So geht´s: Korrekte Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Eine Frage vorweg: Haben Sie Ihr Geld im Griff? Wissen Sie ganz genau, wie viel Euro Sie aktuell einnehmen und gleichzeitig ausgeben? Während die meisten sicherlich bejahen werden, dass ihr Fokus eher auf den Einnahmen als Ausgaben liegt, sollte letzteres nicht stiefmütterlich behandelt werden.

Natürlich sollte man seinen Blick auf die positiven Bereiche der Arbeit fokussieren. Ein wirklich erfolgreicher Unternehmer aber hält auch seine Ausgaben ständig aktuell, um gar nicht erst das Image eines unseriösen Unternehmens aufgedrückt zu bekommen, weil er z. B. seine Rechnungen nicht fristgerecht begleicht. Noch wichtiger in diesem Zusammenhang ist es, gesetzliche Pflichten einzuhalten. Dazu gehört auch, eine Eingangsrechnung korrekt zu buchen. Und diese Aufgabe sollte nicht unterschätzt werden. Es kann schnell ins Geld gehen, wenn solch eine Rechnung nicht gründlich bearbeitet wird: Die rein analoge Bearbeitung einer Eingangsrechnung kann laut einer Studie von Billentis 20 Euro kosten. Und das auf Grundlage der Annahme, dass die Eingangsrechnung vorab auf Richtigkeit geprüft wurde. Werden nach Bezahlung Fehler gefunden, hat es das Unternehmen ggf. schwer, sich gegenüber dem Steueramt zu rechtfertigen.

Vielen ist bewusst und erscheint es auch logisch, dass eine rein digitale Bearbeitung der Verbindlichkeiten Zeit und Kosten einspart, das zeigt auch eine, vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) in Auftrag gegebene Erhebung. Demnach setzt bereits die Hälfte aller deutschen Unternehmen auf elektronische Rechnungen. Die Schlussfolgerung hieraus ist aber auch, dass so einige Betriebe eine solche Prozessoptimierung noch hinauszögern.

Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen gerne vermitteln, was es mit der Eingangsrechnung auf sich hat, warum Sie diese gründlich überprüfen sollten, bevor Sie sie bearbeitet ad acta legen und wie Sie mit einer professioneller Bürosoftware kurz- und erst recht langfristig viel Nerven, Geld und Zeit sparen.

Aller Eingang ist schwer?

Eingangsrechnungen sind Rechnungen zu Waren oder Leistungen, die Sie von Ihren Dienstleistern oder Lieferanten erhalten haben. Sie folgt auf Zustellung der Ware oder erfolgreiche Umsetzung der Dienstleistung. Damit stellen sie das genaue Gegenstück zu Ausgangsrechnungen dar. Ausgangsrechnungen sind jene Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden adressieren, um Geld für die von Ihnen erbrachte Dienstleistung oder hergestellte Ware einzufordern. Sprich, mit einer Eingangsrechnung entsteht Ihnen eine Verbindlichkeit gegenüber Ihrem Lieferanten oder Dienstleister. Mit einer Ausgangsrechnungen wiederum erwirkt Ihr Unternehmen Forderungen an Ihre Kunden. In der Buchhaltung erhöhen Eingangsrechnungen die Verbindlichkeiten. Mit Ausgleich des Rechnungsbetrags nehmen die Verbindlichkeiten wieder ab.

Vor Rechnungsbegleichung sollten Sie als Empfänger der Eingangsrechnung drei Punkte beachten:

1. Ohne Beleg keine Buchung! Als Unternehmer sind Sie in der Nachweispflicht, darum sollten Sie zu jeder Buchung jederzeit den passenden Beleg vorweisen können. Das kann sowohl analog als auch digital sein, wobei viele Gründe dafür sprechen, alle Belege digitalisiert zu haben. Sie müssen sich nicht durch Papierstapel wühlen und gehen konform mit der Aufbewahrungspflicht, um nur zwei Vorteile zu nennen.

2. Die Reifeprüfung: Insgesamt drei verschiedene Prüfungen sollten vorgenommen werden. Die sachliche, rechnerische sowie rechtliche Prüfung. Sollte die Eingangsrechnung fehlerhaft sein, kann sie nur vom Rechnungsaussteller korrigiert werden. Sie als Rechnungsempfänger müssen die Rechnung mit der Bitte um Korrektur an den Aussteller zurücksenden. Unkorrigierte Fehler des Rechnungsausstellers gehen ansonsten zulasten des Empfängers!

