage: Speichern Sie Ihre Dokumente in einer klar strukturierten Ordnerstruktur.
Automatische Ablage: Dokumente werden automatisch in den passenden Ordnern abgelegt, ohne zusätzlichen Aufwand.
Effiziente Suchfunktionen: Dank leistungsstarken Suchtools finden Sie Dokumente schnell und unkompliziert wieder.
Archivierungstools: Alte oder selten genutzte Dateien können problemlos archiviert und jederzeit wiederhergestellt werden.
Integration von Workflows: Organisieren Sie Ihre Dokumente nahtlos in die betrieblichen Arbeitsabläufe.
Flexible Anpassbarkeit: Passen Sie die Struktur und Funktionen von orgaMAX an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an.
Gut zu wissen: Sie können orgaMAX Dokumente 14 Tage kostenfrei und unverbindlich testen.
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