Steuern und Buchhaltung für Vermieter (Teil 2): Abschreibung und Sonderfälle

Als Vermieter können Sie viele Ausgaben steuerlich geltend machen – doch nicht alle Kosten lassen sich sofort absetzen. Welche Aufwendungen direkt im Jahr ihrer Entstehung als Werbungskosten angerechnet werden können und wo das Finanzamt genauer hinschaut, erfahren Sie hier. Von laufenden Betriebskosten über Instandhaltungen bis hin zu Zinsen: Nutzen Sie Ihr Steuerpotenzial optimal und vermeiden Sie typische Fehler.

Sofort abziehbare Werbungskosten

Vermieter dürfen bestimmte Werbungskosten direkt im Jahr ihrer Entstehung geltend machen. Dazu gehören:

• laufende Grundstückskosten (Versicherungen, Grundsteuer,)

• Betriebskosten der Immobilie (Wasser, Strom, Heizung, Müllabfuhr, Facility Management,)

• Fahrt- und Reisekosten des Vermieters zum Mietobjekt

• Zinsen auf Darlehen zur Finanzierung der vermieteten Immobilie

• Instandsetzungs- und Modernisierungskosten (Erhaltungsaufwand)

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, kann auch das Hausgeld als Werbungskosten absetzen. Die Einzahlung in eine Instandhaltungsrücklage der Wohneigentümergemeinschaft zählt allerdings nicht sofort. Werbungskosten entstehen dadurch erst, wenn die Hausverwaltung oder die Eigentümergemeinschaft die Mittel der Rücklage ausgeben (BFH, 14.1.2025 - IX R 19/24).

Wenn Teile einer Immobilie vermietet sind und ein anderer Teil selbst bewohnt wird, verlangt das Finanzamt je nach Sachlage eine anteilige Verringerung des Werbungskostenabzugs.

Vermieter, die ein häusliches Arbeitszimmer fast ausschließlich zur Verwaltung ihrer Vermietungstätigkeit nutzen, können diesen Aufwand ebenfalls als Werbungskosten ansetzen – wenn die Voraussetzungen erfüllt werden. Andernfalls ist die Homeoffice-Pauschale anwendbar. Mehr dazu steht im Beitrag „Homeoffice-Pauschale und häusliches Arbeitszimmer“.

Erhaltungsaufwand dürfen Vermieter sofort ansetzen oder verteilen

Erhaltungsaufwand darf in jedem Fall sofort in voller Höhe als Werbungskosten geltend gemacht werden. Erhaltungskosten entstehen, wenn der Vermieter etwas an der Wohnung oder dem Haus instand setzt, instand hält, austauscht oder modernisiert. Anders als im Beispiel der Einbauküche, die nicht als Erhaltung des Gebäudes zählt, ist die 800-Euro-Grenze für Erhaltungskosten ohne Bedeutung.

Alternativ können Vermieter die Kosten von größeren Erhaltungsmaßnahmen auf mehrere Jahre verteilen. Dabei dürfen sie Zeiträume zwischen zwei und fünf Jahren wählen. Voraussetzung: Mindestens die Hälfte des Gebäudes muss zum Wohnen dienen und es darf nicht zum Betriebsvermögen eines Unternehmens gehören (§ 82 Abs. 1 EStDV). Eine Einzelgarage pro Wohnung wird der Wohnfläche zugeschlagen. Diese Regelung ermöglicht es, den finanziellen Aufwand einer umfassenden Reparatur oder Renovierung bis zu fünf Jahre lang steuerlich zu nutzen und nicht nur im Jahr der Baumaßnahmen.

Beim Ansetzen von Erhaltungskosten ist die saubere Abgrenzung zu Herstellungs- und Anschaffungskosten wichtig. Diese müssen in jedem Fall abgeschrieben werden. Herstellungs- und Anschaffungskosten entstehen, wenn die Immobilie erweitert oder ihr Standard gesteigert wird (mehr dazu unten). Typische Beispiele von Erhaltungskosten sind die Reparatur eines beschädigten Fensters oder der Austausch der alten Holzfenster durch zeitgemäße Isolierfenster. Auch die Kosten für neue Stromzähler oder einen Glasfaseranschluss gehören dazu. Dagegen wäre ein neu eingebautes Panorama- oder Dachfenster Anschaffungsaufwand.

