Digitalisierung und Umweltschutz sind prägende Themen unserer Zeit. Kaum eine (geschäftliche) E-Mail kommt noch ohne den Slogan „Think before you print“ aus, immer wieder wird darauf hingewiesen, weniger Papier zu verbrauchen – oder zumindest auf dessen nachhaltige Herkunft zu achten. Und dennoch: Der Papierverbrauch in Deutschland steigt stetig an.
Seit 1950 hat er sich mehr als verzwölffacht, im Jahr 2016 lag er laut einer Erhebung des Umweltbundesamts bei 248 Kilogramm pro Person. Mit einem Gesamtverbrauch von rund 20,5 Millionen Tonnen Papier, Pappe und Karton liegt Deutschland im weltweiten Vergleich auf dem vierten Rang. Nur China, die USA und Japan verbrauchen noch mehr Papier als wir.
Dabei besteht schon längst keine zwingende Notwendigkeit mehr, auf eine vollumfängliche Papierablage im Büro zu bestehen. Schließlich macht der technische Fortschritt – auch wenn dessen CO2-Abdruck ebenso kontrovers diskutiert wird wie der weltweite Papierverbrauch – mit seinen vielen Tools und Software-Lösungen eine digitale Ablage nicht nur immer einfacher, sondern ist in vielen Bereichen bereits Standard.
Laut einer von Viadesk beauftragten Studie drucken dennoch allein deutsche Führungskräfte im Schnitt täglich ca. 40 Seiten aus, Angestellte immerhin noch etwa 14 Seiten. Bleibt das papierlose Büro also trotz aller digitaler Möglichkeiten eine Utopie?
Keineswegs, so das Ergebnis einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2017, die sich mit dem Thema „Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office“ im Mittelstand beschäftigt hat. Der Tenor ist eindeutig: Zwar herrscht aktuell zwar noch das analoge Büro vor, doch die Zeichen stehen auf Umschwung. Vorgemacht wird es in erster Linie von den Großunternehmen, von denen zum Beispiel bereits jetzt 90 % auf eine digitale Dokumentenverwaltung setzen. Und das ist noch längst nicht alles. Denn durch die Nutzung einer modernen Bürosoftware können nicht nur Dokumente digital abgelegt werden, sondern sogar ein Großteil der Bürovorgänge digital erledigt werden.
Und so bietet ein digitales Büro zahlreiche Vorteile:
1. Kein Chaos am Schreibtisch: Wer seine Daten digital ablegt, kann sich auf einen aufgeräumten Schreibtisch freuen. Unübersichtliche Papierberge und gestapelte Aktenordner gehören ebenso der Vergangenheit an wie Post-its, Textmarker und das Gefühl, dem Schreibtisch-Chaos nicht mehr Herr zu werden.
2. Mehr Platz im Büro: Wer kein Papier ausdruckt, muss auch keine Ablagemöglichkeiten schaffen. Vorbei die Zeiten wuchtiger Schränke, die die Aktenordner „schlucken“ müssen und Unmengen an Platz verbrauchen. So wirken die Räume gleich viel offener und freier – was wiederum gut für das Raumklima und die Arbeitsatmosphäre ist.
3. Zentrale Ablage und überall verfügbare Daten: Wer seine Daten digital abspeichert, sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter gleichzeitig auf sie zugreifen können und macht sie darüber hinaus von überall aus zugänglich. Das erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Flexibilität. Mitarbeiter können von verschiedenen Standorten gemeinsam an einem Projekt arbeiten und auch beim Kunden vor Ort haben sie alle wichtigen Infos direkt dabei.
4. Mehr Sicherheit für Ihre Daten: Unternehmensdaten sind für jede Firma von nahezu unschätzbarem Wert. Gehen Sie unwiederbringlich verloren, etwa durch einen Brand oder durch Diebstahl, kann ein Betrieb schnell vor dem Aus stehen. Wohl dem, der seine Daten nicht (nur) ausgedruckt vorliegen hat, sondern in digitaler Form aufbewahrt. Werden dann auch noch in der Cloud eines seriösen Anbieters gespeichert, sind sie bestmöglich, selbst vor Viren und Erpresserangriffen, geschützt.
