Wenn Sie zu einer geschäftlichen Ausgabe keinen Beleg oder keine Quittung haben, dürfen Sie sich als Notbehelf selbst einen Beleg ausstellen.
Ein solcher Eigenbeleg ist notwendig, um auch dann noch die eiserne Regel „keine Buchung ohne Beleg“ zu erfüllen. So können Sie die Zahlung als Betriebsausgabe erfassen, auch ohne Quittung oder Rechnung des Lieferanten, Verkäufers oder Dienstleisters.
Anders sieht es mit der Umsatzsteuer aus, die Sie bezahlt haben. Mangels ordnungsgemäßer Rechnung dürfen Sie keine Vorsteuer geltend machen, wenn Sie nur einen Eigenbeleg haben.
Es gibt keine feste Obergrenze für Eigenbelege. Es ist nirgends festgelegt, bis zu welchem Betrag ein Eigenbeleg möglich ist, oder wie viele Eigenbelege Sie erstellen dürfen. Trotzdem ist keineswegs alles möglich. Viele selbst ausgestellte Belegen machen das Finanzamt misstrauisch. Und während Eigenbelege bis zur Grenze von Kleinbetragsrechnungen (250 Euro brutto) meist unproblematisch sind, wird ein Eigenbeleg über einen fünfstelligen Betrag beim Finanzamt vermutlich auf große Skepsis stoßen.
Selbstständige haben laufend Kosten: zum Beispiel für Druckerpapier, ein neues Ladekabel, für das Auftanken des Geschäftswagens oder die Taxifahrt zum Kunden. Damit diese Kosten Betriebsausgaben werden und die Steuerlast senken, müssen sie ordnungsgemäß gebucht werden. Und zu jeder solchen Buchung gehört ein Beleg.
Als Beleg kann ein Kassenbon, eine handschriftliche Quittung, ein Rechnungsdokument oder – zum Beispiel bei „Dauerschuldverhältnissen“ wie Abos – auch der Vertrag selbst dienen. Manchmal gelten Tickets oder Eintrittskarten gleichzeitig auch als Beleg.
In all diesen Fällen muss der Beleg der Buchung zugeordnet und in digitaler Form, eingescannt oder auf Papier mindestens acht Jahre lang aufbewahrt werden.
Und was machen Selbstständige, wenn es keinen Beleg gibt? Dann erlaubt das Steuerrecht eine Notlösung: Sie dürfen sich selbst die Ausgabe quittieren. Dazu stellen Sie einen Eigenbeleg aus.
Einen Eigenbeleg dürfen Selbstständige sich grundsätzlich in allen Situationen ausstellen, in denen der ursprüngliche Beleg verloren ging, zerstört wurde oder nie existiert hat. Typische Beispiele:
Sie besorgen auf dem Weg ins Büro ein neues Headset. Dort angekommen wollen Sie den Kassenbon einscannen und stellen fest, dass Sie ihn verloren haben.
Ihnen wurde das Portemonnaie gestohlen. Darin befanden sich mehrere Parkhaus-Belege, die Sie noch nicht eingelesen hatten.
Der Taxifahrer setzt Sie am Bahnhof raus und fährt nach dem Bezahlen los, ohne Ihnen eine Quittung zu geben.
Sie kaufen günstig einen gebrauchten Bürostuhl von privat. Der Verkäufer weigert sich, Ihnen den Kaufpreis schriftlich zu quittieren. Er denkt, er müsste dann Steuern zahlen.
Die Angestellte eines Kiosks hat während des Geschäftstermins in der fremden Stadt auf Ihr Gepäck geachtet. Dafür geben Sie Ihr ein Trinkgeld.
Der Münzautomat im Parkhaus gibt keine Quittung aus, den Parkschein schluckt die Ausfahrschranke.
In allen solchen und ähnlichen Fällen können Sie einfach selbst die Ausgabe dokumentieren und sie damit als Betriebsausgabe buchen. Das ist der Sinn eines Eigenbelegs.
Es gibt keine Formvorschriften für Eigenbelege. Sie können ihn also formlos ausstellen. Trotzdem sollten Sie möglichst genaue und vollständige Angaben zu der Ausgabe machen. Das steigert die Aussicht auf Anerkennung durch die Finanzbehörden deutlich.
Außerdem empfiehlt sich die Ausstellung auf Papier, denn so können Sie das Dokument eigenhändig unterschreiben. Anschließend können Sie es dann ja fotografieren beziehungsweise einscannen.
Empfehlenswerte Angaben auf Eigenbelegen:
Name und Anschrift des Lieferanten, Verkäufers oder Dienstleisters (Google verrät Ihnen Name und Adresse der Buchhandlung, in der Sie die Fachzeitschrift besorgt haben, dagegen wird sich der Taxi-Betreiber, dessen Quittung fehlt, nur schwer herausfinden lassen)
die Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung, nach Möglichkeit mit genauen Angaben (z. B. „Ladekabel USB 2 zu USB-C“, „Akku-Schrauber Bosch Professional mit 2 Akkus und Ladegerät“ „Taxifahrt von … nach …“, „Tagesgebühr Parkhaus Am Neumarkt“, „Trinkgeld Garderobenaufsicht“)
das Datum der Lieferung oder Leistung, außerdem der Ort, falls er sich von der Adresse des Lieferanten oder Leistenden unterscheidet
der Rechnungsbetrag (brutto)
der Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs (z. B. „Verlust des Kassenbons“, „Portemonnaie mit Kassenbeleg gestohlen“, „keine Quittung ausgestellt“)
eine eigenhändige Unterschrift
eine einmalig vergebene Belegnummer (z. B. „Eigenbeleg Nr. 2025-01“), damit lässt sich der Eigenbeleg in Ihrer Buchführung identifizieren und eindeutig der entsprechenden Buchung zuordnen
Optimal ist es, falls zum Eigenbeleg ein passender Zahlungsbeleg existiert. Wenn Sie einen Bankauszug der Abbuchung, einen PayPal-Auszug oder Ähnliches haben, sollten Sie ihn gemeinsam mit der Buchung archivieren.
