Wünschen Sie sich auch ab und zu eine kraftvolle Unterstützung im Arbeitsalltag, die Ihnen bestimmte Aufgaben automatisch abnimmt? Das Trendthema Automatisierung ist seit vielen Monaten in aller Munde. Doch Automatisierung ist mehr als ein Trend, es bedeutet in vielen Bereichen eine effektive Arbeitsentlastung – sofern es richtig angegangen wird.
Insbesondere Routineprozesse, die sich durch wiederkehrende Aufgaben auszeichnen, können durch die heutigen technologischen Begebenheiten leichter implementiert werden. Sind diese Prozesse einmal automatisiert, ergeben sich nicht unerhebliche Vorteile für Unternehmen. Beispielsweise werden Kosten reduziert und die Produktivität gesteigert. Hieraus ergibt sich wiederum eine höhere Qualität des Produktes bzw. der angebotenen Dienstleistung. Durch die Automatisierung entstehen zudem neue Kapazitäten, Arbeitsabläufe werden nachvollziehbarer und weisen eine geringere Fehlerquote auf.
Einer aktuellen Studie zufolge sagen 50 % der Unternehmen aus, dass sie sich mit dem Thema Automation beschäftigen, 25 % setzen es laut PWC sogar aktiv ein. Es zeigt sich also, dass viele eine Vereinfachung ihres Arbeitsalltags herbeisehnen, den meisten aber schlichtweg die Zeit, das Wissen und die entsprechenden Ressourcen fehlen, um eine Automatisierung in den internen Prozessen vorzunehmen.
Doch was genau bedeutet Automatisierung und wieso ist es gerade für mich wichtig?
Automatisierung meint eine Übernahme von Steuerungsaufgaben in bestimmten Vorgängen durch künstliche Systeme wie Programme oder Maschinen. Auch Robotic Process Automation, kurz RPA, deckt eines der Hauptthemen der Automatisierung ab und beschäftigt sich u. a. mit der Hauptfrage, wie sich mehr Aufgaben mit geringerem Aufwand abdecken lassen. Durch bestimmte Funktionen, die z. B. in moderner Technik und Software integriert sind, können Aktivitäten innerhalb der Unternehmenstätigkeiten interpretiert und Muster erkannt werden. Resultierend daraus werden diese Vorgänge automatisiert, sodass neue Aufgaben viel schneller angegangen werden können als wenn man sich zunächst um wiederkehrende Aufgaben des Tagesgeschäfts kümmern muss.
Alles schön und gut? Doch wieso sollte mich das etwas angehen, bzw. wo soll ich als Kleinunternehmer, Selbstständiger oder auch Mittelständler die Zeit hernehmen, diese (zumindest anfänglich) komplexen Prozesse in meine Abläufe zu integrieren? Zumal man bisher ja auch ohne den Einsatz von Automatisierung ausreichend vorangekommen ist.
Dies sind alles richtige, und logisch folgende Ansätze, sobald man sich mit diesem Thema näher auseinandersetzt. Die Implementierung sollte deshalb auch möglichst Schritt für Schritt erfolgen, damit sich sowohl unter den Verantwortlichen als auch Mitwirkenden keine Unruhe oder Überforderung einschleicht. Alles Neue wird zunächst mit Skepsis betrachtet, insbesondere von den beteiligten Mitarbeitern, weil eine Veränderung des Arbeitsablaufs meist mit zusätzlichem Aufwand assoziiert wird. Gerade die Anfangsphase kann, wie in so vielen Projekten, über Scheitern oder Erfolg entscheiden. Aus diesem Grund sollte den Beteiligten genau erklärt werden, was umgestellt werden soll und wie die Prozesse aussehen.
Alle müssen also an einem Strang ziehen, damit neue Programme oder Vorgänge in ein bestehendes System eingebunden werden können. Das ist meist mit einem anfangs hohen Aufwand verbunden. Doch sei direkt gesagt, dass es sich, vor allem im Hinblick auf technologische Entwicklungen, lohnt, Automatisierung auf kurz oder lang im Unternehmen einzusetzen. Ggf. heißt das, dass es zunächst sogar nur minimale Anpassungen gibt, die aber große Veränderungen nach sich ziehen. Um es einmal an einem sehr einfachen Beispiel einer Automatisierungstechnik zu veranschaulichen: Die Erfindung des Taschenrechners brachte seinerzeit eine enorme Arbeitsentlastung mit sich. Heute ist dieses nützliche Hilfsmittel kaum noch aus dem Alltag wegzudenken.
Wie kann eine Integration der Automatisierung im Unternehmen konkret aussehen?
Im Hinblick auf bürospezifische Aufgaben können spezialisierte Programme wie eine Bürosoftware eine große Entlastung bringen. So schreiben Sie Ihre Geschäftsdokumente nicht mehr manuell mit Word, sondern setzen auf geprüfte und rechtlich sichere Angebote, Rechnungen oder Mahnungen, die in nur wenigen Sekunden angelegt, ausgefüllt und versendet sind. Die Funktionsweise sollte dann im Optimalfall folgendermaßen aussehen: Angebote, Rechnungen und mehr werden direkt auf Ihrem vorab definierten Briefpapier eingebunden und Sie sehen direkt in der digitalen Vorab-Ansicht, wie das (Druck-) Ergebnis aussieht. Gleichzeitig sorgt die Software dafür, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten und steuerrelevanten Angaben enthalten sind. Sie müssen sich dann nur noch um den Versand per E-Mail oder Post kümmern.