• Sachliche Prüfung: Vergleich der Eingangsrechnung mit dem Lieferschein oder, wenn es keinen Lieferschein gibt, Vergleich der Eingangsrechnung mit der gelieferten Ware. Bei einer Dienstleistung wird geprüft, ob diese ordnungsgemäß durchgeführt wurde.
• Rechnerische Prüfung: Die Beträge werden auf Rechenfehler überprüft.
• Rechtliche Prüfung: Sind alle Pflichtangaben gemäß §§14, 14a UstG enthalten? Wurden weitere rechtliche Aspekte berücksichtigt? Enthält eine Eingangsrechnung diese Pflichtangaben nicht, dürfen Sie keine Umsatzsteuer (Vorsteuer) geltend machen. Bevor die Eingangsrechnung gebucht und bezahlt wird, sollten Sie sie also prüfen.

Pflichtangaben gemäß §§14, 14a UstG

Aus dem Umsatzsteuergesetz ergeben sich folgende Angaben, die in einer Eingangsrechnung enthalten sein müssen.

Bei Kleinbeträgen bis 250 Euro sind weniger Angaben notwendig. Hier reichen Hinweise zu …

In einigen speziellen Fällen benötigen Sie laut Gesetzeslage weitere Pflichtangaben:

3. Skonto? Geschäftskunden, die ihre Rechnungen schnell begleichen, werden von vielen Unternehmen mit einer Gewährung von Skonto belohnt. In den meisten Fällen sind das 3 % vom Kaufpreis. Steht diese Angabe also in der Rechnung, sollten Sie diese Möglichkeit in Anspruch nehmen, wenn es Ihre finanzielle Situation zulässt. Dieses Skonto muss aber buchhalterisch erfasst werden.

Haben Sie bereits mit den obigen Schritten überprüft, ob sich in der Eingangsrechnung auch kein Fehler eingeschlichen hat, können Sie die Rechnung digital in einer Bürosoftware hinterlegen. Das spart Kosten: Ihnen liegt die Information elektronisch vor, Sie benötigen keine Kopien, damit entstehen weniger Papier-, Patronen- und Stromkosten und neue Aktenschränke werden womöglich nicht mehr benötigt. Wir zeigen Ihnen nun nachfolgend noch anhand der Arbeit mit orgaMAX, wie eine solche digitale Bearbeitung der Eingangsrechnung aussehen kann.

orgaMAX Praxisbeispiel: So buchen Sie Ihre Eingangsrechnung korrekt

In orgaMAX werden Eingangsrechnungen im Bereich des Zahlungsmanagements als offene Posten behandelt. Sie können Ihre Bank- und PayPal-Konten in wenigen Schritten mit der Software verknüpfen und behalten dadurch in Echtzeit nicht nur Ihre Kundenforderungen, sondern auch Ihre Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern im Blick. So können Sie Ihren aktuellen Finanzstatus jederzeit realistisch einschätzen. Zudem werden mögliche Skontoerträge angezeigt und Sie erhalten rechtzeitig eine Erinnerung an die Fälligkeit offener Lieferantenrechnungen. Bei gravierenden Liquiditätsengpässen lassen sich notfalls sogar die Mahnstufen und Mahngebühren von Verbindlichkeiten festhalten. Damit Sie keinen doppelten Erfassungsaufwand beim Ausgleich Ihrer Rechnungen haben, übernehmen Sie die Angaben aus Ihren Eingangsrechnungen einfach per Mausklick in die Überweisung.

Fazit: Rechnungsprüfung leicht und rechtssicher!

Um sich von seinen Wettbewerbern nachhaltig abzusetzen, muss im Unternehmen umgedacht werden. Prozesse müssen entschlackt und vereinfacht werden, ein rein papiergebundener Ablauf mit abertausenden Kopien, die in Aktenschränken vermodern, ist nicht notwendig und erst recht nicht effizient. Die manuelle Rechnungsprüfung macht die Liquiditätsplanung und Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung komplizierter. Hier kann eine Bürosoftware wie orgaMAX ansetzen, welche die Abläufe transparent und nachvollziehbar macht und so Ressourcen freisetzt, die an anderer Stelle eingesetzt werden können.