Kennen Sie das Geheimnis eines effizienten Arbeitstags? Es ist ganz einfach – halten Sie sich nicht länger als nötig mit Aufgaben auf, die Sie und Ihr Unternehmen nicht voranbringen. Darunter zählt zeitraubender Schriftverkehr oder Geschäftsdokumente, die von der Art her immer ähnlich aufgebaut sind. Das sehen auch viele Berufstätige so: In einer von Another Monday und YouGov durchgeführten Umfrage beklagen sich 51 % der Büromitarbeiter über ständig wiederkehrende Aufgaben.
Die Zeit, die für diese Art von Aufgaben verloren geht, würden 28 % der Befragten lieber für ihre Kunden und wichtige Kundenbelange nutzen. Doch natürlich können diese Aufgaben nicht einfach beiseite gelegt bzw. gestrichen werden. So wären Sie nicht mehr geschäftsfähig, da das Angebot oder die Rechnung Ihren Kunden nicht erreicht, wenn Sie es nicht erstellen und versenden. Aber es gibt Möglichkeiten, mit denen viele administrative Aufgaben erleichtert und beschleunigt werden können. Darunter zählen Satzbausteine zu allen möglichen Bereichen, die von Ihnen z. B. in einem Dokument gesammelt werden können. Diese bestehen aus einmal definierten Textpassagen, welche wiederkehrende Verwendung in bestimmten Dokumenten finden. Im besten Fall sind solche Satzbausteine aber bereits voreingestellt in einem Programm hinterlegt, so dass Sie in Windeseile darauf zugreifen können und nicht jedes Mal erst auf der Festplatte nach der Vorlage suchen müssen. Für Ihre Zwecke sollte es dabei möglich sein, solche Textblöcke zu überarbeiten und zudem neue Fragmente für die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anzulegen.
Doch welche Vorteile genau bringen Ihnen Textbausteine in Ihrer täglichen Büroarbeit?
1. Professionalität gewährleisten: Zunächst einmal dienen Textbausteine in der Regel dazu, bestimmte Formulierungen parat zu haben, die sich oft wiederholen. Je nach Sachverhalt sind diese entweder rechtlich am geeignetsten oder sie erfüllen bestimmte, benutzerdefinierte Textaussagen, die für Sie wichtig sind. Dadurch treten Sie, aber auch Ihre Mitarbeiter oder Kollegen professionell gegenüber Ihren Kunden auf. Diese Professionalität wird durch einen einheitlichen Wortlaut in der Kommunikation verstärkt. Außerdem können Sie schnell auf Anfragen reagieren, da Ihnen alle wichtigen Bestandteile vorliegen.Tipp: Wahren Sie aber bitte jederzeit eine gewisse Nähe zum Kunden, sonst kann es schnell unpersönlich wirken. Wenn es zum Sachverhalt passt, sollten Sie eine persönliche Note einbringen. Und sei es nur, dass Sie im Abschlussgruß den Ort Ihres Kunden erwähnen (Beispiel: Viele Grüße nach München).
2. Zeitaufwand reduzieren: Durch die vorgefertigten Texte sparen Sie enorm viel Zeit, da Sie die Passagen nicht ständig erst neu formulieren oder bei Geschäftsdokumenten rechtliche Bedingungen recherchieren müssen. Wenn Sie einen neuen Standardtext schaffen, müssen Sie sich zwar zunächst Zeit dafür einräumen, jedoch handelt es sich hierbei um einen einmaligen Arbeitsaufwand, da dieser dann fortan jederzeit abrufbar ist.
3. Flüchtigkeitsfehler adé: Durch die vordefinierten Texte schließen Sie Fehler, die sich durch manuelles Eintippen gern einschleichen, so gut wie aus. Egal ob entsprechendes Hintergrundwissen vorliegt oder nicht, die Standardtexte gewährleisten, dass Sie oder jemand anderes aus Ihrem Betrieb die korrekte Formulierung einsetzt und sich keine Fehler einschleichen.
4. Unbezahlte Arbeit minimieren: Leider ist es in den meisten Fällen so, dass die reine administrative Arbeit dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden kann. So wird zwar die Leistungserbringung für das Produkt oder die Dienstleistung vergütet, jedoch nicht die Arbeitszeit, die nötig ist, um Rechnungen, Angebote und andere Geschäftsdokumente zu stellen. Darum zahlt es sich aus, wenn Sie für diese Aufgaben durch die vorgefertigten Textblöcke nur noch einen Bruchteil der Zeit benötigen.
5. Individuelle Felder schaffen Vertrauen und Sicherheit: Erstellen Sie Ihre Rechnungen oder Angebote in Programmen, die auf einer Datenbank beruhen, können Sie mithilfe von Variablen und Bedingungen (insofern die Software dies mitliefert) auch im Einleitungs- und Schlussteil individuell auf Ihre Kunden eingehen. Haben Sie die Variablen einmal in dem Textbaustein hinterlegt, wird die Information im Erstellungsprozess automatisch aus der Datenbank gespeist. So werden z. B. die Anrede oder Angebotsnummer ohne weiteres Zutun in der Einleitung vervollständigt.
