Geschäftsbriefe gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens. Schließlich ist die geschäftliche Korrespondenz auch eine Grundlage einer guten und gesunden Geschäftsbeziehung. Oft genug wird die Wirkung von Geschäftsbriefen jedoch unterschätzt, werden sie – „schnell mal eben“ – geschrieben, ohne sich groß Gedanken darüber zu machen.
Genau das sollte in einem professionellen Unternehmen jedoch nicht passieren. Denn: Ein Geschäftsbrief ist immer auch wie eine Visitenkarte Ihrer Firma. Und bei der würden Sie schließlich auch nichts dem Zufall überlassen, oder? Deshalb sollten Sie auch bei Aufbau, Gestaltung und Formulierungen Ihrer Geschäftsbriefe die Professionalität zeigen, die Sie in Ihrem Kerngeschäft auszeichnet.
Was ist ein Geschäftsbrief?Als Geschäftsbrief bezeichnet man die schriftliche Korrespondenz zwischen Geschäftspartnern, die der Vorbereitung, Durchführung, Abschluss oder der Aufhebung eines Handelsgeschäftes dient. Dazu gehören unter anderem:
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Briefe wirken seriöser als E-Mails
Auch wenn die Digitalisierung immer weiter voranschreitet und viele geschäftliche Absprachen bereits via E-Mail getroffen werden, spielen Geschäftsbriefe noch immer eine nicht zu unterschätzende Rolle. So belegt etwa eine Studie der Schweizerischen Post in Kooperation mit dem französisch-schweizerischen Postunternehmen Asendia, dass internationale papierbasierte Geschäftsbriefe seriöser und vertrauenswürdiger als E-Mails wahrgenommen werden.
Damit ein Geschäftsbrief aber nicht nur als seriös wahrgenommen, sondern auch gelesen wird, sollte er nicht nur selbstverständlich fehlerfrei geschrieben worden sein und an den richtigen Adressaten verschickt werden, auch der Inhalt sollte stimmig sein und ohne Floskeln und Phrasen auskommen. Das gilt natürlich auch dann, wenn der Brief nicht postalisch, sondern als E-Mail verschickt wird.
Regeln für Geschäftsbriefe
Auch wenn ein Geschäftsbrief immer ein Stück weit auch ein individuelles Schriftstück ist, gibt es natürlich auch hier gewisse Standards und Regeln. So müssen zum Beispiel gewisse Angaben in einem Geschäftsbrief enthalten sein. Welche das sind, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist. Können Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten, müssen Ihre Geschäftsbriefe folgende Angaben enthalten:
- Ihren vollständigen Firmennamen
- Die Rechtsform Ihres Unternehmens
- Die Handelsregisternummer sowie das zuständige Registriergericht
Bei einer GmbH gehören außerdem der Name des Geschäftsführers sowie der Name des Aufsichtsrats-Vorsitzenden dazu. Ist die AG Ihre Rechtsform, sollten Sie weder auf die vollständigen Namen Ihrer Vorstandsmitglieder noch auf den Namen des Aufsichtsrats-Vorsitzenden verzichten.
Etwas einfacher ist es, wenn Ihr Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist. In diesem Fall reicht es aus, wenn Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Geschäftsanschrift benennen. Betreiben Sie eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts, sollte auch der Zusatz „GbR“ nicht fehlen.
Geschäftsbriefe nach DIN 5008
Den meisten Angestellten im Büro ist sie bekannt: die DIN 5008. Sie gilt als wichtiges Regelwerk für den Arbeitsalltag und legt unter anderem fest, wie Aufbau, Layout und Formatierung eines Briefes zu handhaben sind. Das beginnt bereits bei den Seitenrändern. Hier gilt laut DIN 5008:
- Seitenrand oben: 4,5 cm
- Seitenrand unten: 2,5 cm
- Seitenrand links: 2,5 cm
- Seitenrand rechts: nicht weniger als 1,5 cm
Grundsätzlich gilt außerdem, dass das Anschreiben eine Textseite nicht überschreiten. Als Schriftgröße sind standardmäßig 12pt festgelegt – diese kann jedoch auch um einen Punkt verringert werden, etwa bei besonders viel Text. Eine feste Schriftart ist in diesem Regelwerk nicht vorgegeben, mit Times New Roman oder Arial liegen Sie jedoch im Normalfall nie falsch.
Auch was es im Hinblick auf den Aufbau eines Geschäftsbriefes zu beachten gilt, wird in der DIN 5008 geregelt. Der Brief unterteilt sich dabei in folgende Bereiche:
- den Briefkopf
- die Betreffzeile
- die Anrede
- einen Textbereich
- die Grußformel
Der Briefkopf
Wie der Name schon sagt, steht der Briefkopf am Anfang eines Geschäftsbriefes. Hier ist besonders die richtige Gestaltung des Anschriftenfeldes zu beachten – allein schon aus dem Grund, dass die Anschrift des Empfängers in einem Sichtfensterumschlag korrekt platziert wird.