5. Kostensenkung: Papier ist teuer. Ebenso Toner und Drucker, zumal letztere auch einer regelmäßigen Wartung unterzogen werden sollten. Dokumente und Unterlagen, die per Post verschickt werden, müssen teuer frankiert und zum Briefkasten gebracht werden. Wer sein Büro zunehmend digitalisiert spart also bares Geld. Das gilt auch für die Räumlichkeiten, denn wer keine Akten zu lagern hat, benötigt schlichtweg weniger Platz.
6. Zeitersparnis: Wer schon einmal auf der Suche nach einem wichtigen Dokument war, weiß, wie viel Zeit dabei draufgehen kann. Gerade wenn kein einheitliches Ablagesystem herrscht, wird es immer schwieriger, eine Ordnung zu halten, die für alle nachvollziehbar ist. Sind Dokumente und Daten hingegen elektronisch abgelegt, können sie ganz einfach in Sekundenschnelle mittels weniger Mausklicks gesucht und gefunden werden. Auch wiederkehrende Vorgänge können teilautomatisch bearbeitet werden und gehen so deutlich schneller von der Hand.
7. Ressourcen schonen: Wie der WWF vermeldet, wird jeder zweite industriell gefällte Baum weltweit zu Papier verarbeitet. Das benötigte Holz stammt aus Wäldern in der ganzen Welt – die durch den hohen Papierverbrauch pro Minute bis zu 35 Fußballfelder an Bäumen verliert, wie deutschlandfunk.de unter Berufung auf den WWF berichtet . Bei den Endprodukten, so der WWF, ist zudem nicht immer sicher, dass illegaler Holzschlag und Raubbau ausgeschlossen sind.
Die Vorteile liegen auf der Hand – doch wie geht man nun idealerweise vor, wenn man sein analoges Büro digitalisieren möchte?
Zunächst einmal gilt: Wie so oft läuft auch hier ohne Planung nichts. Und natürlich ist eine solche Umstellung auch mit Aufwand und Arbeitseinsatz verbunden. Doch es braucht auf dem Weg zum Ziel keinen aufgeblasenen Masterplan. Stattdessen sollten Sie:
- Den Ist-Zustand definieren: Finden Sie heraus, was wo an Papier anfällt. Welche Art von Dokumenten und Daten sind es, die Sie regelmäßig ausdrucken und abheften? Welche davon können auch digital verwaltet werden? Was liegt eigentlich an Papierdokumenten aktuell vor? Welche müssen vielleicht doch in Papierform vorgehalten werden, weil es der Gesetzgeber so vorschreibt und welche Aufbewahrungsfristen müssen Sie für diese beachten?
- Den Soll-Zustand definieren: Stellen Sie sich die Frage, wo Sie mit Ihrem Unternehmen eigentlich hin möchten. Was wollen Sie durch die Umstellung bewirken, welche Effekte erhoffen Sie sich und wie stellen Sie sich die Arbeitsabläufe und Vorgangsbearbeitung künftig vor? Benötigen Sie neue Hardware, um Ihre Dokumente zu digitalisieren? Wo legen Sie die Daten künftig ab? Das A & O eines papierlosen Büros ist die Nutzung der richtigen Tools bzw. der passenden Bürosoftware. Passt die Software zu Ihrem Unternehmen, kann sie Sie bestmöglich unterstützen und Ihnen so auch in Zukunft viel Arbeit abnehmen.
- Die Umsetzung definieren: Wie viel Papier müssen Sie eigentlich digitalisieren? In diesem Zuge lohnt es sich auch darüber nachzudenken, ob unnötige Unterlagen nicht gleich aussortiert werden sollten. Wie können Sie die Umsetzung personell und technisch vornehmen? Wie viel Zeit benötigen diese Schritte? Kann das Tagesgeschäft im Zeitraum der Umstellung wie gewohnt weiterlaufen? Benötigen Sie weitere Unterstützung?
