Gemischte Reisekosten: Teils beruflich, teils privat

orgaMAX Blog_Headerbild875x350_Gemischte Reisekosten Geschäftliche Reisen lassen sich gut mit ein paar freien Tagen kombinieren. Das führt zu „gemischten Reisekosten“. Sie erfordern besondere Sorgfalt und genaue Dokumentation – aber das ist kein Grund, auf den Betriebskostenabzug zu verzichten und dem Finanzamt Geld zu schenken. Lesen Sie, wie Sie gemischte Reisekosten rechtssicher aufteilen.

Geschäftsreise plus Erholung – oder umgekehrt? Kein Grund, dem Finanzamt Geld zu schenken

Wollen Sie die Geschäftsreise nach Hamburg nutzen, um anschließend ein paar Tage an der Nordsee zu verbringen? Oder verbinden Sie die Urlaubsfahrt nach Italien mit einem Termin bei Ihren Kunden in Wien?

Wenn Sie teils beruflich und teils privat verreisen, entstehen gemischte Reisekosten. Früher einmal war in solchen Fällen überhaupt kein Steuerabzug möglich. Das ist zum Glück lange vorbei. Sie können den betrieblich veranlassten Anteil an den Kosten für Fahrt und Unterkunft samt Nebenkosten steuerlich geltend machen. Dazu kommt der Verpflegungsmehraufwand für die geschäftlichen Anteile der Reise.

Gemischte Reisekosten: Das Wichtigste im Überblick

Grundsätzlich: anteiliger Betriebskostenabzug

Sie können (und sollten) den geschäftlichen Kostenanteil Ihrer „gemischten“ Reise als Betriebsausgabe buchen.
Das geht immer dann, wenn der geschäftliche Anteil mindestens zehn Prozent umfasst. Beträgt er mehr als neunzig Prozent, können Sie sogar die gesamten Reisekosten absetzen. Trotz eines einzelnen freien Tags während der zehntägigen Auswärtstätigkeit in London dürfen Sie Hin- und Rückflug komplett als Betriebsausgabe buchen. Für rein private Ausgaben wie einen Abend im Wellness-Tempel gilt das nicht.
Ansonsten werden gemischte Reisekosten grundsätzlich entsprechend den betrieblichen und privaten Zeitanteilen aufgeteilt. Sie waren 7 Tage in Hamburg, 4 davon auf einer Weiterbildung, 3 weitere als Tourist? Dann sind 4/7 der Kosten Betriebsausgaben.
Das gleiche Prinzip gilt bei der Vorsteuer. Die Umsatzsteuer auf der Hotelrechnung dürfen Sie zu 4/7 als Vorsteuer geltend machen (aber Vorsicht, das gilt nicht bei rein privaten Nebenleistungen wie einem Saunabesuch, s. u.)

Kostenaufteilung – aber nicht bei allen Ausgaben

Reisekosten sind zum Beispiel Ihre Fahrtkosten mit dem Privatwagen, mit der Bahn oder die Flugkosten. Außerdem gehören Ihre Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten wie Taxi- oder Parkgebühren oder für Gepäckaufbewahrung dazu.
Neben diesen Ausgaben können Sie an den beruflichen Reisetagen Pauschalbeträge für „Verpflegungsmehraufwand“ geltend machen. Wie teuer Ihre Mahlzeiten tatsächlich waren, ist unerheblich. Es gelten die amtlichen Pauschbeträge. Dieser Posten wird extra angesetzt und ist kein Teil der Reisekosten im engeren Sinn.
Sind im Übernachtungspreis das Frühstück oder weitere Mahlzeiten enthalten, muss dieser Kostenbestandteil abgezogen werden.
Kosten, die direkt und voll geschäftlich veranlasst sind, dürfen Sie komplett als Betriebsausgabe buchen. Ein Beispiel sind Seminargebühren, der Messe-Eintritt oder das Taxi, mit dem Sie zur Geschäftsbesprechung fahren.
Umgekehrt zählen alle „Aufwendungen für die Lebensführung“ als Privatausgaben. Das betrifft etwa den für die Reise gekauften Rollkoffer oder die neue Sonnenbrille. Auch die für eine berufliche Baustellenbesichtigung in Hamburg kurzfristig beschafften Gummistiefel wird das Finanzamt kaum als Betriebsausgabe akzeptieren.
Tauchen die Mini-Bar oder ein Sauna-Besuch auf der Hotelrechnung auf, sind diese Rechnungsposten ebenfalls privat.
Sie nehmen Ihre Partnerin oder den Partner mit auf die Reise? Die durch sie verursachten Mehrkosten zählen ebenfalls als privater Aufwand. Das betrifft beispielsweise die Preisdifferenz zwischen einem Einzel- und einem Doppelzimmer im Hotel oder die zusätzliche Bahnfahrkarte. Soweit keine Mehrkosten entstehen, etwa beim Preis für Taxis oder bei Fahrkosten im Privatwagen, können Sie die vollen Kosten ansetzen. Diese wären auch entstanden, wenn Sie allein gefahren wären.