Natürlich gibt es auch hier Gestaltungs- und Formatvorgaben. So steht die eigene (Firmen-)Anschrift stets oben. In drei Zeilen können Sie Name, Anschrift und Telefonnummer, bei Bedarf auch Ihre E-Mail-Adresse einfügen. Darunter, in der Regel mit drei Zeilen Abstand, folgt die Empfängeranschrift. Achtung: Hier sollte die Breite 8,5 cm nicht überschreiten, damit die Anschrift in das Sichtfenster des Briefumschlags passt. Über dem Empfänger kann außerdem noch eine mögliche Rücksendeangabe hinterlegt werden. Diese wird einzeilig in Schriftgröße 8 dargestellt.
Mit einer weiteren Leerzeile Abstand werden unterhalb der Empfänger-Adresse außerdem rechtsbündig Ort und Datum angegeben.
Der Betreff
Weitere zwei Zeilen unterhalb der Ort- und Datumsangabe ist der richtige Platz für die Betreffzeile. Diese fasst in kurzen, präzisen Worten den Inhalt des Schreibens zusammen. Um den Inhalt hervorzuheben, können Sie optional die Textgröße auf 13 oder 14pt erhöhen und Fettschrift verwenden. Im Idealfall beschränkt sich der Betreff auf eine Zeile, maximal sollten zwei Zeilen verwendet werden.
Die Anrede
Nach zwei weiteren Zeilen Abstand sprechen Sie den Empfänger Ihres Schreibens direkt an. Ist er namentlich bekannt, sollten Sie die direkte Ansprache wählen. Nur wenn kein konkreter Ansprechpartner bekannt ist, sollten Sie auf die allgemeine und eher unpersönliche Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ setzen.
Der Textbereich
Hier geht’s ums Wesentliche! Mit einer weiteren Zeile Abstand können Sie im Textbereich Ihr Anliegen formulieren. Inhaltlich gibt es dafür keine konkreten Vorgaben, schließlich kommt es darauf an, welche Informationen Sie transportieren möchten. Dennoch sollten Sie daran denken, sich kurz und präzise auszudrücken und vor allem: Ihrem Text eine klare Struktur zu geben, die es dem Leser ermöglicht, Ihr Anliegen direkt und einfach zu erfassen. Vergessen Sie deshalb auch nicht, dort, wo es Sinn macht, Absätze einzufügen.
Die Grußformel
Nach dem Text folgt mit einer weiteren Zeile Abstand die Grußformel. Gängigster Abschluss eines klassischen Geschäftsbriefes ist „Mit freundlichen Grüßen“. Je nach Anlass und Bekanntheit des Empfängers können Sie jedoch auch auf persönlichere Alternativen setzen. Unter der Grußformel befinden sich drei Zeilen Abstand zur Angabe des Verfassers – dieser Platz ist Ihrer Unterschrift vorbehalten.
Weitere Angaben
Unter der Grußformel haben Sie noch Platz, um zum Beispiel Anlagen etc. zu erwähnen. Nutzen Sie eine Fußzeile, haben Sie außerdem die Möglichkeit, weitere Geschäftsangaben unterzubringen. Hier können zum Beispiel Ihre Kontoverbindung, die Steuer- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder auch Ihre Kontaktdaten untergebracht werden.
Geschäftsbriefe schreiben leichtgemacht – mit orgaMAXGeschäftsbriefe zu schreiben, kann viel Zeit und Nerven kosten. Sicherlich können Sie sich eine Geschäftsbrief-Vorlage in einem gängigen Textprogramm anlegen und diese bei jedem Geschäftsbrief neu befüllen. Hier ist jedoch oft Vorsicht geboten, denn eingestellte Abstände und Formate verstellen sich schnell, wenn mal eine Zeile verrutscht oder ein Leerzeichen zu viel gelöscht wurde. Das kann das ganze Layout verzerren und macht – fällt es vor dem Versand nicht mehr auf – schnell einen unprofessionellen Eindruck. Setzen Sie jedoch auf eine gute Bürosoftware, müssen Sie sich um das Layout Ihrer Geschäftskorrespondenz keine Gedanken mehr machen. Unsere Bürosoftware orgaMAX greift Ihnen beim Schreiben von Briefen tatkräftig unter die Arme und sorgt dafür, dass Briefe schnell und korrekt erstellt werden. Selbstverständlich erfüllt das Programm dabei die im Beitrag beschriebene DIN 5008! Doch damit nicht genug, denn mit orgaMAX geht Ihnen das Schreiben von Geschäftsbriefen durch eine Reihe praktischer Features allgemein noch leichter von der Hand:
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Viele Gründe sprechen dafür, Geschäftsbriefe nicht stiefmütterlich zu behandeln, sondern sie als Aushängeschild Ihres Unternehmens zu verstehen. Machen Sie sich deshalb die Arbeit nicht schwerer als nötig und lassen Sie sich bei der täglichen Arbeit mit Ihrer Geschäftskorrespondenz von einer professionellen Bürosoftware unterstützen.
Diese hilft Ihnen nicht nur, schneller und effizienter in den wichtigen Bereichen zu sein, sondern auch, Fehlerquellen zu minimieren, sodass Sie immer auf der sicheren Seite sind und Ihre Kunden auch durch einen kompetenten Auftritt in Sachen Geschäftskorrespondenz überzeugen.