Das Finanzamt betrachtet Baumaßnahmen, die nach der Fertigstellung eines Gebäudes erfolgen und deren Netto-Rechnungsbetrag nicht mehr als 4.000 Euro ausmacht, als Erhaltungsaufwand, wenn der Eigentümer dies beantragt (EStH 2023 R21.1). Ausgenommen sind eine verzögerte Fertigstellung oder die Sanierung auf Raten (siehe unten).

Kein Erhaltungsaufwand? Abschreibung per AfA ab 800 Euro

Wenn Anschaffungen des Vermieters mehr als 800 Euro (netto, ohne Umsatzsteuer) kosten und nicht zum Erhaltungsaufwand der Immobilie gehören, muss diese Sache abgeschrieben werden. Beispiele sind eine neue Einbauküche für die vermietete Wohnung oder ein Spielgerät für den Hof.

Abschreiben bedeutet: Die Kosten werden nicht in voller Höhe im Jahr der Anschaffung steuerlich geltend gemacht. Vielmehr muss der Vermieter den Gesamtbetrag über eine festgelegte Anzahl von Jahren verteilen. Die reguläre Abschreibungsdauer steht in langen AfA-Tabellen der Finanzverwaltung. Dort wird die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ für eine Vielzahl von Wirtschaftsgütern festgelegt. AfA steht für „Absetzung für Abnutzung“. Bei Einbauküchen beträgt die Abschreibungsfrist beispielsweise zehn Jahre. Wird eine Einbauküche im Wert von 10.000 Euro eingebaut, muss der Vermieter den Steuerabzug durch zehn Jahresbeträge von je 1.000 Euro vornehmen. Der Austausch von Einbauküchen fällt dem Bundesfinanzhof zufolge nicht unter Erhaltungskosten (BFH, IX R 14/15).

Herstellungs- und Anschaffungskosten abschreiben

Herstellungs- und Anschaffungskosten von Gebäuden können Vermieter stets nur abschreiben. Diese Kosten können sie also nur über mehrere Jahre oder auch Jahrzehnte verteilt steuerlich geltend machen.

Herstellungskosten umfassen unter anderem:

• Baukosten: Baumaterial, die Rechnungen der verschiedenen Gewerke, die Kosten für Gebäudebestandteile wie Heizungsanlagen, Bäder, Küchen und elektrotechnische Anlagen, Gas- und Wasseranschluss, Grundstücksumzäunung sowie Garage und Garagenzufahrt

• Baunebenkosten wie die Ausgaben für Architekt und Prüfstatik oder für die Baugenehmigung

• Kosten durch die Beseitigung von Baumängeln, selbst wenn sie nach Fertigstellung anfallen.

Zu den Anschaffungskosten gehören:

• der Kaufpreis einer Immobilie

• Nebenkosten wie Notargebühren oder Maklerprovisionen

• Kosten für Vermessung, Schadstoffprüfungen oder Gutachten

• Eigene Arbeitsleistung erkennt das Finanzamt nicht als Teil der Herstellungskosten an. EStH 2023, H 6.4)

Wenn ein Grundstück samt Gebäude gekauft wurde, muss der Wert von beidem für die Abschreibung getrennt werden. Da der Bodenwert keiner Abnutzung unterliegt, darf nur der Gebäudewert abgeschrieben werden. Die Werteverteilung kann bereits im Kaufvertrag festgelegt werden. Alternativ können Immobilienkäufer eine Aufteilungshilfe des Bundesfinanzministeriums (Excel-Datei, mit Erläuterungen) nutzen oder ein Gutachten in Auftrag geben.

Wesentliche Verbesserung des Standards: Herstellungskosten

Kosten für den Ausbau, für Erweiterungen oder die wesentliche Verbesserung bestehender Immobilien zählen genauso als Herstellungskosten wie der finanzielle Aufwand eines Neubaus. Entscheidend ist, ob die Baumaßnahmen den Standard des Hauses oder der Wohnung auf ein höheres Niveau heben. Beispiele sind der Einbau eines Fahrstuhls, der Ausbau einer Dachgeschosswohnung oder der Einbau eines zusätzlichen Bades. Auch eine umfassende Renovierung, bei der sowohl die Heizung als auch die Fenster und das Bad umfassend modernisiert werden, muss in der Regel als Herstellungskosten abgeschrieben werden.