Ganz wichtig: genau dokumentieren

Untermauern Sie den Betriebskostenabzug nach einer gemischten Reise mit genauen Belegen und Angaben. Betriebsprüfer schauen dabei gern genau hin.
Schon deshalb sollten Sie neben Rechnungen auch alle Quittungen und Kassenbons aufbewahren, die Reiseausgaben betreffen, etwa vom Kassenautomaten im Parkhaus.
Wenn Quittungen verlorengehen, dürfen Sie auch in diesem Kontext einen Eigenbeleg ausstellen. Zu viele sollten es allerdings gerade bei gemischten Reisekosten und betrieblichen Aufwendungen nicht werden.
Wenn Sie den geschäftlichen Anlass nicht beispielsweise durch Seminarrechnungen oder Ähnliches nachweisen können, sind andere Belege sinnvoll. Das können E-Mails oder Chat-Nachrichten zur Terminvereinbarung sein oder auch eigene Notizen über Gesprächstermine samt Ort, Dauer und dem jeweiligen Gesprächspartner. Solche Unterlagen können Sie später misstrauischen Betriebsprüfern vorlegen.
Zur Klarheit trägt es bei, wenn Sie rein geschäftliche Ausgaben von einem Unternehmenskonto und rein private Ausgaben von Ihrem Privatkonto begleichen und darauf achten, dass Rechnungen und Quittungen korrekt an das Unternehmen oder die Privatperson adressiert sind.
Steuerfragen rund um Reisekosten können kompliziert sein. Bei gemischten Reisen gilt das noch mehr. Auch hier gilt: Im Zweifel hilft der Steuerberater weiter.

Reisekosten richtig abrechnen

Ob reine Geschäftsreise oder eine Mischung aus privatem Trip und Geschäftsterminen: Bei Reisekosten und ihrer Geltendmachung gegenüber dem Finanzamt gibt es viele Einzelfragen. Erläuterungen liefert der Beitrag „Reisekosten abrechnen: darauf müssen Sie achten“.

Dort wird zum Beispiel erklärt, wann Sie statt Kilometerpauschalen die tatsächlichen Fahrtkosten im PKW ansetzen dürfen, wie viel Sie für ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück abziehen müssen und wie hoch der Verpflegungsmehraufwand je nach Reisetag und -ziel ist.

Beispiele für gemischte Reisekosten und ihre Aufteilung

Sie fahren von Berlin aus mit dem Zug zu einer Fachmesse nach Köln, die von Dienstag bis Freitag dauert. Anschließend verbringen Sie das Wochenende in der Domstadt. Sie steigen Dienstag früh am Berliner Hauptbahnhof in die Bahn. Am Sonntagabend nehmen Sie in Köln den Zug nach Hause.

