Kassenbuch führen: Was Unternehmer wissen sollten

Geschrieben von orgaMAX Redaktionsteam | 15.01.20 12:11

Was für den privaten Bereich das Haushaltsbuch, ist für den Unternehmer das Kassenbuch. In diesem werden die Einnahmen und Ausgaben eines jeden Tages eingetragen. Grundsätzlich ist es immer sinnvoll, ein Kassenbuch zu führen, dient es doch der Ermittlung des aktuellen Kassenbestands und als Entscheidungsgrundlage für künftige Anschaffungen. Wie sagte Wilhelm Busch einst? – „Ja, selig ist der fromme Christ, wenn er nur gut bei Kasse ist.“
Aber gibt es eine Pflicht zum Führen des Kassenbuchs und was muss dabei beachtet werden? Hier erfahren Sie alles Wissenswerte rund um das Kassenbuch kurz und knapp zusammengefasst:

Gibt es ein Gesetz, das ein Kassenbuch vorschreibt?

Es gibt zwei rechtliche Bestimmungen, die das Führen eines Kassenbuchs regeln bzw. vorschreiben. Die erste befindet sich in § 146 der Abgabenordnung (AO) und regelt die Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen. Die zweite Rechtsgrundlage liefert § 22 des Umsatzsteuergesetzes (UstG), der sich mit Aufzeichnungspflichten von Unternehmern befasst.

Kassenbuchführung: Wer ist verpflichtet?

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen ein Kassenbuch führen, die buchführungspflichtig sind. Dies ist in der Regel dann erfüllt, wenn ein Unternehmen

zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet ist oder
einen Eintrag im Handelsregister hat oder
nach Art und Umfang verpflichtet ist, einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb zu führen. Dies richtet sich z. B. nach der Höhe des Umsatzes oder der Anzahl der Mitarbeiter.

Es gibt aber auch Ausnahmen. So sind beispielsweise Freiberufler und Kleinunternehmer von der Regelung ausgenommen und müssen kein Kassenbuch führen. Stattdessen sind sie jedoch verpflichtet, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen, in der sie ihren Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ausweisen.

Welche Geschäfte sind im Kassenbuch einzutragen?

Das Kassenbuch kommt immer dann zum Einsatz, wenn Geschäftsvorfälle bar erledigt werden. Das eingenommene Geld landet dann in der Geschäftskasse (z. B. Registrierkasse, in der alle Vorgänge erfasst werden). Barausgaben werden ebenfalls aus den Barbeständen der Kasse beglichen. Das Kassenbuch dient zur Dokumentation und als Kontrollinstrument, denn es muss jederzeit den Inhalt der Kasse abbilden können (Kassensturzfähigkeit).

Was ist beim Führen des Kassenbuchs zu beachten?

Allen voran sind einige Punkte wichtig, die die Organisation sowie Grundlegendes regeln:

Gemäß § 146 AO sind Buchungen grundsätzlich „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen“. Diese Punkte sind allein deshalb nicht zu vernachlässigen, da durch sie die Nachvollziehbarkeit vereinfacht wird.
Ein- und Ausgaben sind täglich festzuhalten. So können auch im Nachhinein Tagessalden ermittelt werden.
Die einzelnen Positionen müssen schriftlich festgehalten und aufbewahrt werden.
Außerdem muss das Kassenbuch in deutscher Sprache geführt werden. Andernfalls kann die Finanzbehörde vom betreffenden Unternehmen eine Übersetzung verlangen.

Pflichtbestandteile des Kassenbuchs:

Alle Bargeschäfte (Ein- und Ausgaben), Einlagen und Entnahmen, die im Kassenbuch festgehalten werden, müssen folgende Angaben enthalten:

Anfangs- und Endbestand der Kasse
Datum des Geschäftsvorfalls
Angabe darüber, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt
Belegnummer
Betrag
Steuersatz der Umsatzsteuer/Vorsteuer
Umsatzsteuerbetrag/Vorsteuerbetrag
Buchungstext

In welcher Form ist das Kassenbuch zu führen?

Die „klassische Form“ eines Kassenbuchs ist die Papierform, die auch heute noch im Schreibwarenhandel erhältlich ist. Essenziell ist, dass eine Buchung oder eine Aufzeichnung in Nachhinein nicht insofern verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar wäre. Daher sollten Sie z. B. Excel-Vorlagen auch niemals elektronisch füllen. Das Finanzamt würde bemängeln, dass eine nachträgliche Veränderung in der Regel immer undokumentiert möglich wäre. Stattdessen sollten Sie zur Verfügung gestellte Vorlagen, die Ihnen im Excel-Format vorliegen, ausdrucken und handschriftlich befüllen. So sind Sie immer auf der sicheren Seite. Änderungen sollten Sie immer eindeutig und nachvollziehbar kenntlich machen.

Kassenbuch-Vorlage zum Download

Eine Vorlage zum Ausdrucken und handschriftlichen Befüllen haben wir Ihnen hier zur Verfügung gestellt.

Software-Tipp: Im Gegensatz zu Tabellenverarbeitungsprogrammen (wie z. B. Excel) gestattet das Finanzamt jedoch eine elektronische Aufzeichnung mit Hilfe einer Software, sofern nachträgliche Änderungen durch das Programm dokumentiert werden. Die Business-Software orgaMAX bietet das elektronische Kassenbuch ab der Variante „Standard“ ohne Aufpreis an. Mit einer solchen Kassenbuch-Software haben Sie nicht nur Ihre tagesaktuellen Einnahmen und Ausgaben im Blick, sondern gestalten Ihre Buchführung darüber hinaus rechtssicher.
orgaMAX bietet eine kostenlose Demo-Version zum Download an.

Wie lange muss ich das Kassenbuch aufbewahren?

Genau wie für viele andere Dokumente Ihres Betriebs ist auch die Aufbewahrungsfrist für Kassenbücher genau definiert. Sie beträgt zehn Jahre – im Übrigen die gleiche Dauer wie für Rechnungen – und beginnt jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres. Für Kassenbücher aus dem Jahr 2019 beginnt die Aufbewahrungsfrist entsprechend mit dem 01.01.2020 und endet mit dem 31.12.2029. Am 01.01.2030 dürfen diese also vernichtet werden.

Auch wenn Sie gegenüber dem Finanzamt nicht verpflichtet sein sollten, ein Kassenbuch zu führen, da Sie z. B. Kleinunternehmer oder freiberuflich tätig sind, so ist es in vielen Fällen dennoch sinnvoll. Er verschafft Ihnen einen Überblick über die Bargeldgeschäfte, woraus sich schnell eine Übersicht der Tageseinnahmen ermitteln lässt. Und wer im Geschäftsleben wenig Zeit hat, wird die Vorteile eines Kassenbuchs nicht missen wollen.

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