Sie haben den Entschluss gefasst, Ihr Büro künftig papierlos(er) zu gestalten und einen Plan für die Umsetzung aufgestellt. Ablagen, Akten und Ordner sind gesichtet und Sie haben den rechtlichen Grundsätzen entsprechend entschieden, welche Dokumente direkt in den Aktenvernichter können, welche analog aufbewahrt werden müssen und welche Sie in digitaler Form speichern wollen. Auch die passende Bürosoftware als zentralen Speicher für all Ihre schriftlichen Korrespondenzen wie Angebote, Rechnungen oder Briefe haben Sie bereits gefunden.
Nun geht es darum, die Umstellung Schritt für Schritt in Angriff zu nehmen:
1. PDF statt Papier. Analoge Dokumente digitalisieren: Scannen Sie alle Dokumente und Unterlagen, die nach Ihrer Sichtung nicht in Papierform vorgehalten werden müssen. Das können Sie – ausgestattet mit der nötigen Hardware – selbst erledigen, Sie können natürlich aber auch einen externen Dienstleister beauftragen.
Bitte beachten Sie: Je nach Umfang der zu scannenden Dokumente und der Geschwindigkeit Ihrer technischen Geräte nimmt diese Aufgabe einige Zeit in Anspruch!
2. Digitale Dokumente speichern, sortieren und verwalten: Der große Vorteil einer digitalen Dokumentenablage ist die bessere Auffindbarkeit. Sie müssen keine Aktenberge wälzen, sondern können mit wenigen Mausklicks auf das gewünschte Dokument zugreifen. Dennoch gilt auch hier: Eine gute Ablagestruktur ist die halbe Miete. Auch wenn Sie auf Ihrem PC und in Ihrer Software gezielt mittels verschiedener Suchbegriffe nach der gewünschten Information suchen können, ist eine logische und strukturierte Datenablage sowie die sinnvolle Benennung (z. B. mittels einer Kombination aus Schlagworten und Datum) der jeweiligen Unterlagen die halbe Miete um den auch in einigen Jahren noch den Überblick zu behalten und so schnell und effizient arbeiten zu können.
Arbeiten Sie mit einer Bürosoftware sollten Sie darauf achten, dass diese über die Möglichkeit eines Dokumentenmanagements verfügt. Mit dieser Funktion können Sie allen wichtigen Vorgängen direkt die passenden Dokumente zuordnen und haben so immer den perfekten Überblick. Doch nicht nur das. Alle Dokumente können Sie direkt aus der Software heraus ganz bequem als E-Mail an Ihre Kunden senden und so direkt den digitalen Weg gehen ohne Unterlagen ausdrucken zu müssen.
3. Diszipliniert bleiben: Nichts lässt sich schwerer ablegen als alte Gewohnheiten. Und so werden Sie vermutlich immer mal wieder in Versuchung geraten, den Drucker in Gang zu setzen, um „sicherheitshalber“ eine Rechnung auszudrucken oder für Notizen zu Stift und Papier zu greifen.Gewöhnen Sie sich deshalb an, lieber den Laptop mit ins Meeting zu nehmen. So können Sie Ihre Notizen direkt digital erfassen und dort hinterlegen, wo sie auch gebraucht werden. Und selbst um Dokumente zu unterschreiben, müssen Sie diese heute in der Regel nicht mehr ausdrucken, der elektronischen Signatur sei Dank. Denn dafür reicht es, Ihre Unterschrift einmal einzuscannen und auf dem Computer abzuspeichern – und schon können Sie sie mittels Mausklick in das Unterschriftsfeld des gewünschten Dokuments einfügen.
Sicherlich wird es noch einige Zeit dauern, bis im Büroalltag gänzlich auf Papier verzichtet werden kann. Doch wie in allen Bereichen gilt auch hier: Jeder kleine Schritt ist ein Anfang. Durch den Umstieg verschlanken Sie nicht nur Ihre Arbeitsprozesse, Sie sparen auch Kosten, Zeit und nicht zuletzt sogar Platz. Durch die zentrale Ablage wichtiger Unternehmensdaten und -dokumente ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, flexibler agieren zu können und sogar von unterwegs auf alle wichtigen Dokumente zurückzugreifen. Vergessene Unterlagen gehören damit der Vergangenheit an, was zudem einen professionellen Auftritt Ihres Unternehmens maßgeblich unterstützt.