Eine solche Software kann dann ebenfalls dafür sorgen, dass Sie nicht mehr selbst Mahnungen verfassen und verschicken müssen. Einmal eingestellt, erstellt das System Mahnungen selbstständig. Diese müssen Sie dann nur noch per E-Mail versenden. Mit diesem automatischen Mahnwesen schaffen Sie eine nützliche Abhilfe, um vergessliche Kunden in freundlichem Ton auf ihre Versäumnisse hinzuweisen und so ohne großen Ärger Ihre Einnahmen zu erhalten.
Auch um einen schnellen Überblick über Ihre Geschäftskennzahlen zu haben, eignen sich spezifische Programme, die aus Ihren in der Software hinterlegten Daten und Vorgängen tagesaktuelle Listen und Statistiken generieren können.
Bei all diesen Punkten ist es wichtig, dass Sie vor Einsatz von Automatismen abteilungsübergreifend essenzielle Funktionen definieren und für sich ausarbeiten, um im späteren Einsatz die benötigten Werkzeuge bzw. Funktionen in der Hand zu haben. Soll heißen, dass Sie möglichst schon bei der Konzeption und in der Entscheidungsphase eines Automatisierungsprozesses Ihre Anforderungen und Ziele jederzeit berücksichtigen und auch im weiteren Verlauf regelmäßig hinterfragen.
orgaMAX Tipp: Wie Sie Ihre Anforderungen genau definieren können, lesen Sie im Detail in unserem Blogartikel „Worauf müssen Existenzgründer und KMUs bei der Anschaffung einer Bürosoftware achten?“.
Die Vorteile der Automatisierung liegen auf der Hand
- Fokussierung des Kernarbeitsbereiches: Sie selber und Ihre Mitarbeiter können sich vollumfänglich auf die gesetzten Hauptaufgaben konzentrieren. Dadurch können Kernkompetenzen viel gezielter eingesetzt werden.
- Gewinnung von neuen Kapazitäten & Steigerung der Produktivität: Nutzen Sie die neu gewonnene Zeit für den Ausbau Ihres Unternehmens und Themen, für die im Alltagsgeschäft sonst die Zeit fehlt.
- Qualitätserhöhung: Freigewordene Ressourcen bei der Büroarbeit ermöglichen es Ihnen, mehr Zeit in Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung und somit in Ihren eigentlichen Werttreiber zu investieren.
- Neue Möglichkeiten: Neben Expansionsmöglichkeiten in andere, vorher außer Acht gelassene Märkte, ergibt sich Raum für Innovationen.
- Kosteneinsparung: Durch die Automatisierung werden Kosten gesenkt, die sich u. a. aus wiederkehrenden Denkprozessen und Arbeitsaufwand generierten. Die daraus verfügbar gewordenen Mittel können in Zukunftsthemen investiert werden.
- Einheitlicheres Unternehmensbild und konsistente Abläufe: u. a. sorgt ein in sich geschlossenes Layout für ein einheitliches Auftreten nach außen und somit zu einem klaren Werteversprechen. Man vermittelt Professionalität und wird als fachkundiges Unternehmen wahrgenommen.
- Fehlerquote wird reduziert: Wenn Fehler durch die Automatisierung bereits vermieden werden können, wird auch der Aufwand für eine Qualitätskontrolle minimiert. Das spart bares Geld und Sie bewahren einen kühlen Kopf.
Seien Sie Ihrer Konkurrenz durch die freigewordenen Kapazitäten immer einen Schritt voraus
Zusammenfassend sollte das Thema somit nicht als unwichtiges Konstrukt oder temporäres Buzzword angesehen werden. Unternehmen sollten diesem Thema mehr Beachtung schenken und sich fragen, inwiefern Automatisierungssysteme Entlastungen schaffen können. Dabei sollte Automatisierung niemals verstanden werden als eine Methode, um mehr Arbeit mit weniger Mitarbeitern zu erledigen. Nein, vielmehr ergeben sich dadurch neue Chancen, die vorhandenen Kapazitäten optimal im Unternehmen einzusetzen. Den Mitarbeitern werden neue Aufgaben an die Hand gegeben, die komplexerer Natur sind und durch das bisherige Tagesgeschäft nicht hinreichend bearbeitet werden konnten. Immer wieder liest man, dass viele Unternehmen aufstöhnen, sie stoßen an ihre Belastungsgrenze. Beachten Sie, dass Ihre Wettbewerber jederzeit wachsam bleiben und die Automatisierung mit der Zeit ebenfalls integrieren werden. Langfristig wird Automatisierung der beste Weg sein, um den Anschluss zu behalten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