Hinweis: Jedoch eignen sich hier keine Add-Ons, die sich lediglich auf Textbausteine in Word oder Excel allein spezialisiert haben. Wenn Sie z. B. Rechnungen mit Word schreiben, kann es schlussendlich Schwierigkeiten mit dem Finanzamt geben. Solche Dokumente dürfen nicht veränderbar sein. In Word kann aber nicht garantiert werden, dass die Dokumente im Nachhinein nicht mehr bearbeitet werden. Zudem werden Tippfehler in der Angebotsnummer von Word nicht gesondert überprüft, eine Dopplung kann so nicht ausgeschlossen werden. Wenn Sie auf der rechtlich sicheren Seite sein möchten, kommen Sie deshalb kaum am Einsatz einer Bürosoftware vorbei. Lesen Sie hierzu auch einen detaillierten Artikel rund um das Thema Aufbewahrung und rechtliche Pflichten innerhalb der Buchhaltung.
Was bedeutet das für Sie in der Praxis?
Wenn Sie auf Textfragmente setzen, gewinnen Sie die Freiheit, sich auf Kernthemen in Ihrem Unternehmen zu konzentrieren, da Sie die Zeit für die Erstellung von wiederkehrenden Textabschnitten einsparen. Professionell ausgerichtete Programme, welche die „Textbaustein-Funktion“ mitliefern (z. B. die Bürosoftware orgaMAX), bieten zudem eine automatische Vervollständigung von bestimmten Variablen.
Um Ihnen die Funktion anhand eines Praxisbeispiels nahezulegen, stellen wir Ihnen diese einmal in der Software orgaMAX vor. Die Funktion können Sie bequem im Bereich Stammdaten definieren. Auch hier sind bereits bestimmte Satzbausteine standardmäßig enthalten und zudem schon direkt nach den benötigten Bereichen unterteilt, u. a. in Lieferscheine, Briefe und Mahnungen, aber auch Angebote und Rechnungen. Die vorhandenen Texte können problemlos überarbeitet und neue Vorlagen erstellt werden.
Im Texteditor können Sie neben einer Formatierung der Schriftart, -größe und -farbe auch Variablen und Bedingungen einstellen. Das heißt, Sie richten für ein Angebot einmalig ein, wie der standardmäßige Text in der Einleitung oder auch im Schlussteil lauten soll und ob an bestimmten Stellen noch zusätzliche Variablen (wie Angebotsnummer, Kundenanrede) eingebunden werden sollen. Weitere Textbausteine sind u. a. Liefer- oder Zahlungsbedingungen, die für viele Geschäftsdokumente unabdingbar sind.
Auch steht die Option zur Verfügung, einen bestimmten Textbaustein standardmäßig für das jeweils benötigte Geschäftsdokument einzustellen. Je nach vorliegendem Sachverhalt (sei es die Angebotserstellung oder das Versenden einer Mahnung) können Sie so direkt auf Ihre personalisierten Texte zurückgreifen. Wenn Sie z. B. ein neues Angebot öffnen, wird der standardmäßig hinterlegte Text sofort angezeigt. Möchten Sie eine andere Variante einbinden, können Sie dies abändern, ohne das Fenster zu schließen.
Stein für Stein zu einer professionelleren Kundenkommunikation
Sie sehen also: Mit Textbausteinen stehen Ihnen Möglichkeiten zu Verfügung, kompetent gegenüber Ihren Kunden aufzutreten und dabei viel Zeit einzusparen. Wenn Sie vorhaben, fortan solche Vorlagen in Ihrem Alltag einzusetzen, haben Sie bereits einen großen Schritt getan. Ihre Büroarbeit wird erheblich erleichtert und Sie können sich gezielter auf wichtige Unternehmensthemen konzentrieren statt sich stundenlang mit wiederholenden Sachverhalten auseinanderzusetzen.
Noch effizienter ist der Einsatz von Textbausteinen im Zusammenhang mit einer automatischen Vervollständigung von bestimmten Variablen wie Rechnungsnummer und -datum. Darum liegt die klare Empfehlung bei einer datenbankbasierten Bürosoftware, die sich auf die Erstellung von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine spezialisiert und gleichzeitig die „Textbaustein-Funktion“ integriert hat. Durch das digitale Zeitalter werden die Anforderungen von Kunden zu Unternehmen immer anspruchsvoller, eine Reaktion binnen kürzester Zeit wird vom Kunden verstärkt erwartet. Solche Funktionen tragen dazu bei, dass diese Kundenerwartungen erfüllt werden und Ihr Arbeitsalltag spürbar vereinfacht wird.