Ein besonderer Fall ist die sogenannte Sanierung auf Raten. Erfolgen mehrere Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen, die für sich genommen Erhaltungskosten darstellen, innerhalb eines Fünfjahreszeitraums, und ergeben sie zusammen eine wesentliche Verbesserung des Wohnstandards, müssen die Ausgaben als Herstellungskosten abgeschrieben werden. Das hat der Bundesfinanzhof bestätigt (BMF, 18.7.2003 - IV C 3 – S 2211 – 94/03)

Generell ist die Abgrenzung von Herstellungs- und Anschaffungskosten einerseits und Erhaltungsaufwand andererseits oft kompliziert. Sie führt regelmäßig zu Diskussionen zwischen Vermietern und Finanzamt. Dabei liegt die Feststellungslast bei der Finanzverwaltung. Sie kann sich aber auf Indizien wie deutliche Mietsteigerungen stützen.

Gebäudeabschreibung: Abschreibungsdauer hängt vom Baujahr ab

Auf wie viele Jahre die Anschaffungskosten oder die Herstellungskosten eines Gebäudes verteilt werden müssen, hängt vom Baujahr ab. Die Abschreibung ergibt sich aus dem Einkommensteuergesetz. Im ersten Jahr der Immobilie darf nur eine anteilige Abschreibung entsprechend der verbleibenden Kalendermonaten erfolgen, beispielsweise bei einem Kauf zum 1. Juli nur die Hälfte der Jahresabschreibung.

Lineare Abschreibung:

Für die lineare Abschreibung von Gebäuden (§ 7 Abs. 4 EstG) gilt bei Wohngebäuden und Gewerbeimmobilien in Privatbesitz Folgendes:

• Fertigstellung bis 1924: 2,5 Prozent AfA. Der Kauf eines solchen Gebäudes muss also über 40 Jahre abgeschrieben werden.

• Fertigstellung von 1925 bis 2022: 2 Prozent AfA pro Jahr, entsprechend einer Abschreibung über 50 Jahre.

• Fertigstellung seit 2023: 3 Prozent AfA, der Kauf oder die Baukosten werden somit über 33 Jahre abgeschrieben.

Für Gewerbeimmobilien, die zum Betriebsvermögen eines Unternehmens gehören, beträgt die AfA ebenfalls 3 Prozent, falls der Bauantrag (nicht die Fertigstellung) 1986 oder später erfolgt ist. Gewerbemietobjekte in Privatbesitz sind davon nicht betroffen.

Degressive Abschreibung:

Für neuere Gebäude kann unter bestimmten Voraussetzungen statt der linearen auch die degressive Abschreibung genutzt werden (§ 7 Abs. 5a EstG). Dabei werden jedes Jahr 5 Prozent vom noch nicht abgeschriebenen Wert des Gebäudes steuerlich angesetzt. Im ersten Jahr werden fünf Prozent vom Gesamtwert abgeschrieben, im zweiten Jahr 5 Prozent von den verbleibenden 95 Prozent (4,75 Prozent vom Gesamtwert), im dritten Jahr 0,5 Prozent vom Restwert (0,45125 vom Gesamtwert) und so weiter.

Ein Wechsel von der degressiven zur linearen Abschreibung ist zulässig und bringt in der Regel nach rund 14 Jahren Vorteile, weil dann die degressiven Abschreibungsrate unter der linearen Rate liegt.

Die degressive Abschreibung ist an zwei Voraussetzungen gebunden:

• Das Gebäude muss zu Wohnzwecken dienen.

• Der Baubeginn (nicht Bauantrag oder Fertigstellung!) oder das Datum des Kaufvertrags müssen in der Zeit vom 1. Oktober 2023 bis zum 30. September 2029 fallen.