Bei bar bezahlten Ausgaben ist das natürlich nicht möglich. Dann kann vielleicht eine online recherchierte Preisliste des Anbieters oder eine Preisangabe des Produkts Ihre Eigenbeleg-Angabe stützen. Natürlich ist der Zeitaufwand nur bei einer entsprechenden Ausgabe sinnvoll.
Wenn Sie einen Eigenbeleg benötigen, können Sie gern diese Word-Vorlage herunterladen. Löschen Sie Angaben, die Sie in Ihrem Fall nicht machen können. Das kann beispielsweise der „Zahlungsempfänger“ sein, wenn Sie diesen wie im Fall des Taxifahrers nicht kennen.
So kann ein Eigenbeleg zum Beispiel aussehen.
Einen echten Nachteil haben Eigenbelege in Bezug auf die Umsatzsteuer. Sie können damit keine Vorsteuer geltend machen.
Wenn Sie nur einen Eigenbeleg haben, dürfen Sie die 19 Prozent Umsatzsteuer, die Sie auf den Nettopreis des Ladekabels entrichten mussten, nicht in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigen. Diese „Mehrwertsteuer“ erhalten Sie folglich auch nicht vom Finanzamt erstattet. Der Vorsteuerabzug ist an eine ordnungsgemäße Rechnung gemäß Umsatzsteuergesetz geknüpft – und genau die fehlt Ihnen ja.
Für Kleinunternehmer ist dieser Aspekt allerdings verschmerzbar – sie zahlen die Umsatzsteuer ohnehin selbst.
Eigenbelege sind Notlösungen. Ihr Nachweiswert ist nie so gut wie der einer ordnungsgemäß vom Lieferanten oder Dienstleister ausgestellten Rechnung oder eines Kassenbons mit den erforderlichen Kassenangaben. Schon deshalb liegt es im Eigeninteresse, Eigenbeleg nur dann zu nutzen, wenn es keine andere Möglichkeit gibt.
Es existiert keine genau definierte Obergrenze, bis zu der Eigenbelege möglich sind. Als Faustregel lässt sich angeben: Bis zur Grenze für Kleinbetragsrechnungen von 250 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) werden selbst ausgestellte Belege meist ohne große Probleme akzeptiert. Für solche Kleinbetragsrechnungen genügt ohnehin der Kassenbon mit eingeschränkten Rechnungsangaben. Deshalb akzeptieren Betriebsprüfer in diesem Bereich oft auch einen Eigenbeleg, wenn er nachvollziehbar und vollständig ist.
Wer dem Finanzamt dagegen deutlich höhere Betriebsausgaben per Eigenbeleg nachweisen möchte, muss eher mit Problemen rechnen. Fünfstellige Geldbeträge wird man in den meisten Fällen nicht auf diese Art geltend machen können. Zumindest sollte man die Umstände und die Ausgabe sehr überzeugend darstellen können.
Genauso wenig gibt es feste Vorgaben dazu, wie häufig Eigenbelege ausgestellt werden dürfen. Auch in dieser Beziehung sollten Selbstständige nicht zu großzügig sein. Eine Vielzahl von Betriebsausgaben, für die nur Eigenbelege existieren, wird bei Betriebsprüfern Stirnrunzeln auslösen, selbst wenn die einzelnen Ausgaben nicht allzu hoch liegen.
Betrachten Sie Eigenbelege im Zweifelsfall aus dem Blickwinkel eines Prüfers. Wirken die Ausgabe und das Fehlen eines Originalbelegs überzeugend und nachvollziehbar, oder würden Sie an seiner Stelle Tricksereien vermuten?
In bestimmten Fällen sind Eigenbelege die reguläre Nachweisform. Dann gelten allerdings jeweils eigene Regeln und Besonderheiten.
Ein solcher Fall ist die Sachentnahme. So nennt man es im Steuerrecht, wenn Selbstständige etwas aus dem geschäftlichen Sortiment oder Lager entnehmen, um es privat zu nutzen oder zu verbrauchen. Auch dafür können Sie sich einen Eigenbeleg ausstellen, denn die Sachentnahme muss korrekt gebucht werden. Eine Ausnahme sind Lebensmittel, denn dort gelten Pauschalen. Mehr dazu steht in „Der Eigenverbrauch von Produkten und Waren ist steuerpflichtig“.
Die Angaben zum Zweck und den Teilnehmern einer geschäftlichen Bewirtung sind ebenfalls ein Eigenbeleg. Dafür liefert die Bewirtungsrechnung des Restaurants einen Vordruck. Weitere Informationen: „Bewirtungsbeleg: Geschäftsessen als Bewirtung steuerlich absetzen“.
Das Gleiche gilt für die Kassenstände im vorgeschriebenen, täglichen Kassenbericht zu einer offenen Bargeldkasse.
Auch das Fahrtenbuch zum Geschäftswagen ist eine Form des Eigenbelegs.
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