Egal ob Unternehmer oder Angestellter – jeder kennt den Berg an Dokumenten, Belegen und Rechnungen, der tagtäglich bewältigt werden muss. Vorbei sind die Zeiten, in denen nur Aufträge und die dazu entsprechenden Rechnungen in den guten alten Leitz-Ordner abgeheftet werden mussten. Heutzutage werden die meisten Dokumente digitalisiert und in entsprechende digitale Ordner einsortiert. Immer mehr Daten werden gesammelt, immer mehr Protokolle angelegt, Einverständniserklärungen eingeholt und Belege gehortet. In Zeiten von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten wird dieser Datenberg von Tag zu Tag größer und größer.
Da ist die Herausforderung riesig, den Überblick zu bewahren und aus diesem Berg immer wieder das richtige Dokument herauszufischen und für die aktuelle Kundenanfrage in kürzester Zeit die passende Antwort parat zu haben. Denn welcher Kunde will schon gern warten? Wer sich da nicht sofort zurechtfindet, muss häufig die Kollegen fragen: „Wo sind die letzten Gesprächsnotizen des Quartalsmeetings mit Firma Schneider?“ oder „Hat jemand den Bewirtungsbeleg vom Geschäftsessen mit Firma Krause gesehen? Im Ordner ‚Geschäftsessen‘ ist er nicht!“
In vielen Fällen müssen Dokumente an mehreren Orten gleichzeitig abgespeichert werden. Dann z. B., wenn ein bestimmtes Protokoll gleich für mehrere Kunden oder Vorgänge relevant ist. Aber was, wenn dieses Dokument noch einmal angepasst oder verändert oder ausgetauscht werden muss? Dann muss man dies gleich an mehreren Orten tun und hoffen, auch wirklich alle Ablageorte beachtet zu haben.
Nicht selten fühlen sich Mitarbeiter überfordert. Die Folge: Frustration. Zudem gestaltet sich die Suche nach den richtigen Dokumenten oft als sehr zeitintensiv und frisst darüber hinaus Personalbudget, das jeder Unternehmer gerne in andere Ressourcen stecken würde.
Mit einer Software, die Ihre Dokumente managt und Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtert, ist beiden Seiten geholfen. Doch was leistet ein Dokumentenmanagement-System (oder engl.: electronic document management [EDM] oder document management system [DMS]) genau?
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Laut Gabler Wirtschaftslexikon beinhaltet das Dokumentenmanagement folgende Aufgaben:
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Dass Dokumente in einem Dokumentenmanagement-System zentral erstellt, bearbeitet, gespeichert und ausgegeben werden, versteht sich von selbst. Doch gibt es weitere wichtige Funktionen, die ein professionelles System erfüllen muss, um die Ansprüche ihrer Nutzer zu erfüllen:
Die Bürosoftware orgaMAX bietet mit dem Zusatzmodul Dokumente PRO eine intelligente Dokumentenverwaltung an. Mit wenigen Klicks und auf intuitive Art und Weise werden die Grundlagen einer optimalen Büroorganisation gesetzt:
Letztendlich vereinfacht ein professionelles Dokumentenmanagement-System – wie das Zusatzmodul Dokumente PRO von orgaMAX – die tägliche Arbeit und spart wertvolle Zeit und Ressourcen, die sowohl dem Unternehmer als auch den Mitarbeitern zu Gute kommen.
Vorteile für den Unternehmer:
Vorteile für die Mitarbeiter:
Die Nerven Ihrer Mitarbeiter werden geschont, da ein einheitliches Ablagesystem für alle die Arbeit einfacher und übersichtlicher macht. In Urlaubszeiten müssen sich die Mitarbeiter nicht erst in einem anderen Ablagesystem zurechtfinden, da die Dokumente/Unterlagen des Kollegen an einem einheitlichen Ort gefunden werden können.
Die Fehleranfälligkeit sinkt, da es nur eine Version des Dokuments gibt, welches mit verschiedenen Vorgängen verknüpft ist. Die Gefahr der Frustration durch vermeidbare Fehler wird dadurch gebannt.
Da moderne Dokumentenmanagement-Systeme auch kostenlose Testversionen anbieten, lohnt es sich, diese einmal auszuprobieren und auf Herz und Nieren zu prüfen. Sie werden schnell den Nutzen erkennen und von den Vorzügen einer solchen Software profitieren.