Staffelabschreibung (bis 2005)

Früher ermöglichte das Gesetz eine Staffelabschreibung (§ 7 Abs. 5 EstG) mit über die Jahre fallenden, festen Prozentsätzen. Dafür muss der Kaufvertrag oder der Bauantrag spätestens ins Jahr 2005 datieren. Die genaue Staffel hängt vom Datum ab.

Zusätzliche Sonderabschreibung für Mietwohnungsneubau

Für neue Gebäude, die zu Wohnzwecken vermietet werden, gibt es eine Sonderabschreibung (§ 7b EStG). Sie ermöglicht es, in den ersten vier Jahren ab dem Jahr des Kaufs oder der Fertigstellung jeweils fünf Prozent der Kosten abzuschreiben, zusätzlich zur regulären linearen oder degressiven Abschreibung. Für die Sonderabschreibung gelten eine Reihe von Voraussetzungen:

• Es muss sich um neu geschaffenen Wohnraum Neben Neubauten gilt das auch zum Beispiel für ein neu als Wohnung ausgebautes Dachgeschoss, nicht aber für renovierte Wohnungen.

• Der Bauantrag oder die Bauanzeige müssen entweder in die Zeit von September 2018 bis 31. Dezember 2021 oder vom Januar 2023 bis zum 30 September 2029 fallen.

• Das Haus oder die Wohnung muss zehn Jahre lang zu Wohnzwecken vermietet werden. Bei Eigennutzung während dieser Zeit muss die Sonderabschreibung rückgängig gemacht werden. Das Gleiche gilt bei der Vermietung als Ferienwohnung.

• Die Quadratmeterkosten dürfen 5.200 Euro (Bauantrag ab 2023) beziehungsweise 3.000 Euro (Bauantrag 2018 bis 2021) nicht überschreiten. Im Fall eines Immobilienkaufs gelten diese Beträge ohne den im Kaufpreis enthaltenen Bodenwert.

• Die Sonderabschreibung kann maximal auf den Kostenanteil geltend gemacht werden, der Quadratmeterkosten von 2.000 Euro entspricht. Erfüllt die Wohnung besondere Anforderungen an Klimafreundlichkeit (EH40 mit Nachhaltigkeitssiegel), sind es 4.000 Euro.

• Für Unternehmen gelten die De-Minimis-Obergrenzen gemäß EU-Verordnung.

Mit der Sonderabschreibung kann ein Fünftel der Kosten deutlich früher zur Steuerminderung genutzt werden, wahlweise zusätzlich mit der degressiven Abschreibung, die ebenfalls einen Teil der Abschreibung zeitlich vorverlagert. Für die Sonderabschreibung gilt allerdings ein doppelter Kostendeckel. Er betrifft zum einen den so abschreibbaren Betrag und zweitens die Baukosten oder den Kaufpreis insgesamt. Bei Einhaltung hoher Klimastandards fällt die Sonderabschreibung doppelt so hoch aus. Die Frist für die gesamte Gebäudeabschreibung bleibt auch mit Sonderabschreibung bei 33 Jahren.

Anschaffungsnahe Herstellungskosten

Nach dem Kauf eines Gebäudes gilt drei Jahre lang eine Sonderregelung: Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen während dieser Zeit zählen als Herstellungskosten, wenn sie ohne Umsatzsteuer mehr als 15 Prozent der Anschaffungskosten ausmachen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Ob sie den Standard der Immobilie heben, ist in diesem Fall irrelevant.

Wird die 15-Prozent-Grenze dagegen eingehalten, handelt es sich um sofort abzugsfähige Werbungskosten (§ 9 Abs. 5 EstG). In diesem Fall verzichtet das Finanzamt auf die Prüfung, ob die Renovierungsmaßnahmen den Standard des Hauses erheblich verbessern.

Wer ein Wohnhaus kauft und anschließend Reparaturen oder Modernisierungsarbeiten vornimmt, sollte auf diese Grenze achten. Sie entscheidet darüber, ob die Baukosten über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden oder sofort angesetzt werden können.

Erhaltungsarbeiten, die „jährlich üblicherweise anfallen“ zählen nicht mit zur Grenze dazu. Dazu gehört beispielsweise die Wartung von Aufzügen, Heizungen oder Rauchmeldern.

