Geschäftswagen ohne Privatnutzung? Wichtig ist ein klarer Nachweis

Wenn Selbstständige ein Geschäftsfahrzeug auch privat fahren können, dann tun sie das wohl auch – so zumindest sieht es das Finanzamt. In solchen Fällen liefert ein Fahrtenbuch belastbare Argumente. Der Hinweis auf den Privatwagen verspricht dagegen nicht unbedingt Erfolg. Ein klarer Nachweis ist wichtig, um bei einem Geschäftswagen ohne Privatnutzung unberechtigte zusätzliche Steuern zu vermeiden.

Keine Privatfahrten mit dem Firmenfahrzeug: Wie beweisen?

Wurden mit einem „zum Betriebsvermögen gehörenden“ Kraftfahrzeug „möglicherweise“ keine Privatfahrten unternommen, obwohl es „typischerweise zum privaten Gebrauch“ geeignet war? Einfacher ausgedrückt: Was gilt als Nachweis dafür, dass ein Geschäftsfahrzeug tatsächlich nicht privat genutzt wurde, so dass kein geldwerter Vorteil zu versteuern war?

Diese Frage beschäftigt den Bundesfinanzhof regelmäßig. Ein vor kurzem getroffenes BFH-Urteil sollte Selbstständigen eine Warnung sein, die ihr Firmenfahrzeug tatsächlich nur für Betriebsfahrten einsetzen. Das sollten sie stichhaltig untermauern können. Ein guter Nachweis ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch in digitaler Form oder auf Papier.

Andernfalls kann das Finanzamt den geldwerten Vorteil der möglichen Privatfahrten per 1-Prozent-Methode bewerten und als Betriebseinnahme ansetzen. Das erhöht die Einkommensteuer. Ärgerlich, wenn man den Wagen nie privat genutzt hat.

Fuhr die Unternehmerfamilie den Pickup auch privat?

Das Szenario, um das es in dem BFH-Urteil ging, ist für viele Selbstständige und ihre Familien typisch: Ein Unternehmer wohnte mit seiner Familie auf dem Grundstück, auf dem auch sein Gartenbaubetrieb mit mehreren Beschäftigten seinen Sitz hatte. Seine Ehefrau war bei ihm geringfügig angestellt, zwei der Kinder lebten noch bei den Eltern. Sie studierten beziehungsweise waren in Ausbildung. Privat fuhr die Familie einen BMW X3, einen VW Golf Cabrio und als weiteren Kleinwagen erst einen VW Polo, dann einen Ford Fiesta.

Für das Unternehmen gab es außerdem einen fünfsitzigen Ford Ranger. Eine Betriebsprüferin des Finanzamts bemängelte, dass für diesen großen Pick-up keine Privatnutzung versteuert worden war. Deshalb wandte sie die 1-Prozent-Regel an. Das erhöhte den steuerliche Gewinn aus dem Gartenbaubetrieb für zwei zurückliegende Jahre nachträglich um 5.000 Euro beziehungsweise 6.000 Euro. Das Finanzamt verlangte Steuernachzahlungen. Das gemeinsam veranlagte Ehepaar klagte gegen die Änderungsbescheide.

Keine Privatfahrten? Dafür ist eine „Erschütterung des Anscheinsbeweises“ notwendig

„Nach allgemeiner Lebenserfahrung werden dienstliche oder betriebliche Fahrzeuge, die zu privaten Zwecken zur Verfügung stehen, auch tatsächlich privat genutzt.“ Dieses vom BFH in einem anderen Urteil formulierte Prinzip prägt seit langem die Rechtsprechung der Finanzgerichte. Wenn Selbstständige ein Geschäftsfahrzeug auch privat fahren können und dürfen, ist es an ihnen, die Nichtnutzung glaubhaft darzustellen. In Juristendeutsch ausgedrückt: Sie müssen den „Anscheinsbeweis“ für die Privatnutzung erschüttern und die „ernsthafte Möglichkeit“ darlegen, dass keine private Nutzung erfolgt ist.

• Ein guter Nachweis sind vertragliche Festlegungen, zum Beispiel ein Leasing-Vertrag, der sämtliche Privatfahrten ausschließt.

• Auch ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch ist ein starker Beleg dafür, dass das Fahrzeug nur geschäftlich gefahren wurde.

• Weniger verlässlich ist der Verweis auf besondere Fahrzeugeigenschaften. Ein hochgeländegängiger Unimog mit Spezialausrüstung mag für Spazierfahrten und Shopping-Trips tatsächlich ungeeignet sein. Doch schon beim oben beschriebenen Pickup versagte dieser Einwand.