Der Messeeintritt ist eine Geschäftsausgabe. Von den sechs Tagen in Köln sind vier betrieblich veranlasst. Damit sind zwei Drittel des Bahntickets Betriebsausgaben. Außerdem dürfen Sie zwei Drittel der im Ticketpreis enthaltenen sieben Prozent Umsatzsteuer als Vorsteuer in Ihre Umsatzsteuervoranmeldung aufnehmen. Wenn Sie am Freitagabend noch längere Geschäftsbesprechungen hatten (dokumentieren!) und deshalb ohnehin in Köln geblieben wären, ist nur eine von den fünf Übernachtungen privat. Damit dürfen Sie vier Fünftel der Hotelrechnung (ohne Nebenleistungen) als geschäftliche Reisekosten buchen, und vier Fünftel der Umsatzsteuer auf der Hotelrechnung als Vorsteuer ziehen. Außerdem können Sie Verpflegungsmehraufwand ansetzen, und zwar für einen Anreisetag (Dienstag) sowie einen Abreisetag (Samstag) in Höhe von je 14 Euro und für drei volle Tage (Mittwoch bis Freitag) in Höhe von je 28 Euro.
Sie fliegen von München zu einem dreitägigen Fachseminar nach Hamburg. Ihr Ehemann begleitet Sie. Danach mieten Sie einen Wagen und fahren für einen dreitägigen Kurzurlaub an die Eider. Anschließend geben Sie den Wagen in Hamburg zurück und fliegen nach Hause.

In diesem Fall sind die Kosten für den Mietwagen und die Ferienwohnung am Eiderwatt komplett privat. Von den Flugkosten ist nur Ihr Ticket betrieblich veranlasst, und auch das nur zu 50 Prozent. Sie können also ein Viertel der Flugticket-Rechnung als Reisekosten ansetzen, und ein Viertel der 19 Prozent Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Von der Hamburger Hotelrechnung ist der Anteil, den ein Einzelzimmer gekostet hätte, eine Betriebsausgabe, nicht aber der Preisaufschlag für ein Doppelzimmer. Auch hier müssen Sie die Umsatzsteuer entsprechend aufteilen, um die Vorsteuer zu ermitteln. Für die drei Tage in Hamburg können Sie Verpflegungsmehraufwand für sich selbst ansetzen: 14 Euro für den Anreisetag, je 28 Euro für die zwei vollen Seminartage und noch einmal 14 Euro für den letzten Seminartag, der schon zur Mittagszeit endete.
Sie machen zwei Wochen Urlaub in Mariazell in Österreich. An einem der Tage fahren Sie mit Ihrem Privatwagen von der Steiermark nach Wien. Dort hat einer Ihrer Kunden seinen Sitz, den Sie persönlich kennenlernen wollen. Am Abend fahren Sie wieder zurück an den Urlaubsort.

Dem einen Tag beim Kunden stehen 13 Urlaubstage gegenüber. Das sind weniger als zehn Prozent. Deshalb sind die Fahrtkosten vom Wohnort nach Mariazell und zurück reine Privatsache. Allerdings können Sie für die Fahrt von Mariazell nach Wien ebenso wie für den Rückweg Betriebskosten ansetzen. Das geht entweder in Höhe der Kilometerpauschale von 30 Cent für jeden zurückgelegten Kilometer, oder mit dem tatsächlichen Kostenanteil pro Kilometer, wenn Sie über sämtliche Fahrzeugkosten genau Buch führen. Dazu kommt die amtliche Verpflegungspauschale. Für Österreich beträgt sie bei einer Reise von mehr als acht Stunden derzeit 33 Euro. (Die Finanzverwaltung veröffentlicht regelmäßig Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen. Die ebenfalls in der Liste aufgeführten Übernachtungspauschbeträge betreffen nur Arbeitnehmer.)
Sie führen Ihr Unternehmen gemeinsam mit einem Kompagnon. Im Sommer fahren Sie und Ihr Mitinhaber gemeinsam eine Woche lang in ein Ferienhaus auf Zingst. Dort steht auch Urlaubsspaß auf dem Programm, zum Beispiel Baden und Surfen in der Ostsee sowie Angeln auf den Boddengewässern. Eigentlicher Grund der gemeinsamen Woche ist jedoch ein gemeinsames Brainstorming. Zwischen Strand und Kiefernwäldern führen Sie lange Strategiediskussionen über die weitere Expansion Ihres Betriebs.

Trotz der intensiven Beschäftigung mit geschäftlichen Themen werden Sie es schwer haben, einen Betriebskostenabzug für Reisekosten zu rechtfertigen. Das Finanzamt wird darauf verweisen, dass der geschäftliche und der private Anteil sich kaum nach objektiven Maßstäben trennen lassen, wenn Sie beim Angeln über neue Produkte sprechen. Damit gilt das gesetzliche Aufteilungsverbot (12 Nr. 1 Satz 2 EStG).