Leerstand oder Ausfall von Mieteinnahmen: Grundsteuererlass

Nicht immer lassen sich Immobilien ohne Unterbrechung vermieten. Vorübergehender Leerstand ist kein grundsätzliches Hindernis beim Werbungskostenabzug. Allerdings sollten Eigentümer ihre Bemühungen um eine Vermietung nachweisen können. Das kann zum Beispiel durch einen Maklerauftrag oder regelmäßige Anzeigen auf Immobilienplattformen geschehen.

Wenn der Vermieter den Leerstand nichts selbst verschuldet hat, kann er die Erstattung von 50 Prozent der Grundsteuer des Vorjahres beantragen (§ 34 GrStG). Dazu muss bis zum 31. März ein formloser Antrag an das Steueramt der Gemeinde gestellt werden. In Berlin, Bremen und Hamburg sind die Finanzämter zuständig.

Außerdem kann ein Viertel der Grundsteuer erlassen werden, wenn der Rohertrag der vermieteten Immobilie mehr als 50 Prozent hinter dem zurückbleibt, was ortsüblich wäre. Allerdings darf auch dann der Grund nicht beim Vermieter liegen. Zulässige Ursachen sind beispielsweise Unbewohnbarkeit durch Brandschäden oder Zahlungsverzug bei der Miete.

Erbbaurecht

Wenn der Vermieter zunächst ein Grundstück per Erbbaurecht erworben hat, muss er Makler- und Notarkosten als Anschaffungskosten abschreiben. Das Gleiche gilt für möglicherweise übernommene Erschließungskosten. Diese einmaligen Aufwendungen werden über die Laufzeit des Erbbaurechts abgeschrieben. Dagegen stellt der Erbbauzins Werbungskosten dar und kann sofort geltend gemacht werden.

Sonderfall: Vermietung von Ferienwohnungen

Für die kurzfristige Vermietung von Ferienwohnungen, Ferienhäusern oder Ferienzimmern an Reisende gelten besondere Regeln.

Bei Ferienhäusern und -wohnungen achtet der Fiskus besonders darauf, dass der Werbungskostenabzug nicht die Eigennutzung steuerlich begünstigt. Die Belegung mit zahlenden Gästen sollte 75 Prozent der ortsüblichen Vermietungszeit erreichen. Andernfalls bezweifelt das Finanzamt, dass die Vermietung der Ferienwohnung wirklich zum Erzielen von Einkünften gedacht ist, und damit die Berechtigung der Werbungskosten. In diesem Fall hilft nur eine Totalüberschussprognose (siehe oben, BFH, 26. Mai 2020, IX R 33/19). Dagegen ist die Belegungsquote irrelevant, wenn die Ferienwohnung von einem Vermittler vermietet wird und der Vertrag die Eigennutzung ausschließt.

Wird die Wohnung teilweise selbst genutzt, erwartet das Finanzamt, dass auch Leerstandszeiten und die darauf entfallenden Kosten anteilig aufgeteilt werden. Für Vermieter von Ferienwohnungen gibt es eine eigene Anlage zur Einkommensteuererklärung, die Anlage V-FeWo.

Wer nur Zimmer in der ansonsten selbst genutzten Wohnung vermietet, kann von der Steuerbefreiung für vorübergehende Untervermietung profitieren: Die Vermietung bleibt steuerfrei, solange die Einnahmen pro Jahr maximal 520 Euro betragen. Wird der Betrag überschritten, müssen die gesamten Einnahmen versteuert werden.

In der Vergangenheit wurden viele Ferienwohnungen am Fiskus vorbei vermietet, da die Finanzämter davon häufig nichts mitbekamen. Darauf sollte man sich nicht mehr verlassen. Mittlerweile sind große Vermittlungsplattformen wie Airbnb oder Booking.com verpflichtet, der Finanzverwaltung ihre Daten offenzulegen (mehr dazu: „Plattformen-Steuertransparenzgesetz“).