• Der Hinweis, dass es neben dem Geschäftswagen weitere Autos im Privatvermögen gibt, trägt meist wenig dazu bei, den „Anscheinsbeweis“ der Privatnutzung zu erschüttern. Das gilt ganz besonders, wenn das Privatfahrzeug in „Status und Gebrauchswert“ hinter dem Geschäftswagen zurückbleibt. Und selbst ein gleichwertiger oder höherwertiger Privatwagen ist keine Garantie gegen die Versteuerung einer Privatnutzung des Firmenwagens. Das zeigt der Fall des Gartenbauunternehmers und seines Pick-ups.

Dreckig, groß, mit Firmenwerbung? Das ließ der BFH nicht gelten

Beim Finanzgericht Münster argumentierte das Ehepaar, dass der Ford Ranger im Gartenbaubetrieb als Zugmaschine zur Verfügung stehen musste und nur knapp 9.000 Kilometer Laufleistung pro Jahr erreichte. Außerdem sei das Fahrzeug durch den Betriebseinsatz sehr schmutzig, für private Fahrten zu groß und mit Firmenwerbung beklebt gewesen. Als Privatwagen habe der BMW zur Verfügung gestanden. Das alles spreche gegen eine Privatnutzung des Pick-Ups.

Die Richter der ersten Instanz ließen sich von diesen Punkten überzeugen. In der Revisionsverhandlung vor dem Bundesfinanzhof hatte der Gartenbauunternehmer weniger Erfolg (BFH, 16.01.2025 - III R 34/22).

• Der BFH stimmte nicht zu, dass der Ford Ranger für den privaten Einsatz zu groß gewesen sei. Er habe „in etwa die Größe eines Kleinbusses, wie ihn viele Familien nutzen“.

• Auch die Werbefolien seien kein Argument, da die Werbung für das Familienunternehmen in deren Interesse lag.

• Genauso wenig zog der Hinweis auf die Verschmutzung. Der BFH verwies auf ein früheres Urteil. Darin wurde in Bezug auf einen Geländewagen festgestellt, dass Schmutz jederzeit entfernt werden könne.

• Schließlich war der Umstand, dass im Gartenbaubetrieb eine Zugmaschine benötigt wurde, für den BFH ebenfalls nicht stichhaltig. Es genüge, dass private Fahrten „am Morgen, am Abend, an Sonn- und Feiertagen oder in der Urlaubszeit möglich“ gewesen seien.

• Selbst den BMW X3 ließ der BFH nicht als Gegenargument gelten. Der sei dem Ford Ranger zwar „in Status und Gebrauchswert vergleichbar“, habe aber nicht immer zur Verfügung gestanden, schon weil die Ehefrau ihn ebenfalls nutzte.

Im Zweifel lieber ein Fahrtenbuch

Das BFH-Urteil zeigt sehr deutlich: Wollen Selbstständige die Besteuerung angeblicher Privatfahrten mit einem Firmenfahrzeug vermeiden, dürfen sie es sich nicht zu einfach machen. Der Hinweis auf weitere vorhandene Autos geht häufig ins Leere. Lässt sich kein eindeutiger Vertragsausschluss von Privatfahrten ins Feld führen, ist ein Fahrtenbuch am besten geeignet, dem Finanzamt den Wind aus den Segeln zu nehmen. Das macht zwar Mühe, spart im Zweifel jedoch einen ordentlichen Geldbetrag.

Ein Fahrtenbuch, das nur die rein geschäftliche Nutzung nachweisen soll, muss nicht alle Voraussetzungen erfüllen, die zur Feststellung des geldwerten Vorteils der Privatnutzung erforderlich sind. Das hat der BFH in einer anderen Entscheidung festgestellt, nachdem ein Geschäftsmann den rein betrieblichen Einsatz seines Lamborghini Aventador und eines BMW 740d xDrive mit handschriftlichen Notizen belegen wollte. Dass dies zumindest im Prinzip möglich ist, wurde ihm vom BFH bestätigt (22.10.2024 - VIII R 12/21). Hätte der Mann von vornherein ein korrektes Fahrtenbuch geführt, wäre ihm der Prozess allerdings erspart geblieben.

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• Welche der beiden Möglichkeiten zur Erfassung des geldwerten Vorteils ist vorteilhafter, die 1-Prozent-Methode oder die Fahrtenbuchmethode?

• Wenn Fahrtenbuch, dann elektronisch – aber wann entspricht ein digitales Fahrtenbuch den Vorschriften?

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