Anders als die reguläre Wohnraumvermietung ist die Vermietung von Ferienwohnungen und -zimmern nicht umsatzsteuerfrei. Für sie gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von sieben Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Zusatzleistungen müssen mit 19 Prozent abgerechnet werden. Wer die Umsatzgrenzen als Kleinunternehmer einhält, kann das Ferienobjekt umsatzsteuerfrei vermieten. Dann wird dem Vermieter allerdings auch seine Vorsteuer nicht erstattet.

Sonderfall: Vermietung an Angehörige

Wenn eine Wohnung oder ein Haus an nahe Angehörige vermietet wird und der Vermieter Werbungskosten geltend macht, sollte in jedem Fall ein Mietvertrag existieren und die Miete tatsächlich überwiesen werden. Andernfalls droht der Vorwurf der Steuerhinterziehung.

Familienangehörigen wird oft eine besonders günstige Miete eingeräumt. Unterschreitet sie die Hälfte der ortsüblichen Vergleichsmiete, rechnet das Finanzamt einen fiktiven unentgeltlichen Anteil an der Überlassung der Wohnung ein. Das führt dazu, dass nur ein Teil der Werbungskosten steuerlich anerkannt wird. Vermieter, die beim Werbungskostenabzug sicher gehen wollen, sollten von nahen Angehörigen zwei Drittel der ortsüblichen Vergleichsmiete verlangen. In diesem Fall gilt die Vermietung in voller Höhe als entgeltlich (§ 21 Abs. 2 EStG). Liegt die Miete zwischen 50 und 66 Prozent des örtlichen Mietniveaus, muss der Vermieter dem Finanzamt in einer Totalüberschussprognose vorrechnen, dass die Vermietung – in der Regel auf 30 Jahre gesehen – kein Zuschussgeschäft bleibt.

Die örtliche Vergleichsmiete ergibt sich in der Regel aus dem Mietspiegel. Dabei dürfen Vermieter an der Untergrenze bleiben. Gibt es vor Ort keinen Mietspiegel, können sie die Miete von drei vergleichbaren Wohnungen anführen, ein Gutachten erstellen lassen oder eine Mietdatenbank nutzen (BFH, 22. Februar 2021, Az. IX R 7/20)

Eine Ausnahme von der 66-Prozent-Grenze kann bei Luxusimmobilien ab 250 Quadratmeter Wohnfläche bestehen. Dann ist trotz dieser Miethöhe eine Überschusskalkulation erforderlich, die den Steuerabzug rechtfertigt. Das hat der Bundesfinanzhof bestätigt (BFH, 20.06.2023 -IX R 17/21).

Umsatzsteuer

Die Vermietung von Wohnraum ist grundsätzlich umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG). Ausgenommen ist nur die „kurzfristige Beherbergung von Fremden“. Auf die Wohnungsmiete wird also keine Umsatzsteuer aufgeschlagen. Umgekehrt bekommt der Vermieter die von ihm selbst bezahlte Umsatzsteuer, beispielsweise aus Handwerkerrechnungen, nicht vom Finanzamt erstattet.

Dagegen haben Vermieter bei Gewerberäumen ein Wahlrecht. Sie dürfen Umsatzsteuer auf die Miete aufschlagen, wenn der Gewerbemieter selbst umsatzsteuerpflichtig ist (§ 9 UStG). Das hat den großen Vorteil, dass der Vermieter das Recht auf Vorsteuerabzug erhält. Allerdings muss er sicherstellen, dass die Gewerbemieter in den Geschäftsräumen ausschließlich umsatzsteuerpflichtigen Tätigkeiten nachgehen. Bei Kleinunternehmern, Ärzten oder Versicherungsmaklerinnen als Mietern droht dem Vermieter, dass er aufgrund des Mietvertrags, der Umsatzsteuer vorsieht, diese ans Finanzamt abführen muss, während der Mieter die Zahlung dieses Anteils verweigern darf. Immerhin: Für die unberechtigte Umsatzsteuer eines früheren Eigentümers können Vermieter nach dem Kauf einer Gewerbeimmobilie nicht haftbar gemacht werden (BFH, 05.12.2024 - V R 16/22).

Erläuterungen zum System der Umsatzsteuer sowie zur Umsatzsteuererklärung liefert der Beitrag „Die Umsatzsteuer“.

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